Schulungsunterlagen: Prüfer in PULS

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1 Schulungsunterlagen: Prüfer in PULS Um die Funktionen für Prüfer in PULS nutzen zu können, müssen Sie Sich mit Ihrem Prüferaccount in PULS anmelden. Achtung: Der Prüferaccount ist nicht der zentrale Universitätsaccount. Ihr Prüferaccount wurde Ihnen, auf Antrag zusammen mit dem Passwort, zugeschickt. Sollten Sie noch keinen Prüferaccount besitzen, so verwenden Sie bitte folgendes Formular: um einen Prüferaccount zu beantragen. Abbildung 1: Anmeldebildschirm von PULS 1

2 Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, sollten Sie folgende Seite angezeigt bekommen. Abbildung 2: Starseite für die Rolle Prüfer Im Folgenden wird auf einzelne Funktionen genauer eingegangen: 2

3 1. Termine verwalten 1.1 Den Prüfungstermin für eine lehrveranstaltungsbegleitende Prüfungsleistung global setzen Für Prüfungsleistungen, die mit der Belegung der Lehrveranstaltung automatisch durch den Studierenden angemeldet werden, ist noch kein Prüfungsdatum hinterlegt. Damit in der Notenverbuchung nicht für jede Studentin/jeden Studenten das Prüfungsdatum mit eingegeben werden muss, kann hier ein globales Prüfungsdatum eingetragen werden Wählen Sie dazu das Semester aus, in dem Sie die Lehrveranstaltung gehalten haben Wählen Sie jetzt die Lehrveranstaltung aus, für die Sie ein globales Prüfungsdatum setzen wollen Tragen Sie pro Gruppe das Prüfungsdatum ein Nach dem Sie auf speichern geklickt haben wird für alle Studierenden dieser Gruppe, deren Leistung noch nicht über PULS bewertet wurde, das Prüfungsdatum auf den eingegebenen Wert gesetzt. ACHTUNG: Das Prüfungsdatum kann nur einmal pro Gruppe eingetragen werden. 3

4 1.2 Den Wiederholungsprüfungstermin für eine lehrveranstaltungsbegleitende Prüfungsleistung bekanntgeben - Sie bieten Lehrveranstaltungen mit lehrveranstaltungsbegleitendem Leistungserfassungsprozess an, die Studierenden melden sich also beim Belegen der Lehrveranstaltung automatisch zur entsprechenden Prüfung an - Sie wollen Studierende, die an der letzten Leistungserfassung nicht teilnehmen konnten (Attest vorgelegt), bzw. nicht bestanden haben einen weiteren Prüfungstermin anbieten - Der neue Prüfungstermin wird nicht im Rahmen einer neuen Lehrveranstaltung, sondern davon abgekoppelt angeboten - Sie sind als Prüfer für die Lehrveranstaltung hinterlegt, verbuchen also die Leistungen der Studierenden in PULS Wie richten Sie einen Termin für eine Wiederholungsprüfung ein? Nach der Auswahl des Menüpunktes erhalten Sie eine Übersicht der Lehrveranstaltungen Ihrer letzten Semester und des aktuellen Semesters Suchen Sie sich die Lehrveranstaltung heraus, zu der Sie eine Wiederholungsprüfung anbieten wollen. 4

5 Bitte klicken Sie auf den Link Lehrveranstaltung auswählen. Als Information werden Ihnen nun alle für diese Lehrveranstaltung hinterlegten Prüfungsnummern angezeigt. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit ein Datum für die Wiederholungsprüfung anzugeben. Die Fristen für das Anmeldeende und das Rücktrittsende werden automatisch anhand des Prüfungsdatums ermittelt. Die Anmeldung selbst ist durch den Studierenden ab dem nächsten Kalendertag möglich. Bitte geben Sie ein Prüfungsdatum ein und klicken Sie auf Wiederholungsprüfung anlegen. Als Antwort erhalten Sie unten stehende Bestätigungsseite. Mit einem Klick auf den Link zurück zur Auswahlseite kommen Sie wieder zur Auswahl Ihrer Lehrveranstaltungen zurück. 5

6 Sie haben jetzt die Möglichkeit für diese Lehrveranstaltung eine weitere Wiederholungsprüfung anzulegen. Haben Sie für die ausgewählte Lehrveranstaltung bereits eine Wiederholungsprüfung angelegt, so wird Ihnen diese angezeit. Möchten Sie eine Wiederholungsprüfung zu einer weiteren Lehrveranstaltung anlegen, so wählen Sie diese bitte einfach durch einen Klick auf den entsprechenden Link Lehrveranstaltung auswählen aus. 6

7 1.3 Modulverantwortlicher: Prüfungstermin/Anmeldezeitraum für eine separat anzumeldende Modulprüfung anlegen Als Modulverantwortliche/Modulverantwortlicher haben Sie die Möglichkeit Prüfungstermine für Modulprüfungen anzulegen und zu bearbeiten. Damit Sie alle Annehmlichkeiten der Funktion nutzen können, ist es erforderlich JavaScript in Ihrem Browser zu aktivieren. JavaScript ist jedoch nicht notwendig, um die Funktion nutzen zu können. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an Um einen Prüfungstermin anlegen oder bearbeiten zu können, wählen Sie zunächst den Menüpunkt Prüfungstermin anlegen aus. Es werden Ihnen alle Module und Modulgruppen angezeigt, für die Sie als Modulverantwortlicher hinterlegt sind. Als Modulgruppen sind Module unterschiedlicher Studiengänge zu verstehen, die identisch sind und daher organisatorisch zusammengefasst werden können Wählen Sie das Modul oder die Modulgruppe aus, für das Sie einen Prüfungstermin anlegen oder bearbeiten wollen Beim Anlegen eines Prüfungstermins wird zwischen drei Prüfungsarten unterschieden. Nach diesen Arten entscheidet sich welche Informationen von Ihnen eingetragen werden müssen. Die Zulassung des Studierenden zur Prüfung erfolgt automatisch: - erforderliche Angaben sind Prüfungsdatum und der Prüfer (trägt die Bewertung über PULS ein) 7

8 Die Zulassung des Studierenden zur Prüfung erfolgt im Fach: - erforderliche Angaben sind Prüfungsdatum, der Prüfer (trägt die Bewertung über PULS ein) und die Person vom Fach, die die Studierenden zulässt Die Leistungserbringung erfolgt kontinuierlich über das gesamte Semester (z.bsp. Hausarbeiten): - erforderliche Angaben sind Anmeldebeginn, Anmeldeende, der Prüfer (trägt die Bewertung über PULS ein) und ggf. die Person vom Fach, die die Studierenden zulässt Haben Sie JavaScript in Ihrem Browser aktiviert, so werden Sie beim Eintragen des Prüfungsdatums durch eine Kalenderfunktion unterstützt. Beachten Sie bitte, dass vom Tag an dem Sie die Prüfung in PULS eintragen bis zum Prüfungsdatum mindestens 10 Tage liegen müssen Sind alle Angaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche neu anlegen. Sie erhalten eine Rückmeldung über den Status Ihrer Bearbeitung und können über den Link direkt zurück ins Modul. Dort können Sie weitere Termine anlegen oder bestehende Termine bearbeiten Um einen bestehenden Termin zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten des jeweiligen Termins. 8

9 Sie können jetzt einen Termin löschen oder einzelne Parameter ändern. Sind bereits Bewertungen erfolgt oder Studierende bereits angemeldet, so können nur ausgewählte Parameter geändert werden. Beachten Sie bitte, dass die Studierenden sich erst einen Tag nachdem Sie den Prüfungstermin angelegt haben, über PULS zur Prüfung anmelden können. 9

