Anleitung Lastschrifteinzug in der ebanking Business Edition

Transkript

1 Anleitung Lastschrifteinzug in der ebanking Business Edition Voraussetzungen: 1. Freischaltung Ihres Kontos für die ebanking Business Edition sowie das Lastschriftverfahren 2. Sie sind im Besitz einer Gläubiger-ID 3. Sie haben mit uns eine Inkassovereinbarung abgeschlossen Inhaltsverzeichnis Seite I. Übernahme des Dauerlastschriftbestandes aus einer CSV-Datei 2 II. Start von ebanking Business Editon und Import der CSV-Datei 3 III. Anlage, Änderung und Sicherung von Lastschriftvorlagen 5 IV. Erstellen einer Sammellastschrift und Lastschrifteinzug 8 V. Dateieinreichung einer selbst erstellten Datei über ebanking Business Edition 10 VI. Ansprechpartner 10 Seite 1 von 10

2 I. Übernahme des Dauerlastschriftbestandes aus einer CSV-Datei Vorbereitungsarbeiten Wir stellen Ihnen Ihren Dauerlastschriftbestand als CSV-Datei zur Verfügung. Die Kontonummer/BLZ haben wir bereits in IBAN/BIC gewandelt. Dafür übernehmen wir jedoch keine Haftung und bitten Sie, die Daten zu prüfen. Gleichzeitig weisen wir Sie darauf hin, dass wir die Mandatsreferenznummer fortlaufend gefüllt haben und als Unterschriftsdatum den 25. Juli 2013 (Übernahmedatum) gefüllt haben. Diese Felder sollten Sie vor dem Einlesen anpassen. Anpassung der Datei: Die Datei mit einem geeigneten Programm (z.b. Excel) öffnen, die gewünschten Änderungen vornehmen und danach die Datei wieder im CSV-Format (Vorschlag: Sicherung mit Tasten Steuerung+S ) abspeichern. Achtung: Beim Öffnen mit Open Office unbedingt den Haken im Feld Leerzeichen ENTFERNEN! Pflichteingabe: Gläubiger-ID in jeder Zeile. Optional: Wenn gewünscht, kann gleichzeitig auch die Mandatsrefenznummer und das Unterschriftsdatum geändert werden. Das Feld Unterschrieben am sollte von Ihnen mit dem Datum überschrieben werden, an dem Ihnen Ihre Mitglieder die Einzugsermächtigung erteil haben bzw. mit dem Datum, an dem Sie Ihre Mitglieder von der Umstellung der Einzugsermächtigung auf das SEPA-Verfahren unterrichtet haben. Die Spalten Bezeichnung und Ausführungsart bitte leer lassen. Gleichzeitig sollten Sie die Datei auf unzulässige Zeichen (z.b. Umlaute oder ein *) prüfen und diese Zeichen ändern, z.b. ein ü auf ue. Seite 2 von 10

3 II. Start von ebanking Business Edition und Import der CSV-Datei Aufruf der Lastschriftvorlagen in der ebanking Business Edition Vorlagen importieren über Schaltfläche auswählen und OK drücken Durchsuchen auswählen und im Dateimanager den Speicherort der CSV-Datei auswählen. Seite 3 von 10

4 Danach den Button importieren drücken. Hinweis: Die übernommenen Lastschriftvorlagen werden angezeigt, wenn diese fehlerlos übernommen werden. Sollten Fehler auftreten, wird darauf hingewiesen. In diesem Fall ist die Übernahmedatei nochmals zu bearbeiten und vor dem Einlesen wieder abzuspeichern Fehler können z.b. fehlende Daten, falsche/unzulässige Zeichen, wie ein Umlaut (Ä,Ü,Ö) sein. (Siehe Beispiel unten für im Verwendungszweck). Die Spalten Bezeichnung und Ausführungsart sollten leer sein. Seite 4 von 10

