Benutzerhandbuch für Managed Exchange 2016

Transkript

1 Benutzerhandbuch für Managed Exchange 2016 Kurzbeschrieb Kurzdokumentation für Kunden mit dem Service Managed Exchange. Auftraggeber/in Autor/in Marc Grand Änderungskontrolle Version Datum Überarbeitungsgrund Ersteller Definitive Version Marc Grand MAC Mail und Office für MAC hinzugefügt Marc Grand 3008 Bern Fax

2 1 Zugriff auf s Microsoft Outlook Outlook Web Access / Outlook on the Web Passwort ändern Abwesenheitsassistent 5 2 MAC OS Outlook 2016 für MAC OS MAC Mail 8 3 Spamfilter (Secur ) Quarantäne Mail Persönliche Quarantäne Block- / Safelisten 11 4 Mobile Geräte Konfiguration iphone/ipad Konfiguration Android Windows Phone Black Berry Bern Fax info@smartit.ch Seite 2 von 18

3 01 Kontakt bei Fragen Kontaktieren Sie uns Telefon Öffnungszeiten Sie erreichen uns von Montag bis Freitag durchgehend von Uhr 1 Zugriff auf s 1.1 Microsoft Outlook Der Mailserver befindet sich im Datacenter der. Aus diesem Grund ist beim ersten Öffnen des Outlook-Clients eine Authentifizierung notwendig. Der Benutzername ist die -Adresse Kennwort wurde von SmartIT mitgeteilt. Unten rechts in MS Outlook sehen Sie ob die Anmeldung erfolgreich war: Status Verbunden 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 3 von 18

4 1.2 Outlook Web Access / Outlook on the Web Da die s bei SmartIT sind, können Sie Ihre Nachrichten auch via Webmail (OWA / OotW) aufrufen: Als Benutzername gilt die - Adresse Das Passwort wurde von SmartIT mitgeteilt Passwort ändern Im rechten oberen Bereich befindet sich das Menü Optionen. Klappen Sie den Menüpunkt Allgemein aus und gehen Sie danach auf Mein Konto Bern Fax info@smartit.ch Seite 4 von 18

5 Unten rechts befindet sich die Möglichkeit, dass Kennwort zu ändern Abwesenheitsassistent Im rechten oberen Bereich befindet sich das Menü Automatisch Antworten Bern Fax Seite 5 von 18

6 Es erscheint ein Fenster, in welchem Sie ihre Abwesenheitsnachricht eingeben können. 2 MAC OS 2.1 Outlook 2016 für MAC OS Starten Sie den Finder, anschliessend Klick auf «Applikationen». Nun finden Sie auf der rechten Seite des Fensters «Microsoft Outlook» (falls Installiert und Lizenziert) Bern Fax info@smartit.ch Seite 6 von 18

7 Geben Sie im Fenster Ihre Mailadresse an Falls weitere Infos benötigt wird, geben Sie dies in diesem Fenster an. Falls der Server nach «Add Account» nicht ausgefüllt wird, müssen Sie folgendes eintragen. sync.smarthosting.ch 3008 Bern Fax Seite 7 von 18

8 Nun öffnet sich das Outlook und Ihr Postfach ist verbunden. 2.2 MAC Mail MAC Mail ist eine sehr beschränkte Mailsoftware. Es wird empfohlen Office für MAC für den vollen funktionsumfang von Managed Exchange zu benutzen. Gehen Sie über die Taskbar in die Einstellungen. Falls dieser nicht vorhanden ist «Apfel» 3008 Bern Fax Seite 8 von 18

9 Klicken Sie auf «Internet Konten» Im nächsten Schritt auf «Exchange» Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein. Mit Klick auf «Anmelden» wird nun Ihr Mailkonto automatisch eingerichtet Bern Fax Seite 9 von 18

10 3 Spamfilter (Secur ) 3.1 Quarantäne Mail Bei Erhalt von verdächtigen Nachrichten wird eine Quarantäne Mail versendet, welche einen Überblick über die neuen verdächtigen Nachrichten enthält. Standardmässig wird eine solche Nachricht dreimal pro Tag (8.00, und Uhr) verschickt. Dies kann jedoch auf Kundenwunsch angepasst worden sein. In dieser Mail können Sie entscheiden, ob sie eine verdächtige Nachricht empfangen (Freigeben) möchten Persönliche Quarantäne Zugriff auf die Quarantäne: Als Benutzername gilt die - Adresse. Das Passwort, ist dasselbe wie für die Anmeldung auf das Postfach verwendet wird Bern Fax Seite 10 von 18

