Erstellen von Lohnausweisen

Transkript

1 Erstellen von Lohnausweisen 1. Voraussetzungen Überprüfen der Einstellungen im Lohn Exportieren der Lohnausweisdaten Import ins elohnprogramm SSK der ESTV Aufbereiten und Druck der Lohnausweise Informationen zum Support Voraussetzungen Für das Erstellen von Lohnausweisen aus dem Wegas-Lohnmodul benötigen Sie das Programm elohnausweis SSK der Eidgenössischen Steuerverwaltung, das Sie hier herunterladen können: Voraussetzung für die Installation des Programms ist, dass der Acrobat Reader ebenfalls auf Ihrem System installiert ist. Sollte dieser noch fehlen, können Sie ihn hier herunterladen: Folgen Sie bei der Installation bitte den jeweiligen Anweisungen. Falls das elohn-programm bereits installiert ist starten Sie es bitte. Dabei wird überprüft, ob eine aktuellere Version vorhanden ist. In diesem Fall folgen Sie bitte den Anweisungen, um Ihre Version zu aktualisieren. 1 Lohnausweise

2 2. Überprüfen der Einstellungen im Lohn Sie können dieses Kapitel überspringen, wenn Sie bereits letztes Jahr Lohnausweise aus dem Wegas generiert haben. Sonst rufen Sie bitte als erstes diesen Menüeintrag im Lohnprogramm auf: Das Suchfenster, das Sie mit F2 aufrufen können, sollte in etwa so aussehen: 2 Lohnausweise

3 Falls das Suchfenster leer ist setzen Sie sich bitte mit dem Wegas- Support in Verbindung. Ansonsten kontrollieren Sie nun die Zuweisung der einzelnen Lohnarten zu den Lohnausweispositionen: 3 Lohnausweise

4 Auch hier sollten in der Suche via F2-Taste wieder Einträge ersichtlich sein. Andernfalls, oder wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie bitte den Wegas-Support. 3. Exportieren der Lohnausweisdaten Sie können nun unter Mitarbeiter einzelne Personen für den Export auswählen. Wollen Sie alle Mitarbeiter exportieren, gehen Sie ohne Selektion direkt auf Liste exportieren: 4 Lohnausweise

5 Füllen Sie im folgenden Fenster die fehlenden Felder aus ein Teil wird bereits vom System vorgeschlagen, zwingend sind vor allem noch Vorname, Nachname und Telefonnummer der Ansprechperson. Bestätigen Sie mit Ok F3. Im folgenden Explorer-Fenster können Sie den gewünschten Speicherort auswählen und einen Dateinamen eingeben. Der Dateiname ist frei wählbar, muss aber auf.csv enden, da die Dateien sonst nicht ins elohn-programm importiert werden kann. Bestätigen Sie mit Öffnen, setzen Sie die Anzahl Kopien auf 0 und bestätigen Sie mit Ok F3. 4. Import ins elohn-programm SSK der ESTV Starten Sie nun das elohnprogramm SSK. Klicken Sie links oben auf Datei Import 5 Lohnausweise

6 gehen Sie auf Import-Datei suchen und wählen Sie im Explorerfenster Ihre exportierte Datei aus: Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, können Sie noch die einzelnen zu importierenden Mitarbeiter an- oder abwählen, im Normalfall klicken Sie aber einfach wieder auf Weiter. Im nächsten Fenster wählen Sie dann den gewünschten Arbeitgeber-Eintrag aus: 6 Lohnausweise

7 Wenn Sie zum ersten Mal Lohnausweise erstellen, wählen Sie die Option Zusätzlich importieren. Haben Sie bereits Lohnausweise für denselben Arbeitgeber-Eintrag erstellt, wählen Sie in der Zeile oben den bereits vorhandenen Arbeitgeber aus und aktivieren unten die Option Den bestehenden Arbeitgeber ersetzen. Nach einem Klick auf Weiter und Fertigstellen wird der Import durchgeführt. 5. Aufbereiten und Druck der Lohnausweise Stellen Sie nun links oben im elohn-programm den gewünschten Arbeitgeber und das gewünschte Jahr ein: 7 Lohnausweise

8 Es werden alle importierten Arbeitnehmer angezeigt. Unter Daten Alle Formulare aufbereiten erstellen Sie die gewünschten Lohnausweise: Wenn Sie anschliessend auf die einzelnen Mitarbeiter klicken, sehen Sie jeweils rechts unter Formular den dazugehörigen Lohnausweis, den Sie bei Bedarf auch editieren können. Nach dem Editieren müssen Sie allerdings das entsprechende Formular nochmals aufbereiten. Unter PDF Ansicht können Sie danach die jeweiligen pdf-formulare aufrufen und ausdrucken. 6. Informationen zum Support Wenn Sie Probleme mit dem Export der Lohndaten aus dem Wegas haben oder Fehlermeldungen beim Import der Wegas-Daten ins elohn-programm angezeigt werden, melden Sie sich bitte beim 8 Lohnausweise

9 Wegas Support oder , anschliessend im Auswahlmenü die 4 für Wegas Support). Sobald die Daten ins elohnprogramm importiert wurden, finden Sie Informationen und Angaben zum Support im elohnprogramm oben unter Hilfe: 9 Lohnausweise