Citrix ShareFile Die Mobile App

Transkript

1 Citrix ShareFile Die Mobile App

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 2 Was ist ShareFile? Installation und Konfiguration Installation Konfiguration Die Benutzeroberfläche Eigene Dateien & Ordner Für mich freigegeben Favoritenordner Netzwerkfreigaben SharePoint Datei- und Ordneroperationen Ordner erstellen Foto oder Video hochladen Datei erstellen Notiz erstellen Datei anfordern Audio aufnehmen Auschecken Offline verfügbar machen Teilen/Freigabe Ansicht Bearbeiten Löschen Seite 1

3 Einleitung Was ist ShareFile? ShareFile by Citrix ist ein sicherer Dateisynchronisierungs- und -freigabeservice für Unternehmen, der die Anforderungen der Anwender an mobiles Arbeiten und Zusammenarbeit und die Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens gleichermaßen erfüllt. Mit Hilfe von ShareFile können Dateien einfach und sicher auf unserem firmeneigenen Cloudspeicher abgelegt, von verschiedenen Geräten und Plattformen abgerufen und mit Kollegen der Mediengruppe RTL sowie externen Personen ausgetauscht werden. Der Service besteht aus verschiedenen Clients und Apps: Web App Sync Client for Mac und Windows Desktop App for Windows Outlook Plug-In ios und Android Apps Diese Dokumentation soll die Funktionen und die Bedienung der mobilen ShareFile Apps am Beispiel der ios App Citrix ShareFile for ipad erklären und den Einstieg in deren Anwendung erleichtern. Seite 2

4 1. Installation und Konfiguration 1.1 Installation Die Installation der ShareFile App erfolgt über den WorxStore, den Apple App Store oder den Google Play Store. Im WorxStore steht die App in der Kategorie Cloud zur Installation bereit. 1.2 Konfiguration Beim ersten Start der App muss diese mit dem ShareFile Konto verbunden werden. Die Anmeldung erfolgt mit Hilfe der Firmenanmeldeinformationen. Daher ist es wichtig den hier hervorgehobenen Link für die Einrichtung des Kontos zu verwenden. Seite 3

5 Die einzutragende Unterdomäne lautet für jeden Mitarbeiter mediengruppe-rtl. Die Anmeldung erfolgt mit Hilfe des Benutzernamens (plus ) und des bekannten Windows-Kennwortes. Seite 4

6 2. Die Benutzeroberfläche 2.1 Eigene Dateien & Ordner Hier sind alle Dateien und Ordner zu sehen, die im eigenen Cloud-Speicher abgelegt sind. 2.2 Für mich freigegeben Neben den für einen Anwender freigegebenen Ordnern findet man hier die Projektordner. Projektordner ermöglichen die gemeinsame Bereitstellung von Dateien und Unterordnern für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL sowie Externe. 2.3 Favoritenordner Bei besonders häufig genutzten Ordnern und Dateien bietet es sich an, diese als Favorit zu markieren. Die gekennzeichneten Elemente finden sich dann hier wieder. 2.4 Netzwerkfreigaben Über Netzwerkfreigaben hat man direkten Zugriff auf sein persönliches Laufwerk U. Seite 5

7 2.5 SharePoint Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit über die SharePoint-Connectoren auf die Dokumente seiner KIT-MySite zuzugreifen. Für den Zugriff über die Netzwerk- bzw. SharePoint-Connectoren bedarf es einer einmaligen Authentifizierung. Wie bei der initialen Anmeldung erfolgt die Authentifizierung mit Hilfe des Benutzernamens (plus ) und des bekannten Windows-Kennwortes. Seite 6

8 3. Datei- und Ordneroperationen Für alle ShareFile Ordner, auf welche man Schreibberechtigungen hat, werden die hier beschriebenen Funktionen bereitgestellt. 3.1 Ordner erstellen 3.2 Foto oder Video hochladen Seite 7

9 3.3 Datei erstellen Für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen ist in die ShareFile App QuickEdit integriert, welches rudimentäre Office Funktionalitäten bereitstellt. 3.4 Notiz erstellen Auch die Möglichkeit kurze Notizen zu erstellen ist gegeben. Seite 8

10 3.5 Datei anfordern Die Anforderung einer Datei geht wie folgt vonstatten: 1. Über das Adressbuch wird der gewünschte Kontakt ausgewählt 2. Über die Nachrichtenoptionen werden die Zugriffsrichtlinien für die erstellte Freigabe konfiguriert 3. Der Zielordner für den Upload wird konfiguriert Seite 9

11 3.6 Audio aufnehmen Ebenso bietet die ShareFile App die Möglichkeit kurze Sprachaufnahmen zu erstellen und diese im Cloudspeicher zu speichern. 3.7 Auschecken Um sicher zu stellen, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt, keine Änderungen eines Dokuments durch andere Personen durchgeführt werden, lassen sich Dateien auschecken. Dies ist gleichbedeutend wie die Reservierung der Schreibberechtigung in eine Datei. Diese Reservierung wird, wenn dies nicht durch die auscheckende Person geschieht, automatisch nach 24 Stunden zurückgezogen (Einchecken). Seite 10

12 3.8 Offline verfügbar machen Wird eine Datei Offline verfügbar gemacht, so ist diese auch ohne eine Verbindung zu einem Netzwerk verfügbar. Hinweis: Für Offlinedateien steht die Funktion Öffnen mit zur Verfügung. Somit kann ausgewählt werden mit welcher App die entsprechende Datei geöffnet werden soll. Allerdings ist hier zu beachten, dass es sich um eine Kopie der Datei handelt und Änderungen nicht automatisch übernommen werden. Seite 11

13 3.9 Teilen/Freigabe Das Teilen bzw. die Freigabe von Dateien und Ordner kann über verschiedene Wege geschehen. Die eindeutig sicherste Variante ist das Teilen über ShareFile, da hier die Zugriffsmöglichkeiten über die Nachrichtenoptionen explizit beschränkt werden können Ansicht Die Ansicht von Dateien erfolgt über einen in die App implementierten Viewer, welcher die gängigen Dokumenttypen rudimentär darstellen kann. Die Darstellung kann allerdings von der Darstellung in anderen Apps oder gar auf anderen Geräten abweichen Bearbeiten Wie die Erstellung von Dateien erfolgt die Bearbeitung über das in die App integrierte QuickEdit. Da es sich, wie bereits erwähnt, um einen rudimentären Editor handelt ist hier nicht der volle Funktionsumfang einer Office Anwendung vorhanden. Seite 12

14 3.12 Löschen Nur der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch das Löschen von Dateien und Ordnern möglich ist. Die gelöschten Dateien und Ordner werden bis zur endgültigen Löschung im ShareFile Papierkorb vorgehalten (Zugriff nur über die Web App). Seite 13