BILDUNG 21 Nutzerleitfaden für Bildungsverantwortliche / Ressortbildungsverantwortliche

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1 BILDUNG 21 Nutzerleitfaden für Bildungsverantwortliche / Ressortbildungsverantwortliche Mailversand aus Antrago Version 1.0 Oliver Altmann Mai 2009 Führungsakademie Baden-Württemberg Hauptstätter Str Stuttgart Telefon: (07 11) bw21@um.bwl.de

2 Inhalt Voraussetzungen prüfen Programm starten... 4 Funktionen des -Programms... 5 Personen adressieren... 6 Personen über ein Seminar adressieren... 6 Personen über den Datenbestand adressieren... 8 Personen manuell adressieren Personen aus Adressierung löschen Serienbrieffunktion nutzen Dateien anhängen Textbausteine verwenden Textbausteine anlegen Textbausteine einfügen Anhang Übersicht der Datenfelder für die Serienbrieffunktion Seite 2 von 20

3 Voraussetzungen prüfen Damit in Antrago Mails versendet werden können, muss bei Ihrem Nutzerzugang eine -Adresse hinterlegt sein. Diese wird beim Empfänger als Absenderadresse angezeigt. Sie können dies prüfen, in dem Sie in der Menüleiste auf System Nutzer Benutzer klicken. In dem neu geöffneten Fenster sehen Sie Ihre Nutzerdaten für Antrago. Dort sehen Sie, welche -Adresse aktuell hinterlegt ist. Wenn Sie möchten, können Sie hier eine andere eintragen. Seite 3 von 20

4 -Programm starten Das -Programm von Antrago kann über zwei Wege aufgerufen werden. Zum Einen über das Menü Extras Aufruf und zum Anderen über die obere Funktionsleiste. Seite 4 von 20

5 Funktionen des -Programms Nach dem Aufruf des -Programms erscheint das folgende Fenster. Die einzelnen Funktionen werden nachfolgend beschrieben. Adressierungsfelder. Hier können Sie wählen, wie die Personen adressiert werden sollen. Über dieses Symbol können Sie alle Felder löschen. Über dieses Symbol kann die versendet werden. Über dieses Symbol kann eine Person aus Adressierung genommen werden. Über dieses Symbol können Sie nach Lerner suchen, die sich für Bildung21 registriert haben. Über dieses Symbol können Sie Personen manuell eingeben. Über diese Symbolleiste können Sie wie in Outlook die Formatierung vornehmen. Dabei ist zu beachten, dass die Formatierungen nur angenommen werden, wenn das -Format auf HTML gesetzt wurde. Textfeld für den -Text Hier sehen Sie, welche Anlagen diese hat. Hier können Sie Dateien anhängen oder bereits angehängte Dateien löschen. Seite 5 von 20

6 Personen adressieren Es gibt drei verschieden Arten, wie Personen adressiert werden können, die nachfolgend erläutert werden. Wir empfehlen, Ihre eigene -Adresse in Cc oder Bcc aufzunehmen, da es in Antrago keinen Ordner gesendete Objekte wie in Outlook gibt. Personen über ein Seminar adressieren Wenn Sie allen Lernern eines Seminars eine senden möchten dann können Sie das bequem über Antrago durchführen. Rufen Sie dazu das entsprechende Seminar auf und wechseln zum Reiter TN. Wenn Sie nun auf das Symbol klicken, werden alle Lerner im Status Teilnahme adressiert. Seite 6 von 20

7 Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich das -Programm und es sind alle Lerner im Status Teilnahme adressiert. Seite 7 von 20

8 Personen über den Datenbestand adressieren Sie können auch unabhängig der Teilnehmer eines Seminars eine verfassen und Personen adressieren. Sie können auf alle Lerner, die sich in Ihrem Mandanten registriert haben zurückgreifen. Klicken Sie dazu auf das Lupen-Symbol auf der rechten Seite des Fensters. Seite 8 von 20

9 Es öffnet sich ein weiteres Fenster, das vergleichbar mit dem globalen Adressbuch aus Outlook ist. Sie können hier nach Lerner suchen und als Empfänger aufnehmen. 2. Geben Sie hier den Namen der Person ein, die Sie suchen. 1. Wählen Sie als erstes unter Anzeige alle -Adressen und unter Adressliste alle Personen aus. Über diese beiden Symbole können Sie alle Personen in der Liste auswählen bzw. abwählen. 3. Wenn die Person gefunden wurde, wird sie markiert. 5. Über dieses Symbol nehmen Sie die Person als Empfänger auf. 4. Wählen Sie die entsprechende Adressierungsart aus. 6. Mit OK bestätigen Sie die Adressierung. Seite 9 von 20

10 Die Person wurde als Empfänger aufgenommen. Seite 10 von 20

11 Personen manuell adressieren Als dritte und letzte Möglichkeit können Sie auch -Adressen eintragen, die nirgends hinterlegt sind. Klicken Sie dazu auf der rechten Seite auf das Plus- Symbol. Sie können dann im Adressfeld die -Adresse eintragen. Seite 11 von 20

12 Personen aus Adressierung löschen Wenn Sie eine Person aus der Adressierung löschen möchten, dann wählen Sie diese mit einem Doppelklick aus und klicken anschließend auf das rote Minuszeichen auf der rechten Seite. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit Ja oder Nein beantworten können. Seite 12 von 20