11 Hier sind alle Mails zu sehen, welche sich in der Quarantäne befinden. Diese können angeschaut oder Freigeben werden, damit die Mail direkt ins Postfach gesendet wird. Hinweis: Das Löschen der Nachrichten in der Quarantäne ist nicht nötig. Diese Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht Block- / Safelisten Über den Menu Punkt Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen verändern. Sie können auch Ihre persönliche Block und Safe Listen bearbeiten. Über den Menu Punkt Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Einstellungen verändern. Sie können auch Ihre persönliche Block und Safe Listen bearbeiten. 4 Mobile Geräte 3008 Bern Fax info@smartit.ch Seite 11 von 18

12 4.1 Konfiguration iphone/ipad Um einen Exchange- Account zu Ihrem iphone hinzuzufügen, tippen Sie auf Einstellungen, dann auf Accounts & Passwörter, dann auf Account hinzufügen und dann auf Microsoft Exchange Bern Fax Seite 12 von 18

13 Nun müssen die Serverdaten eingegeben werden: Server: sync.smarthosting.ch Domain: *leer* Username: Mail Adresse PW: aktuelles Passwort Mit Weiter bestätigen und danach die Serveridentitätsmeldung mit Fortfahren wegklicken. Das Postfach ist nun eingerichtet. Es kann nun noch ausgewählt werden was genau synchronisiert werden soll Bern Fax Seite 13 von 18

14 4.2 Konfiguration Android Android Geräte unterscheiden sich von den Ansichten her je nach Gerätehersteller. Diese Anleitung wurde mit einem Huawei Smartphone erstellt. Die einzelnen Punkte können bei anderen Herstellern abweichen. Rufen Sie zur Einrichtung des Exchange-Kontos zunächst die Einstellungen auf und wählen dann den Punkt Nutzer und Konten und wählen danach Microsoft Exchange durch Antippen aus Bern Fax Seite 14 von 18

15 Auf Konto hinzufügen klicken und Exchange auswählen. Geben Sie hier Ihre - Adresse und das Kennwort ein. Nun müssen noch die Serverdaten eingegeben werden: Server: sync.smarthosting.ch Domain: smarthosting.ch Username: -Adresse Passwort: aktuelles Passwort Mit Weiter bestätigen. Die Einrichtung ist nun abgeschlossen. Sie können jetzt noch bestimmen was und wie oft es Synchronisiert werden soll Bern Fax Seite 15 von 18

16 4.3 Windows Phone Tippen oder klicken Sie auf dem Startbildschirm auf die Kachel mit der Mail-App. 1. In der Mail-App streifen Sie vom rechten Bildschirmrand nach innen, und tippen Sie dann auf Einstellungen. Oder wenn Sie eine Maus verwenden, zeigen Sie auf die rechte obere Bildschirmecke, bewegen Sie den Mauszeiger nach unten, und klicken Sie dann auf Einstellungen. 2. Tippen oder klicken Sie auf Konten. 3. Tippen oder klicken Sie auf Konto hinzufügen. 4. Tippen oder klicken Sie auf Outlook Exchange 5. Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Kennwort ein. 6. Tippen oder klicken Sie auf Verbinden. Wenn eine Meldung zur PC-Sicherheit angezeigt wird, tippen oder klicken Sie auf Diese Richtlinien erzwingen. Hinweis Wenn das -Konto nicht gefunden wird und folgende Fehlermeldung angezeigt wird, +++We führen couldn t Sie die find übrigen settings Schritte for -Adresse. aus, um das Konto +++Provide hinzuzufügen: us with more info and we ll try connecting again 7. Klicken oder tippen Sie auf weitere Details anzeigen. Geben Sie die Serveradresse sync.smarthosting.ch ein, den Domänennamen können Sie leer lassen und den Benutzernamen (Ihre Mail Adresse) ein Bern Fax info@smartit.ch Seite 16 von 18

17 4.4 Black Berry Gehen Sie in die Einstellungen und dann auf Accounts Herunterscrollen und auf Advanced klicken und dann auf Microsoft Exchange ActiveSync 3008 Bern Fax Seite 17 von 18

18 Bei Description eine von Ihnen gewünschte Beschreibung für dieses Konto eingeben und bei Username Ihre - Adresse. Die Domain kann leer gelassen werden. Bei Address muss nochmal die - Adresse angegeben, und bei Password Ihr Passwort eingetragen werden. Bei Server Address muss sync.smarthosting.ch. Use SSL muss auf on sein und VPN auf off. Push Benachrichtigungen können Sie nach Belieben einstellen Bern Fax Seite 18 von 18