TAPI-Schnittstelle. Inhalt

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1 TAPI-Schnittstelle Inhalt 1. Voraussetzung Hardware-Anforderungen TAPI-Schnittstelle einrichten Unternehmenseinstellung Benutzereinstellung Rechnereinstellung WebService (Alternative) Unternehmenseinstellung Benutzereinstellung Rechnereinstellung ausgehende Telefonate wählen Notiz auflegen eingehende Telefonate Einstellungen Anzeige eingehender Telefonanrufe Notiz Anzeige entgangener Anrufe Protokollierung Stand, Dezember 2013

2 1. Voraussetzung 1.1. Hardware-Anforderungen Folgende Punkte setzen wir für den Einsatz der Telefon-Schnittstelle bei Ihnen voraus: Sie haben eine TAPI-fähige Telefonanlage (Vers , empfohlen 2.0 und höher) TAPI-Line-Filters (Tapi-Line-Driver) Treiber für Windows Test: Telefonieren aus Dialer.exe auf der Seite des Client funktioniert zumindest das Telefonieren aus Microsoft Outlook auf der Seite des Client, sollte funktionieren Ein Beispiel: Hinweis: Die oben angezeigten Konfigurationen werden über Start / Systemsteuerung / Telefon- und Modemoptionen geöffnet. 2

3 1.2. TAPI-Schnittstelle einrichten Für die Installation des Tapi-Line-Drivers gibt es folgende 3 Möglichkeiten für ein- und ausgehende Anrufe: Unternehmens-Einstellung Benutzer-Einstellung Rechner-Einstellung Hinweis: Das Feature TAPI-Schnittstelle: für aus- und eingehende Anrufe muss aktiviert sein Unternehmenseinstellung Der Tapi-Line-Driver für alle Benutzer kann vom Administrator unter Administration / Konfigurationen verwalten, im Register Programmeinstellungen unter Standard definiert werden. 3

4 1.2.2 Benutzereinstellung Optional kann jeder Benutzer die Einstellung unter Extras / Optionen / crmcube an für den aktuellen Benutzer anpassen. Somit werden die oben beschriebenen Einstellungen überschrieben Rechnereinstellung Weiters steht Ihnen eine Rechnerspezeifische Einstellung zur Verfügung. D. h. egal welcher Benutzer sich an diesem Rechner anmeldet, die hier getroffenen Einstellungen sind aktiv. In der Datei frame.cube.exe.config, unter den AppSettings, kann der entsprechende Key eingetragen werden. <add key = TAPILineFilter value = Alcatel Tapi Service Provider /> Hinweis: Bitte wenden Sie sich für diese Einstellungen an einen unserer Mitarbeiter 4

5 1.3. WebService (Alternative) Für Unternehmen welche für ausgehende Anrufe nicht die TAPI 2.0 verwenden sondern ein WebService kann folgende Einstellung verwendet werden Unternehmenseinstellung Das WebService kann für alle Benutzer vom Administrator unter Administration / Konfigurationen verwalten, im Register Programmeinstellungen unter Standard definiert werden. 5

6 1.3.2 Benutzereinstellung Unter Extras / Optionen / crmcube wird das WebService beim Eintrag Telephony Service Url eingetragen Rechnereinstellung Auch hier steht Ihnen eine Rechnerspezeifische Einstellung zur Verfügung. D. h. egal welcher Benutzer sich an diesem Rechner anmeldet, die hier getroffenen Einstellungen sind aktiv. In der Datei frame.cube.exe.config, unter den AppSettings, kann der entsprechende Key eingetragen werden. <add key = XmlTelephony value = siehe unten /> Ein Beispiel für den Value: PhoneServiceUrl= s://abc.at:443/api/services/alcapiframework;login=xyz;pwd=xyz;prefix=0 Hinweis: Bitte wenden Sie sich für diese Einstellungen an einen unserer Mitarbeiter Dabei werden folgende Werte unterstützt (und müssen auch alle angegeben werden): Wert Beschreibung FrameworkServiceUrl Url unter der das Telefonie-Basis-Service zu finden ist PhoneServiceUrl Url unter der das Telefonie-Telefon- Service zu finden ist Login Loginname für das Telefonie-Service Pwd Passwort für das Telefonie-Service 6

7 Prefix Zeichenkette die der Telefonnummer vorangestellt wird 2. ausgehende Telefonate Die Telefonnummern sollten auf folgende Art und Weise eingegeben werden. Wenn die Telefonnummer über das Menü Telefonnummer überprüfen eingegeben werden einem Klick auf das Symbol ist die Telefonnummer im richtigen Format. Hinweis: Eingabe der Vorwahl ohne Null (also im Felder Vorwahl 3353 und im Feld Ortsanschluss 88410) Die Eingabe von Leerschritten, für eine leichtere Lesbarkeit, hat keine Auswirkungen auf die Verwendung der TAPI-Schnittstelle. 7

