owncloud Team IT Medizinische Universität Graz

Transkript

1 Team IT Medizinische Universität Graz

2 Inhalt Allgemeines zu owncloud...2 Einstieg in die owncloud...2 Navigationsmenü...3 Menüpunkt Dateien...3 Menüpunkt Galerie...6 Menüpunkt News...7 Menüpunkt Lesezeichen...7 Zusätzliche Einstellungsoptionen...9 Sync-Clients Datensicherheit und Datensicherung Nützliche Links

3 Allgemeines zu owncloud Der owncloud-dienst ist vergleichbar mit etablierten Diensten wie z.b. Dropbox, Skydrive oder Google-Drive und bietet für alle UserInnen zusammen insgesamt 200 GB Platz. Der wichtigste Vorteil liegt eindeutig darin, dass, im Zeitalter der Datensicherheit und des gefallenen Safe-Harbour-Abkommens, die Daten auf den Servern der Medizinischen Universität Graz liegen. Das owncloud-service ist kein Ersatz für das zentrale Filesystem der Medizinischen Universität Graz. Dieser Cloud-Dienst dient vielmehr zur Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Devices (PC, Notebook, Handy, etc.) einer/s Benutzers/in, aber auch zum Datenaustausch zwischen verschiedenen Personen. Bitte bedenken Sie, dass patientenbezogene Daten nur verschlüsselt oder anonymisiert abgelegt oder übertragen werden dürfen. Informationen dazu finden Sie unter: Einstieg in die owncloud Die owncloud ist direkt unter diesem Link zu erreichen: Loggen Sie sich dort direkt mit Ihrem MedOnline-Account ein. 2

4 Navigationsmenü Standardmäßig wird der Menüpunkt Dateien neben dem owncloud-symbol geöffnet. Sobald Sie auf das kleine Pfeilsymbol klicken, erhalten sie eine Übersicht über alle Funktionen, die Sie derzeit über die owncloud nutzen können: Dateien Galerie News Lesezeichen Menüpunkt Dateien Unter diesem Navigationspunkt können Sie ihre Dateien verwalten. Das Hochladen einer Datei und das Anlegen eines neuen Ordners wird durch die Auswahl des + -Symbols gestartet. Sobald Sie ihre Dateien ausgewählt haben und diese in die owncloud geladen wurden, finden Sie die Inhalte in der Übersicht online aufgelistet. Neben den Inhalten finden Sie folgende 2 Symbole: Teilen -Symbol Teilen -Symbol weitere Optionen -Symbol Sie können beispielsweise Dateien teilen und Zugriffsberechtigungen auf Dateien festlegen. Freigegebene Inhalte: Empfänger-Gruppe der Freigabe: ganze Ordner aber auch Bedienstete der Medizinischen einzelne Dateien Universität Graz Externe UserInnen 3

5 Um die Inhalte mit einem/einer anderen UserIn zu teilen, muss dieses Symbol (Teilen) angeklickt werden. Nach der Auswahl der Teilen -Funktion erscheint am linken Rand ein Fenster in dem Sie den Namen der gewünschten Person eingeben können. Bedienstete der Medizinischen Universität Graz sind bereits als UserInnen im owncloud-dienst vorhanden und können per Eingabe des Nachnamens autovervollständigt werden. Achtung: 1. Bei einer Freigabe für Externe und Studierende muss die gesamte Mailadresse eingegeben werden. 2. Nur wenn Link teilen ausgewählt ist erscheinen die Zusatzoptionen Passwortschutz, Bearbeitung erlauben und Setze ein Ablaufdatum. weitere Optionen -Symbol Bei Auswahl dieses Symbols haben Sie weiters noch folgende Optionen: Details o Hier kommen Sie wieder zu den Details der Teilen -Funktion zurück, um diese gegebenenfalls zu modifizieren Umbennen o Hier können Sie die Datei bzw. den Ordner umbenennen Herunterladen o Hier können Sie den Download der Datei bzw. des Ordners starten Löschen o Hier können Sie die Datei bzw. den Ordner wieder aus der owncloud löschen 5

