SEPA in ADNOVA office

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1 SEPA in ADNOVA office Stand Januar 2014 Anleitung zur Umstellung auf SEPA in ADNOVA office Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung SEPA (Single Euro Payments Area) bezeichnet den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, bei dem kein Unterschied mehr zwischen inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen gemacht und in dem der Zahlungsverkehr EU-weit vereinheitlicht werden soll. Bis zum muss die Umstellung auf SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften erfolgt sein! Um den reibungslosen Umstieg auf SEPA zu gewährleisten müssen in den Programmen der ADNOVA Familie verschiedene Einstellungen und Anpassungen vorgenommen werden. Diese Anleitung soll Sie bei der Umstellung auf das SEPA-Verfahren innerhalb von ADNOVA office unterstützen. Die wichtigsten Begriffe zum Thema SEPA haben wir am Ende des Dokuments in einem Glossar zusammengestellt. 1. Anpassung der Stammdaten zum Mandanten, Kunden oder Mitglied Bei der Umstellung auf SEPA sind in den Stammdaten der Mandanten, Kunden und Mitglieder (kurz: Mandanten bzw. Mandantenstammdaten) IBAN und BIC zu kontrollieren sowie die Mandats-Referenz und das Mandats-Datum zu hinterlegen und zu prüfen. Zur Überprüfung empfehlen wir einen Export der relevanten Mandantenstammdaten über die Funktion Datei - Exportieren - csv-dateien - Assistent durchzuführen. So erhalten Sie eine übersichtliche Liste für die Überprüfung und müssen die Stammdaten nicht zu jedem Mandanten einzeln aufrufen. Der Benutzerservice unterstützt Sie gern bei der Erstellung der notwendigen Abfragen. 2. Überprüfung der Kontoverbindung Die bisherigen Kontoverbindungen wurden, im Rahmen der Installation, automatisch auf IBAN und BIC umgestellt. Die ermittelten Daten für IBAN und BIC sind Vorschlagswerte und müssen bei allen Mandanten mit denen ein elektronischer Zahlungsverkehr durchgeführt werden soll, vor der Verwendung des SEPA-Zahlungsverkehrs überprüft werden. Bitte beachten Sie, dass es in Einzelfällen auch vorkommen kann, dass keine automatische Umstellung erfolgen konnte, bitte tragen Sie hier die Daten nach.

2 3. Überprüfung der Mandats Referenz Prüfen Sie bei allen Mandanten, bei denen Sie Lastschriften einziehen möchten, dass eine Mandats-Referenz eingetragen ist. Die Mandats-Referenz muss in den Stammdaten hinterlegt sein. Fehlt die Mandats-Referenz bei einem Mandanten, Kunden bzw. Mitglied, bei dem ein Lastschriftkennzeichen eingetragen ist, wird bei der Fakturierung ausschließlich eine Rechnung, aber keine Lastschrift erzeugt. Mit Hilfe der Funktion Extras - Administration - SEPA-Einrichtung - Mandats-Referenz können Sie bei allen bzw. bei einem definierten Bereich von Mandanten die Mandats-Referenz in den Stammdaten automatisch füllen lassen. Abbildung 1: Erstellen der Mandats-Referenz Dabei ist eine eindeutige Mandats-Referenz je Mandant zu vergeben. Mit Hilfe eines Platzhalters kann wahlweise die Mandanten-Nr. oder die Mitgliedsnummer in die Mandats-Referenz eingefügt werden. Soll die Mandats-Referenz bespielweise aus dem Kürzel MR, einem Bindestrich und der Kunden-Nr. bestehen, müsste hier folgendes erfasst werden: MR-#MANDANTEN_NR#. 4. Überprüfung des Mandats Datum Bitte prüfen Sie bei allen Mandanten, bei denen Sie Lastschriften einziehen möchten, dass ein Mandats-Datum eingetragen ist. Das Mandats-Datum muss in den Stammdaten hinterlegt sein. Fehlt das Mandats-Datum bei einem Mandanten, Kunden bzw. Mitglied, bei dem ein Lastschriftkennzeichen eingetragen ist, wird bei der Fakturierung ausschließlich eine Rechnung, aber keine Lastschrift erzeugt. Mit Hilfe der Funktion Extras - Administration - SEPA-Einrichtung - Mandats-Datum können Sie bei allen bzw. bei einem definierten Bereich von Mandanten das gewünschte Mandats- Datum in den Stammdaten automatisch eintragen lassen. 2/9

3 Abbildung 2: Erstellen des Mandats-Datums 5. Auswahl des Lastschriftverfahrens Bitte prüfen Sie bei allen Mandanten, bei denen Sie Lastschriften einziehen möchten, dass ein Lastschriftverfahren (LS-Verfahren) ausgewählt ist. Das Lastschriftverfahren muss in den Stammdaten hinterlegt sein. Fehlt das Lastschriftverfahren bei einem Mandanten, Kunden bzw. Mitglied, bei dem ein Lastschriftkennzeichen eingetragen ist, wird bei der Fakturierung ausschließlich eine Rechnung, aber keine Lastschrift erzeugt. Abbildung 3: Einrichtung LS-Verfahren Mandanten-,Mitgliederstammdaten 3/9

4 6. Überprüfung des Kennzeichens für Rechnungsdruck Bei Mandanten/Mitgliedern mit Lastschrifteinzug haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob auch eine Rechnung erstellt werden soll. Wenn Sie zukünftig bei Abschlägen/Vorschüssen und Mitgliedsbeiträgen eine Rechnung als Vorankündigung des Lastschrifteinzuges verschicken wollen, müssen Sie bei allen Mandanten/Mitgliedern das Kennzeichen Rechnungsdruck auf aktiv setzen. Abbildung 4: Einrichtung Kennzeichen Rechnungsdruck Mandanten-,Mitgliederstammdaten 7. Überprüfung Fakturierungsläufe Bitte beachten Sie, dass für bereits fakturierte (geschriebene) Rechnungen keine SEPA-Datei erzeugt werden kann. Für diese Rechnungen muss vor der Umstellung der Ausdruck und die Erstellung der DTAUS-Datei erfolgen. Erfasste Rechnungen/Rechnungsposten sind davon nicht betroffen. 4/9

5 8. Umstellung der Firma auf SEPA Die Umstellung auf SEPA erfolgt firmenweise in der Funktion Extras - Administration - Firma einrichten auf dem Register Bankstammdaten. - Prüfen Sie die eingetragene Kontoverbindung und passen Sie diese im Bedarfsfall an. - Tragen Sie weiterhin im Feld Gläubiger-ID die Ihnen von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-Identifikationsnummer ein. - Erfassen Sie die Angaben der Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (Inkassovereinbarung) mit Ihrer Bank im unteren Bereich zum jeweiligen Lastschriftverfahren. Wenn alle oben genannten Angaben eingetragen und geprüft wurden, ändern Sie das Feld Knz. SEPA/DTAUS auf SEPA. Hinweis: Nach der Umstellung einer Firma auf SEPA kann in allen Feldern zur Eingabe der Kontoverbindung nur noch die IBAN eingegeben werden. Die Ermittlung der BIC erfolgt automatisch. Abbildung 5: Umstellung der Firma auf SEPA 9. Anpassung der Stamm-und Steuerungsdaten Prüfen Sie auf dem Register Firmenstammdaten die eingetragene Kontoverbindung und passen Sie diese bei abweichenden Daten ggf. an. 5/9

6 Abbildung 6: Einstellen der Stamm- und Steuerungsdaten Passen Sie auf dem Register Konditionen/SEPA die Zahlungskonditionen an, wenn Sie die Rechnung als Vorabankündigung (Pre-Notification) für die Lastschriften verwenden möchten. Zur Vereinfachung bieten wir Ihnen folgende Platzhalter an: Ausführungsdatum -> #AD# IBAN -> #BV# Mandats-Referenz -> #MR# Die Gläubiger-ID tragen Sie bitte ohne Platzhalter ein. Prüfen Sie den Zielordner für die SEPA-Datei. 6/9

