WufooConnector Handbuch für Daylite 4

Transkript

1 WufooConnector Handbuch für Daylite 4

2 WufooConnector Handbuch für Daylite 4 1 Allgemeines 1.1 Das WufooConnector Plugin für Daylite Einrichtung Installation 6 Lizensierung 8 API Key einrichten 10 3 Kurze Einführung in den Wufoo-Web-Formular-Service Die ersten Schritte 14 Erstellen von Wufoo-Formularen 15 Benutzung und Einbindung von Wufoo-Formularen 18 4 Benutzung Benutzung von WufooConnector 21 Aktion "Person anlegen" 23 Aktion "Firma anlegen" 24 Aktion "Aufgabe anlegen" 25 5 Der Importvorgang Der Import von Wufoo-Formularen kann auf zwei Wegen geschehen 27 Was geschieht beim Import? 28 Doppelte Kontakte 29 6 Sonstige Informationen 6.1 Fragen, Probleme, oder Bedarf an weiteren Informationen 31

3 Allgemeines WufooConnector Handbuch für Daylite 4-3

4 Das WufooConnector Plugin für Daylite 4 Über WufooConnector Wufoo ( ist eine Web-Anwendung, die es jedem ermöglicht, Web-Formulare zu erstellen. Wufoo-Formulare können auf jeder Webseite eingebunden werden. Die abgesendeten Formulare werden in einer von Wufoo automatisch angelegten Datenbank gespeichert und sind von überall aus abrufbar. Funktionen WufooConnector bietet die folgenden Funktionen: Die Überführung von Wufoo-Formular-Definitionen in Daylite-Formulare Der Import von Wufoo-Formulareinträgen Der Importvorgang kann mit folgenden Aktionen verknüpft werden: Erstellen einer Person in Daylite Erstellen einer Firma in Daylite Erstellen und delegieren einer Aufgabe in Daylite Den durch solche Aktionen erstellten Objekten können frei wählbare Kategorien und Schlagworte vergeben werden Der Importvorgang kann nach belieben automatisch in einem wählbaren Zeitintervall erfolgen oder manuell gestartet werden Systemvorraussetzungen Betriebssystem: OS X 10.7 oder neuer Daylite Version: 4.2 oder neuer WufooConnector Handbuch für Daylite 4-4

5 Einrichtung WufooConnector Handbuch für Daylite 4-5

6 Installation Der WufooConnector sollte lediglich an einem Platz installiert werden, da es sonst zu Duplikaten kommen kann! 1. Für den WufooConnector muss Daylite 4.2 oder höher installiert sein. Starten Sie Daylite und wählen Sie im Menü Daylite --> Über Daylite 2. Für WufooConnector muss OS X 10.7 oder höher installiert sein. Wählen Sie im Menü <Apfel> --> Über diesen Mac 3. Öffnen Sie den Download WufooConnector_for_ Daylite4 WufooConnector Handbuch für Daylite 4-6

7 4. Doppelklicken Sie die Datei WufooConnector.daylite-plugin 5. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit einem Klick auf Installieren 6. Um die Installation abzuschließen, klicken Sie auf Daylite neu starten Um das Plugin nutzen zu können, müssen Sie noch einige Schritte zur Einrichtung vornehmen. Mehr dazu finden Sie im folgenden Kapitel Lizensierung WufooConnector Handbuch für Daylite 4-7

8 Lizensierung Sie können den WufoConnector 14 Tage in vollem Umfang ohne Eingabe einer Lizenz testen. Nach den 14 Tagen Testzeitraum benötigen Sie eine gültige Lizenz. Sofern Sie noch keine Lizenz erworben haben (WufooConnector jedoch bereits installiert haben), können Sie wie folgt vorgehen: 1. Starten Sie Daylite 2. Wählen Sie im Menü Plugins --> WufooConnector --> Lizenz Klicken Sie auf WufooConnector kaufen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-8

9 4. Es öffnet sich unser Online Shop, in dem Sie eine Lizenz erwerben können 5. Tragen Sie die Daten in die Textfelder ein und klicken Sie auf Hinzufügen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-9

10 API Key einrichten Um den Wufoo-API-Key zu finden, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch: 1. Loggen Sie sich auf in Ihren Wufoo-Account ein 2. Sie befinden sich nun im Form Manager Sollten Sie noch kein Formular erstellt haben, so erstellen nun eines. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Erstellen von Wufoo-Formularen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-10

11 3. Wählen Sie nun ein Formular aus & klicken Sie auf die Schaltfläche Code unterhalb der zum Formular gehörigen Tabellenzeile 4. Sie befinden sich jetzt auf der Seite Code Manager Klicken Sie auf die Schaltfläche API Information WufooConnector Handbuch für Daylite 4-11

