Zugriff auf die swhv-mitgliederverwaltung

Transkript

1 Zugriff auf die swhv-mitgliederverwaltung Es ist möglich, dass Vereine einen lesenden Zugriff auf die swhv-mitgliederverwaltung bekommen. Hierzu müssen sich die Vereine bei Frau Knösel in der swhv-geschäftsstelle (Mittwochnachmittag, Donnerstag oder Freitag) melden und sich einen Benutzernamen und ein Passwort geben lassen. Das Passwort besteht aus einer fünf- oder sechsstelligen Zufallszahl. Jeder Verein erhält nur den Zugang auf seine eigenen Daten. Wenn Sie einen Benutzernamen und ein Passwort haben, dann gehen Sie wie folgt vor. Über die swhv- Homepage ( unter Vereine in Ihrer Nähe kommen Sie zu dem Button zur Vereinsverwaltung. Wenn Sie dort mit der Maus auf den Button klicken erscheint eine Login-Seite. Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Sie erhalten dann eine Liste mit Ihren Mitgliederdaten. Diese Liste ist zu Beginn unsortiert. Sie können sie nach allen Spaltenüberschriften sortieren, indem Sie oben auf die jeweilige Überschrift mit der Maus klicken. Die Liste wird dann aufbzw. absteigend sortiert. Es ist möglich, von dieser Liste einen Datenexport im csv-format zu erstellen. Hierzu klicken Sie auf den Button Exportieren am unteren Rand der Liste. Die csv-datei können Sie dann über einen Import in Excel einlesen und weiter bearbeiten. Sollten Sie Fragen zu dem Zugriff auf die Mitgliederverwaltung haben, dann können Sie gerne in der swhv-geschäftsstelle anrufen. Seite 1

2 Dateien an swhv zurücksenden Es besteht die Möglichkeit, dass Sie die Dateien, die Sie sich von der swhv-mitgliederverwaltung exportiert haben, selbst bearbeiten. In diese Dateien können Sie Änderungen, Austritte und Neuaufnahmen mit einpflegen und die Datei dann wieder an die swhv-geschäftsstelle zurücksenden. Dieses Vorgehen hat für Sie den Vorteil, dass Sie keine Mitgliedermeldeblätter mehr ausfüllen und verschicken müssen. Für die swhv-geschäftsstelle fällt die Eingabe weg, da die Dateien importiert werden können. Export-Datei öffnen Je nach Excel-Version (bzw. der Einstellungen innerhalb von Excel) werden die csv-dateien unterschiedlich geöffnet und dargestellt. Im Idealfall laden Sie die Datei dbexport.csv-datei in Excel über die Öffnen-Funktion. Sie sehen dann die Daten in Spalten aufgelistet. Dann ist alles in Ordnung und Sie können zum Kapitel Daten ändern springen. Wenn Sie nach dem Öffnen keine Daten in Spalten haben, sondern die Daten zeilenweise, mit Strichpunkt getrennt, aufgeführt sind (Bsp. Eva; Mustermann; Musterstr.; 35; usw..), dann muss die Export-Datei auf einem anderen Weg eingelesen werden. Sie öffnen eine leere Tabellen-Seite. Anschließend gehen Sie über Daten Externe Daten importieren zum Befehl Daten importieren. Dort erscheint dann nebenstehende Dialogbox: Sie suchen nach Ihrer Datei und wählen diese aus. Seite 2

3 Folgen Sie dann den einzelnen Schritten: In den Screen-Shots sind die richtigen Einstellungen zu sehen. Wenn Sie bei Trennzeichen Semikolon anklicken und als Texterkennungszeichen Kein eintragen, dann sollte sich die Darstellung der Zeile in die Darstellung in Spalten ändern. So ist es richtig!! Seite 3

4 Nachdem Sie beim 3. Schritt auf Fertig stellen geklickt haben und Sie noch angeben, wo die Daten positioniert werden sollen, ist die Datei in Spalten in ihr Excel-Programm eingelesen. Sie können nun zum Kapitel Daten ändern springen. Daten ändern Sie dürfen auf keinen Fall die oberste Zeile mit den Überschriften verändern! Diese Zeile ist absolut tabu. Sie dürfen auch keine Spalten verschieben. Die Struktur und der Aufbau der Datei muss gleich bleiben. Sonst funktioniert der Import nicht mehr. Wenn Sie an bestehenden Daten ändern, dann können Sie das tun, indem Sie in die Zelle klicken und den Text ändern. Ändern bedeutet für uns: Schreibfehler in Namen, Vornamen oder Adresse Geburtsdatum falsch oder es hat gefehlt Ein Mitglied hat geheiratet und der Nachname hat sich geändert Ein Mitglied ist umgezogen und die Adresse hat sich geändert Ein Mitglied hat einen Titel bekommen (z.b. Dr. Prof., ) Funktionen und Ehrungen werden ausschließlich von uns eingetragen. Austritt eines Mitglieds: Sie dürfen auf keinen Fall die Zeile löschen, wenn ein Mitglied ausgetreten ist. Sie müssen in der Spalte MitgliedschaftAustritt ein Datum eintragen. Es lautet immer mit der jeweiligen Jahreszahl. Bis zum eines Jahres können Sie Mitglieder zum Vorjahr austreten lassen. D.h. bis zum konnten Sie hier eintragen. Mit der Eintragung des Austrittsdatums wird auch klar, warum diese Mitgliedsnummer auf immer gesperrt bleibt. Eintritt eines Mitglieds: Für neue Mitglieder fügen Sie einfach alle Daten am Ende der bestehenden Mitglieder an. Da die Vereine die Mitgliedsnummern vergeben, müssen Sie die 9-stellige Mitgliedsnummer entsprechend eintragen. Seite 4

5 Speichern der Datei Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, dann müssen Sie die Datei im csv-format abspeichern. Hierzu gehen Sie im Menü Datei auf den Befehl Speichern unter. Hier wählen Sie aus, wo die Datei auf Ihrem PC gespeichert werden soll. Wichtig ist, dass Sie bei Dateityp CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv) auswählen. Es erscheint dann folgende Abfrage: Sie klicken auf Ok. Sie klicken auf Ja. Die so entstandene csv-dateien schicken Sie per Mail an die swhv-geschäftsstelle Bitte notieren Sie uns im Mail noch, welche Änderungen Sie aufgenommen haben. Z.B. Mitglieds-Nr. 44, 102, 324: Austritte Mitglieds-Nr. 425 bis 429: Neuaufnahmen Mitglieds-Nr. 77, 97, 225: Adressänderungen. Bitte geben Sie immer die Mitgliedsnummer und nicht die Zeile in der Excel-Tabelle an. Farbig hinterlegte Zeilen können wir nicht erkennen, ist also unnötig! So können wir einfach kontrollieren, ob alle Daten wunschgemäß bei uns ankommen. Seite 5