10 2. Zulassung zu Modulprüfungen Für Studiengänge in denen sich die Studierenden gesondert zu Modulprüfung anmelden müssen und zusätzlich zugelassen werden, steht dem Modulverantwortlichen, unter dem Menüpunkt Zulassung zu Modulprüfungen die Möglichkeit der Zulassung zur Verfügung. Abbildung 3: Auswahlliste der Modulprüfungen Als erstes müssen Sie ein Semester auswählen. Darunter wird Ihnen eine Liste aller Modulprüfungen angezeigt für die Sie als Modulverantwortlicher hinterlegt wurden. Unter offene Anmeldungen wird Ihnen angezeigt, wie viele Studierende angemeldet aber noch nicht zugelassen sind. Zusätzlich wird bei noch offenen Anmeldungen die Prüfung rot hinterlegt. Zusätzlich wird Ihnen noch der jeweilige Prüfer für die einzelne Modulprüfung gezeigt. Klicken Sie auf eine der Modulprüfung und Sie bekommen eine Liste aller angemeldeten Studierenden angezeigt. 10

11 Abbildung 4: Auflistung der angemeldeten Studierenden für eine Modulprüfung In der letzten Spalte der Auflistung haben Sie die Möglichkeit einen Studierenden zuzulassen. Dazu setzen Sie lediglich einen Haken in das entsprechende Feld. 11

12 3. Notenverbuchung (Auswahl) Bitte denken Sie daran, dass wir immer zwei verschiedene Fälle betrachten, zum einen Lehrveranstaltungen mit Leistungserfassung (Prüfung) und zum anderen einzelne Prüfungen (Modulprüfungen, schriftliche Arbeiten, Hausarbeiten,...) 1. Fall (Lehrveranstaltungen mit gekoppelter Leistungserfassung) Die Studierenden belegen die Lehrveranstaltungen und werden im Falle einer Zulassung automatisch zur entsprechenden Leistungserfassung angemeldet. Sollten für eine Lehrveranstaltung mehrere mögliche Prüfungen für einen Studierenden in Frage kommen (z.b. die Lehrveranstaltung gilt für 2 Fächer und der Studierende ist in beiden Fächern immatrikuliert), so kann er während des Belegens eine davon auswählen. Bei der Notenverbuchung werden Ihnen alle Studierenden Ihrer Lehrveranstaltung in einer Liste angezeigt, egal welche Prüfung die Studierenden ausgewählt haben. Bitte beachten Sie jedoch, dass nur Studierende modularisierter Studiengänge angezeigt werden. Studierende in alten, nicht modularisierten Studiengängen erhalten weiterhin einen Leistungsschein. Studierende, die nicht zur Lehrveranstaltung zugelassen sind, haben keinen Prüfungsanspruch und werden daher ebenfalls nicht in der Liste geführt, diese Studierenden müssen zuvor zugelassen werden (als Dozent). 2. Fall (einzelne Prüfungen) Diese Prüfungsanmeldungen werden unabhängig von der Anmeldung zur Lehrveranstaltung vorgenommen. Die Studierenden können innerhalb der festgelegten Zeiträume über einen Modulbaum zur entsprechenden Leistungserfassung navigieren, sich für einen dem Prüfungsamt gemeldeten Prüfer dieser Prüfung entscheiden und sich anmelden. Als Prüfer sehen Sie für jede Prüfung, auf die sich mindestens ein Studierender angemeldet hat, einen Link unter der Notenverbuchung. Abbildung 5: Prüfungsbaum Notenverbuchung 12

