Sepa Informationen zu ProfiCash 10

Transkript

1 Für die Erfassung von SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften muss lediglich die Auftragsart geändert werden. Allerdings können SEPA-Aufträge nur dann erfasst werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: IBAN und BIC müssen in den Stammdaten des Zahlungsempfängers hinterlegt sein (kann von ProfiCash automatisch konvertiert und befüllt werden). Für SEPA-Lastschriften muss eine Gläubiger-ID von der Bundesbank vorliegen. Die Gläubiger ID erhalten Sie ausschließlich über das Internet unter der Adresse oder dirket im ProfiCash (Stammdaten-Gläubiger Indifikationsnummer). Alternativ kann Ihnen Ihr Berater der VB Sulmtal eg hier behilflich sein. ein entsprechendes Mandat des Zahlungspflichtigen muss schriftlich vorliegen. SEPA Überweisung: Beim Erfassen einer SEPA-Überweisung muss die Art oben rechts geändert werden. Die restlichen Felder der Überweisung können wie gewohnt erfasst und übertragen werden.

2 SEPA-Lastschrift: Bei SEPA Lastschriften wird die Gläubiger-Identifikationsnummer im ProfiCash benötigt. Diese Gläubiger ID kann sowohl in der Firmenkonfiguration (Benutzer Master anmelden/stammdaten- Firmenkonfiguration) als auch im Konto (Stammdaten-Konten Auftraggeber) hinterlegt werden. Sollte am Auftraggeberkonto ebenfalls eine Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegt sein, so hat die Nummer am Auftraggeberkonto Vorrang vor der Gläubiger-Identifikationsnummer in der Firmenkonfiguration.

3 Das SEPA-Mandat Für den Einzug benötigt der Zahlungsempfänger ein SEPA-Lastschriftmandat. Dieses Mandat erlaubt dem Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Mit dem SEPA- Mandat wird aber, und das ist neu, gleichzeitig auch die Bank des Zahlungspflichtigen beauftragt, die Einlösung der Lastschrift durchzuführen. Daher muss die SEPA-Mandatsreferenznummer auch immer zusammen mit der SEPA-Lastschrift an die Bank des Zahlungsempfängers weitergeleitet werden. Dies geschieht i.d.r. auf elektronischem Weg. Üblicherweise gilt das Lastschriftenmandat entweder genau einmal ("Einmallastschrift") oder wiederkehren/ unbefristet. Sollte jedoch innerhalb von 36 Monaten nach dem letzten Einzug keine Folgelastschrift erfolgen, erlischt das Lastschriftenmandat und muss erneuert werden. Desweiteren müssen an jedem Konto eines Zahlungspflichtigen Informationen zu SEPA-Lastschriftmandaten hinterlegt sein. Diese Mandatsinformationen werden bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift automatisch vorbelegt. Sind mehrere Mandate zu einem Konto vorhanden, kann bei der Auftragserfassung eine Auswahl vorgenommen werden. Für die Erfassung der Mandatsinformationen gibt es mehrere Möglichkeiten: Erfassung direkt beim Zahlungspflichtigen 1. über den Menüpunkt (Stammdaten-Zahlungsempfänger /-pflichtige) oder das Icon

4 Die Manatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.b. Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Nach erfolgreichem speichern kann das neue SEPA-Mandat bzw. das Anschreiben zur Umstellung auf SEPA-Lastschrift gleich ausgedruckt werden. Direkt in der Lastschrift über (mehr-zahlungspflichtiger auswählen-neu oder ändern) Weitere Ausfüllhinweise siehe Punkt oben Erfassung direkt bei Zahlungspflichtigen

