CRM. Weitere Schritte

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1 CRM Weitere Schritte

2 1. Allgemein Anpassen der Auswahllisten Aufgabenverwaltung Web2Lead Erstellen Sie ein individuelles Kontaktformular Optionen Benachrichtigungen Formularfelder CRM2GO - Ihr mobiles CRM für unterwegs Arbeiten mit Debitoren... 8 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 9

3 1. Allgemein Sie können die Ansicht Ihrer Kontakte an Ihre Bedürfnisse anpassen und Kontakte aus anderen Anwendungen oder -Programmen importieren. Im Scopevisio-Katalog können Sie Sie Ihre individuellen Produkte und Dienstleistungen anlegen und diese Eingaben bei der Erstellung von Verkaufschancen und Angeboten verwenden. Mithilfe der Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben anlegen und diese Ihren Mitarbeiter zuweisen. Mit dem praktischen Vertriebs-Dashboard können Sie sich aktuelle Veränderungen auf einen Blick anzeigen lassen. Die folgenden Abschnitte erklären, wie Sie diese weiteren Funktionen von Scopevisio CRM nutzen können. 2. Anpassen der Auswahllisten In den Formularen sind viele Felder, in denen eine Eingabe gemacht werden kann, mit Auswahllisten ausgestattet. Diese öffnen sich, sobald das Feld mit einem Mausklick ausgewählt wird. Die Auswahllisten erleichtern das Arbeiten in den Formularen erheblich und sorgen für einheitliche Bezeichnungen ohne Tipp- oder Eingabefehler. Um die Auswahllisten zu bearbeiten und neue hinzuzufügen, wählen Sie im Menü Global > Systemadministration > System > Einträge in Auswahllisten anlegen und verwalten. Markieren Sie die zu bearbeitende Auswahlliste und klicken Sie auf [Bearbeiten]. Nun können Sie Einträge ändern, hinzufügen oder entfernen. Speichern Sie Ihre Änderungen. Anmerkung: Sollte ein Wert bereits einem Beleg zugeordnet sein, wird er dort nach dem Entfernen aus dem Katalog nicht gelöscht. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 9

4 3. Aufgabenverwaltung Erstellen Sie Aufgaben, delegieren Sie diese an weitere Benutzer und weisen Sie die Aufgaben einem übergeordneten Vorgang zu. In einer tabellarischen Übersicht werden alle erfassten Aufgaben aufgelistet. Die Ansicht kann individuell angepasst werden. Sie können die Fälligkeit, den Status und die Priorität einer Aufgabe bestimmen, sie an Mitarbeiter delegieren, ihr Verkaufschancen zuordnen und s, Kommentare, Notizen und Dokumente an sie anhängen. Wählen Sie im Menü Aktivitäten > Aufgaben, um die Aufgabenliste zu öffnen. Hier können Sie Aufgaben nach verschiedenen Kriterien anzeigen lassen, z. B. ob sie begonnen, nicht begonnen oder erledigt sind, nach Projekt, Zeitraum und Benutzer. Sie können die Aufgaben, die Sie auf diese Art gefiltert haben, als Aufgabenliste speichern, indem Sie auf das Symbol klicken und einen Namen für die Liste eingeben. Diese Liste können Sie z. B. in Ihrem Arbeitsplatz-Menü als Arbeitsliste speichern, indem Sie den Tab auf den Menüeintrag Meine Arbeitslisten ziehen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 9

5 Um eine neue Aufgabe zu definieren, verfahren Sie wie folgt: 1. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um das folgende Formular zu öffnen: 2. Definieren Sie die Details der Aufgabe: a. Wählen Sie, falls vorhanden, ein zugehöriges Projekt aus der Auswahlliste aus. b. Tragen Sie eine Beschreibung ein (Pflichtangabe) und tragen Sie ggf. im Feld Notiz weitere Erläuterungen ein. c. Bestimmen Sie Status und Priorität der Aufgabe und tragen Sie ein Fälligkeitsdatum ein. d. Tragen Sie Ihre aktuelle Tätigkeit und deren Status ein. Davon abhängig erhalten Sie in der Aufgabenübersicht (in den Spalten 21-29, z. B. #Tätigkeiten) eine Fortschrittsanzeige. 3. Delegieren Sie die Aufgabe an einen Kollegen (sofern dieser ebenfalls über eine entsprechende Benutzerlizenz verfügt). a. Klicken Sie auf den Link Ändern. b. Wählen Sie einen anderen Benutzer. c. Klicken Sie auf [Auswählen]. d. Die Aufgabe erscheint in der Aufgabenliste Ihres Kollegen. 4. Speichern Sie Ihre Eingaben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 9

6 4. Web2Lead Konfigurieren Sie mit dem Web2Lead Generator einen HTML-Code, den Sie in Ihre Website einbinden können, um ein individuelles Kontaktformular für Interessenten zu erstellen. Erhalten Sie Zuschriften über dieses Formular, werden die angegebenen Kontaktdaten automatisch in Ihrem Scopevisio Kontaktmanagement hinterlegt. Bei Bedarf werden auch gleichzeitig eine Verkaufschance und eine Aufgabe angelegt. 4.1 Erstellen Sie ein individuelles Kontaktformular Öffnen Sie den Web2Lead Generator über Stammdaten > Kommunikation > Web2Lead Formulare generieren. 4.2 Optionen Wählen Sie im Drop-Down Menu unter Daten per Form-Post übertragen Ja dies verhindert, dass bei einigen Browsern eine Fehlermeldung beim Absenden der Daten erscheint. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 9

7 Für die übertragenen Kontaktdaten wird automatisch ein Personenkontakt erstellt. Über Klassifiziert als können Sie den Kontakt zusätzlich als Interessenten, Lead oder Kunden kennzeichnen lassen. 4.3 Benachrichtigungen Geben Sie über das Plus-Symbol bis zu sechs Adressen an, die eine Benachrichtigung bei eingegangener Anfrage über das Kontaktformular erhalten. 4.4 Formularfelder Über die Tabelle Formular-Felder können Sie das Layout des Kontaktformulars bestimmen. Die Reihenfolge der Zeilen in der Tabelle kann mit den Buttons [Nach oben] und [Nach unten] verändert werden und spiegelt die Reihenfolge der angezeigten Datenfelder in dem Kontaktformular wider. Mit [Hinzufügen] kann dem Kontaktformular eine weitere Zeile zur Abfrage von Informationen hinzugefügt werden. Blenden Sie diese mit der Checkbox Sichtbar bei Bedarf aus und sie wird nicht in den HTML Code übernommen. Die Angaben in der Spalte Name sind zusätzliche Informationen für eine bessere Übersicht und werden nicht im Kontaktformular angezeigt. Die Angaben in der Spalte Bezeichner werden vor den Datenfeldern im Kontaktformular angezeigt. In der Spalte Typ können Sie zwischen folgenden Arten wählen: Checkbox Checkbox mit Aufgabe Text Textarea Der Interessent kann über die Checkbox mind. eine Auswahl treffen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Der Interessent kann über die Checkbox mind. eine Auswahl treffen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Für jede Auswahl wird eine Aufgabe in Scopevisio angelegt. Der Interessent kann in einem einzeiligen Textfeld unbegrenzt viele Zeichen eingeben. Der Interessent kann in einem mehrzeiligen Textfeld unbegrenzt viele Zeichen eingeben. Combobox Der Interessent kann zwischen vorgegebenen Angaben wählen. Geben Sie die Angaben in die Spalte Optionen ein und trennen Sie sie durch ein Komma. Wenn Sie alle nötigen Angaben gemacht haben, können Sie durch den Link Beispiel-Vorschau ein Test-Kontaktformular in einem Browser öffnen. Dieses verhält sich wie ein Original-Kontaktformular. Füllen Sie die Felder mit Beispieldaten aus, klicken Sie auf [Absenden] und es wird ein Kontakt in Scopevisio, sowie ggfls. eine Aufgabe oder eine Verkaufschance angelegt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 9

8 Über den Link Formular kopieren kopieren Sie den Link in Ihre Zwischenablage und können ihn an beliebiger Stelle in Ihre Website einfügen. 5. CRM2GO - Ihr mobiles CRM für unterwegs Behalten Sie auch unterwegs den perfekten Überblick über Ihre Vertriebsprojekte, Kontakte, Notizen, Telefonate, s sowie Dokumente. Mit CRM2GO greifen Sie von Ihrem Tablet auf Kunden- und Vertriebsinformationen in Scopevisio zu - egal, wo Sie sich befinden. Loggen Sie sich über Ihr Tablet auf der Seite in die Webapp ein oder nutzen Sie den QR-Code. Ein ausführliches Hilfedokument finden Sie unter CRM2GO - Erste Schritte. 6. Arbeiten mit Debitoren Wichtig: Um diese Funktionalität nutzen zu können, wird Scopevisio - ABRECHNUNG oder Scopevisio - FINANZEN benötigt. Außerdem benötigt der Bearbeiter das Recht Debitoren, das in bestimmten Benutzerprofilen (z.b. Finanzen-alle Rechte und Debitorenbuchhalter) enthalten ist. Eventuell muss ein solches Recht vom Administrator vergeben werden. Rechte können Sie einrichten, indem Sie die Funktion Rechte scopen und Benutzerprofile wählen. In den Anwendungen Scopevisio - FINANZEN und Scopevisio ABRECHNUNG können Kontakte als Debitoren geführt werden. Jeder Debitor verfügt über ein eindeutiges Konto, auf welches z. B. Forderungen gebucht werden. Für jeden Debitor werden noch weitere, vor allem für die Buchhaltung relevante Informationen (wie z.b. kundenspezifische Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen und Mahnstufen) hinterlegt. Debitoren Wenn die Aktivitäten eines Kontakts in der Buchhaltung festgehalten werden sollen, muss ein Debitor-Datensatz angelegt und dem Kontakt zugeordnet werden. Die Debitoren-Informationen eines Kontakts sind relevant für die Buchhaltung und Rechnungsstellung. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 9

9 Um einen Debitor zu erstellen, öffnen Sie die Kontaktdetails des entsprechenden Kontakts. Im Geschäftsobjekt Person bzw. Gesellschaft wählen Sie im Drop-Down Menü die Kontaktart Debitor aus. Sie haben nun den Status Debitor vergeben und es werden entsprechende Geschäftsobjekte angezeigt, die mit den Informationen zu Ihrem Debitor gefüllt werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 9