Erstellen von Serien- s/-briefen

Transkript

1 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 1 von Erstellen einer Serien- Erstellen von Serien- s/-briefen Sie möchten mehrere Alumni z. B. vor einer Veranstaltung anschreiben. Suchen Sie sich hierfür die entsprechende Ansicht bzw. Liste aus und markieren Sie die gewünschten Datensätze. Achtung: Bei einer Doppelliste müssen Sie erst die oberen, dann die unteren Datensatze markieren. 1 2 Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich. (Wichtig: Der markierte Bereich muss immer die Adressdatensätze enthalten.) Treffen Sie folgende Auswahl: Achtung: Das System sieht vor, dass man die gewünschte Kontaktart eintragen kann. Deshalb öffnet sich folgendes Fenster zweimal hintereinander: Wir nutzen diese Möglichkeit nicht. Wählen Sie deshalb bitte immer Alle Adressen.

2 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 2 von Durch hin- und her scrollen können Sie die verschiedenen -Adressen sehen. 2. Standardmäßig wird (Privat 2) übernommen. 3. Durch setzen der Hacken können Sie selbst beliebige auswählen. 4. Sollen für Alle z. B. die geschäftliche E- Mail-Adresse verwendet werden, kann man dies auch über die entsprechende Auswahl festlegen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit beliebige Empfänger über die Suchhilfe hinzuzufügen. Mit wird der markierte Datensatz in die Liste übernommen. Sind alle gewünschten Empfänger vorhanden, geht es mit OK weiter und die Serien- öffnet sich.

3 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 3 von 12 Im Register Allgemein stehen die notwendigen Informationen für das Erstellen und Versenden der Serien- . Vergeben Sie ein Stichwort für die Serien- unter dem es bei Bedarf gespeichert werden kann. Wählen Sie das -Konto zum Versenden. Über die Dropdown-Liste werden alle - Konten angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Geben Sie den Namen ein, der als Absender bei den Empfängern der Serien- angezeigt werden soll. Geben Sie den Betreff ein. Der Text der Serien- steht im unteren Teil des Fensters im Bereich Notizen. Ein HTML- Editor ist im Datensatzfenster enthalten. Zur Gestaltung Ihres Textes stehen die gängigen Word Textformatierungen zur Verfügung. Über die beiden Register rechts sind die Seriendruckfelder der Adresse und die Feldvariablen von CAS Alumni verfügbar. Markieren Sie hierzu durch Mausklick entsprechendes im rechten Kasten. Mit Klick auf können Sie es in das Textfeld einfügen. Vorschau öffnet ein Fenster, in dem Sie die mit den individuell ausgefüllten Seriendruckfeldern und Feldvariablen für jeden Empfänger anzeigen lassen.

4 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 4 von 12 Mit wählen Sie als Anlagen entweder vorhandene Dokumentdatensätze aus CAS Alumni oder legen Sie einen neuen Dokumentdatensatz an. Diese Anlagen sind nach dem Speichern automatisch mit der Serien- verknüpft. Ist der Text der einschließlich aller Seriendruckfelder und Feldvariablen eingefügt, das Layout erstellt und geprüft, klicken Sie auf Test- senden. Die Test- wird immer an den Absender des eingestellten -Kontos gesendet, so dass alle "richtigen" Empfänger schon vor dem Test eingetragen sein können. Klicken Sie auf Serien- senden. Das Versenden der Serien- s beginnt durch den Applikationsserver im Hintergrund. Wenn Sie s nicht jetzt, sondern später senden möchten, klicken Sie auf Zeitversetzt senden. Ein Fenster öffnet sich. Tragen Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu dem das Senden beginnen soll. Das Versenden der s erfolgt zum angegebenen Zeitpunkt.

5 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 5 von Weitere Hilfe zum System Bei Problemen mit dem Alumni-System wenden Sie sich bitte an [email protected] Weitere Informationen finden Sie auch auf folgender Internetseite:

6 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 6 von 12 ANHANG 1. Ansichten für Seriendokumente einrichten Fehlende Ansichten einrichten: Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Navigatornamen und wählen Sie Neue Ansicht erstellen aus Erstellen Sie den Ordner Anschreiben, Dokumente, indem Sie zuerst das Icon Ordner und dann Weiter anklicken

7 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 7 von 12 Bitte geben Sie den Namen für den Ordner ein, dann können Sie auf Fertigstellen klicken. Der Ordner erscheint nun in Ihrem Navigator und kann per Drag&Drop verschoben werden Um eine Ansicht zu erstellen, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie wieder Neue Ansicht erstellen.

8 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 8 von 12 Um die Ansicht für die Dokumente zu erstellen, wählen Sie bitte das Icon Listenansicht aus und klicken Sie dann auf Weiter. Im Folgebildschirm wählen Sie bitte Dokumente und klicken dann auf Weiter

9 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 9 von 12 Geben Sie eine Bezeichnung für die Ansicht ein und klicken Sie dann auf Weiter Als erstes legen wir die Ansicht Serien-Mails an Im nächsten Reiter wählen Sie bitte das Ansichtsformat Serien-Mails, indem Sie zuerst auf Ansichtsformate (1) klicken und dann im kleinen Fenster das Ansichtsformat Serien-Mails auswählen (2) und auf Übernehmen klicken (3) Zurück in der Listenansicht klicken Sie bitte auf Weiter (4)

10 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 10 von 12 Nun müssen Sie die Filtereinstellungen der jeweiligen Ansicht pflegen. In der Beispielansicht sollen nur Datensätze vom Typ Serienbrief angezeigt werden, die als Serien- versendet werden können. Es müssen daher folgende Einstellungen getroffen werden: Danach müssen Sie konkretisieren, welche Art von Datensätze angezeigt werden soll. In dieser Ansicht sollen nur Ihre eigenen Serien-Mails angezeigt werden. Deshalb wählen Sie bitte den ersten Auswahlpunkt. Danach können Sie auf Fertigstellen klicken! Die neue Ansicht ist jetzt im Ordner Anschreiben, Dokumente verfügbar:

11 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 11 von 12 Die zweite Ansicht für die Serienbriefe legen Sie bitte wie folgt an: Bei den Serienbriefen wählen Sie bitte das Ansichtsformat Serienbriefe

12 Alumni-Client Serien- s/-briefe Seite 12 von 12 Hier muss der Serien- -Absender nun leer sein, damit das Dokument als Serienbrief erkannt wird Der Ordner verfügt nun über die beiden benötigten Ansichten: