14 Zusatzmodul: Zeiterfassung

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1 198 Zeiterfassung 14 Zusatzmodul: Zeiterfassung Mit dem Modul Zeiterfassung haben Sie die Möglichkeit sowohl die reine Arbeitszeit des Personals zu erfassen, als auch die Zeit, die ein Mitarbeiter an einem bestimmten Auftrag gearbeitet hat. Zur Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters kann auf dem jeweiligen PC die Zeiterfassung als externes Programm gestartet werden, so dass es nicht notwendig ist, auf allen PCs, mit denen die Zeiterfassung genutzt werden soll, eine vollständige Profi-Installation zu haben. Definition der Begrifflichkeiten Arbeitszeit: Die Summe der Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters an einem Tag. Arbeitsschritt: Eine Zeitdauer, die ein Mitarbeiter für die Bearbeitung eines Auftrages aufwendet. Es ist möglich, dass mehrere Arbeitsschritte vom selben Mitarbeiter für denselben Auftrag existieren. Arbeitsschritte können nur innerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden. Kommen: Ein Mitarbeiter beginnt seine Arbeitszeit. Gehen: Ein Mitarbeiter beendet seine Arbeitszeit. Beginn eines Arbeitsschrittes: Ein Mitarbeiter beginnt die Arbeit an einem Auftrag. Ende eines Arbeitsschritte: Ein Mitarbeiter beendet die angefangene Arbeit an einem Auftrag.

2 Zeiterfassung Einrichtung Start der Anwendung Das externe Programm Zeiterfassung befindet sich im bin -Ordner Ihrer Profi-Installation und lässt sich über die Zeiterfassung.exe (siehe Abb.) starten. Abb.: Auswahl der Zeiterfassung Um die Zeiterfassung bequem vom Desktop aus starten zu können, führen Sie einen Rechtsklick auf das Zeiterfassungs-Symbol aus, wählen dann Senden an Desktop (Verknüpfung erstellen) aus. Damit wird Ihnen eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellt. Alternativ kann die Zeiterfassung auch in Profi unter Extras Zeiterfassung Stempeln gestartet werden. Anmeldung durch Personalnummer Die Mitarbeiter werden vom Zeiterfassungsmodul durch ihre Personalnummer identifiziert. Die Personalnummer muss daher im eingekreisten Bereich auf den nachfolgenden Abbildungen eingetragen werden. Abb.: Personalnummer eingeben

3 200 Zeiterfassung Personalnummern vergeben Um Personalnummern zu vergeben, klicken Sie in der Menüleiste auf Extras Personalverwaltung. Dort können Sie dann in dem Feld PNr die Personalnummer für den jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen. Abb.: Personalverwaltung 14.2 Stempeln Kommen und Gehen Wenn das Zeiterfassungsmodul geöffnet wird, sind die Schaltflächen Kommen und Beginne Arbeitsschritt ausgegraut. Erst bei Eingabe der Personalnummer und dem Bestätigen mit der Enter- Taste wird die Schaltfläche Kommen aktiviert. Wenn die Schaltfläche Kommen per Mausklick gedrückt wird, dann werden wieder beide Schaltflächen ausgegraut und der nächste Mitarbeiter kann seine Personalnummer eingeben. Hinweis Es ist möglich, dass ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag öfter kommt und geht. Wenn ein bereits angemeldeter Mitarbeiter seine Personalnummer erneut eingibt und mit Enter bestätigt, dann stehen die Schaltflächen Gehen und Beginne Arbeitsschritt zur Verfügung. Durch das Betätigen der Schaltfläche Gehen beendet er seine Arbeitszeit. Abb.: Stempeln

4 Zeiterfassung 201 Arbeitschritt anlegen Betätigt der Mitarbeiter die Schaltfläche Beginne Arbeitsschritt öffnet sich das nachfolgende Fenster. In diesem Fenster werden alle aktiven Aufträge mit Auftragsnummer und zugehörigem Kennzeichen angezeigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, wenn eine bestimmte Auftragsnummer gesucht werden soll, diese in das markierte Feld einzutragen. Abb.: Auswahl eines Auftrages Bei der Eingabe der jeweiligen Auftragsnummer werden die Suchergebnisse bereits eingeschränkt. Wurde der gesuchte Auftrag gefunden, kann dieser markiert werden und mit Betätigen der Schaltfläche OK wird der Arbeitsschritt begonnen. Hinweis Ein Auftrag kann mehrere Arbeitsschritte beinhalten. Abb.: Arbeitschritt beenden Bei erneuter Eingabe der Personal-nummer kann nur auf die Schaltfläche Beende Arbeitsschritt gegeklickt werden. Durch Betätigen der Schaltfläche wird dann der Arbeitsschritt beendet.

5 202 Zeiterfassung Arbeitsschritt beenden Wenn ein Arbeitsschritt beendet wird, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit eine Notiz zu diesem Arbeitsschritt zu hinterlegen. Dies ist aber nicht zwingend notwendig. Abb.: Notiz eingeben Nach Betätigen der Schaltfläche OK muss wieder die Personalnummer eingegeben werden, um sich bspw. auf einen anderen Auftrag anzumelden (einen neuen Arbeitsschritt beginnen) oder um zu gehen. Abb.: Arbeitsschritt beginnen

6 Zeiterfassung Administration Unter Extras Zeiterfassung Administration haben Sie die Möglichkeit Fehler beim Stempeln zu korrigieren. So kann es bspw. vorkommen, dass ein Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages vergisst im Zeiterfassungsmodul die Schaltfläche Gehen zu betätigen oder komplett die Arbeitszeit eines Arbeitstages nicht eingetragen wurde. Ein Benutzer, der die erforderliche Berechtigung hat, in der Administration zu arbeiten, kann dann nachträglich die korrekte Arbeitszeit für den jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen. Analog können auch die Arbeitsschritte verwaltet werden. Sie haben folgende Möglichkeiten in der Administration: Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter o hinzufügen o bearbeiten o löschen Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeiter o hinzufügen o bearbeiten o löschen Rechte vergeben Wie gewohnt kann in unter Programmeinstellungen Benutzerverwaltung das Recht für die Administration der Zeiterfassung für die Benutzer verwaltet werden. Dazu rufen Sie den Karteireiter Arbeitswerte auf (siehe Abb.). Abb.: Benutzerverwaltung Wenn dem Benutzer die Rechte für die Benutzung der Zeiterfassung gegeben wurden, kann dieser die Administration der Zeiterfassung öffnen.

7 204 Zeiterfassung Arbeitszeiten bearbeiten Abb.: Aufruf der Administration Wenn Sie die Administration der Zeiterfassung öffnen, werden Ihnen zunächst die Arbeitszeiten (Beginn und Ende) und die Arbeitsdauer (Dauer) eines Mitarbeiters angezeigt. Abb.: Administration Falls Sie das Datum in den Feldern von und bis nicht anpassen, zeigt Ihnen das Programm standardgemäß alle Arbeitszeiten vom Null-Datum :00 bis zum aktuellen Datum an. Also werden alle Arbeitszeiten des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt. Damit Ihre Eingrenzung im oberen Fenster angezeigt wird, klicken Sie bitte auf Anzeige Aktualisieren.

8 Zeiterfassung 205 Abb.: Mitarbeiter wechseln Wenn Sie sich die Arbeitszeiten eines anderen Mitarbeiters anzeigen lassen/bearbeiten möchten, können Sie das Drop-Down-Menü (siehe obere Abb.) öffnen, und einen anderen Mitarbeiter (falls vorhanden) auswählen. Falls Sie im oberen Bereich eine bestimmte Arbeitszeit auswählen, werden weitere Schaltflächen freigeschaltet (siehe untere Abb.). Abb.: Arbeitszeiten bearbeiten Über die Schaltfläche Neue Arbeitszeit kann für den ausgewählten Mitarbeiter eine neue Arbeitszeit hinterlegt werden.

