Anwenderdokumentation anthesis Outlook Add-In

Transkript

1 Anwenderdokumentation anthesis Outlook Add-In anthesis GmbH Zehntwiesenstr.33b Ettlingen

2 Inhalt 1 Einführung Funktionsweise Konfiguration Sidebar Anwendung: Mail-Upload Alternative Alternative Alternative Anwendung: Aufgabe hinzufügen Anwendung: Kontakte hinzufügen Anwendung: Termin hinzufügen Links anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 1

3 1 Einführung Diese Dokumentation beinhaltet alle Funktionen des anthesis Outlook Add-In. Mails per selbst definiertem Regelwerk in SAP Business ByDesign hochladen, Kontakte, Aufgaben und Ihren Kalender bidirektional synchronisieren, sowie neue Kontakte in Outlook erstellen und bidirektional synchronisieren. Systemvoraussetzungen Microsoft Outlook in einer der folgenden Versionen: Outlook 2010 Outlook 2013 Outlook 2016 Office 365 Für die Installation führen Sie die Installationsdatei des anthesis Outlook Add-In aus und folgen Sie den Anweisungen. 2 Funktionsweise Das anthesis Outlook Add-In wird in das bestehende Microsoft Outlook eingebettet und fungiert als Schnittstelle zwischen SAP ByDesign und Microsoft Outlook. anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 2

4 3 Konfiguration 1. Nach erfolgreicher Installation erscheint die Funktion SAP BYD Integration in Microsoft Outlook. 2. Eine Sidebar wird mit Informationen zu dem jeweiligen ausgewählten Ansprechpartner angezeigt. aktiviert oder deaktiviert die Sidebar. 3. Verbinden Sie Ihr SAP Business ByDesign mit dem anthesis Outlook Add-In. a. Öffnen Sie in Microsoft Outlook den Reiter SAP BYD Integration. b. Unter bitte folgende Pflichtfelder ausfüllen: SAP System URL Ihre SAP System URL SAP Username Ihr SAP Username Password Passwort Ihres SAP Business ByDesign Nutzers c. Loggen Sie sich im Reiter SAP BYD Integration mit ein. 4. Synchronisation einrichten a. Wählen Sie in Microsoft Outlook den Reiter SAP BYD Integration aus b. Mit wählen Sie die gewünschten Synchronisationen aus Task Synchronization Calender Synchronization Account Synchronization Contact Synchronization anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: Tel.: Seite 3

5 c. Die Synchronisation kann entweder manuell gestartet werden ( Sync now! ) oder wird automatisch in Intervallen von 30 Minuten durchgeführt. d. Die zu synchronisierenden Ordner werden bei der Installation automatisch angelegt und können bei Bedarf geändert werden. e. Reset löscht den letzten Zeitstempel der Synchronisation. 4 Sidebar Die Sidebar zeigt Ihnen alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Kunden/Ansprechpartner. 1. Sind Mailadressen mehreren Ansprechpartnern zugeordnet, so können Sie mittels dem Dropdownfeld den gewünschten Ansprechpartner auswählen. 2. Der momentane Eintrag lässt sich in der Sidebar fixieren. 3. Kontaktdaten aus SAP Business ByDesign. Doppelklick auf den Ansprechpartner oder den Kunden öffnet sofort den entsprechenden Eintrag in SAP Business ByDesign. 4. Auswahl Opportunities oder Sales Quote des Kunden. Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sofort den entsprechenden Beleg in SAP Business ByDesign. 5. Ansicht der Tasks Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sofort den entsprechenden Beleg in SAP Business ByDesign. anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 4

6 5 Anwendung: Mail-Upload 5.1 Alternative 1 1. Individuelle Regeln definieren. a. Die Sicht öffnen. b. Definieren Sie sich eigene Regeln ( New ) oder erweitern Sie bestehende Regeln ( Extend ) mit den verfügbaren Filtern: with specific words in the subject with specific words in the message from sender with recipients from sender or recipient 2. Eingang einer neuen Mail. 3. Sobald eine Mail einer Regel zugeordnet werden kann, wird diese automatisch in die Upload- Warteschlange hinzugefügt und erhält eine orangene Markierung. 4. Falls Sie die Zuordnung überarbeiten wollen: a. Markieren Sie die gewünschte Mail und wählen. b. Die automatische Zuordnung der ausgewählten Mail wird angezeigt. 5. Für eine manuelle Zuordnung entfernen Sie mit die Auswahl und fügen eine neue Zuordnung mit Assign To hinzu und bestätigen Sie mit OK. 6. Den Upload können Sie nun mit starten. anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 5

