TEAMWORK App. Erste Schritte

Transkript

1 TEAMWORK App Erste Schritte

2 1. Die TEAMWORK App Mit der einfachen und intuitiven Oberfläche haben Sie nicht nur Zugriff auf alle Dateien, die Sie über Ihren PC zu TEAMWORK hochgeladen haben, Sie können Dateien von Ihrem Smartphone oder Tablet zu TEAMWORK hochladen oder von TEAMWORK auf ihr Gerät herunterladen. Transparenz behalten Sie dabei durch Kommentarfunktion und Versionierung. Auch mit der App können Sie Dateien an andere Benutzer und Teams freigeben, öffentliche Links erstellen und per versenden. Die faszinierende Finden-Funktion wird Ihnen natürlich auch in der App geboten und erlaubt blitzschnellen Zugriff auf alle Dokumente. 2. Download der App Nutzen Sie TEAMWORK von überall und laden Sie sich kostenlos die TEAMWORK App für Ihr ipad oder Android Smartphone oder Tablet herunter. Mit Klick auf die Buttons öffnet sich der entsprechende Store in Ihrem Browser. Loggen Sie sich ein und Sie können die App over-the-air auf Ihrem Gerät installieren. Oder Scannen Sie den entsprechenden QR-Code mit Ihrem Gerät. App Store Google Play Hinweis: Mit der integrierten Vorschaufunktion der TEAMWORK App sowie den standardmäßig vorinstallierten Systemapps, sollten Sie alle gängigen Office-Formate auch nach dem Download auf Ihr mobiles Gerät öffnen können. Sollten Sie Probleme beim Öffnen bestimmter Dateitypen haben, empfehlen wir Ihnen die Installation einer kostenlosen Office App (z.b. Office Suite Free). Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 8

3 3. TEAMWORK für ipad Loggen Sie sich mit Ihren TEAMWORK Zugangsdaten in die App ein. Es öffnet sich die Hauptseite mit Ihren privaten und geteilten Sammlungen. Über das Suchfeld können Sie nach dem Namen einer Sammlung suchen. Um sich den Inhalt anzeigen zu lassen, tippen Sie auf den Namen. Unter Meine Ablage werden alle Dokumente aufgeführt, auf die Sie Zugriff haben. In der Sammlung Für mich freigegeben werden alle Dateien angezeigt, für die andere Benutzer Ihnen die Zugriffsrechte erteilt haben. Von der Hauptseite aus, können Sie direkt ganze Sammlungen an Gruppen und Mitbenutzer freigeben oder für den Offline-Zugriff auf Ihr Gerät herunterladen. Streichen Sie von links nach rechts über den Namen und es erscheinen zwei Icons. Über das Handy-Icon können Sie alle Dateien, die in der Sammlung enthalten sind, auf dem Gerät speichern. Sie können so, in der App, auch auf die Dateien zugreifen, wenn Sie keinen Internet-Empfang haben. 3.1 Sammlungen und Dokumente freigeben. Mit Tippen auf das Freigabesymbol können Sie zunächst wählen, ob Sie die Sammlung an eine Gruppe oder einzelne Benutzer freigeben möchten. Nach Wahl der gewünschten Option werden Ihnen alle Gruppen bzw. Benutzer angezeigt, mit denen Sie die Sammlung teilen können. Gruppen bzw. Benutzer, die bereits Zugriff auf die Sammlung erhalten haben, werden durch ein Häkchen gekennzeichnet. Tippen Sie nun auf den entsprechenden Namen und die Sammlung wird an die Gruppe bzw. den Benutzer freigegeben. Mit erneutem Tippen heben Sie die Freigabe auf. Um ein einzelnes Dokument freizugeben, öffnen Sie es in der Detailansicht und geben Sie es über das Freigabesymbol auf die gleiche Weise frei. Hinweis: Wurden Freigaben auf diese Weise erteilt, können die Benutzer auf das Dokument zugreifen, neue Versionen und Kommentare hinterlegen und an weitere Benutzer und Gruppen freigeben. Sie können die Dateien jedoch nicht löschen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 8

4 3.2 Dokumentensuche Für eine direkte Schnellsuche klicken Sie auf das Lupensymbol und es steht Ihnen ein Suchfeld Verfügung, in dem Sie wie gewohnt nach Schlagworten, Inhalten, Dateinamen etc. suchen können. Klicken Sie auf eine Datei und Sie erhalten Detailinformationen. Über die Symbole oberhalb der Vorschau können Sie Freigaben verwalten, einen externen Link erstellen oder sich alle vorhandenen Versionen anzeigen lassen. Über die Icons können Sie folgende Aktionen durchführen: Lassen Sie sich das gewählte Dokument anzeigen. Teilen Sie das Dokument mit anderen. Versenden Sie einen Link, um das Dokument freizugeben. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu Erstelldatum, letzten Änderungen, etc. Lassen Sie sich alle vorhanden Versionen anzeigen. Bearbeiten Sie die Schlagworte des Dokuments und fügen Sie neue hinzu. Nutzen Sie die Kommentarfunktion. Laden Sie das Dokument auf Ihr Gerät herunter und öffnen Sie es mit einer von Ihnen gewählten App. Es ist nun auch Offline in der der TEAMWORK-App verfügbar. Ein Dokument, das auf Ihr Endgerät geladen wurde, wird durch dieses Symbol gekennzeichnet. Löschen Sie das Dokument. 3.3 Übertragung von Fotos Über das Kamera Symbol können Sie über die Gerätekamera Fotos aufnehmen, die direkt in TEAMWORK gespeichert werden. Über diese Funktion können Sie auch Fotos aus Ihrer Galerie auswählen und hochladen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 8

