Billy 3.1 Kurzanleitung (Details im Handbuch)

Transkript

1 Billy 3.1 (Details im Handbuch) Installation + Datensicherung Import der Monatsdaten Migration von Billy 2.2 nach Billy 3.1 Online-Hilfe Stand /6

2 1 Installation + Datensicherung Billy 2.2, Billy 3.0 und Billy 3.1 können Sie parallel betreiben. Sie müssen Billy 2.2 oder Billy 3.0 nicht deinstallieren. Für die Installation der Software benötigen Sie ggf. Administratorrechte. Wichtiger Hinweis zur Datensicherung: Haben Sie bereits Billy 3.0 Datenbanken angelegt, so werden diese automatisch beim ersten Aufruf mit Billy 3.1 in eine Billy 3.1-Datenbank konvertiert. Diese kann dann NICHT mehr in Billy 3.0 genutzt werden. Möchten Sie Billy 3.0 parallel weiternutzen, empfiehlt sich eine Sicherung/Kopie Ihrer Billy 3.0-Datenbanken. Mit dem Vodafone Release der Billy Anwendung (ab Build 021) findet die Konvertierung der Datenbank auf die Version statt. Wenn sie eine Datenbank in Version mit einem Billy Client der Version (Build bis 020) öffnen, erhalten sie eine Fehlermeldung: In diesem Fall betrachten sie die Fehlermeldung als einen Hinweis und als Aufforderung, besser die neueste Billyversion mit zusätzlichen Optionen zu nutzen. Da zwischen den Datenbankversionen und keine strukturellen Änderungen vorgenommen wurden, wird die Datenbank trotzdem geöffnet. Stand /6

3 Eine Billy 3.x-Datenbank besteht immer aus einer Datei *.bdb (1kb) und einem gleichnamigen Verzeichnis (mit Unterverzeichnissen). Diese müssen für einen Aufruf in Billy 3.x immer zusammen im gleichen Ordner abgelegt werden und ebenso zusammen gesichert! Eine Namensänderung der Datenbank ist nur möglich, wenn auch der Inhalt der *.bdb Datei angepaßt wird (per Texteditor möglich). Softwareinstallation: 1. Speichern Sie die Billy 3.1 Installations-Software aus dem Download-Portal auf Ihren Rechner ab und entpacken Sie diese. 2. Beenden Sie alle aktiven Programme und starten das Billy Installationsprogramm billy31.exe 3. Folgen Sie nun den Anweisungen auf dem Bildschirm. Wichtig: a) Bei der Installation mit einem Admin-Account muss das Symbole für alle Benutzer erstellen im Schritt Verknüpfungsordner auswählen markiert sein, ansonsten können Benutzer ohne ADMIN-Rechte nicht darauf zugreifen. b) Im Installationspfad darf KEIN Leerzeichen (auch nicht im Hauptpfad) enthalten sein! 4. Sobald die Installation beendet ist, können Sie im Windows-Startmenü unter Programme Billy 3.1 den Menüpunkt Billy anklicken und das Programm starten (sofern Sie nicht eine andere Option z.b. Desktop statt Startmenü gewählt haben). Sie werden zur Anlage einer Datenbank aufgefordert. Stand /6

4 2 Import der Monatsdaten Starten Sie Billy 3.1. Defaultmäßig wird die zuletzt geöffnete Datenbank aufgerufen. Wenn Sie eine andere möchten, schließen sie diese und öffnen eine andere oder erstellen eine neue Datenbank. Wählen Sie über den Import-Wizard im Abschnitt Rechnungs-Daten den Billy 2.2/3.0 Datenimport oder den Stapel-Import und drücken Weiter. 2.1 Einzelimport oder ZIP-Datei 1. Wählen Sie die Schema.ini Datei der Billydaten oder direkt die ZIP-Datei, die Sie aus dem Download-Portal abgelegt haben, über den Datei-Öffnen Dialog aus und drücken Sie Weiter. 2. Name und Datum des Imports werden aus den ausgewählten Daten erstellt. Der Name kann geändert werden, muss aber für die Datenbank eindeutig sein. Drücken Sie dann Weiter. 3. Geben Sie (nur bei Daten von CD) das Entschlüsselungskennwort (Passwort) ein, das Sie von Vodafone erhalten haben (beachten Sie Groß-/ Kleinschreibung) und klicken Sie auf Weiter. 4. Um die Daten zu importieren klicken Sie auf Importieren. 5. In der Übersicht können Sie dann sehen wie viele Datensätze importiert wurden und ob alles fehlerfrei durchgeführt wurde. Klicken Sie nun auf Fertig stellen. 2.2 Stapelimport 1. Wählen Sie ein (Ober-)Verzeichnis mit einem oder mehreren Unterverzeichnissen, in denen die entpackten oder gezippten (!) Billydaten stehen und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie aus der Liste der Billy-Daten diejenigen Daten aus, die Sie importieren möchten. Geben Sie ggf. das Entschlüsselungskennwort (Passwort) neben dem roten Schlüssel ein und klicken Sie auf Weiter. 3. Um die Daten zu importieren klicken Sie auf Importieren. 4. Nach dem Import können Sie in der Übersicht sehen wie viele Datensätze importiert wurden und ob alles fehlerfrei durchgeführt wurde. Klicken Sie nun auf Fertig stellen. Stand /6

