Erste Schritte mit Citrix ShareFile

Transkript

1 Leitfaden Erste Schritte mit Citrix ShareFile Lernen Sie die grundlegenden Schritte zu Ihrem ShareFile-Konto und erhalten Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Bedienung. ShareFile.com

2 Herzlich Willkommen bei ShareFile! Mit Ihrem Konto können Sie nun auf einfache und sichere Weise auf Ihre Dateien zugreifen, diese teilen und speichern. Einige Funktionen sind abhängig vom Benutzertyp bzw. den Benutzereinstellungen. Hier finden Sie die wichtigsten Tipps und Tools, die Ihnen beim Einstieg helfen. In diesem Leitfaden lernen Sie: Finden Sie Ihre individuelle ShareFile-URL und -Subdomain S. Setzen Sie Ihr Kennwort zurück S. Fügen Sie Mitarbeiter- und Client-Benutzer zu Ihrem Konto hinzu S. Tauschen Sie Dateien aus S. 5 Fordern Sie eine Datei von einer Person an S. 5 Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dateien zu organisieren S. 6 Teilen Sie Ordner mit bestehenden Benutzern S. 7 Laden und installieren Sie das Plugin für Microsoft Outlook S. 8 Laden und installieren Sie die Desktop App S. 9 Wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben, können Sie sich rund um die Uhr per Telefon oder an den ShareFile-Kundenservice wenden. Erfahren Sie Ihre individuelle ShareFile-URL Ihr ShareFile hat eine individuelle URL. Diese liegt generell in folgendem Format vor: Der URL-Teil unternehmensname ist Ihre Subdomain. Auf diese folgt immer.sharefile.com. Wenn Sie sich für ShareFile anmelden, erhalten Sie eine Willkommens- , die Ihre individuelle Subdomain enthält. Falls Sie sie jedoch nicht finden können, gibt es eine weitere Möglichkeit, sie herauszufinden. Starten Sie einen Internetbrowser und öffnen Sie Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Webseite, neben dem Menü, auf Sign In (Anmelden). Geben Sie Ihre -Adresse und das bei der Registrierung von Ihnen gewählte Kennwort ein und klicken Sie auf Sign In (Anmelden). ShareFile.com

3 Falls Sie nur ein Konto mit Ihrer -Adresse verknüpft haben, geben Sie die Homepage Ihres ShareFile-Kontos ein. In der URL-Leiste Ihres Browsers sehen Sie Ihre individuelle URL und Subdomain. Falls Sie mehrere Konten mit Ihrer -Adresse verknüpft haben, gehen Sie auf eine Seite mit allen URLs Ihres ShareFile-Kontos. Setzen Sie Ihr Kennwort zurück Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben oder es ändern möchten, können Sie das auf zwei verschiedene Arten tun. Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben: Gehen Sie auf die Anmeldeseite Ihres ShareFile-Kontos. Klicken Sie unter der Schaltfläche Anmelden auf Kennwort vergessen? Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre -Adresse ein und wählen Sie das angezeigte Element, um zu verifizieren, dass Sie ein Mensch sind. Überprüfen Sie Ihren -Eingang. Wir senden Ihnen eine zu, die einen Link enthält, mit dem Sie ein neues Kennwort festlegen können. Klicken Sie auf den Link und geben Sie Ihr neues Kennwort ein. Klicken Sie zum Abschluss auf Reset Password (Kennwort zurücksetzen). Wenn Sie fertig sind, können Sie sich in Ihr Konto einloggen. Falls Sie Ihr Kennwort ändern möchten: Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Eigene Einstellungen. Klicken Sie im Menü auf der nächsten Seite links auf Kennwort ändern. Geben Sie Ihr altes Kennwort, Ihr neues Kennwort und die Kennwortbestätigung ein und klicken Sie auf Speichern. ShareFile-Passwörter müssen mindestens acht (8) Zeichen enthalten, wovon mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe und eine Ziffer vorhanden sein müssen. ShareFile.com