5 Möglichkeit 3: Massenänderung von in ProfiCash bereits erfassten Lastschriften (altes deutsches Verfahren) zu SEPA- Lastschriften. Wenn Sie ProfiCash schon länger zum Einzug von Lastschriften nutzen und dort wiederkehrende Lastschriften erfasst haben, können Sie durch eine Massenänderung automatisiert 1. deutsche Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln 2. alle erforderlichen SEPA-Mandate erzeugen und 3. diese Mandate anschließend gesammelt ausdrucken (entweder als SEPA-Mandat oder Benachrichtigung über die Umstellung auf SEPA) wählen Sie im Menü Stammdaten den Punkt Massenänderung ZV-Aufträge aktivieren Sie den Haken ändern bei Auftragsart und wählen Sie als alten Wert (z.b.) Lastschrift mit Einzugsermächtigung und als neuen SEPA-Basis-Lastschrift aus klicken Sie dann auf den Button Ändern Beachten und bestätigen Sie bitte den anschließenden Hinweis, dass bei der Änderung in SEPA- Lastschriften nur die ersten fünf Verwendungszweckzeilen übernommen werden können Es öffnet sich eine Maske zur automatischen Mandatserzeugung die automatisch erzeugte Mandatsreferenz-Nummer setzt sich aus einem festen und einem variablen Teil zusammen, weil jede Mandatsreferenz-Nummer eindeutig sein muss (im unten aufgeführten Beispiel würde die Nummer des ersten Mandates Muster1 lauten, weiter ginge es mit Muster2, Muster3 etc.) nachdem Sie diese Vorgaben festgelegt haben, klicken Sie auf Mandate erzeugen

6 Anschließend wird Ihnen ein Protokoll über die Mandatserzeugung angezeigt und Sie können die SEPA- Mandate bzw. die Anschreiben zur Umstellung auf SEPA-Lastschrift ausdrucken, wählen Sie dazu (Stammdaten Mandate). Markieren Sie alle gewünschten Mandate und klicken Sie auf Mandat(e) drucken

7 Für SEPA-Lastschriften gibt es eine weitere Besonderheit: Im Europäischen Zahlungsverkehrsrat wurde festgelegt, dass SEPA-Lastschriften immer unter Angabe eines Ausführungsdatums, d. h. terminiert eingereicht werden müssen. Daher wird in Profi cash 10 bei der Auftragserfassung keine Möglichkeit mehr angeboten, bei SEPA-Lastschriften eine Unterscheidung zwischen terminiert und nicht terminiert vorzunehmen. Unabhängig vom Übertragungsweg (HBCI oder DFÜ) werden SEPA-Lastschriften somit zunächst gleich behandelt. Die im Programm benutzten Bezeichnungen Ausführungsdatum bzw. Fälligkeitsdatum bei SEPA-Lastschriften beziehen sich immer auf das Datum zu dem der Auftrag von der Bank ausgeführt werden soll. Werden SEPA-Lastschriften eingereicht, müssen in Abhängigkeit von der Auftragsart (Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift) und der Lastschriftsequenz (einmalig, erstmalig oder wiederkehrend) hinsichtlich des Ausführungsdatums unterschiedliche Vorlauffristen beachtet werden. Aus diesem Grund wird bei der Neuerfassung von SEPA-Lastschriften das Feld Fälligkeit nicht mehr wie bisher mit dem Tagesdatum, sondern mit dem frühestmöglichen Ausführungsdatum vorbelegt. Um die unterschiedlichen Vorlauffristen transparent zu machen, wird nach der Eingabe oder Änderung eines Fälligkeitsdatums das zugehörige spätestmögliche Versanddatum berechnet und in der Erfassungsmaske angezeigt. Eine Nichtbeachtung der Vorlauffristen führt beim Speichern eines Auftrags zunächst nur zu einer Warnung. Die endgültigen Fristen-Prüfungen finden erst bei der Joberstellung bzw. vor der Datenübertragung statt. Muster einer SEPA-Basis-Lastschrift:

8 Folgender Hinweis erscheint bei allen Zahlungsarten, bei der erstmaligen Nutzung eines durch ProfiCash berechneten IBANs: