Citrix ShareFile Das Outlook Plug-In

Transkript

1 Citrix ShareFile Das Outlook Plug-In

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 Was ist ShareFile?... 2 Wozu dient das Outlook Plug-In? Installation und Konfiguration Installation Konfiguration Die Plug-In Optionen Optionsmenü Allgemein Anfügen von Dateien Anfordern von Dateien Einfügen von Links Die Nutzung der Plug-In Funktionen Anlagen konvertieren Dateien anhängen Dateien anfordern Versenden von Nachrichten mit ShareFile-Anlagen Weitere Funktionen Kennzeichnung von s mit ShareFile-Anlagen Zugriff widerrufen Anhänge in ShareFile speichern View-only Sharing Seite 1

3 Einleitung Was ist ShareFile? ShareFile by Citrix ist ein sicherer Dateisynchronisierungs- und -freigabeservice für Unternehmen, der die Anforderungen der Anwender an mobiles Arbeiten und Zusammenarbeit und die Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens gleichermaßen erfüllt. Mit Hilfe von ShareFile können Dateien einfach und sicher auf unserem firmeneigenen Cloudspeicher abgelegt, von verschiedenen Geräten und Plattformen abgerufen und mit Kollegen der Mediengruppe RTL sowie externen Personen ausgetauscht werden. Der Service besteht aus verschiedenen Clients und Apps: Web App Sync Client for Mac und Windows Desktop App for Windows Outlook Plug-In ios und Android Apps Diese Dokumentation soll die Funktionen und die Bedienung des Outlook Plug-In erklären und den Einstieg in dessen Anwendung erleichtern. Wozu dient das Outlook Plug-In? Das Outlook Plug-In bietet eine Schnittstelle zwischen Outlook und ShareFile, über welche automatisiert die Ablage der -Anhänge in der ShareFile-Dateibox durchgeführt wird. Es erstellt im Anschluss daran einen Verweis und bettet diesen nach den hinterlegten Vorgaben in den Nachrichtentext der ein. Ebenso können auf einfache Weise Dateien angefordert werden. Per Mausklick wird Speicherplatz in einem wählbaren Ordner des eigenen Cloudspeichers für den Upload von Dateien freigegeben und ein Link zu einer Upload Seite im Nachrichtentext hinterlegt. Seite 2

4 1. Installation und Konfiguration 1.1 Installation Die Installation des ShareFile Outlook Plug-Ins erfolgt über den bereits bekannten Anwendungskatalog. Die Kategorie Cloud hält die Installationsroutinen für ShareFile Sync und das hier behandelte ShareFile Outlook Plug-In bereit. 1.2 Konfiguration Beim ersten Start von Outlook nach der Installation des Plug-Ins muss einmalig eine Anmeldung durchgeführt werden. Die Authentifizierung erfolgt hier mit Hilfe des Benutzernamens (plus ) und des bekannten Windows-Kennwortes. Anschließend daran erscheint im Outlook Menüband die ShareFile Symbolleiste. War die Installation erfolgreich, so wird das Symbol der Plug-In-Optionen grün dargestellt. Im Falle einer unvollständigen Konfiguration wird dieses grau dargestellt. Seite 3

5 2. Die Plug-In Optionen Hier soll auf die einzelnen Optionen genauer eingegangen und die dahintersteckenden Funktionen erklärt werden. 2.1 Optionsmenü Am oberen Rand des Optionsmenüs wird die Verknüpfung zur ShareFile-Subdomain (mediengruppe-rtl) und zum ShareFile-Account dargestellt. Über Abmelden lässt sich die Verknüpfung aufheben und neu konfigurieren. Im normalen Betrieb sollte dies allerdings nicht notwendig sein. Seite 4

6 2.2 Allgemein Unter Allgemein wird hinterlegt wie das Plug-In mit den Anhängen einer umgehen soll. Die hier konfigurierte Richtlinie wird dann standardmäßig für alle -Anhänge angewendet. Die Einstellungen können allerdings für jede separat angepasst werden, falls im Einzelfall ein anderes Verhalten gewünscht ist. Hierzu wird es in Kapitel 3.2 weitere Informationen geben. Die Aktivierung der Option Symbol anzeigen führt dazu, dass neben dem im Posteingang das Anlagensymbol angezeigt wird. Über die Ablaufrichtlinie wird bestimmt, wie lange die Daten für den Download vorbehalten werden. Die hier verwendete Standarddauer beträgt 1 Monat. Seite 5

7 2.3 Anfügen von Dateien Anfügen von Dateien beinhaltet die Einstellungen wie ShareFile den Zugriff auf die Freigaben behandeln soll. Bei Namen und -Adresse eingeben wird der Empfänger nach den geforderten Werten gefragt. Erst nach dessen Eingabe wird er zum Download weitergeleitet. Bei Anmelden muss sich der Empfänger authentifizieren und wird erst im Anschluss daran zum Download weitergeleitet. Hierzu ist ein explizites ShareFile Benutzerkonto nötig (mehr dazu in der Dokumentation der ShareFile Web App). Seite 6

8 Keines von beiden - anonymen Zugriff zulassen erfordert keinerlei Angaben des Empfängers. Er wird direkt zum Download weitergeleitet. Ist die in der Ablaufrichtlinie angegebene Verfügbarkeitsdauer überschritten, so erscheint bei einem Downloadversuch folgende Meldung: Bei Aktivierung der Benachrichtigungsoption informiert das System den Anwender per darüber, wenn ein Download der bereitgestellten Daten erfolgt ist. Unter Downloads lässt sich konfigurieren wie oft ein Empfänger die freigegebenen Daten herunterladen kann. Wurde eine bestimmte Anzahl an Downloads pro Benutzer gesetzt, so wird der Empfänger bei einem erneuten Downloadversuch nach Erreichen der gesetzten Grenze wie folgt darüber informiert: Seite 7

9 2.4 Anfordern von Dateien Wie in der Konfiguration für das Anfügen von Dateien lassen sich im Menü Anfordern von Dateien Einstellungen zu Sicherheit und Benachrichtigungen vornehmen. Darüber hinaus wird über die Option Uploadspeicherort festgelegt an welcher Stelle ShareFile standardmäßig angeforderte Dateien ablegt. 2.5 Einfügen von Links Seite 8

10 Im Optionsmenü Einfügen von Links wird das Erscheinungsbild des im Nachrichtentext eingebetteten Links hinterlegt. Ist die Option Banner aktiv (Standardeinstellung), so fügt das Plug-In den Link wie im folgenden Beispiel in den Nachrichtentext ein: Wird die Option Textlink verwendet, so dienen die Eingabefelder Anfügen und Anfordern als Vorlage für den im Nachrichtentext eingesetzten Link. Der mit dem #-Symbol umschlossene Text wird den eigentlichen Link beinhalten und ist anklickbar. Das Resultat der hinterlegten Standardeinstellung sieht wie folgt aus: Die Anforderung von Dateien erfolgt ausschließlich über einen Textlink. Seite 9

11 3. Die Nutzung der Plug-In Funktionen Der größte Teil der Implementierung befindet sich im Nachrichteneditor von Outlook. Hier fällt sofort die ShareFile- Symbolleiste ins Auge. Dieses Kapitel behandelt den Umgang mit dieser Symbolleiste. 3.1 Anlagen konvertieren Der wohl bekannteste Weg einer eine Datei anzuhängen ist die Drag & Drop Funktionalität, bei der eine oder mehrere Dateien aus dem Windows-Explorer gezogen und im Nachrichteneditor fallen gelassen werden. Auch sehr verbreitet ist die Nutzung der Schaltfläche einer der Symbolleisten des Nachrichteneditors. Das bekannte Ergebnis sieht in beiden Fällen wie folgt aus: Sicherlich wird der eine oder andere, schon allein aus Gewohnheit, weiterhin so vorgehen wollen. Um dennoch ShareFile-Anlagen zu verschicken, bietet das Plug-In die Möglichkeit Anlagen zu konvertieren. Ein Klick auf Anlagen konvertieren genügt und die Anlage wird in eine ShareFile-Anlage umgewandelt. 3.2 Dateien anhängen Neben den bekannten Wegen Dateien anzuhängen bietet das ShareFile Plug-In eine weitere Möglichkeit. Über Dateien anhängen können Dateien entweder vom lokalen PC oder direkt aus dem ShareFile-Speicher an eine angehangen werden. Um eine ShareFile-Anlage wie im folgenden Schaubild zu erhalten, stehen zwei Optionen zur Auswahl: Seite 10

12 Die Option Von PC öffnet den bekannten Dateiauswahl Dialog, der sich auch bei der Nutzung der Schaltfläche öffnet. Allerdings werden die ausgewählten Dateien direkt als ShareFile-Anlage der Nachricht angehangen. Über Von ShareFile öffnet sich der ShareFile-Browser, in welchen über Checkboxen die anzuhängenden Dateien und Ordner aus dem ShareFile- Speicher ausgewählt werden können. In Kapitel 2.2 wurde bereits darauf hingewiesen, dass die Anlagenrichtlinien im Einzelfall angepasst werden können. Über das für beide Optionen vorhandene Untermenü können Benutzerdefinierte Einstellungen für die Anlagen im aktuellen Fall angepasst werden. Hier werden dem Dateiauswahl Dialog die Optionen für die Zugriffs- und Ablaufrichtlinien vorgeblendet. Seite 11

13 3.3 Dateien anfordern Um Speicherplatz für den Upload von Dateien seitens des Empfängers zur Verfügung zu stellen, nutzt man die Funktion Dateien anfordern. Durch einen Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche wird ein Link, entsprechend der Vorgaben in den Plug-In Optionen, in den Nachrichtentext hinzugefügt. Im Hintergrund wird der Speicherplatz unter berücksichtigung der hinterlegten Richtlinien freigegeben. Auch hier lassen sich über Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden die gesetzten Standardrichtlinien einmalig überschreiben. 3.4 Versenden von Nachrichten mit ShareFile-Anlagen Beim Absenden einer Nachricht wird diese in den Postausgang verschoben. Daraufhin werden die ausgewählten Anlagen in die Dateibox des ShareFile-Speichers geladen und zum Download bereitgestellt. Da dieser Vorgang je nach Speicherbedarf der Anlage längere Zeit in Anspruch nehmen kann, wird die Nachricht erst versendet nachdem alle Daten in die Dateibox geladen wurden. Werden Daten in die Dateibox geladen, so gibt die ShareFile Symbolleiste Rückmeldung über den Fortschritt der Ladevorgangs. Seite 12

14 4. Weitere Funktionen 4.1 Kennzeichnung von s mit ShareFile-Anlagen Erhält man eine , welche ShareFile-Anlagen enthält, wird diese Nachricht in der Liste der eingegangenen Mails durch ein ShareFile-Icon gekennzeichnet. 4.2 Zugriff widerrufen Sollte sich bei der Eingabe des Empfängers ein Fehler eingeschlichen haben und dies fällt erst nach Absenden der Nachricht auf, so lässt sich die durch den ShareFile-Link erteilte Zugriffsberechtigung rückgängig machen. Hierzu öffnet man die entsprechende in den gesendeten Objekten des Postfaches. Am oberen Rand der Nachricht gibt es, über die oben gezeigte Leiste, die Möglichkeit den Zugriff zu widerrufen und somit künftige Downloads zu unterbinden. Wird der Zugriff widerrufen, so erhält der Empfänger beim Versuch den Download auszuführen die Rückmeldung: Seite 13

15 4.3 Anhänge in ShareFile speichern Anhänge aus empfangenen s können direkt aus der Nachricht heraus in einen ShareFile Ordner gespeichert werden. Seite 14

16 4.4 View-only Sharing Für den Fall, dass eine Datei nur zur Ansicht zur Verfügung gestellt wird, besteht die Möglichkeit die Berechtigungen des Empfängers anzupassen. Diese Option ist allerdings nicht über die Plug-In-Optionen einstellbar, sondern nur über die benutzerdefinierten Einstellungen in einer . Die Konfiguration erfolgt wie folgt: Vor dem Anfügen einer Anlage Bei bereits angefügter Anlage Wählt man die Einstellung nur Online-Ansicht, so kann der Empfänger die bereitgestellten Dokumente nur im Web Browser betrachten und diese nicht speichern oder gar ausdrucken. Natürlich können aber nicht sämtliche Dateitypen nur zur Online-Ansicht verfügbar gemacht werden. Unterstützt werden hier Microsoft Office Dokumente (Excel, PowerPoint, Word), sowie Adobe PDF und die gängigsten Bildformate. Seite 15