CSV-Import von Kontakten. Leicht gemacht

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1 CSV-Import von Kontakten Leicht gemacht

2 Importieren Sie Ihre Kontakte in Scopevisio Schritt: Bereiten Sie die Importdaten vor Personen- und Gesellschaftskontakte getrennt speichern Die Spalte Ist-Firmenkontakt Zuordnung von Personen zu Gesellschaften ID Vorsystem wichtig für Nachträge! Schritt: Importieren Sie Ihre CSV-Liste Die richtige Reihenfolge Öffnen Sie das Importformular Importieren Sie Ihre Kontakte wie folgt Felder Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 9

3 Importieren Sie Ihre Kontakte in Scopevisio Importieren Sie Ihre Kontakte mit allen hinterlegten Informationen aus Ihrem Vorgängerprogramm einfach in Scopevisio. Sie können die Daten direkt aus Outlook, als V-Card, LDIF oder CSV Datei zu importieren. Welches Dateiformat Sie wählen können, hängt von dem Programm ab, aus dem Sie Ihre Kontakte importieren möchten. In den meisten Programmen werden die Export-Dateien im CSV-Format ausgegeben. Dieses Format ist vor allem für Kontakte geeignet, für die viele Informationen hinterlegt wurden. 1. Schritt: Bereiten Sie die Importdaten vor 1.1 Personen- und Gesellschaftskontakte getrennt speichern In Scopevisio werden Personen- und Gesellschaftskontakte unterschieden. Aufgrund dieser Unterteilung können Sie genau die Informationen zu dem Kontakt eingeben, die Sie auch wirklich benötigen. So können bei einem Personenkontakt Daten wie Geburtsdatum oder Arbeitgeber eintragen, bei einem Gesellschaftskontakt hingegen Personenkontakte als Angestellte verknüpfen oder Daten wie Branche oder Gesellschafter. Wenn Sie daher beide Arten von Kontakten importieren möchten, empfehlen wir Ihnen Ihre vorhandene csv-datei zu kopieren und aus einer Datei alle Gesellschafts- aus der anderen Datei alle Personenkontakte heraus zu löschen. Nun können Sie in zwei Importläufen Gesellschafts- und Personenkontakte getrennt voneinander importieren. 1.2 Die Spalte Ist-Firmenkontakt An dieser Spalte erkennt Scopevisio, um welche Kontaktart es sich handelt. Daher sollte Ihre Importdatei eine solche Spalte aufweisen. Bei Gesellschaftskontakten sollte diese Spalte mit ja, bei Personenkontakte mit nein befüllt werden. Bleibt die Spalte leer, verfährt Scopevisio wie folgt: Wenn der zu importierende Kontakt nur einen Nachnamen aufweist, wird ein Gesellschaftskontakt angelegt. Wenn der zu importierende Kontakt einen Vor- und Nachnamen aufweist, wird ein Personenkontakt angelegt Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 9

4 1.3 Zuordnung von Personen zu Gesellschaften Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Mitarbeiter / Ansprechpartner) können beim Import korrekt verknüpft werden, wenn Sie beim Personenkontakt-Import die Spalte Arbeitgeber verwenden. Folgendes ist zu beachten: Wenn ein Personenkontakt aus der Importdatei in der Spalte Arbeitgeber eine Gesellschaft ausweist, passiert automatisch Folgendes: Wenn die betreffende Gesellschaft in Scopevisio noch nicht existiert, wird ein neuer Gesellschaftskontakt für den Arbeitgeber angelegt (unter anderem ist dies ein Grund, weshalb Sie zuerst Ihre Gesellschaftskontakte und danach die Personenkontakte importieren sollten). Die Person wird der Gesellschaft als Mitarbeiter zugeordnet. Die Gesellschaft wird der Person als Arbeitgeber zugeordnet. 1.4 ID Vorsystem wichtig für Nachträge! Die Spalte ID Vorsystem ist zwar keine Pflichtspalte, aber es ist dringend anzuraten, diese zu verwenden. Sie kann den Import sehr viel einfacher machen, insbesondere, wenn Fehler auftreten und Sie anschließend etwas überschreiben müssen. Sie können in Ihrer Import-CSV-Datei, z. B. in Excel, ganz einfach eine ID-Spalte hinzufügen. Die Personenkontakte könnten z. B. mit P und einer laufenden Nummer und die Gesellschaftskontakte mit G und einer laufenden Nummer bezeichnet werden, sodass beide Kontakttypen schon anhand ihrer ID leicht auseinanderzuhalten sind. 2. Schritt: Importieren Sie Ihre CSV-Liste 2.1 Die richtige Reihenfolge Importieren Sie bitte stets in dieser Reihenfolge: Zuerst die Gesellschaftskontakte Danach die Personenkontakte 2.2 Öffnen Sie das Importformular Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie csv-dateien inklusiver aller Kontaktinformationen aus einem anderen Programm in Scopevisio importieren. Wählen Sie im Menü Open Scope > Import & Export > Importe verwalten > Kontakte importieren, um das Kontakte Import/Export Fenster zu öffnen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 9

5 Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie die Importquelle auswählen können. Wir gehen im Folgenden davon aus, dass Sie CSV-Daten importieren möchten. Stellen Sie dies ein. Das Formular für den CSV-Import enthält eine Checkbox Erweiterten Kontaktimport verwenden. Diese haken Sie bitte an, um mit dem Import gleichzeitig eine Duplikaterkennung und -behandlung nach bestimmten Kriterien durchführen zu können. Übersicht über das Formular Erweiterter Kontaktimport Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 9

