Zürich, 25. August LMVZ digital CSV Import

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1 Zürich, 25. August 2016 LMVZ digital CSV Import

2 Inhaltsverzeichnis 1. Betroffene Benutzerrollen CSV-Datenimport Mandant wählen Vorlage herunterladen Daten in die Vorlage eingeben Regeln der Importdatei Datei importieren Fehler beim Import Import erfolgreich... 7 Alle nachstehenden Formulierungen beziehen sich sowohl auf weibliche als auch auf männliche Personen. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird darauf verzichtet, die Begriffe jeweils in der weiblichen und der männlichen Form aufzuführen. 1. Betroffene Benutzerrollen Rolle Administrator Super User Lehrperson Schüler 2. CSV-Datenimport Relevanz X X Die vorliegende Anleitung beschreibt die Vorgehensweise, wie Benutzerkonten mit einem Import in LMVZ digital einzulesen sind Mandant wählen Sollte Ihr Benutzer mehreren Mandanten zugeordnet sein, wählen Sie bitte als erstes den Mandanten, für welchen Sie die Benutzer importieren wollen. Wählen Sie dazu über das Drop-down oben rechts den entsprechenden Mandaten aus (folgende Abbildung). Seite: 2 / 8

3 Danach wird der gewählte Mandant im Drop-down angezeigt Vorlage herunterladen Wir empfehlen die Benutzerdaten über die im System zur Verfügung stehende Vorlage zu importieren. Denn für einen erfolgreichen, fehlerfreien Import sind die korrekte Bezeichnung der Spalten sowie die Reihenfolge der Spalten zwingend, entsprechen diese nicht den Vorgaben, schlägt der Import fehl. Um die Funktion zu starten wählen Sie Benutzer und dann + CSV Import Daten in die Vorlage eingeben Beim Befüllen der Vorlage dürfen die Spaltennamen sowie deren Reihenfolge nicht verändert werden. Sollten Sie Ihnen die Benutzerdaten bereits vorliegen (z. B. aus einem vorgelagerten System wie LehrerOffice oder als Excel-Datei), dann können Sie die Daten auch in die Vorlage kopieren. Daten aus einem vorgelagerten System übernehmen Exportieren Sie die Daten aus dem System (z. B. als CSV-Datei). Öffnen Sie diese Datei und die Vorlagendatein in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. MS-Office Excel). Kopieren Sie nun die Daten in die Vorlage. Speichern Sie nun die Vorlage unter einem neuen Namen. Daten aus einer Excel-Datei übernehmen Seite: 3 / 8

4 Öffnen Sie diese Datei und die Vorlagendatein in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. MS- Office Excel). Kopieren Sie nun die Daten in die Vorlage. Speichern Sie nun die Vorlage unter einem neuen Namen. Seite: 4 / 8

5 Regeln der Importdatei Beschreibung Format und erlaubte Werte Pflicht- / Wahlfeld Ergänzungen Nachname Freitext Pflichtfeld Vorname Freitext Pflichtfeld Rolle Erlaubte Werte: Administrator, Superuser, Lehrperson oder Schüler Pflichtfeld Administrator, Superuser und Lehrperson müssen Passwort selbstverwaltet zwingend Ja haben Gültige -Adresse Optional für Personen mit der Rolle Schüler ohne selbstverwaltetes Passwort Pflichtfeld für alle anderen Fälle Geschlecht Erlaubte Werte: Pflichtfeld männlich oder weiblich Geburtsdatum Erlaubtes Format: Pflichtfeld Gültiges Datumsformat Telefonnummer Format wird nicht geprüft Pflichtfeld für die Rollen Administrator und Superuser Optional für alle anderen Rollen Passwort Freitext Pflichtfeld für Personen mit der Rolle Schüler ohne selbstverwaltetes Passwort Leer (also ohne Eingabe) für Benutzer mit selbstverwaltetem Passwort Passwort selbstverwaltet Erlaubte Werte: Pflichtfeld ja oder nein Gruppen Freitext Optional 2.4. Datei importieren Mehrere Gruppen können mit Komma getrennt werden Die im Kapitel 2.3 vorbereitete Datei kann nun ins System importiert werden. Dazu öffnen Sie den gleichen Dialog wie beim Download der Vorlage. Sie wählen Benutzer und dann + CSV Import. Danach klicken Sie auf Bitte Datei auswählen. Es erscheint ein Dialogfenster, über das Sie die vorbereitete CSV-Datei auswählen können. Bestätigen Sie diesen Vorgang am Ende mit Öffnen Seite: 5 / 8

6 Sollten Sie irrtümlich eine falsche Datei gewählt haben, können Sie diese via Datei wechseln jederzeit nochmals anpassen. Durch eine Klick auf CSV-Datei importieren starten Sie den Import ACHTUNG: Der Import wird immer nur vollständig verarbeitet. Dies bedeutet, dass im Falle eines Fehlers, keiner der Datensätze im System gespeichert werden Fehler beim Import Während des Imports werden alle Zeilen der CSV-Datei überprüft und für jede Unstimmigkeit erscheint eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung gibt an, in welcher Zeile der Fehler zu finden ist und falls möglich auch die betroffene Spalte. Seite: 6 / 8

7 Import erfolgreich Wird der Import verarbeitet, erhalten Sie eine Bestätigung vom System Import erfolgreich. Seite: 7 / 8

8 Dokumenteninformation Dateiname csv-import_v1.1.docx Zuletzt gespeichert am: 25. August 2016 / 13:57 Zuletzt gespeichert von: Gfeller Ernst Version: 1.10 Änderungskontrolle Version Datum Bemerkungen Autor(en) Juli 2016 Erste Version Ernst Gfeller Juli 2016 Korrekturen Bilder Ernst Gfeller Status Version Datum Status Juli 2016 Freigegeben Seite: 8 / 8