12 5. Sie befinden sich jetzt auf der Seite API Information 6. Kopieren Sie den API Key und fügen diesen unter Plug-Ins --> WufooConnector --> Einstellungen ein WufooConnector Handbuch für Daylite 4-12

13 Kurze Einführung in den Wufoo-Web-Formular-Service WufooConnector Handbuch für Daylite 4-13

14 Die ersten Schritte Bevor Sie WufooConnecor für Daylite in Betrieb nehmen können, benötigen Sie einen eigenen Account bei und mindestens ein dort erstelltes Formular. In den folgenden Schritten möchten wir Ihnen jedoch nur eine knappe Einführung in die Benutzung der Webanwendung geben. Unter finden Sie eine ausführliche Dokumentation und Hilfestellung zu vielen Themen. Einrichten eines Wufoo Accounts Die Einrichtung eines Wufoo-Accounts erfolgt über die Webseite von Wufoo ( Der von Ihnen gewählte Account-Name und das dazugehörige Passwort werden später benötigt, um das Daylite-Plug-In zu konfigugrieren. WufooConnector Handbuch für Daylite 4-14

15 Erstellen von Wufoo-Formularen Nach der Erstellung Ihres Accounts melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten unter an. Sie befinden sich nun in der Verwaltungsoberfläche von Wufoo. Hier können Sie Formulare anlegen, bearbeiten und vieles mehr. Sie müssen mindestens ein Formular erstellen, bevor Sie WufooConnector verwenden können. Das erstellen und bearbeiten von Formularen im WufooConnector selbst ist nicht möglich. Bei der ersten Erstellung eines Formulars wird auch ein sogenannter API Key für Sie generiert. Dieser wird nebst Benutzername und Passwort benötigt, um WufooConnector mit ihrem Wufoo-Account zu verrbinden. Mehr dazu finden Sie im Kapitel API Key einrichten 1. In der Übersicht Forms erstellen Sie über New Form! ein neues Formular WufooConnector Handbuch für Daylite 4-15

16 2. Per Drag and Drop können Sie ganz einfach Ihr individuelles Formular zusammenstellen 3. Unter Form Settings ändern Sie den Name des Formulars WufooConnector Handbuch für Daylite 4-16

17 4. Speichern Sie Ihr Formular mit einem Klick auf Save Form WufooConnector Handbuch für Daylite 4-17

18 Benutzung und Einbindung von Wufoo-Formularen Wufoo bietet verschiedene Möglichkeiten, um ein Formular einzubinden / zu verwenden: - Direkte Verwendung über die Web-Anwendung Wufoo generiert für jedes erstellte Formular eine URL, über welche das Formular öffentlich erreicht und ausgefüllt werden kann - Einbindung auf einer Webseite Das WufooFormular wird hierbei beispielsweise auf Ihrer eigenen Homepage integriert und ist somit auf Ihrer eigenen Webseite verfügbar - Per versenden Der Link zum Formular wird per versendet - Weitere Möglichkeiten finden Sie auf der Wufoo Webseite In allen Fällen werden die gesendeten Formulareinträge in der von Wufoo angelegten Datenbank gespeichert. Die Datensätze sind anschließend über die Webanwendung im Browser oder mittels einer speziellen Programmschnittstelle abrufbar. Letzter macht sich WufooConnector zu nutze, um Ihre Formulardaten in Daylite zu importieren 1. Klicken Sie auf Code um zur Auswahl der Einbindungsmöglichkeiten zu gelangen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-18

19 2. Wählen Sie die gewünschte Einbindungsart und folgen Sie den Anweisungen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-19

20 Benutzung WufooConnector Handbuch für Daylite 4-20

21 Benutzung von WufooConnector Abgesehen von der Eingabe der Zugansdaten und der Lizensierung des Plug-Ins finden Sie alle weiteren Funktionen des WufooConnector in einem eigenen Dialogfenster. (Plug-Ins > WufooConnector > Formulare verwalten). (1) Formular Tabelle In der Formular-Tabelle sehen Sie alle Formulare aus Ihrem Wufoo-Account. Nutzen Sie die Checkboxen, um den Import für das jeweilige Formular zu (de-)aktivieren. Sofern ein Formular aktiviert ist, wird für jeden importierten Eintrag ein Daylite-Formular erstellt. Wählen Sie ein Formular aus, um seine Import-Aktionen zu konfigurieren. (2) Liste der Import-Aktionen In der Aktionen Tabelle finden Sie alle zur Verfügung stehenden Import-Aktionen für das ausgewählte Formular. Aktive Aktionen werden ausgelöst, sobald ein neuer Wufoo-Formulareintrag in Daylite importiert wurde. WufooConnector Handbuch für Daylite 4-21