5 III. Anlage, Änderung und Sicherung von Lastschriftvorlagen Für wiederkehrende Lastschriften (z. B. Vereinsbeiträge) empfiehlt sich das Anlegen von Vorlagen. Für den Einzug von Vereinsbeiträgen erfassen Sie zunächst über Lastschrift Lastschriftvorlagen eine neue Vorlage pro Vereinsmitglied. Im Feld Bezeichnung sollte der Name des Mitglieds eingegeben werden. Außerdem sind die Felder Zahlungspflichtiger Kto. Nr. / IBAN, BLZ/BIC, Verwendungszweck, Mandatsreferenz (Empfehlung: Mitgliedsnummern verwenden) und Unterschrieben am (Datum des Mandats/Einzugsermächtigung/ Umwidmung) zu füllen. Falls Ihnen die IBAN/BIC Ihrer Mitglieder nicht bekannt ist, können Sie unseren IBAN-Konverter installieren (Passwort: hjztf7fdj2). Sie finden den IBAN-Konverter auf unserer Homepage unter dem Punkt: Firmenkunden Beratung u. Service SEPA IBAN/BIC. a) Anlegen von Vorlagen Auf der linken Seite Lastschriftvorlagen auswählen, dann unter ändern und als Lastschriftart SEPA- Basislastschrift. Dann die Daten eingeben und mit Eingabe prüfen abschließen. Nach erfolgreicher Prüfung mit dem Button speichern die Eingaben sichern. Seite 5 von 10

6 b) Änderung/Massenänderung von Vorlagen Falls Sie alle oder bestimmte Vorlagen ändern möchten z. B. weil sich der Vereinsbeitrag bzw. der Verwendungszweck ändert, ist dies ganz einfach per Massenänderung möglich. Markieren Sie zuerst entweder einzelne oder alle Vorlagen. Danach wählen Sie für die ausgewählten Vorlagen, welchen Wert (unten im Beispiel der Betrag) sie ändern möchten. Im Feld in Vorlagen ersetzen durch geben Sie den gewünschten neuen Wert ein und schließen die Eingabe mit dem Button OK ab. Seite 6 von 10

7 c) Sicherung von Vorlagen Sie sollten Ihre Vorlagen regelmäßig auf Ihrem PC oder einem USB-Stick sichern. Zuerst müssen Sie die gewünschten Vorlagen auswählen. Über den Button Auswahl aller Einträge können Sie alle Einträge auf einmal auswählen. Hinweis: Dies funktioniert nur bei gleichen Vorlagearten. Man kann nicht gleichzeitig SEPA-Lastschriften und andere Lastschriften zusammen sichern. In diesem Fall müssten beide Gruppen einzeln ausgewählt und gesichert werden. Zur Sicherung wählen Sie im Arbeitsbereich Lastschriftvorlagen im Feld über den Auswahlknopf Funktion Exportieren aus und bestätigen mit OK. Danach können Sie den gewünschten Speicherort bestimmen. die Seite 7 von 10

8 IV. Erstellen einer Sammellastschrift Nachdem Sie alle Vorlagen angelegt bzw. aktualisiert haben, müssen Sie für Ihren Beitragseinzug eine neue SEPA-Sammellastschrift anlegen. Bitte vergeben Sie dazu eine passende Kurzbezeichnung z. B. Beitragseinzug. Außerdem müssen Sie bei der SEPA-Lastschrift folgende Felder füllen: Art: Bei Vereinen immer SEPA Sammellastschrift Fälligkeitsdatum: Achtung Einreichungsfristen beachten!! (Datum muss 6 Tage in der Zunkunft liegen) Ausführungsart: beim 1. Einzug erstmalig, später wiederholend Anschließend können Sie die angelegte Sammellastschrift über Ändern bearbeiten. Seite 8 von 10

9 Über die Auswahl Aus Vorlage können die gewünschten Mitglieder ausgewählt werden. Dazu einfach gewünschte Mitglieder auswählen und mit OK übernehmen. Sie können über den Button Auswahl aller Einträge alle Mitglieder auf einmal auswählen. Anschließend sind ausgewählte Lastschriften im Lastschriftsammler enthalten. Mit der Auswahl Sammler ausführen können Sie die Lastschriften zur Ausführung an die Bank übertragen. (Achtung!! Lastschriften werden erst am angegebenen Fälligkeitstag gebucht). Seite 9 von 10

10 V. Dateieinreichung einer selbst erstellten Datei über ebanking Business Edition Um SEPA-Dateien, die Sie z. B. bereits in Ihrem Vereinsabrechnungsprogramm erstellt haben, an die Bank zu senden, wählen sie den Reiter Dateiverarbeitung/SEPA-Datei. Mit Datei übertragen können Sie die erstellte Datei einlesen und zur Ausführung an die Bank schicken. VI. Ansprechpartner Neben Ihrem persönlichen Berater berät sie auch unsere EBL-Abteilung, Tel / oder oder gerne. Auch unser Kundenservicecenter, Tel /3000, o /8020 o /5494, hilft Ihnen gerne weiter. Seite 10 von 10