Citrix ShareFile Der ShareFile Sync Client for Windows

Transkript

1 Citrix ShareFile Der ShareFile Sync Client for Windows

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 Was ist ShareFile?... 2 Wozu dient der Sync Client? Installation und Konfiguration Installation Konfiguration Datei- und Ordnersynchronisation Das Sync-Dashboard Jetzt synchronisieren Auswahl der Sync Ordner Anmerkungen zur Synchronisierung Integration im Windows-Explorer Zugriff auf Sync Ordner Das ShareFile Kontextmenü Sync Status Icons Seite 1

3 Einleitung Was ist ShareFile? ShareFile by Citrix ist ein sicherer Dateisynchronisierungs- und -freigabeservice für Unternehmen, der die Anforderungen der Anwender an mobiles Arbeiten und Zusammenarbeit und die Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens gleichermaßen erfüllt. Mit Hilfe von ShareFile können Dateien einfach und sicher auf unserem firmeneigenen Cloudspeicher abgelegt, von verschiedenen Geräten und Plattformen abgerufen und mit Kollegen der Mediengruppe RTL sowie externen Personen ausgetauscht werden. Der Service besteht aus verschiedenen Clients und Apps: Web App Sync Client for Mac und Windows Desktop App for Windows Outlook Plug-In ios und Android Apps Diese Dokumentation soll die Funktionen und die Bedienung des Sync Client erklären und den Einstieg in die Anwendung erleichtern. Wozu dient der Sync Client? ShareFile Sync ist eine Anwendung zur Synchronisation ausgewählter Ordner eines ShareFile Accounts in einen Ordner des lokalen Systems (Windows und OS X). Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit und ermöglicht somit einfache, automatische Updates und Sicherungen der gewünschten Daten. Einschränkungen: Dateipfade die länger sind als 246 Zeichen werden nicht synchronisiert Die folgenden Vorgänge werden nicht unterstützt: o Synchronisierung in ein Netzlaufwerk o Erstellung eines Netzlaufwerks aus einem ShareFile Sync Ordners o Netzwerkfreigabe eines synchronisierten ShareFile Sync Ordners Seite 2

4 1. Installation und Konfiguration 1.1 Installation Die Installation von ShareFile Sync erfolgt über den bereits bekannten Anwendungskatalog. Die Kategorie Cloud hält die Installationsroutinen für das ShareFile Outlook Plug-In und den hier behandelten Client bereit. 1.2 Konfiguration Beim ersten Start von ShareFile Sync bedarf die Anwendung einmalig einer Anmeldung an das ShareFile System. Die Anmeldung erfolgt mit Hilfe des Benutzernamens (plus ) und des bekannten Windows-Kennwortes. Seite 3

5 Nach der Anmeldung erfragt ShareFile Sync die zu synchronisierenden Ordner. Hier sind standardmäßig die Eigenen Dateien & Ordner (nicht zu verwechseln mit den Eigenen Dateien unter Windows) aktiviert. Die im Setup eingerichteten Einstellungen lassen sich im Nachhinein jederzeit anpassen. Seite 4

6 2. Datei- und Ordnersynchronisation 2.1 Das Sync-Dashboard Das Dashboard lässt sich durch einen Klick auf das Tray-Icon öffnen und bietet eine Übersicht über die kürzlich synchronisierten und aktuell ausgecheckten Dateien. Ausgecheckte Dateien sind gemeinsam genutzte Dateien, die für die Bearbeitung reserviert wurden. Sind Dateien ausgecheckt können diese nicht durch jemand anderen aktualisiert werden (mehr dazu in Kapitel 3.2). Ebenso zeigt das Dashboard den aktuellen Stand eines zurzeit stattfindenden Synchronisierungsprozesses an. Ein Rechtsklick auf die synchronisierten Dateien bietet die Möglichkeit den Sync Ordner dieser Datei zu öffnen. Ein Doppelklick öffnet die Datei direkt auf dem lokalen System, vorausgesetzt es ist ein für diesen Dateityp kompatibles Programm installiert. Seite 5

7 Das Dashboard weist auch auf mögliche Synchronisationsfehler hin. Hier wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass die Synchronisierung aufgrund eines zu langen Dateipfades fehlgeschlagen ist (siehe Einschränkungen in der Einleitung). 2.2 Jetzt synchronisieren Um manuell eine Synchronisation zu initiieren wählt man im Einstellungsmenü Jetzt synchronisieren. Seite 6