4 Fügen Sie Mitarbeiter- und Client-Benutzer Ihrem Konto hinzu Wenn Sie Personen, die keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Ihr Konto haben, Zugriff auf Verzeichnisse ermöglichen wollen, können Sie sie als neue Benutzer des Kontos einrichten. Hinweis: Sie müssen ein Administrator oder Mitarbeiter-Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen sein, um diese Aktionen durchführen zu können. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie oben in der Navigationsleiste auf Benutzer verwalten. Klicken Sie auf Mitarbeiter erstellen, wenn Sie einen Mitarbeiter hinzufügen wollen. Klicken Sie auf Client erstellen, wenn Sie einen neuen Benutzer außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen möchten. Geben Sie die -Adresse des neuen Benutzers ein. Diese dient zusätzlich als Benutzername. Klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt). Geben Sie auf der nächsten Seite den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein. Optional können Sie zudem einen Unternehmensnamen eingeben, falls dieser sich von Ihrem Unternehmen unterscheidet. Nutzen Sie die Kontrollkästchen in diesem Bereich, um festzulegen, auf welche Funktionen und Tools des Kontos dieser Anwender Zugriff haben soll. Hinweis: Das hier bereitgestellte Kennwort ist nur temporär und muss nicht geändert oder zurückgesetzt werden. Neue Benutzer können über die Willkommens- ihre eigenen Kennwörter festlegen. 5 Wenn alles korrekt eingegeben wurde, klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt). Auf der nächsten Seite sehen Sie eine Liste mit den Ordnern in Ihrem Konto. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit dem Benutzer teilen möchten, und klicken Sie auf das jeweilige Kontrollkästchen, um dem Benutzer Berechtigungen zu erteilen. Klicken Sie auf Add User to Folders and Groups (Benutzer Ordnern und Gruppen hinzufügen), um den Vorgang abzuschließen. Wenn Sie möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Klicken Sie dazu auf Skip this step (Schritt überspringen). 6 Sie können nun eine Vorschau der Willkommens- mit den Anmeldeinformationen des neuen Benutzers und einer kurzen Einführung zu Ihrem ShareFile-Konto anzeigen. Wenn Sie möchten, können Sie den Text in der Nachricht bearbeiten. Klicken Sie zum Abschluss auf Send ( senden). ShareFile.com

5 Teilen Sie eine oder mehrere Dateien Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Share (Freigeben) und wählen Sie mit ShareFile. Geben Sie die -Adressen aller Empfänger, eine Betreffzeile und eine Nachricht in das Sendungsformular auf der nächsten Seite ein. Klicken Sie auf Nachrichtenoptionen bearbeiten, um festzulegen, wie viele Zugriffe pro Benutzer zugelassen sind und wann der Zugriff ablaufen soll. Klicken Sie auf Done (Fertig). Fügen Sie Dateien auf eine der drei folgenden Arten hinzu, um sie mit anderen zu teilen: a. Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und fügen Sie sie von Ihrem Computer hinzu; b. Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und fügen Sie sie von Ihrem ShareFile-Konto hinzu oder c. Ziehen Sie Dateien in das Sendungsformular. Klicken Sie auf Senden. Sie können s, die Sie über Ihr ShareFile-Konto gesendet haben, in Ihrem Posteingang nochmals durchlesen. Um eine Liste Ihrer gesendeten s anzuzeigen und die Verfallsdaten für Links oder Benachrichtigungseinstellungen zu ändern, klicken Sie auf Inbox (Posteingang) in der Seitenleiste der Startseite und klicken Sie auf Sent Messages (Gesendete Nachrichten). Fordern Sie eine Datei von einer Person an Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Request (Anfordern) und wählen Sie mit ShareFile. Geben Sie die -Adressen aller Empfänger, eine Betreffzeile und eine Nachricht in das Sendungsformular auf der nächsten Seite ein. Klicken Sie Nachrichtenoptionen bearbeiten, um festzulegen, wie Sie über hochgeladene Dateien informiert werden möchten und wie lange der Link verfügbar sein soll. Klicken Sie auf Done (Fertig). Wählen Sie, zu welchem ShareFile-Ordner die angeforderten Dateien hinzugefügt werden sollen. ShareFile wird Dateien standardmäßig an die Dateibox senden, Sie können den Zielort für eingehende Dateien in Ihrem Konto jedoch frei wählen. Klicken Sie auf Senden. ShareFile.com 5

6 Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dateien zu organisieren Klicken Sie in der rechten Ecke der Startseite Ihres Kontos auf Ordner erstellen. Geben Sie auf der nächsten Seite einen Namen für Ihren Ordner an. Optional können Sie auch eine Ordnerbeschreibung eingeben. Diese wird in Ihrem Konto als Anmerkung zu Ihrem Ordner angezeigt. Sie können diesen Ordner über Ihr ShareFile-Konto mit anderen Benutzern teilen. Nutzen Sie dazu das Dropdown-Menü Benutzer hinzufügen. Sie können zudem weiteren Benutzern Zugriff auf den Ordner gewähren, nachdem dieser erstellt wurde. (Genauere Informationen hierzu finden Sie in den nächsten beiden Abschnitten.) ShareFile.com 6

7 Teilen Sie Ihre Ordner mit bestehenden Benutzern Navigieren Sie in Ihrem Konto zu dem Ordner, den Sie teilen möchten. Am unteren Ende des Bildschirms sehen Sie in diesem Verzeichnis eine Liste mit dem Titel Ordner ist freigegeben für. Dieser Bereich zeigt alle Benutzer an, die Zugriff auf diesen Ordner haben. 5 6 Um Nutzer zu diesem Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Add Users (Benutzer hinzufügen) und wählen Sie im Dropdown- Menü, wie Sie jemanden zum Verzeichnis hinzufügen möchten. Sollte der Benutzer nicht bereits in Ihrem ShareFile-Adressbuch gespeichert sein, klicken Sie auf Add manually (Neuen Benutzer erstellen). Wenn Sie einen Benutzer von einem persönlichen oder gemeinsam genutzten Adressbuch hinzufügen, wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Add Selected Users (Hinzufügen). Ansonsten fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Legen Sie die Berechtigungen fest, die der Benutzer für das Verzeichnis erhalten soll. Falls Sie den Benutzer manuell hinzugefügt haben, müssen Sie auch eine -Adresse sowie den Vor- und Nachnamen des Benutzers angeben. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen für die jeweiligen Berechtigungen und klicken Sie anschließend auf Add Users (Hinzufügen). Sie kehren zur Seite mit der Zugriffsliste für die Ordner zurück. Prüfen Sie, ob der Benutzer mit den korrekten Berechtigungen hinzugefügt wurde, und klicken Sie auf Save Changes (Änderungen speichern). Jetzt sind Sie bereit! ShareFile.com 7

