Schritt 1: Übertragung der Daten aus der LUSD in WORD

Transkript

1 RB-Zeugnis Handreichung LUSD-Datenimport Da inzwischen die Schülergrunddaten aller Schulen in der LUSD erfasst sind, lassen sich die RB-Zeugnis-Dateien für alle Klassen einer Schule in einem Arbeitsschritt erstellen. Schritt 1: Übertragung der Daten aus der LUSD in WORD Klassenbezeichnung, Name, Vorname und Geburtsdatum aller Klassen der Schule werden zunächst von LUSD nach Word exportiert. Diese Arbeit sollte durch die Schul-/Abteilungsleitung erledigt werden und Sie als Zeugnisbetreuer(in) und Klassenlehrer(in) nicht belasten. Bei Problemen kann auch das LUSD Support-Zentrum Hamburg (Telefon 040 / ) in Anspruch genommen werden. Der Inhalt dieser Word-Datei, die der/die Zeugnisbetreuer/in von der Schulleitung auf Diskette erhält, sollte danach so aussehen: 1a;Meier;Michael; a;Meier;Meike; b; Meier;Martin; (Ein Schüler pro Zeile, Trennzeichen Semikolon, am Ende jeder Zeile kein Semikolon) Nun die Schritt-für-Schritt-Anleitung: Bitte beachten Sie dabei: a. Die folgende Anleitung gilt für die Arbeit mit MS-WORD 2000; in WORD 2002 bzw. WORD 2003 sehen die Menüs für das Erstellen einer Seriendruck-Datei etwas anders aus. b. Enthält das WORD-Dokument beim Öffnen Einträge/ Text, z.b. den Briefkopf, müssen diese gelöscht werden: <Strg>+<A> markiert den ganzen Text (oder: Bearbeiten/ alles markieren) und dann die entfernen -Taste drücken 1. Wählen Sie im Menü Schüler ganz unten Word-Anbindung - Im Fenster Aufruf von WORD : ganz oben Schüler wählen - Wählen Sie Schülerselektor aufrufen (rechtes Icon) - Auswahl Schüler: Wählen Sie alle Schulformen Ihrer Schule (Häkchen in Kästchen setzen) - Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil unten rechts für weiter - Im Fenster Aufruf von WORD sehen Sie unten in der Leiste, wieviel Schüler gefunden wurden das sollte die Gesamtzahl Ihrer ausgewählten Schüler sein;

2 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) bei Optionen muss neues Dokument aktiv sein - Klicken Sie auf das WORD-Symbol - jetzt startet WORD

3 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Nach dem Start von WORD muss die Schüler-Liste in WORD erstellt werden, dazu gehen Sie so vor: - Klicken Sie in der Menüleiste oben links auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie in dem sich öffnenden Drop-Down-Feld nacheinander folgende Felder: Klasse;Name;Vorname;Geburtsdatum. - ganz wichtig: nach jedem Feld ein Semikolon einfügen! - Nach dem letzten Feld kein Semikolon eingeben und einmal RETURN drücken (das Semikolon würde zu einem Fehler beim Einlesen führen). 3. Wählen Sie Extras/ Seriendruck (oder den Seriendruck-Manager) - Unter 1, "Hauptdokument klicken Sie auf Erstellen" - wählen Sie Katalog - im neuen Fenster Dokumentart ändern bestätigen - Gehen Sie zu 3. und klicken Sie auf Ausführen - im nächsten Fenster Seriendruck klicken Sie auf Zusammenführen 4. Jetzt müssten alle Schüler-Daten eingelesen werden, Ihre Datei ist fast fertig. Spätestens jetzt sollten Sie diese Datei einmal auf Diskette speichern, z.b. als lusd2rbz Mai-2004.doc Anschließend können Sie noch folgende Änderungen in dieser WORD-Datei vornehmen: 5. Falls im Zusammenhang mit dem Geburtsdatum noch jeweils 00:00:00 können Sie dies über /Bearbeiten/ Ersetzen löschen. (Suchen nach: 00:00:00 / Ersetzen durch: Feld bleibt leer / "alle ersetzen" anklicken) Hinweis: In der neuen RB-Zeugnis-Version Halbjahr 2005 können Sie 00:00:00 stehen lassen, das Programm löscht den Eintrag selbst. 6. Wichtig: Wenn Sie die Klassenbezeichnung aus der LUSD nicht verwenden wollen, (z.b. R7A statt 7RA ) sollten Sie die Ersetzungen jetzt mit Suchen/Ersetzen durchführen. 7. Jetzt sollten Sie die Datei noch einmal speichern. Nun können Sie die Arbeit in WORD beenden und die Diskette entnehmen. Schritt 2: Einlesen der WORD-Datei in RB-Zeugnis

4 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Schritt 2: Einlesen der WORD-Datei in RB-Zeugnis Starten Sie RB-Zeugnis und wählen Sie Weitere Optionen. Sie erhalten das folgende Formular: Klicken Sie auf Import aus LUSD, Sie erhalten etwa das folgende Fenster:

5 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Starten Sie nun WORD und öffnen Sie die Word-Datei, die die LUSD-Daten enthält, in unserem Beispiel lusd2rbz Mai-2004.doc. Markieren Sie alle Datensätze mit Strg+A und kopieren Sie diese mit Strg+C in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu RB-Zeugnis und klicken Sie in die linke obere Ecke des Eingabefensters. Fügen Sie mit Strg+V die Daten ein. Klicken Sie nun auf Weiter : Sie erhalten eine bereits nach Klassen geordnete Liste aller Schüler:

6 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Klicken Sie wieder auf Weiter : Sie können im linken Fenster die einzelnen Klassen auswählen. Vergewissern Sie sich, dass alle Schüler und alle Daten (z.b. die Geburtsdaten) erfasst worden sind. Nach Weiter sind Sie im bereits bekannten RB-Zeugnisdatenimport:

7 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Wählen Sie unter Öffnen die Ausgabe-Datei Lusd.db (im Verzeichnis C:\Programme\RB-Zeugnis) aus.

8 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Die Feldzuordnungen sollten nun automatisch erfolgt sein. Klicken Sie auf Importieren und anschließend auf Weiter. Klicken Sie auf Liste erstellen, anschließend auf Weiter.

9 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Wählen Sie nacheineinder alle Klassen aus, geben den Zeugnistyp an (dies kann auch später im Programm geändert werden) und klicken jeweils auf Speichern. Beenden Sie den Import. Nun sollten Sie im Eingangsformular die einzelnen Klassen auswählen und öffnen können. Import/Export von RB-Zeugnis-Dateien Sie können nun die auf diesem Rechner erstellten RB-Zeugnis-Dateien ggf. für die Kolleginnen und Kollegen auf einer Diskette speichern. Öffnen Sie hierzu die entsprechende Klasse und speichern sie diese mit Klasse speichern unter auf Diskette. Auf dem häuslichen Rechner wird dann nur RB-Zeugnis gestartet und die Klassendatei mit Öffnen importiert.

10 LUSD-Import nach RB-Zeugnis (Mai 2004) Ganz wichtig: Der LUSD-Import (bzw. dbase-import) muss nur einmal pro Schule Schule und Schulhalbjahr durchgeführt werden! Die nutzenden Kolleginnen und Kollegen erhalten neben der Programm-CD eine Diskette mit ihren von der/dem Zeugnisbetreuer/in erstellten - Klassendateien.