8 2.3 Auswahl der Sync Ordner Wie bereits erwähnt, werden bei der initialen Einrichtung standardmäßig nur die Eigenen Dateien & Ordner für die Synchronisierung aktiviert. Um diese Einstellungen anzupassen und die Auswahl der zu synchronisierenden Ordner zu erweitern wählt man im Einstellungsmenü Einstellungen. In den erscheinenden Sync-Einstellungen lassen sich nun die zu synchronisierenden Ordner aus- bzw. abwählen. Die Abwahl der Synchronisierungseinstellung eines ShareFile Ordners führt auf dem lokalen System dazu, dass der abgewählte, synchronisierte Ordner in den Papierkorb verschoben wird. 2.4 Anmerkungen zur Synchronisierung Favoritenordner sollten nur synchronisiert werden, wenn diese nicht Bestandteil der Eigenen Ordner sind. Eine Synchronisierung würde in diesem Fall zu einer unnötigen, doppelten Speicherung der Daten führen. Dateisynchronisierung in einen Für mich freigegeben -Ordner kann nur mit erteilten Upload Berechtigungen durchgeführt werden. Ein Synchronisierungsversuch ohne diese Berechtigung schlägt fehl. Eine entsprechende Fehlermeldung in ShareFile Sync könnte dann wie folgt aussehen: Seite 7

9 Das Löschen einer Datei oder eines Ordners aus einem Sync Ordner führt nicht nur dazu, dass das entsprechende Objekt in den Papierkorb des lokalen Systems verschoben wird. Es wird ebenso auf allen System in den Papierkorb verschoben, die den betroffenen Ordner ebenfalls synchronisieren. 3. Integration im Windows-Explorer 3.1 Zugriff auf Sync Ordner Die Sync Ordner werden in der Standardkonfiguration von ShareFile Sync unter C:\Users\<Benutzername>\ShareFile abgelegt. Der Zugriff im Windows-Explorer erfolgt entweder über eine direkte Navigation zu diesem Ordner oder den bei der Installation angelegten Favoriten. Eine weitere Möglichkeit die Sync Ordner zu öffnen ist ein Doppelklick auf das Tray-Icon von ShareFile Sync. Seite 8

10 3.2 Das ShareFile Kontextmenü Ein weiteres Feature der Windows-Explorer Integration ist das ShareFile Kontextmenü. Das Menü ist nur innerhalb der ShareFile Sync Ordner verfügbar. Über das Kontextmenü lässt sich der entsprechende ShareFile-Link in die Zwischenablage kopieren oder direkt in eine Outlook einfügen. Hinweis: Ein auf diese Weise erzeugter Link ist anonym. Dies bedeutet, dass der Empfänger sich nicht authentifizieren oder seinen Namen oder -Adresse hinterlegen muss. Die Gültigkeit der ShareFile-Links lässt sich in den Einstellungen konfigurieren. In der Standardkonfiguration beträgt diese 1 Monat. Eine weitere Aktion, die über das Kontextmenü ausgeführt werden kann, ist das Auschecken von Dateien, um sicher zu gehen, dass zu diesem Zeitpunkt keine andere Person Änderungen an dem entsprechenden Ordner bzw. der entsprechenden Datei vornehmen kann. Für den Fall, dass man vergisst eine ausgecheckte Datei nach der Bearbeitung wieder einzuchecken, wird diese automatisch nach 24 Stunden wieder freigegeben. Seite 9

11 3.3 Sync Status Icons Um immer einen Überblick über den Stand der Synchronisierung zu haben, reicht es die Icons der Ordner und Dateien zu beobachten. Sie geben Rückmeldung darüber, wie der aktuelle Synchronisierungszustand ist: Alles OK. Sync abgeschlossen. Es wird gerade synchronisiert. Bei der Synchronisierung ist ein Fehler aufgetreten. Diese Datei ist ausgecheckt. Wird eine Datei als ausgecheckt angezeigt, so lassen sich über Auscheckdetails anzeigen wer den Schreibzugriff auf die Datei verhindert. Seite 10