7 Abbildung 7: Einstellen der Zahlungskonditionen Diese Anpassungen müssen in jeder Firma und für jede Fakturierungsart (Einzelfakturierung, Abschläge/Vorschüsse und Mitgliedsbeiträge) vorgenommen werden. 10. Anpassung der Überweisungs- und Lastschriftentexte Prüfen Sie die Überweisungs- und Lastschriftentexte, ob evtl. Anpassungen notwendig sind. Die Mandats-Referenz und die Gläubiger-ID werden automatisch in die Lastschrift übernommen. Sie müssen diese Felder im Lastschriftentext nicht aufnehmen. 11. Fakturierung Nach dem Abschluss der Vorarbeiten können Sie jetzt die Rechnungen schreiben. Bei der Einzelfakturierung haben Sie auch die Möglichkeit ein Ausführungsdatum einzutragen. Bitte beachten Sie, dass die Eintragung nur erfolgen sollte, wenn die Rechnungserstellung und die SEPA-Dateierstellung zeitlich auseinanderlaufen, z. B. wenn der Einzug der Lastschriften immer zum Ende des Monats erfolgt, aber die Rechnung dem Mandanten beim Gespräch direkt ausgehändigt werden soll. 7/9

8 Wenn Sie das Ausführungsdatum beim Druck einer Rechnung manuell vorgeben, müssen Sie bitte sicherstellen, dass später die SEPA-XML-Datei mit demselben Ausführungsdatum erstellt wird. Beim Schreiben der Abschläge und Mitgliedbeiträge sind keine Anpassungen notwendig. 12. Erstellung SEPA-Datei Mit den Funktionen Auswertungen - Einzelfakturierung - Fakturierung - SEPA-Dateierstellung; Auswertungen - Abschläge/Vorschüsse - SEPA-Dateierstellung und Auswertungen - Mitgliedsbeiträge - SEPA-Dateierstellung können Sie für die einzelnen Fakturierungsarten die SEPA-Datei für die Übergabe an die Bank erstellen. - Wählen Sie zwischen Lastschriften oder Überweisungen für Gutschriften. - Prüfen Sie die vorgeschlagenen Rechnungen/Gutschriften und ändern Sie die Auswahl ggf. ab. - Bei Lastschriften: o Wählen Sie das Lastschriftverfahren aus. o Prüfen Sie die vorgeschlagenen Ausführungsdaten und ändern Sie diese ggf. ab. Beachten Sie dabei bitte auch die Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank. o Wenn Sie unterschiedliche Lastschriftverfahren nutzen, muss für jedes Verfahren eine gesonderte Datei erstellt werden. Mit der Schaltfläche Starten beginnen Sie die Dateierstellung. Die Schaltfläche Übersicht bietet Ihnen die Möglichkeit eine Übersicht über bereits erstellte Dateien und die darin enthaltenen Rechnungen zu erhalten. Die erstellte Datei können Sie jetzt über Ihr Bankprogramm hochladen und an die Bank bereitstellen. 13. Rechnungsdruck Einzelfakturierung: Bitte beachten Sie, dass der Ausdruck des Ausführungsdatums auf der Rechnung nur möglich ist, wenn die SEPA-Datei vor dem Rechnungsdruck erstellt wird bzw. beim Schreiben der Rechnungen ein Ausführungsdatum eingegeben wird. Abschläge/Vorschüsse und Mitgliedsbeiträge: Bitte beachten Sie, dass der Ausdruck des Ausführungsdatums auf der Rechnung nur möglich ist, wenn die SEPA-Datei vor dem Rechnungsdruck erstellt wird. 8/9

9 Glossar Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Eindeutige Kennzeichnung des Gläubigers einer Lastschrift IBAN International Bank Account Number; internationale Bankkontonummer BIC Business Identifier Code; internationale Bankleitzahl Pre-Notification (Vorabankündigung) Ankündigung der Belastung des Kontos von Seiten des Gläubigers der Lastschrift an den Zahler. Eine Pre-Notifikation muss den Betrag, die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und das Ausführungsdatum enthalten. Soweit nichts anderes vereinbart ist, muss sie 14 Tage vor dem Ausführungsdatum versendet werden. Inkassovereinbarung Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften Diese Vereinbarung ist mit jeder Bank zu treffen, bei der Sie Lastschriften einreichen möchten. Es ist jeweils eine separate Inkassovereinbarung für die SEPA-Basislastschrift, die SEPA-Firmenlastschrift und die SEPA-Eillastschrift zu treffen. 9/9