Capitol Classic Import in die BK-Abrechnung

Transkript

1 v.016_14.003_01 Capitol Classic Import in die BK-Abrechnung 1

2 Beispiel Betriebskostenabrechnung Wohnhaus mit 3 Wohneinheiten Abrechnungszeitraum Wohnung 1 50 m² Maier Renate Wohnung 90 m² Kraus Hans Wohnung 3 80 m² Huber Klaus bis Müller Maria ab Angefallene Kosten: Hausmeister 1000,00 Gebäudeversicherung 400,00 Grundsteuer 350,00 Müllgebühr 380,00

3 Neue Datenbank 1 1. Klicken Sie auf Datenbank.. Wählen Sie den Punkt Neue Datenbank anlegen. 3. Geben Sie den Namen der Datenbank an. 4. Bestätigen Sie mit OK Fügen Sie die Datenbank der Aliasliste hinzu

4 Mandanten 1. Öffnen Sie das Modul Mandant.. Bearbeiten Sie den vorhandenen Mandanten Geben Sie die Informationen zu Ihrem Mandanten ein. 4. Speichern Sie Ihre Eingabe ab Führen Sie diese Punkte für alle benötigten Mandanten durch. 4

5 Bearbeiter 1. Öffnen Sie das Modul Bearbeiter.. Klicken Sie auf Neu Geben Sie die Informationen zu Ihrem Bearbeiter ein. 4. Wechseln Sie auf den Reiter Prioritäten Wählen Sie hier das Bearbeiterprofil aus. 6. Speichern Sie Ihre Eingabe ab Führen Sie diese Punkte für alle benötigten Bearbeiter durch. 5

6 Bearbeiter 1. Um den erstellten Bearbeiter zu verwenden, klicken Sie auf Logout. 1. Klicken Sie erneut auf Logout. 3. Klicken Sie auf Login. 4. Wählen Sie den gewünschten Bearbeiter aus. 5. Bestätigen Sie mit OK

7 Objekt - Neu anlegen 1. Wechseln Sie im Starter von Capitol auf den Reiter Objekt. 1. Klicken Sie auf Objekt hinzufügen. 3. Geben Sie die Daten zum Objekt an. 4. Legen Sie den Eigentümer neu an

8 Objekt - Eigentümer anlegen 3 1. Geben Sie die Daten des Eigentümers an.. Wählen Sie den Typ Eigentümer aus. 3. Speichern Sie Ihre Eingabe 1 8

9 Objekt - Neu anlegen 1. Der Eigentümer wurde mit dem Objekt verknüpft.. Speichern Sie Ihre Eingabe über OK ab. 1 9

10 Einheit 1 1. Markieren Sie das Objekt.. Klicken Sie auf Einheit anlegen. 3. Geben Sie die Informationen der Einheit an. 4. Speichern Sie Ihre Eingabe 5. Legen Sie so alle gewünschten Einheiten an

11 Zuordnung - neu anlegen 1. Markieren Sie die gewünschte Einheit.. Klicken Sie auf Zuordnung anlegen Legen Sie den Mieter neu an. 3 11

12 Zuordnung - Mieter hinterlegen 1. Geben Sie die Daten des Mieters an.. Speichern Sie Ihre Eingabe mit OK. 1 1

13 Zuordnung - neu anlegen 1. Der Mieter wurde hinterlegt. 1. Geben Sie den Vertragsbeginn an. 3. Geben Sie die Sollzahlungen an. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. 5. Legen Sie so alle gewünschten Zuordnungen an

14 Umlageschlüssel Die gängigsten Umlageschlüssel sind bereits vordefiniert, können aber frei angepasst werden. 14

15 Konto - Umlageschlüssel einem Konto zuweisen 4 Als Standard wird für jede Kostenposition der Umlageschlüssel Fläche verwendet. Sollen Kostenpositionen in der BK- Abrechnung nach einem anderen Umlageschlüssel verteilt werden, muss dies im Modul Konto hinterlegt werden. 1. Wechseln Sie in das Modul Konto 3. Bearbeiten Sie das gewünschte Konto. 3. Wählen Sie den Umlageschlüssel aus. 4. Speichern Sie Ihre Eingabe. 15

16 Sollstellung Wechseln Sie auf das Modul Sollstellung.. Klicken Sie auf Hinzufügen 3. Wählen Sie den Monat für die Sollstellung aus. 4. Klicken Sie auf Sollstellung generieren. 5. Wählen Sie die Zuordnungen, welche in die Sollstellung mit aufgenommen werden sollen. 5 16

17 Sollstellung 1. Die Buchungen wurden übernommen.. Klicken Sie auf Speichern, um die Sollstellung durchzuführen Führen Sie diese Punkte für alle Monate zum gewünschten Abrechnungszeitraum durch. 17

18 Verbindlichkeiten Sie erhalten von Ihren Lieferanten Eingangsrechnungen. Diese werden in Capitol im Modul Verbindlichkeiten hinterlegt. Im Beispiel finden Sie die Hausmeisterrechnung für das Objekt: Sepp-Heindl-Straße 5 18