6 2.3 Importieren Sie Ihre Kontakte wie folgt 1. Wählen Sie das Format der Quelldaten aus der Auswahlliste, z. B. CSV (1). 2. Bestimmen Sie die vorbereitete Importdatei über den Importbutton (2). Die importierten Daten werden in der Tabelle angezeigt. 3. In den Importeinstellungen (2) legen Sie als Codierung ein ISO-Format zugrunde (siehe nebenstehende Abbildung). Nutzen Sie ISO für Daten aus MS EXCEL. 4. Die Spaltenüberschriften zeigen an, in welche Datenfelder die Informationen im Scopevisio Kontaktmanagement übernommen werden. Sollten die Spaltenbezeichnungen (3) nicht dem tatsächlichen Inhalt entsprechen (z. B. steht die Telefonnummer unter ), können Sie die Spaltenbezeichnungen ändern. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der zu ändernden Bezeichnung, um die alphabetische Auswahlliste (4) zu öffnen und die passende Spaltenbeschriftung auszuwählen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 9

7 Hinweis: Die Beschriftungen in der Quelldatei müssen mit den Beschriftungen (Auswahllisteneinträgen) in der Zieldatei übereinstimmen. So wird z. B. ein Firmenkontakt durch den Wert ja in der Spalte Ist Firmenkontakt gekennzeichnet, und nicht etwa durch den Wert y oder Firmenkontakt oder Ähnliches. 5. Alle Spalten in der Tabelle können Sie außerdem bearbeiten und Änderungen wie z. B. Namenszusätze etc. zu jedem Kontakt hinzufügen. 6. Über den Link Importeinstellungen können Sie ggf. weitere Einstellungen anpassen. Tipp: Wenn es beim ersten Mal nicht stimmt, können Sie den Import beliebig oft wiederholen. In dieser Phase werden die Kontaktdaten lediglich zugeordnet, aber noch nicht im Scopevisio Kontaktmanagement gespeichert. Dies geschieht erst, wenn Sie nach Abschluss aller Vorbereitungen auf den Button [Start] klicken. 7. Klicken Sie auf [Start]. Die Daten werden importiert. 8. Im Menü unter Kontakte > Personenkontakte finden Sie nun die importierten Personenkontakte Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 9

8 3. Felder Feld Informationen für Gesellschaftskontakte Informationen für Personenkontakte Ist Firmenkontakt Ja = Gesellschaftskontakt Nein = Personenkontakt Anrede Vorname Name/ Gesellschaftsname ID Vorsystem Position Telefon/Fax/Mobil/ 1 Gesellschaftsname bei Gesellschaftskontakt Herr oder Frau Vorname des Personenkontakts Nachname beim Personenkontakt ID aus Ihrem bestehenden System, diese eindeutige Nummer ermöglicht eine nachträglich Korrektur der Daten durch einen zweiten Import geschäftlich Telefon/Fax/Mobil/ 2 geschäftlich 2 Telefon/Fax/Mobil/ 3 Telefon/Fax/Mobil/ 4 Telefon/Fax/Mobil/ 5 Telefon/Fax/Mobil/ 6 Vorname1-6 Nachname1-6 Straße/PLZ/Stadt/Land1 Straße/PLZ/Stadt/Land2 Straße/PLZ/Stadt/Land3 Straße/PLZ/Stadt/Land4 Straße/PLZ/Stadt/Land5 Straße/PLZ/Stadt/Land6 Arbeitgeber Assistent privat privat2 weiteres Positionen (kein Freitextfeld) Abweichender Vorname, bei beispielsweise einem anderem Empfänger der Lieferung Nachname/Gesellschaftsname von einem abweichendem Empfänger der Lieferung Hauptadresse Rechnungsadresse Lieferadresse Postalische Adresse Private Adresse Weitere Adresse Gesellschaftskontakt der dem Personenkontakt als Arbeitgeber zugeordnet wird Arbeitnehmer Ja, wenn der Personenkontakt ein Arbeitgeber hat Kunde Ja Ja Ansprechpartner (veraltet) Assistent/in Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 9

9 Schlagwörter Ansprechpartner 1 Ansprechpartner 2 Ansprechpartner 3 Ansprechpartner 4 Schlagwörter werden durch ein Leerzeichen getrennt. Ein nachträgliches Auffüllen ist derzeit nicht möglich. Ansprechpartner Vertrieb Ansprechpartner Service Ansprechpartner Support Ansprechpartner Beschwerde Ansprechpartner 5 Ansprechpartner weitere 1 Ansprechpartner 6 Ansprechpartner weitere 2 Ansprechpartner 7 Ansprechpartner 8 Ansprechpartner 9 Ansprechpartner 10 Ansprechpartner 11 Ansprechpartner 12 Ansprechpartner 13 Ansprechpartner 14 Gesetzlicher Vertreter Gesetzlicher Vertreter 2 Gesetzlicher Vertreter 3 Ansprechpartner Sekretariat Ansprechpartner Einkauf Ansprechpartner Beschaffung Ansprechpartner Verkauf Ansprechpartner Rechnung Ansprechpartner Buchhaltung Ansprechpartner Projekte Ansprechpartner Geschäftsleitung Ges.Vertreter Geschäftsführer Ges.Vertreter Vorstand Ges.Vertreter Prokurist Gesetzlicher Vertreter 4 Ges.Vertreter weitere 1 Gesetzlicher Vertreter 5 Ges.Vertreter weitere 2 Gesetzlicher Vertreter 6 Ges.Vertreter weitere 3 Gesetzlicher Vertreter 7 Gesetzlicher Vertreter 8 Ges.Vertreter Direktor Ges.Vertreter Präsident Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 9