5 3 Migration von Billy 2.2 nach Billy 3.1 Damit Sie mit Ihrer Kostenstellenstruktur und den benutzerdefinierten Berichten aus Billy 2.2 weiterhin arbeiten können, können Sie diese Daten aus Billy 2.2 exportieren und nach Billy 3.1 importieren. 3.1 Kostenstellenstruktur Exportieren Sie die Kostenstellenstruktur aus Billy 2.2 als Textdatei. Bitte beachten Sie, dass es in Billy 3.1 nur noch eine kombinierte Nebenstellen nach Nutzung und Anschlussnummern nach Rechnung Kostenstellenstruktur gibt. Daher müssen Sie sich beim Export aus Billy 2.2 für eine Ihrer Kostenstellenstrukturen entscheiden (falls Sie zwei angelegt hatten). Um die Kostenzuordnung korrekt importieren zu können, muss in den Optionen in Billy 2.2 folgendes eingestellt sein: Schreibe Feldnamen in die Textdatei muss angekreuzt sein. Das Trennungszeichen leer lassen, damit ein Tabulator verwendet wird. Textformat ohne Anführungszeichen wählen. Dieses sind auch die Default-Werte nach der Installation von Billy 2.2. Gehen Sie nun wie folgt vor: 1. Gehen Sie in Billy 2.2 auf das Reiterkästchen Kostenzuordnung 2. Wählen Sie im Menü Kostenzuordnung Optionen Exportiere Kostenzuordnungsstruktur und geben Sie einen Namen für die Kostenzuordnungsdatei im Datei-Speichern Dialog an. 3. Gehen Sie in Billy 3.1 unter Anwendung Assistenten auf Importieren. Wählen Sie unter Kostenstellenstruktur Billy 2.2 Kostenstellenstruktur und drücken Sie Weiter. 4. Wählen Sie die aus Billy 2.2 exportierte Datei über den Datei-Öffnen Dialog aus und drücken Sie Fertig stellen. (An dieser Stelle können Sie eine Revision der aktuellen Kostenstelle zu Sicherungszwecken anlegen). 5. Nach dem Datenabgleich steht Ihnen die Kostenstellenstruktur aus Billy 2.2 zur Verfügung. 3.2 Benutzerdefinierte Berichte Exportieren Sie die selbstdefinierten Berichte aus Billy 2.2 in eine Textdatei und importieren Sie diese anschließend in Billy Gehen Sie in Billy 2.2. auf das Reiterkästchen Berichte definieren und wählen über das Menü Berichte Exportieren. 2. Wählen Sie im Dialog die gewünschten Berichte aus und Wählen Sie Exportiere gewählte Berichtsparameter in eine Textdatei aus. 3. Geben Sie einen Namen für die Textdatei im Datei-Speichern Dialog ein. 4. Wählen Sie in Billy 3.1 die Perspektive Berichts-Assistent und wählen Sie das Menü Berichte Berichtsstruktur 2.2 importieren. Stand /6

6 5. Wählen Sie im Datei-Öffnen Dialog die aus Billy 2.2. exportierte Datei. Die Daten werden eingelesen und im Billy 3.0 Format abgespeichert. Sie stehen in der Perspektive Berichtsübersicht unter den benutzerdefinierten Berichten zur Verfügung. Achtung: Da sich einige Datenfelder geändert haben, können einige exportierte Felder nicht importiert werden. Diese Felder werden beim Importieren angezeigt. Bitte überprüfen Sie daher alle importieren Berichte auf ihre Vollständigkeit. Sie können die Berichte nachträglich im Berichts-Assistenten bearbeiten und wieder abspeichern. 4 Online-Hilfe In Billy 3.1 ist eine Online-Hilfe integriert. Diese kann entweder über die F1 Taste oder über das Menü Hilfe Online-Hilfe aufgerufen werden. Je nach System-/Netzkonfiguration kann es passieren, dass die Online-Hilfe nicht gestartet wird. Hierzu müssen Sie unter Anwendung Optionen Hilfe Hilfsserver im Feld Hostname oder IP-Adresse den Wert localhost eintragen. Damit die Änderungen wirksam werden müssen Sie Billy 3.1 noch mal starten. Stand /6