13 Serienbrieffunktion nutzen Antrago bietet die Möglichkeit Serienbrieffunktionen zu nutzen. Damit können Sie die s personalisieren bzw. die Lerner persönlich anreden. Die Funktion kann nur bei Lernern angewendet werden, die sich für Bildung21 registriert haben. Bei manuell erfassten -Adressen gibt es keine Personendaten, auf die Antrago zurückgreifen kann. Sie können die Datenfelder in den -Text über die rechte Maustaste einfügen. Eine Übersicht, was sich hinter den einzelnen Datenfeldern verbirgt, finden Sie im Anhang dieses Leitfadens. Datenfeld für die Anrede Mit der rechten Maustaste rufen Sie dieses Kontextmenü auf. Hier können Sie das gewünschte Datenfeld auswählen. Es wird dort eingefügt, wo zuvor er Cursor platziert wurde. Seite 13 von 20

14 Sie können einen Vorschaumodus aktivieren, um sich den -Text so anzeigen zu lassen, wir sie der einzelne Empfänger erhält. Im Vorschaumodus können Sie keine weiteren Empfänger aufnehmen, den -Text ändern oder die versenden. Die Datenfelder werden im Vorschaumodus mit den Daten der Lerner gefüllt. Vorschaumodus aktivieren. Über diese Steuerungssymbole können Sie zwischen den einzelnen Empfänger hin und her schalten. Seite 14 von 20

15 Dateien anhängen Sie können an jede einen Dateianhang hinzufügen. Gehen Sie dabei wie nachfolgend beschrieben vor. 2. Wählen Sie hier die gewünschte Datei aus und klicken anschließend auf Öffnen. 1. Klicken Sie auf das Büroklammersymbol. 3. Die Datei ist nun angehängt. Sie können einzelne Anlagen löschen indem Sie die entsprechende markieren und anschließend auf das Minussymbol klicken. Seite 15 von 20

16 Textbausteine verwenden Sie können für die vorgefertigte Textbausteine verwenden. Textbausteine dienen dazu, die Verwendung gleich bleibender Texte zu vereinfachen. Textbausteine anlegen Bevor Sie Textbausteine verwenden können, müssen Sie welche anlegen. Antrago bietet vorgefertigte Textbausteine an, die aber nicht genutzt werden müssen. Für die Anlage eines Textbausteins rufen Sie bitte die Maske Textbausteine auf, die Sie unter Basisdaten Allgemein finden. Seite 16 von 20

17 In der Maske Textbausteine sehen Sie in der unteren Tabelle die bereits angelegten Textbausteine. Sie können diese nutzen, anpassen oder eigene erstellen. 1. Über dieses Symbol legen Sie einen neuen Textbaustein an. 4. Speichern 2. Hier müssen Sie einen Namen für diesen Textbaustein eingeben. 3. Hier wird der Text eingegeben, den Sie in eine einbauen können. Auch hier stehen Ihnen die Datenfelder für die Seriendruckfunktion zur Verfügung. Möchten Sie einen bestehenden Textbaustein ändern, können Sie ihn über einen Doppelklick aufrufen. Die Anpassung des Textes erfolgt wie bei der Neuanlage in der oberen Hälfte der Maske. Seite 17 von 20

18 Textbausteine einfügen Wenn Sie in einer einen Textbaustein einfügen möchten, dann klicken Sie rechts neben der Betreffzeile auf das Lupensymbol. In dem darauf erscheinenden Suchfenster können Sie im Feld Name den Namen des Textbausteins eingeben oder mit einem *-Zeichen sich alle verfügbaren anzeigen lassen. Seite 18 von 20

19 Wenn Sie sich alle Textbausteine anzeigen lassen, dann können Sie aus der Liste den gewünschten Baustein mit einem Doppelklick auswählen. Dabei wird der Textbaustein in den -Text eingefügt. Seite 19 von 20

20 Anhang Übersicht der Datenfelder für die Serienbrieffunktion Seriendruckfeld <<FP_ANR_LISTE>> <<FP_NAME_KURZ>> <<FP_NAME_LANG>> <<FP_BRIEF>> <<FP_FIRMA>> <<FP_BEREICH>> <<FP_ABTEILUNG>> <<FP_NACHNAME>> <<FP_VORNAME>> <<VSTG_KURZ>> <<VSTG_NAME>> <<VSTG_DATUM_VON>> <<VSTG_DATUM_BIS>> <<VSTG_UHRZ_VON>> <<VSTG_UHRZ_BIS>> Bedeutung Anrede (Herr / Frau) Nachname Vor- und Nachname Briefanrede (Sehr geehrter Herr Mustermann / Sehr geehrte Frau Musterfrau) Firmenname wird durch Bildung21 nicht genutzt. Das Datenfeld bleibt dadurch leer. Bereich wird durch Bildung21 nicht genutzt. Das Datenfeld bleibt dadurch leer. Abteilung wird durch Bildung21 nicht genutzt. Das Datenfeld bleibt dadurch leer. Nachname der Person Vorname der Person Kürzel des Seminars Bezeichnung des Seminars Beginndatum des Seminars Endedatum des Seminars Beginn-Uhrzeit des Seminars Ende-Uhrzeit des Seminars Seite 20 von 20