7 7. Die Upload-Warteschlange öffnet sich. Alle markierten Mails werden nach Kunden sortiert angezeigt. 8. Mails können aus der Upload-Warteschlange entfernt oder in einer Detail-Ansicht geöffnet werden. 9. Sie können entscheiden, ob Sie alle Mails auf einmal hochladen oder einzeln je Kunde. 10. Nachdem die Mails erfolgreich in Ihr SAP Business ByDesign hochgeladen sind, werden diese mit einem grünen Punkt markiert. 11. Die Information wird nun in SAP Business ByDesign innerhalb des Kundenmanagements aufgeführt. a. Anzeige der Information direkt am Kunden: Workcenter Kundenmanagement Kunden Auswahl erfolgt über Klick auf den Kundennamen Verkauf Aktivitäten anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: Tel.: Seite 6

8 b. Anzeige der Information im Kundenmanagement Allgemein: Workcenter Kundenmanagement Aktivitäten 5.2 Alternative 2 1. Über die integrierte anthesis Outlook Add-In Sidebar können Mails Mithilfe Drag & Drop in die Upload-Warteschlange verschoben werden. 2. Hierzu wird die gewünschte Mail in die Sidebar gezogen. 3. Der Dialog Assign öffnet sich. Wählen Sie Ihre gewünschte Zuordnung der Mail aus und bestätigen Sie mit OK. 4. Zum Upload der Mails verwenden Sie. 5.3 Alternative 3 1. Markieren Sie die gewünschte Mail. 2. Mit öffnet sich der Dialog Assign. 3. Wählen Sie Ihre gewünschte Mail-Zuordnung aus und bestätigen Sie mit OK. 4. Die Mail ist nun in der Synchronisations-Warteschlange vorhanden. anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 7

9 6 Anwendung: Aufgabe hinzufügen 1. Navigieren Sie in Microsoft Outlook in den Bereich Aufgaben. 2. Das Erscheinungsbild des anthesis Outlook Add-In passt sich dem neuen Bereich an und bietet die Funktionen Add Task und Delete Task. 3. Erstellen Sie eine neue Aufgabe in Microsoft Outlook. 4. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus und fügen diese mit Ihren SAP Business ByDesign-Aktivitäten hinzu. 5. Der Dialog Add Item öffnet sich. Wählen Sie Ihre gewünschte Zuordnung aus und bestätigen Sie mit OK. 6. Sobald die Aufgabe erfolgreich zugeordnet wurde, ist die Funktion auswählbar. 7. Nach der automatischen oder manuellen Synchronisation, werden die neuen Aufgaben in SAP Business ByDesign angezeigt. Außerdem wird bei der Installation ein neuer Ordner erstellt, in welchem die Einträge lokal abgespeichert werden ( ByD Tasks ). a. Anzeige der Information direkt am Kunden: Workcenter Kundenmanagement Kunden Auswahl erfolgt über Klick auf den Kundennamen Verkauf Aktivitäten anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 8

10 b. Anzeige der Information im Kundenmanagement Allgemein: Workcenter Kundenmanagement Aktivitäten 7 Anwendung: Kontakte hinzufügen 1. Sie können mit einen neuen Firmenkunden anlegen oder mit einen neuen Ansprechpartner. 2. Es öffnet sich für der Dialog Corporate Customer und für der Dialog Contact. 3. Füllen Sie die gewünschten Felder aus und erstellen Sie den neuen Firmenkunden oder Ansprechpartner mit Upload. 4. Mit dem nächsten Synchronisationsintervall oder einer manuellen Synchronisation werden die Kontakte in SAP Business ByDesign aktualisiert. Hierbei ist zu beachten, dass nur Kontakte synchronisiert werden, die einem Kunden zugeordnet sind und dieser Kunde Ihnen zugeordnet ist. Außerdem werden bei der Installation zwei neue Ordner erstellt, in welchen die Einträge lokal abgespeichert werden ( ByD Contacts und ByD Accounts ). anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 9

11 8 Anwendung: Termin hinzufügen 1. Öffnen Sie den Kalender in Microsoft Outlook. 2. Das Erscheinungsbild des anthesis Outlook Add-In passt sich dem neuen Bereich an und stellt Ihnen die Funktionen Add Appointment und Delete Appointment zur Verfügung. 3. Markieren Sie einen gewünschten Kalendereintrag und fügen diesen mit zu der Synchronisations-Warteschlange hinzu. 4. löscht einen zuvor hinzugefügten Termin aus der Synchronisations- Warteschlange. 5. Nach der automatischen oder manuellen Synchronisation, wird der neue Termin in SAP Business ByDesign angezeigt. a. Workcenter Kundenmanagement b. Allgemeine Aufgaben c. Kalender anzeigen 6. Außerdem wird bei der Installation ein neuer Ordner erstellt, in welchem die Einträge lokal abgespeichert werden ( ByD Calender ). anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: kontakt@anthesis.de Tel.: Seite 10

12 9 Links Auf den folgenden Links können Sie sich weitere Informationen zum Thema anthesis Outlook Add-In einholen oder kontaktieren Sie uns direkt via Mail unter oder via Telefon unter anthesis GmbH Ettlingen Zehntwiesenstraße 33b Mail: Tel.: Seite 11