LSF - Lehre Studium Forschung Einführung in LSF

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1 LSF - Lehre Studium Forschung Einführung in LSF TAN-Verwaltung und Notenverbuchung Henrietta Leonardy Stabsstelle Kanzler, LSF-Projekt Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen Anmelden am Portal Abmelden von LSF LSF als Erfassungssystem Das LSF-Portal Das Hauptmenü Prüfer-Funktionen Tan-Listen - Generierung Prüfungsverwaltung - Notenverbuchung Speichern und Abschließen Speichern der Noteneingabe Abschließen der Noteneingabe Excel-Export und Excel-Import Excel-Export Excel-Import Weitere Informationen

3 1 Grundlagen 1.1 Anmelden am Portal Das LSF-Portal wird über die URL - Weiter zum LSF-Portal gestartet. Für die Erfassung der Daten und die Nutzung weiterer Funktionen wie bspw. der Noteneingabe ist es notwendig, dass Sie sich am System anmelden. Bitte geben Sie dazu Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und bestätigen dies mit dem Button Anmelden. Verwenden Sie hier die gleiche Kennung, die Sie zur PC-Arbeitsplatz-Nutzung vom Rechenzentrum erhalten haben. Hinweis: Nach 30-minütiger Inaktivität müssen Sie sich erneut anmelden, um das System zu nutzen. Alle Eingaben, die nicht rechtzeitig gespeichert werden, gehen verloren. 1.2 Abmelden von LSF Wenn sie das System verlassen möchten, loggen Sie sich über Abmelden aus. Melden Sie sich von LSF ab, wenn Sie das System nicht mehr verwenden. Das ist wichtig, da ansonsten andere Personen, die an Ihrem Arbeitplatz arbeiten unter Ihrer Kennung Daten eingeben/ändern könnten. 3

4 2 LSF als Erfassungssystem Informationen können in LSF nur nach erfolgreicher Anmeldung geändert bzw. hinzugefügt werden. Dabei hängt es von der zugeordneten Rolle ab, welche Funktionen sichtbar werden. 2.1 Das LSF-Portal Das LSF-Portal ist in drei Bereiche aufgeteilt. Der obere und linke Bereich sind zur Systemnavigation gedacht. Im oberen Bereich sehen Sie den Namen, die Rolle und die Einrichtung des angemeldeten Benutzers. Außerdem wird das eingestellte Semester angezeigt. Nach der Anmeldung sehen Sie dort das aktuelle Semester. Sie können aber auch in zukünftige Semester wechseln. Weiterhin sind die einzelnen Systemfunktionen nach Themen sortiert Meine Funktionen - Veranstaltungen - Einrichtungen - Modulhandbücher - Räume und Gebäude - Personen. Jeder einzelne Punkt kann angewählt werden, um die untergeordneten Funktionen im linken Bereich aufzurufen. Im Hauptbereich werden die Bearbeitungsmasken und Informationen angezeigt. 2.2 Das Hauptmenü Nachdem Sie sich angemeldet haben, bekommen Sie für Ihre zugewiesene Rolle (Prüfer, LSF-Bearbeiter/in, Lehrende, etc.) ein spezifisches Menü Meine Funktionen, welches wichtige Funktionen zur Verfügung stellt. Das Hauptmenü in der Rolle Prüfer enthält u. a. die Funktionen Veranstaltung bearbeiten, Neue Veranstaltung eingeben, Automatische Platzvergabe, Tan- Listen - Generierung und Prüfungsverwaltung. 4

5 3 Prüfer-Funktionen 3.1 Tan-Listen - Generierung Um Teilnehmerlisten zu exportieren, Noten abzuspeichern oder die Eingabe der Noten abzuschließen, muss eine TAN (Transaktionsnummer) eingegeben werden. Diese sichert die Noteneingabe zusätzlich zu Ihrem Login ab Neue TAN-Liste erzeugen Sie erhalten eine erste TAN-Liste von der Verwaltung. Erzeugen Sie sich mithilfe dieser zunächst eine neue TAN-Liste. Gehen Sie auf das Menü Meine Funktionen und rufen Sie die Funktion TAN-Listen - Generierung auf. Geben Sie eine TAN in das Feld unter "Neue TAN-Liste erzeugen" ein. Die TAN-Anzahl steht standardmäßig auf 20, kann aber auf 50 erhöht werden. Nach einem Mausklick auf den Button Erzeugen, öffnet sich eine neue TAN-Liste als PDF-Dokument. Jetzt können Sie das Dokument im Dialogfenster öffnen und ausdrucken. 2. TAN-Liste aktivieren Um die neue Liste freizuschalten, müssen Sie die Transaktionsnummern zunächst aktivieren. Dafür geben Sie eine TAN der ersten Liste und eine TAN der gerade neu erzeugten Liste ein und betätigen den Button Freischalten. Die neue TAN-Liste ist einsatzbereit. Bitte beachten Sie, dass Sie bereits eine TAN der neuen Liste verbraucht haben und markieren diese entsprechend. Um die nächste neue TAN-Liste zu erzeugen, müssen Sie zwei noch unverbrauchte TANs Ihrer momentan verwendeten Liste reservieren. Durch das Erzeugen einer neuen Liste werden die TANs der vorherigen Liste gelöscht, auch wenn Sie nicht alle TANs verwendet haben. 5