13 Wenn Sie unter der Notenverbuchung das entsprechende Semester auswählen, erhalten Sie eine Liste mit möglichen Lehrveranstaltungen und Prüfungen, für die Sie prüfungsberechtigt sind. Als Lehrveranstaltung finden Sie nur diese wieder, die mit einer Leistungserfassung gekoppelt sind. Unter Leistungserfassung ohne Lehrveranstaltung werden alle Prüfungen (Modulprüfungen, schriftliche Arbeiten, Hausarbeiten,...) angezeigt, bei denen sich mindestens ein Student angemeldet hat und Sie prüfungsberechtigt sind. Die Titel der jeweiligen Prüfung wurden den Ordnungen entnommen. Bei beiden Arten der Listen können Sie jetzt auch Ihre angemeldeten Studierenden betrachten, ohne dass Sie vorher ein Prüfungsdatum gespeichert haben müssen. Das Verbuchen der Leistungen setzt jedoch ein angegebenes Prüfungsdatum voraus. Abbildung 6: Legende für die Notenverbuchung Abbildung 7: Die Notenliste Eingabemaske für Leistungsbewertungen Nachdem Sie einen Link ausgewählt haben, erhalten Sie eine Liste aller angemeldeten Studierenden, die in modularisierten Studiengängen studieren und für die eine entsprechende Leistungserfassung nach ihrer Ordnung existiert. Bei Lehrveranstaltungen werden nur die zugelassenen Studierenden angezeigt! In der ersten Tabelle sehen Sie alle möglichen Eingabewert und deren Bedeutung. Bitte beachten Sie, dass Sie unter Umständen nur einen Teil der Werte bei einer einzelnen Prüfung verwenden können. Welche Werte Sie verwenden können, richtet sich nach der Definition der Prüfung laut der entsprechenden Prüfungsordnung und wird in der Spalte BewArt angezeigt (benotet oder unbenotet). Die Zusammenfassungen der Ordnungen finden Sie unter Dokumente / Hilfe. 13

14 Bei unbenoteten Prüfungen verwenden Sie bitte + und - oder UNE. Für benoteten Prüfungen benutzen Sie bitte die restlichen Eingabewerte. Die Noten müssen immer 3-stellig ohne Komma eingegeben werden (wie in der Tabelle zu sehen). Die Abkürzungen der Studiengänge sind unter Dokumente / Hilfe Abkürzungen erklärt. Wenn Sie eine Leistung speichern wollen, müssen Sie immer die Bewertung (Note) und das Prüfungsdatum angeben, ohne Datum kann der Datensatz nicht gespeichert werden! Wenn Sie viele Anmeldungen haben, kann es mühsam sein für alle Studierenden ein Datum anzugeben, benutzen Sie dafür bitte die Prüfungsorganisation. Sie haben auch die Möglichkeit die Daten als Exceldatei hochzuladen, um somit die Leistungen nicht online eingeben zu müssen. Dazu müssen Sie sich eine Exceltabelle erzeugen, dies erfolgt über den Knopf "Excel Export". In diese Datei können Sie danach Ihre Daten (Bewertung und Prüfungsdatum) eintragen. Bitte ändern Sie keine anderen Daten in der Tabelle, fügen Sie keine Datensätze (Zeilen) hinzu und löschen Sie auch keine. Wenn Sie die Tabelle anders sortiert haben, bringen Sie diese bitte wieder in den Ausgangszustand, sonst kann sie von PULS nicht verarbeitet werden! Nachdem Sie alle notwendigen Änderungen in der Notenverbuchung vorgenommen haben, müssen diese noch gespeichert werden. Geben Sie hierzu bitte die angeforderte itan in das Feld unter dem Knopf "Speichern" ein und klicken Sie auf diesen Knopf. Ihre Daten werden nun an das Prüfungssystem übermittelt und verarbeitet. Bitte haben Sie dabei Geduld, da der Vorgang eventuell einige Sekunden dauern kann! Danach erscheint in der Spalte Verbuchungsergebnis ein Hinweis wie der Datensatz verarbeitet wurde. In den meisten Fällen sollte dort "OK, Datensatz wurde geändert" stehen, ansonsten handeln Sie bitte entsprechend der Meldung oder wenden Sie sich an das PULS-Team. Über den Knopf "PDF Druck" können Sie sich die angezeigte Liste als PDF-Datei ausgeben lassen. Jeder Vorgang des Speicherns muss mit einer itan authentifiziert werden. Sie können mit einer itan alle Noten einer Prüfung absenden, wenn Sie alle Bewertungen eingeben und erst dann "Speichern" klicken. Bitte beachten Sie, dass Sie nach 30 Minuten Inaktivität automatisch ausgeloggt werden. Speichern Sie Ihre eingegebenen Leistungen daher bitte nach spätestens 29 Minuten unter Eingabe der angeforderten itan. 14