5 3.4 Einstellungen in der App Mit Klick auf Ihr Profil öffnet sich zusätzlich der Menüpunkt für die Einstellungen und zum Abmelden von der App. In den Einstellungen können Sie die Optionen Entfernte Dateien anzeigen und Originaldateien laden ein- und ausschalten. Die Option Entfernte Dateien anzeigen bedeutet: Wenn Ihr Gerät offline ist, werden in der Übersicht trotzdem die Dokumente angezeigt, über welche die App Kenntnis hatte, auch wenn sie aktuell nicht auf dem Gerät nicht in der Detailansicht anzeigbar sind Die Option Originaldateien laden bedeutet, dass neben der standardmäßig heruntergeladenen Vorschau eines Dokuments, auch die Originaldatei heruntergeladen wird. So laden Sie bspw. eine Excel-Datei für die weitere Bearbeitung mit einer anderen App auf Ihr Gerät herunter. Hinweis: Die Dateien können dann nur über die TEAMWORK-App erreichbar und sind nicht bspw. unter Downloads zu finden. 3.5 Weitere Aktionen Führen Sie über die Buttons folgende Aktionen durch: Unter Meine Ablage werden alle verfügbaren Dokumente angezeigt. Über den Filter können Sie gezielt nach Dateien und Dokumenten suchen. Öffnen Sie eine Vorschau des Dokuments in der Vollansicht und blättern Sie durch die Seiten. Über die Einstellungen, können Sie in einen anderen Mandanten wechseln oder sich abmelden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 8

6 4. TEAMWORK App für Android Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten in TEAMWORK ein. Es öffnet sich die Hauptseite mit Ihren Dateien. Für eine direkte Schnellsuche steht zentral ein Suchfeld zur Verfügung, in dem Sie wie gewohnt nach Schlagworten, Inhalten, Dateinamen etc. suchen können. Über das Ablagesymbol können Sie mit Tippen auf Ihre Profilleiste in einen anderen Mandanten wechseln. Im Menü können Sie die Sammlungen öffnen, denen Sie beigetreten sind. Über die drei Punkte können Sie alle Inhalte auf Ihrem Endgerät speichern. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 8

7 4.1 Dokumentensuche Nutzen Sie den Filter um gezielt nach einem Dokument suchen. Tippen Sie auf das Filtersymbol um die Filterleiste zu öffnen. Filtern Sie gezielt nach Dateien, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden, Dokumententypen oder vergebenen Schlagwörtern. Sie beziehen diese in die Suche ein, indem Sie sie mit Tippen auf die Bezeichnung aktivieren. Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments um neben dem Dokument auch weitere Informationen aufzurufen. Über die Reiter können Sie sich bspw. Informationen zu Ersteller und Erstelldatum anzeigen lassen, bisherige Versionen aufrufen und Sie erhalten eine Übersicht über alle Kommentare und Schlagwörter. 4.2 Sammlungen und Dokumente freigeben Tipp: Über die drei Punkte neben den Dateinamen öffnen Sie den Schnellzugriff auf die Dateien. Direkt vom Startfenster aus können Sie Dateien freigeben, sich im Vollbild anzeigen lassen, auf Ihrem Gerät speichern oder eine andere statt der Standard -App zum Öffnen auswählen. 4.3 Übertragung von Fotos Über das Kamera Symbol können Sie über die Gerätekamera Fotos aufnehmen, die direkt in TEAMWORK gespeichert werden. Über diese Funktion können Sie auch Fotos aus Ihrer Galerie auswählen und hochladen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 8

8 4.4 Einstellungen in der App Mit Klick auf Ihr Profil öffnet sich zusätzlich der Menüpunkt für die Einstellungen und zum Abmelden von der App. In den Einstellungen können Sie die Optionen Entfernte Dateien anzeigen und Originaldateien laden ein- und ausschalten. Die Option Entfernte Dateien anzeigen bedeutet: Wenn das Endgerät offline ist, werden in der Übersicht trotzdem die Dokumente angezeigt, über welche die App Kenntnis hatte, auch wenn sie aktuell nicht auf dem Gerät nicht in der Detailansicht anzeigbar sind Die Option Originaldateien laden bedeutet, dass neben der standardmäßig heruntergeladenen Vorschau eines Dokuments, auch die Originaldatei heruntergeladen wird. So laden Sie bspw. eine Excel-Datei für die weitere Bearbeitung mit einer anderen App auf Ihr Gerät herunter. Hinweis: Die Dateien können dann nur über die TEAMWORK-App erreichbar und sind nicht bspw. unter Downloads zu finden. 4.5 Weitere Aktionen Über die Buttons können Sie folgende Aktionen ausführen: Unter Meine Ablage werden alle verfügbaren Dokumente angezeigt. Über den Filter können Sie gezielt nach Dateien und Dokumenten suchen. Sehen Sie in die Freigaben Ihrer Dateien ein. Öffnen Sie eine Vorschau des Dokuments in der Vollansicht und blättern Sie durch die Seiten. Laden Sie das Dokument auf ihr mobiles Gerät herunter. Es ist so auch offline in der App verfügbar. Ein Dokument, das auf Ihr Endgerät geladen wurde, wird durch die Pinnwandnadel gekennzeichnet. Laden Sie Dateien von Ihrem Gerät zu TEAMWORK hoch. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 8