6 Achtung: Eine TAN kann nur ein einziges Mal eingegeben werden und verfällt danach. Um einen Überblick über die verwendeten TANs zu haben, streichen Sie die verbrauchten TANs durch. 3.2 Prüfungsverwaltung - Notenverbuchung Die Funktion Prüfungsverwaltung ermöglicht es Ihnen, Noten Ihrer Prüfungen direkt in LSF einzugeben. Rufen Sie zunächst die Funktion Prüfungsverwaltung im Menü Meine Funktionen auf. Eine Übersicht mit Semester und Prüfungsterminen öffnet sich. Nach Auswahl eines Termins erscheint die Liste Ihrer Prüfungen. Klicken Sie nun die Prüfung an, für die Sie Noten eingeben möchten. In einer Tabelle sind alle Teilnehmer der Prüfung aufgelistet. In das Feld "Note" müssen dreistellige Noten ohne Komma eingetragen werden. Um die möglichen Notenausprägungen aufzurufen, klicken Sie auf den Buchstaben z. B. "G" im Feld "Bewertungsart". Wenn Studierende nicht zur Prüfung erschienen sind, lassen Sie das Feld Note leer und tragen keine Noten ein. Das Hochschulprüfungsamt prüft in diesen Fällen, ob ein Attest vorliegt. Mithilfe des blauen PDF-Buttons unterhalb der Tabelle können Sie sich jederzeit ein PDF-Dokument mit den Prüfungsdaten ausdrucken. 6

7 3.3 Speichern und Abschließen Speichern der Noteneingabe Geben Sie zunächst eine gültige TAN in das Feld unterhalb des Speichern-Buttons ein. Speichern Sie die eingegebenen Noten durch einen Mausklick auf den Button Speichern ab. Sie können diese nach dem Speichern wieder ändern bzw. neue Noten eingeben. Die Bachelor/Master-Studierenden sehen die Noten im Notenspiegel erst nach dem Abschließen der Noteneingabe. Wenn Sie keine TAN eingeben und abspeichern, erscheint die Fehlermeldung "TAN fehlt!" Bitte geben Sie dann eine TAN ein und bestätigen erneut mit dem Speichern- Button. Wenn Sie eine falsche TAN eingeben haben und abspeichern, erscheint die Fehlermeldung "TAN ist ungültig!" Bitte geben Sie eine gültige TAN ein und klicken erneut auf Speichern. Eine TAN kann nur ein einziges Mal eingegeben werden und verfällt danach (siehe Punkt 3.1). Wichtig: Bevor Sie die Noteneingabe abschließen, muss immer der Button Speichern angeklickt werden, auch wenn Sie die Noten auf einmal eingeben und direkt abschließen möchten Abschließen der Noteneingabe Wenn die Noteneingabe vollständig ist und abgespeichert wurde, tragen Sie eine TAN ein und klicken Sie auf den Button Abschließen. Nachdem das Hochschulprüfungsamt dies bestätigt, sind die Noten im Notenspiegel der Bachelor/Master-Studierenden sichtbar. 7

8 Achtung: Die Prüfung verschwindet nach dem Abschließen aus der Ansicht im Prüfungsbaum. Änderungen sind ab diesem Zeitpunkt nur noch über das Hochschulprüfungsamt möglich. 3.4 Excel-Export und Excel-Import Excel-Export Sie können die Prüfungsdaten exportieren, um die Noteneingabe in einer Excel-Datei durchzuführen. Geben Sie zunächst wieder eine TAN unterhalb des Buttons Excel- Export ein. 8

9 Klicken Sie auf den Button und speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem Laufwerk ab, ohne den Dateinamen zu verändern. Es öffnet sich ein Dialogfenster "Download beendet". Wenn Sie die Excel-Datei nun öffnen, erscheinen alle Teilnehmer der Prüfung. Geben Sie in das Feld Bewertung die dreistelligen Noten ohne Komma ein und speichern Sie die Datei nach Eingabe ab. 9

10 Achtung: Bitte fügen Sie keine neuen Spalten ein bzw. löschen Sie keine vorhandenen Spalten, da sonst der Datei- Import nicht funktioniert. Es darf ausschließlich das Feld Bewertung bearbeitet werden. Bitte verwenden Sie zur Noteneingabe nur die Datei, die Sie durch den Excel-Export erhalten. Um die Excel-Tabelle vor der Noteneingabe bspw. nach der Matrikelnummer zu sortieren, markieren Sie die zu sortierenden Daten inklusive der Spaltenüberschrift und klicken Sie im Menü Daten auf Sortieren Wählen Sie im Feld Sortieren nach das erste Sortierkriterium aus bspw. die Matrikelnummer "mtknr". Da die Tabelle Überschriften enthält, muss bei "Druckbereich enthält" Überschrift markiert sein. Klicken Sie auf den OK-Button, um die Sortierung zu starten. 10

11 3.4.2 Excel-Import Nach vollständiger Noteneingabe kann die Excel-Datei importiert werden. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen und wählen Sie in der Verzeichnisstruktur die entsprechende Datei. Nach Klick auf den Button Importieren wird das Feld Bewertung mit den Noten gefüllt. Speichern Sie nun die Noten und schließen die Noteneingabe ab. 4. Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage unter Studium - Online-Dienste - LSF ( Auf der Seite Informationen für Lehrende und Mitarbeiter erhalten Sie die aktuellen Schulungstermine, Schulungsmaterialien und eine Liste mit FAQs. 11