8 2.1. wählen Jede Adresse mit Kontakt-Informationen, kann auf 2 Arten angerufen werden: rechte Maus auf das Suchergebnis bei der geöffneten Adresse mit der rechten Maus auf die Kontakt-Information 8

9 Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem ev. andere zur Verfügung stehende Telefonnummern, zur Auswahl zur Verfügung stehen. Die TAPI-Schnittstelle wählt automatisch die Telefonnummer. Hinweis: Bei rechter Maustaste "per Telefon anrufen" auf eine Adresse im Suchergebnis, wird als Standard die Telefonnummern (Festnetz) vorausgewählt. Weitere Telefonnummern und Mobiltelefonnummern werden in der ComboBox zusätzlich angezeigt Notiz Über Button "Anrufen mit Notiz" bzw. "Anrufen ohne Notiz" kann ausgewählt werden, ob beim Anrufen eine Notiz für die Dokumentation des Anrufs erstellt werden soll oder nicht. Sobald auf den Button Anrufen mit Notiz geklickt wird, öffnet sich eine Notiz. Diese Notiz ist automatisch in der Bezeichnung mit dem Inhalt Telefonat Name der Adresse Datum und Zeit gehört zu Typ (ausgehende Notiz) Telefonnummer Somit kann gleich während des Telefonats die entsprechende Dokumentation mit geführt werden. Diese Notiz ist ein modulares Fenster, d.h. es kann nebenbei auch auf andere Daten zugegriffen werden. 9

10 Hinweis: Die Notiz wird auch dann geöffnet, wenn keine TAPI-fähige Telefonanlage zur Verfügung steht auflegen Ist das Gespräch beendet, ist der Button zu klicken. 10

11 3. eingehende Telefonate Mit dem Zusatzfeature ist es möglich, eingehende Anrufer zu erkennen. Damit haben sie schon beim ersten Läuten eines eingehenden Telefonats alle Daten zum Anrufer bereit Einstellungen Folgende Einstellungen für eingehende Anrufe können unter Extras / Optionen / crmcube getroffen werden: Die Anzeige des Fensters im Vordergrund oder im Hintergrund kann von jedem Benutzer selbst gesteuert werden. Weiters kann die Anzeige-Dauer der Adresse eingestelt werden. 11

12 3.2. Anzeige eingehender Telefonanrufe Zu aller erst wird das Fenster eingehender Anruf angezeigt. Anhand der Telefonnummer wird versucht herauszufinden, wer der Anrufer ist. Wird der Anrufer erkannt wird statt einer Telefonnummer der Name angezeigt. Weitere Informationen können über das Öffnen der Kontakt-Informationen angezeigt werden. Hinweis: Siehe dazu auch den Punkt Anzeige entgangener Anrufe. Hinweis: Ist die Rufnummer max. 4stellig, wird davon ausgegangen, dass es sich um einen internen Anruf handelt, und dann werden nur noch die Mitarbeiter und deren Kontakt-Informationen überprüft und entsprechend angezeigt. Hinweis: ev. zum Bearbeiten geöffnete Dokumente bleiben geöffnet und wechseln in den Hintergrund 12

13 3.3. Notiz Ist einmal die Adressen offen kann über die Symbolleiste jederzeit eine Notiz erstellt werden um das Gespräch zu protokollieren. Von der Adresse aus, sind auch alle zugeordneten Objekte immer aktuell zur Verfügung Anzeige entgangener Anrufe Wird bzw. kann ein eingehender Anruf nicht angenommen werden, wird der entgangene Anruf als Benachrichtigung für den aktuellen Benutzer protokolliert und angezeigt. Bei einem Klick darauf kommt ein Dialog entgangener Anruf Name oder Nummer wird angezeigt. 13

14 Mit einem Klick auf den Butten kann schnell zurückgerufen werden. Tipps & Tricks: Weitere Informationen können über das Öffnen werden. der Kontakt-Informationen angezeigt Mit einem weiteren Klick auf kann die Menüleiste der benutzerdefinierten Ansicht eingeblendet werden. Somit ist die Anpassung der Spalten und die Speicherung der Änderung auch jederzeit möglich. 14

15 4. Protokollierung Im Journal der Adresse wird die Dauer des Gesprächs mit protokolliert. Das Protokoll beginnt ab dem Anruf und endet mit dem Auflegen. Das Journal wird über das Symbol geöffnet. 15