Hosted Exchange Shared Mailboxes

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1 Hosted Exchange Shared Mailboxes Skyfillers Kundenhandbuch Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7

2 Generell Shared Mailboxes bieten die selben Funktionen wie normale User Mailboxes, jedoch ohne die Möglichkeit sind direkt am Postfach anzumelden. Es gibt also keine Zugangsdaten für Shared Mailboxes. Anstelle kann das Postfach indirekt über Berechtigungen geöffnet werden. Wird beim erstellen eines neuen Postfachs der Typ Shared Mailbox ausgewählt, beschränken sich die Angaben auf den Anzeigenamen und die -Adresse. Ein Passwort gibt es nicht. Zudem können direkt die gewünschten globalen Berechtigungen erteilt werden: SendOnBehalf, SendAs und FullAccess. Bei Benutzern die FullAccess Berechtigungen erhalten, taucht ab Outlook 2010 das geteilte Postfach automatisch auf. Benutzer mit weniger Berechtigungen können das Postfach in Outlook manuell hinzufügen (siehe Anleitung weiter unten). Mit FullAccess Berechtigungen kann ein Benutzer sämtliche Daten im Postfach sehen, verändern und löschen. Es können zudem auch die individuellen Berechtigungen der Postfach-Ordner angepasst werden. Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7

3 Eingeschränkte Berechtigungen Es ist möglich einem Benutzer nur eingeschränkte Berechtigungen zum geteilten Postfach zu geben, so dass nur bestimmte Ordner sichtbar sind und/oder nur gelesen werden kann. Damit ein Benutzer (ohne FullAccess Berechtigungen) das geteilte Postfach sehen kann, muss für das ganze Postfach zumindest die Berechtigung Folder Visible erteilt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Outlook auf die Überschrift des Postfachs. In den Eigenschaften können die Berechtigungen angepasst werden. Für die einzelnen Ordner im Postfach können die Berechtigungen genau so und individuell erteilt werden. Es werden ausschließlich Ordner angezeigt für die der Benutzer die Folder Visible Berechtigungen erhalten hat. Alle anderen Ordner bleiben verborgen. Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7

4 Anmerkung: Die Berechtigungen lassen sich auch mittels Gruppen erteilen (Security Groups). So können Benutzer später einfach einer Gruppe hinzugefügt werden um alle erteilten Berechtigungen zu erhalten. Umgekehrt können die Berechtigungen genau so einfach wieder entfernt werden, wenn der Benutzer aus der Gruppe entfernt wird. Geteiltes Postfach manuell in Outlook hinzufügen Wählen Sie in Outlook Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen. Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7

5 Wählen Sie Ihr Haupt-Exchangekonto aus und klicken Sie dann auf Ändern. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Wählen Sie den Reiter Erweitert und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7

6 Geben Sie den Namen oder die adresse des geteilten Postfachs ein und bestätigen Sie mit dem Klick auf OK. Das geteilte Postfach wurde hinzugefügt und taucht in Outlook unterhalb Ihres eigenen Postfachs auf. Kehren Sie zu Outlook zurück indem Sie auf OK, Weiter und Fertig klicken. Übertragung von Daten aus öffentlichen Ordnern Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7

7 Der komplette Ordnerbaum existierender öffentlicher Ordner lassen sich mit Outlook in PST-Dateien exportieren. Nachfolgend kann die PST-Datei an gewünschter Stelle in ein geteiltes Postfach importiert werden. Nachdem die Daten auf den Server übertragen wurden, sind sie für alle Benutzer sichtbar. Existierende Berechtigungen werden leider nicht übernohmen und müssen im geteilten Postfach neu erteilt werden. Wir empfehlen eine gruppenbasierte Berechtigungsvergabe um mehreren Benutzern identische Berechtigungen zu erteilen. Hosted Exchange Shared Mailboxes Stand: 08/ von 7