15 4. itan-listen Generierung Über die Funktion itan-listen-generierung haben Sie die Möglichkeit sich mittels zweier noch aktiver itan's Ihrer aktuellen itan-liste eine neue itan-liste zu erstellen und zu aktivieren. Was ist eine itan? Die Transaktionsnummer (kurz TAN) ist ein Einmalpasswort. Sie ist bekannt aus Transaktionsverfahren wie dem Onlinebanking und wird für die Authentifizierung verwendet. Da jede TAN nach einmaliger Verwendung ihre Gültigkeit verliert, garantiert dieses Verfahren ein hohes Maß an Sicherheit. An der Universität Potsdam werden sechsstellige TANs verwendet. Sie bestehen aus den Ziffern 0 bis 9 und werden Ihnen auf einer Liste zur Verfügung gestellt. Das i in itan steht hier für indiziert und bedeutet nichts anderes, als dass die einzelnen TANs einer Liste durchnummeriert sind. 15

16 Achten Sie bitte darauf, sich immer zwei gültige itans Ihrer aktuellen itan-liste aufzubewahren. Diese benötigen Sie für die bequeme Erstellung einer neuen itan-liste von zu Hause aus. Eine Möglichkeit der Kontrolle wäre es, verwendete itans zu markieren. Sollten Sie alle itans verbraucht haben oder keine gültige itan-liste mehr besitzen, senden Sie bitte eine an das PULS-Team Sie erhalten darauf eine neue TAN-Liste per Hauspost. Wie erstelle ich eine neue itan-liste? Schritt 1: Tragen Sie bitte in das Eingabefeld die itan Ihrer aktuellen itan-liste ein, die Ihnen vom System vorgegeben wird. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Liste erzeugen. Sind Fehler aufgetreten, so bekommen Sie in roter Schrift einen Hinweis auf den Fehler. Wenn Sie den ersten Schritt erfolgreich absolviert haben und keine Fehler aufgetreten sind, so erscheint folgende Anzeige: 16

17 Schritt 2: Sie haben erfolgreich eine neue itan-liste erstellt. Nun müssen Sie diese speichern. Dazu klicken Sie bitte auf Punkt 2: Erzeugte (noch nicht aktive) itan-liste herunterladen. Es erscheint ein vom jeweiligen Internet-Browser abhängiges Fenster. Wählen Sie den Punkt Datei speichern aus und klicken dann auf die OK-Schaltfläche. Nachdem Sie die Datei erfolgreich abgespeichert haben, öffnen Sie diese. Jetzt sollten Sie zwei itan-listen vor sich haben. Zum einen die alte itan-liste und die gerade erstellte itan-liste. Schritt 3: Klicken Sie bitte auf Punkt 3: Neue itan-liste aktivieren. Jetzt werden Ihnen zwei Eingabefelder angezeigt. Tragen Sie in das obere Feld bitte die itan der alten itan-liste ein, die vom System gefordert wird und in das untere Feld die geforderte TAN der neuen itan-liste. 17

18 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Liste freischalten und wenn die korrekten TANs eingegeben wurden, teilt Ihnen das System mit, dass die neue itan-liste freigeschaltet ist. Die alte itan-liste hat damit Ihre Gültigkeit verloren und sollte vernichtet werden. Drucken Sie sich die neue itan-liste aus oder speichern Sie diese an einem sicheren Ort ab. Wenn Sie die neue itan-liste auf einem öffentlichen oder frei zugänglichen Computer erstellt haben, so löschen Sie diese unbedingt wieder von dem Computer. Dies ist wichtig, um Fremden nicht den Zugang zu Ihren Authentifizierungsdaten zu ermöglichen. 18

19 5. Kontakt Sie haben Fragen, dann wenden Sie sich bitte an den PULS-Service (Tel: 4140) oder schreiben eine an das PULS-Team 19