6 Menüpunkt Galerie Bei der Auswahl des Menüpunktes Galerie werden Ihnen alle Bilder Ihrer owncloud dargestellt. Anders als in der Listenansicht im Menüpunkt Dateien erhalten Sie hier das Bild in einer Voransicht. Sobald Sie das Bild anklicken erhalten Sie das Bild in Vollauflösung und können jeweils an den Rändern zum vorigen bzw. nächsten Bild wechseln. Am oberen Rand können Sie auch von dieser Ansicht aus direkt da jeweilige Bild herunterladen. Am unteren, rechten Rand können Sie zudem eine automatische Präsentation ihrer Bilder starten. 6

7 Menüpunkt News Die owncloud kann auch als RSS-Reader genutzt werden. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten: Hinzufügen/Entfernen von Feed-Abonnements Erstellen/Löschen von Ordnern Artikel lesen Unter Entdecken werden Ihnen bereits einige Feeds vorgeschlagen. Menüpunkt Lesezeichen Die Lesezeichen -Funktion bietet Ihnen zwei Möglichkeiten: a. Erstellen neuer Lesezeichen b. Importieren bereits vorhandener Lesezeichen Ad a.) Erstellen von Lesezeichen 1. Um ein Lesezeichen hinzuzufügen, gehen Sie auf die gewünschte Seite, die Sie dem Verzeichnis hinzufügen möchten. 2. Kopieren Sie in der Adressleiste den URL (bspw. der Seite 3. Fügen Sie den Link danach in der owncloud unter Lesezeichen im Feld Adresse ein. 4. Übernehmen Sie danach die Eingabe mit + Danach finden Sie das Lesezeichen in der Hauptansicht. 7

8 Ad b.) Importieren von Lesezeichen Am rechten Rand des Browserfensters in Firefox finden Sie das Clipboard -Symbol zum Verwalten Ihrer Lesezeichen. Im Fenster Bibliothek können Sie nun unter Importieren und Sichern die Lesezeichen nach HTML exportieren Speichern Sie nun die HTML-Datei (bookmarks.html) auf Ihrem Rechner ab und merken Sie sich den Speicherort. 8

9 Wechseln Sie danach wieder zu Ihrer owncloud zurück und beginnen Sie nun den Importvorgang indem Sie das Zahnrad -Symbol am unteren Rand anklicken. Daraus folgend öffnet sich erneut das Fenster in dem Sie angeben können welche Daten Sie importieren wollen. Sie wählen Ihre zuvor abgespeicherte Bookmarks- HTML-Datei und klicken anschließend auf öffnen. Wenn Sie diesen Schritt ausgeführt haben finden Sie die gesamten importierten Lesezeichen im Übersichtsfeld des Menüpunktes Lesezeichen vor. Zusätzliche Einstellungsoptionen Sobald Sie sich in Ihre owncloud eingeloggt haben, finden Sie am rechten, oberen Rand Ihren Namen vor. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen, um zu folgenden Unterpunkten zu gelangen: Persönlich Hilfe Abmelden Unter Persönlich können Sie einerseits Ihr Profilbild anpassen, andererseits aber auch Informationen rund um Ihren Account abrufen. Unter Persönlich finden Sie aber auch Links zu den Sync-Clients. 9

10 Sync-Clients owncloud bietet auch eine Android- und Apple-App für Mobiltelefone bzw. Tablets. Dadurch haben Sie auch unterwegs Zugriff auf die owncloud und somit auch auf alle Daten. Um die owncloud auch direkt auf Ihrem PC zu nutzen, laden Sie die Desktop app für Windows, Mac oder Linux herunter und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort des MedOnline-Accounts an. Datensicherheit und Datensicherung die Datenübertragung zum owncloud-server erfolgt immer verschlüsselt (die Verschlüsselung erfolgt mit HTTPS) am Server selbst sind die Daten nicht verschlüsselt (aber durch Zugriffsrechte geschützt) der Server wird nach MUG-Richtlinien gesichert (Backup wird nur für die Applikation erstellt; Userdaten werden dabei nicht gesichert, da es das reguläre Filesystem nicht ersetzt) Nützliche Links Direkt zur owncloud: Allgemeine Infos zur owncloud: 10