19 Verbindlichkeiten - als umlegbare Kosten anlegen 1. Wechseln Sie in das Modul Verbindlichkeiten. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen 3. Geben Sie alle Informationen der Eingangsrechnung an Wählen Sie den Lieferanten aus Wählen Sie das Konto aus, auf welches diese Kosten gebucht werden sollen. 6. Wählen Sie das Objekt aus. 7. Geben Sie den Betrag an. 19

20 Verbindlichkeiten - als umlegbare Kosten anlegen 3 1. Wechseln Sie auf den Reiter Originalrechnung. 1. Hier können Sie die Originalrechnung als PDF hinterlegen. 3. Speichern Sie Ihre Eingabe ab. 4. Legen Sie so alle gewünschten Verbindlichkeiten an. 0

21 Verbindlichkeiten - als Sonderbelastungen anlegen 1 Um Verbindlichkeiten direkt als Sonderbelastung in die BK-Abrechnung zu exportieren, muss die Verbindlichkeit, wie folgt angelegt werden. 1. Legen Sie pro Sonderbelastung eine Kostenposition an.. Hinterlegen Sie die jeweilige Zuordnung zur Kostenposition. 3. In der BK-Abrechnung erscheint die Kostenposition dann beim gewählten Mieter als Sonderbelastung. 1

22 Verbindlichkeiten 1. Wurden alle Kosten hinterlegt, müssen diese sollgestellt werden.. Hierzu wählen Sie die Funktion Buchung/ Selektierte Verbindlichkeiten sollstellen/buchen. 3. Bestätigen Sie die Daten für die Sollstellung.

23 OP-Liste 3 1. Wechseln Sie in das Modul OP-Liste. Nun werden Ihnen alle Buchungen angezeigt. 3. Um die Buchungen auszubuchen wählen Sie die Funktion Ausbuchen / Alle ohne Bestätigung. 4. Wählen Sie die Vorgaben für die Gegenbuchung und bestätigen Sie mit OK. 5. Die Buchungen wurden ausgebucht. 4 3

24 Capitol Betriebskostenabrechnung - Import durchführen 1. Wechseln Sie in die Capitol Betriebskostenabrechnung.. Klicken Sie auf Import 3. Es öffnen sich die Einstellungen für den Import aus Capitol Wählen Sie das Objekt, 5 5. Geben Sie den Abrechnungszeitraum an Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest Klicken Sie auf Datenimport starten. 4

25 Capitol Betriebskostenabrechnung - Objektdaten Die Objektdaten wurden aus Capitol übernommen 5

26 Capitol Betriebskostenabrechnung - Umlageschlüssel Die Umlageschlüssel wurden aus Capitol übernommen 6

27 Capitol Betriebskostenabrechnung - Kosten Die Kosten wurden aus Capitol übernommen 7

28 Capitol Betriebskostenabrechnung - Nutzer Die Nutzer wurden aus Capitol übernommen 8

29 Capitol Betriebskostenabrechnung - Sonderbelastungen Die Sonderbelastungen wurden aus Capitol übernommen 9

30 Capitol Betriebskostenabrechnung - Vorauszahlungen Die Vorauszahlungen wurden aus Capitol übernommen 30

31 Capitol Betriebskostenabrechnung - Gesamtübersicht In der Gesamtübersicht können Sie Ihre Eingaben und die einzelnen Ergebnisse kontrollieren. 31

32 Capitol Betriebskostenabrechnung - Einzelabrechnung In der Einzelabrechnung können Sie Ihre Abrechnungen sowie alle zugehörigen Ausdrucke wie Anschreiben, Wirtschaftsplan, etc. drucken. 3

33 Capitol Betriebskostenabrechnung - Einzelabrechnung Objektdaten & Abrechnungszeitraum Kostenpositionen Vorauszahlungen Sonderbelastungen Ergebnis 33

34 Capitol Betriebskostenabrechnung - Abrechnung speichern 1 1. Klicken Sie auf Speichern.. Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Abrechnung an. 3. Klicken Sie auf Speichern 3 34

35 Capitol Betriebskostenabrechnung - Export in die Datenbank 1. Setzen Sie den Haken bei allen Abrechnungen, welche in die Datenbank übernommen werden sollen. 1. Wählen Sie die Funktion Abrechnungen in Datenbank exportieren. 3. Geben Sie die Dokumentoptionen an Bestätigen Sie mit OK. 5. Die Abrechnungen erscheinen nun zur jeweiligen Person auf dem Reiter Dokumente. 35

36 Capitol Betriebskostenabrechnung - Automatische Sollstellung 1 1. Klicken Sie auf automatische Sollstellung.. Prüfen Sie die Zuordnungen. 3. Bestätigen Sie mit OK Legen Sie die Daten für die automatische Sollstellung fest und bestätigen Sie mit OK. 5. Die Sollstellung wird in Capitol durchgeführt. 4 36

37 Capitol Betriebskostenabrechnung - Neue Vorauszahlung in Zuordnung 1 1. Klicken Sie auf Neue Vorauszahlungen in Zuordnung übernehmen.. Wählen Sie das BK- Vorauszahlungskonto aus. 3. Bestätigen Sie mit OK. 1 37

38 Behalten Sie den Überblick mit Capitol Betriebskostenabrechnung Weitere Informationen unter: Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str. 5 D-8306 Rosenheim Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)