KSN-MAILMANAGER-BASICS

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1 Seite1 KSN-MAILMANAGER-BASICS Grundlagen zum Thema Webmail TEIL B Verwalten der Mailkonten WebMail bezeichnet eine Methode direkt mit dem Web-Browser nach Eingabe von Benutzername und Kennwort zu lesen und zu verschicken. Ohne WebMail benötigt man am PC einen Mail-Client, der Nachrichten vom Mailserver abholt und zur Bearbeitung bereitstellt. Oft verwendete Mail-Clients: Outlook Express oder MS Outlook Webmail hat den Vorteil, dass die eigenen Mails von jedem beliebigen PC mit funktionierendem Webbrowser bei bestehender Internetverbindung gelesen oder verschickt werden können. Hinweis: Das KSN-Team ersucht Sie aus administrativen Gründen dringend, das Kennwort für den Mailmanager NICHT zu ändern.

2 Seite2 KSN-MAILMANAGER-BASICS Vergessene Kennwörter zurücksetzen, Mailboxen löschen oder bearbeiten mit dieser Anleitung sollte die Verwaltung der Mailboxen Ihrer Schule kein Problem sein. INHALTSVERZEICHNIS Übersicht: Mailboxen meiner Schule 3 Löschen einer Mailbox 4 Bearbeiten einer Mailbox 5 Zurücksetzen eines Kennwortes 6 Import einer Lehrerliste 7

3 Seite3 Übersicht: Mailboxen meiner Schule Webadresse des Mailmanagers: In der Linkliste auf Mailmanager klicken. Nach der Anmeldung im Mailmanager (siehe Teil A) klicken Sie auf Meine Mailboxen. Eine Auflistung der angelegten Mailboxen des Schulstandortes wird sichtbar.

4 Seite4 Löschen einer Mailbox Aktivieren Sie die Checkbox (grüner Haken) der betreffenden Mailbox und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Hinweis: Standardmäßig ist nach dem Öffnen der Übersicht immer die erste Mailbox aktiviert. Bestätigen Sie mit ja, löschen die Sicherheitsabfrage. Das soeben gelöschte Mailkonto ist in der Übersicht nicht mehr vorhanden.

5 Seite5 Bearbeiten einer Mailbox Im folgenden Beispiel hat sich Nachnamen des angelegten Mailkontos ein Tippfehler eingeschlichen, der korrigiert werden soll. Setzen Sie den Haken vor die betreffende Mailbox und klicken Sie auf Bearbeiten. Hinweis: Ein Tippfehler in der Mailadresse lässt sich nicht korrigieren. In diesem Fall muss das Konto gelöscht und anschließend wieder neu angelegt werden. Korrigieren Sie den Fehler und klicken Sie auf Speichern.

6 Seite6 Zurücksetzen des Kennwortes Angenommen der Kollege Max Mustermann hat sein Kennwort für seine Anmeldung am Webmail-System vergessen. In diesem Fall kann im Mailmanager das Kennwort auf einfachste Weise geändert werden. Wählen Sie wieder das entsprechende Konto aus und klicken sie auf Bearbeiten. Klicken Sie in die Zeile Kennwort (die * verschwinden). Hinweis: Das bisherige Kennwort der ausgewählten Mailbox ist nicht mehr sichtbar, da der entsprechende Benutzer sein Kennwort selbst jederzeit ändern kann.

7 Seite7 Tragen Sie das neue Kennwort ein und klicken Sie zum Abschluss auf Speichern. Importieren einer Lehrerliste Um bei größeren Schulstandorten die Mailboxen für die Kollegen und KollegInnen nicht einzeln anlegen zu müssen, bietet der Mailmanager eine Import-Funktion. Klicken Sie dazu in der Übersicht auf Importieren. Im folgenden Fenster kann eine Musterdatei heruntergeladen werden.

8 Seite8 Klicken Sie im Dateidownload-Dialog auf Speichern und öffnen sie danach die Musterdatei. Es öffnet sich eine sogenannte CSV-Datei in der Anwendung Excel. Die zweite Zeile dient als Mustervorgabe und kann am Ende der Bearbeitung gelöscht werden. Klicken Sie auf die Zelle 3A und tragen Sie einen Namen ein.

9 Seite9 Den Eintrag Aliasadresse (Spalte E) können Sie ignorieren. Die Spalten Vorname, Nachname, Mailboxname und Kennwort müssen sie mit entsprechenden Daten versehen. Die Spalten F-I können sie ganz einfach kopieren, indem sie die Zelle F-I bei gedrückter Maustaste markieren und die Werte anschließend beim Anfasser nach unten ziehen. Löschen Sie jetzt die Musterzeile 2. Zeile markieren rechte Maustaste Zellen löschen.

10 Seite10 Klicken Sie auf das Diskettensymbol, um die CSV-Datei zu speichern. Das Dialogfenster bestätigen Sie einfach mit Ja und schließen die Datei. Nun ist die Datei zum Import in den Mailmanager bereit. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Durchsuchen.

11 Seite11 Markieren Sie die vorbereitete CSV-Datei und klicken Sie auf Öffnen. Die gewählte Datei ist nun sichtbar. Klicken Sie auf Import starten. Klicken Sie in der folgenden Übersicht wieder auf Import starten.

12 Seite12 Klicken Sie nach der Erfolgsmeldung auf Abschließen. Schließlich sind die importieren Konten in der Übersicht gelistet. Hinweis: Fortgeschrittene Benutzer können die Lehrerliste natürlich auch aus dem Schulverwaltungssystem Sokrates als CSV-Datei exportieren und für das Mailsystem entsprechend anpassen!