8 Laden und installieren Sie das Plugin für Microsoft Outlook Wenn Sie Personen, die keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Ihr Konto haben, Zugriff auf Ordner ermöglichen wollen, können Sie sie als neue Benutzer des Kontos einrichten. Hinweis: Sie müssen ein Administrator oder Mitarbeiter-Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen sein, um diese Aktionen durchführen zu können. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Apps. Suchen Sie das Outlook Plug-in und klicken Sie auf Download. Sobald Sie das Plugin heruntergeladen haben, schließen Sie Microsoft Outlook, doppelklicken Sie auf die Installationsdatei und klicken Sie anschließend auf Run (Ausführen). Sie können die Installation mit den standardmäßigen oder individuell angepassten Einstellungen vornehmen. Die standardmäßigen Einstellungen aktivieren automatische Updates. Individuelle Einstellungen ermöglichen Ihnen die Installation ohne den automatischen Update-Service. Wählen Sie Ihre bevorzugte Einstellungsoption und klicken Sie auf Next (Weiter). 5 Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung, um fortzufahren. Sobald die Installation abgeschlossen ist, öffnen Sie Microsoft Outlook. Es erscheint ein Fenster, in das Sie die -Adresse, die Subdomain, und das Passwort eingeben müssen, die mit Ihrem ShareFile-Konto verknüpft sind. 6 Sobald das Plugin Ihre Anmeldedaten akzeptiert, werden Sie aufgefordert, Ihre Einstellungen individuell anzupassen. Diese können Sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Das war s! Sie können jetzt direkt über Ihren Posteingang Dateien austauschen. ShareFile.com 8

9 Laden und installieren Sie die ShareFile-Desktop-Anwendung Windows-Nutzer können mit dieser App auf ShareFile zugreifen, ohne einen Internetbrowser öffnen zu müssen. Dadurch ist es einfacher, auf Dateien zuzugreifen, sie auszutauschen, anzufordern, hoch- oder herunterzuladen. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Apps. Finden Sie die ShareFile-Desktop-App und klicken Sie auf Download. Sobald Sie die App heruntergeladen haben, doppelklicken Sie die Installationsdatei und klicken Sie anschließend auf Run (Ausführen). Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung, um fortzufahren. Folgen Sie dem Einrichtungsassistent und wählen Sie den Installationsort sowie weitere Optionen. Klicken Sie abschließend auf Finished (Abgeschlossen). Wenn Sie die Desktop-App zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihren ShareFile-Anmeldedaten anzumelden. Sobald Sie angemeldet sind, nutzen Sie das Dropdown-Menü in der Navigationsleiste, um den Bereich Ihres ShareFile-Kontos auszuwählen, den Sie anzeigen möchten. ShareFile.com 9

10 Erstklassige Kundenbetreuung Ihr ShareFile-Konto bietet zahlreiche Tools und Funktionen, um den Austausch, das Speichern und Sichern Ihrer Dateien so einfach wie möglich zu machen. Sollten Sie jedoch Fragen haben oder Hilfe benötigen, ist der ShareFile-Kundenservice rund um die Uhr für Sie da. Der Hilfebereich Ihres ShareFile-Kontos enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um mit dem ShareFile- Kundenservice in Kontakt zu treten. Um auf diesen Bereich zuzugreifen, melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie oben rechts auf Help (Hilfe). Hier finden Sie Links zu Schulungsvideos, die ShareFile Knowledge Base (diese enthält hunderte Artikel und Leitfäden für Benutzer) sowie Tools zur Kontaktaufnahme mit dem ShareFile-Kundenservice per Telefon oder . Wenn Sie möchten, können Sie sich auch für eine Live-Schulung anmelden. Wenden Sie sich jederzeit an uns Sie und Ihre Kunden erhalten uneingeschränkten Support. Sie haben eine Frage oder benötigen Hilfe? Rufen Sie uns an: Senden Sie uns eine Fragen Sie die Community: (Großbritannien) (Australien) (International) support@sharefile.com community.sharefilesupport.com/citrixsharefile Durchsuchen Sie die Knowledge Base: kb.sharefile.com Vielen Dank, dass Sie sich für ShareFile entschieden haben. 05 Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Citrix und ShareFile sind Marken der Citrix Systems, Inc. und/oder einer ihrer Tochterunternehmen und sind möglicherweise beim Patent- und Markenamt der Vereinigten Staaten und in anderen Ländern eingetragen. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. ShareFile.com 0