9 206 Zeiterfassung Soll eine Arbeitszeit entfernt werden, klicken Sie auf Löschen. Falls eine Arbeitszeit geändert werden soll, markieren Sie diese und klicken Sie auf Bearbeiten, sodass sich folgendes Fenster öffnet: Hinweis Die geänderte Zeit darf nicht während eines bereits hinterlegten Arbeitsschrittes beginnen oder enden. Abb.: Arbeitszeit bearbeiten Hier können Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit für den ausgewählten Mitarbeiter anpassen. Über die Schaltfläche Neuer Arbeitsschritt haben Sie direkt die Möglichkeit für den ausgewählten Mitarbeiter einen neuen Arbeitsschritt anzulegen. Im folgenden Dialog können Sie neben Beginn und Ende der Arbeitszeit auch den entsprechenden Auftrag auswählen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche leer (siehe Abb.). Abb.: Auftrag auswählen Wie bereits aus der Stempel -Anwendung bekannt, können Sie nun einen Auftrag suchen und dem Arbeitsschritt hinterlegen.

10 Zeiterfassung 207 Arbeitsschritte bearbeiten Wählen Sie zunächst das Optionsfeld Arbeitsschritte, damit Ihnen alle vorhandenen Arbeitsschritte für den ausgewählten Mitarbeiter angezeigt werden (siehe Abb.). Sie haben auch die Möglichkeit gezielt nach einem Auftrag zu suchen, indem Sie auf leer klicken und den entsprechenden Auftrag auswählen. Anschließend markieren Sie den Arbeitsschritt, den Sie bearbeiten möchten. Abb.: Arbeitsschritte bearbeiten Mit einem Klick auf Löschen wird der Arbeitsschritt gelöscht. Klicken Sie auf Bearbeiten öffnet sich folgender Dialog, in welchem Sie Beginn, Ende und zugehörigen Auftrag ändern können: Abb.: Arbeitsschritt bearbeiten

11 208 Zeiterfassung 14.4 Zusatzinformationen im Beleg Im Verkauf werden Ihnen in der Registerkarte Zeiterfassung zusätzliche Informationen angezeigt (siehe Abb.). Hinweis Die Informationen aus dem Auftrag werden auch auf gewandelten Belegen (siehe Beleghistorie) angezeigt Abb.: Zeiterfassung Im linken Bereich (siehe 1) sind alle Arbeitsschritte aufgeführt, die dem entsprechenden Auftrag zugewiesen wurden. Sie sehen Beginn, Ende und Dauer des Arbeitsschrittes sowie den zugehörigen Mitarbeiter und dessen Notiz. Im rechten Bereich (siehe 2) sind die Arbeitswertesätze und die Dauer der dem Beleg hinzugefügten Arbeitswerte aufgeführt. Die Summen beider Bereiche werden zum Vergleich im unteren Bereich (siehe 3) angezeigt. Abb.: Summenvergleich Überschreitet die Summe der Arbeitsschritte die der kalkulierten Arbeitswerte, wird das Feld rot hinterlegt (siehe Abb.).

12 Zeiterfassung Auswertung Die Zeiterfassung bildet eine neue Kategorie im Modul Auswertung ab. Hier können alle Daten der Zeiterfassung in den entsprechenden Formularen ausgewertet werden (siehe Abb.). Hinweis Alle Auswertungen berücksichtigen nur abgeschlossene Arbeitszeiten und Arbeitsschritte. Abb.: Auswertung Zunächst können Sie aus zwei verschiedenen Auswertungen wählen: Mitarbeiter Arbeitstage Aufträge Mitarbeiter Die Auswertung Mitarbeiter Arbeitstage listet Ihnen pro Mitarbeiter nach Arbeitstagen sortiert alle Informationen zu Arbeitszeit, Aufträgen und der Arbeitsschrittzeit auf. Darüber hinaus wird Ihnen die Differenz zwischen de Die Auswertung Aufträge Mitarbeiter