22 Benutzen Sie die Checkboxen, um eine Aktion für das gewählte Formular zu aktivieren. Wählen Sie eine Aktion aus, um ihr Verhalten zu konfigurieren. (3) Aktions-Editor Im Aktions-Editor konfigurieren Sie die jeweils ausgewählte Import-Aktion (4) Mit dem Off / On Schalter (de-)aktivieren Sie den automatischen Import von neuen Wufoo Formulareinträgen im eingestellten Zeitintervall (siehe (5)) (5) Wählen Sie hier das Zeitintervall aus, in dem der WufooConnector neue Wufoo Formulareinträge in Daylite importiert (6) Importieren Sie Wufoo Formulareinträge manuell in Daylite (7) Geben Sie hier Ihre Wufoo Account Daten ein WufooConnector Handbuch für Daylite 4-22

23 Aktion "Person anlegen" (1) Wählen Sie aus, welches Namensfeld aus dem Wufoo Formular als Name der Person in Daylite gesetzt werden soll (2) Geben Sie die Daylite - Schlagworte ein, die bei Erstellung der Person automatisch hinzufügt werden sollen (3) Wählen Sie die Daylite - Kategorie aus, die bei Erstellung der Person automatisch vergeben werden soll (4) Wählen Sie die Adressfelder aus dem Wufoo Formular aus, die der Person in Daylite zugeordnet werden sollen (5) Wählen Sie die Felder aus dem Wufoo Formular aus, die der Person in Daylite zugeordnet werden sollen (6) Wählen Sie die Telefonnummer Felder aus dem Wufoo Formular aus, die der Person in Daylite zugeordnet werden sollen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-23

24 Aktion "Firma anlegen" (1) Wählen Sie aus, welches Namensfeld aus dem Wufoo Formular als Name der Organisation in Daylite gesetzt werden soll (2) Geben Sie die Daylite - Schlagworte ein, die bei Erstellung der Organisation automatisch hinzugefügt werden sollen (3) Wählen Sie die Daylite - Kategorie aus, die bei Erstellung der Organisation automatisch vergeben werden soll (4) Wählen Sie die Branche aus, die bei Erstellung der Organisation automatisch hinzugefügt werden sollen (5) Wählen Sie die Adressfelder aus dem Wufoo Formular aus, die der Organisation in Daylite zugeordnet werden sollen (6) Wählen Sie die Felder aus dem Wufoo Formular aus, die der Organisation in Daylite zugeordnet werden sollen (7) Wählen Sie die Telefonnummern Felder aus dem Wufoo Formular aus, die der Organisation in Daylite zugeordnet werden sollen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-24

25 Aktion "Aufgabe anlegen" (1) Wählen Sie hier, ob der Name der Aufgabe den Namen des Formulars oder einen individuellen tragen soll (siehe (2)) (2) Eingabefeld für einen individuellen Namen (3) Geben Sie die Daylite - Schlagworte ein, die bei Erstellung der Aufgabe automatisch hinzugefügt werden sollen (4) Wählen Sie die Daylite - Kategorie aus, die bei Erstellung der Aufgabe automatisch vergeben werden soll (5) Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Aufgabe delegiert werden soll WufooConnector Handbuch für Daylite 4-25

26 Der Importvorgang WufooConnector Handbuch für Daylite 4-26

27 Der Import von Wufoo-Formularen kann auf zwei Wegen geschehen 1. Manueller Import durch Klick auf Jetzt importieren 2. Automatischer Import in einem regelmäßigen Zeitintervall. Wählen Sie hierfür das gewünschte Zeitintervall und schalten Sie den ON-OFF-Schalter auf `On` WufooConnector Handbuch für Daylite 4-27

28 Was geschieht beim Import? - Beim Import neuer Formulareinträge wird zunächst ein Daylite-Formular erstellt, welches alle Informationen aus dem ursprünglichen Wufoo-Formular enthält. - Abhängig von den gewählten Aktionen werden entsprechende Einträge für Personen, Firmen oder Aufgaben erstellt und miteinander verknüpft. WufooConnector Handbuch für Daylite 4-28

29 Doppelte Kontakte - WufooConnector verfügt über einen Mechanismus bereits vorhandene Personen und Firmen zu erkennen. - Eine Person gilt als bereits vorhanden sofern Vor- und Nachname und mindestens eine -Adresse (sofern vorhanden) mit den Daten aus dem Wufoo-Formulareintrag übereinstimmen. - Eine Firma gilt als bereits vorhanden sofern der Name und mindestens eine -Adresse (sofern vorhanden) mit den Daten aus dem Wufoo-Formulareintrag übereinstimmen. - Wird eine Firma oder Person als bereits vorhanden erkannt, so wird kein neuer Kontakt erstellt. Ein neuer Formulareintrag wird dennoch erstellt und mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft. Auch alle weiteren Aktionen wie z.b. das Erstellen einer Aufgabe erstellen werden durchgeführt. WufooConnector Handbuch für Daylite 4-29

30 Sonstige Informationen WufooConnector Handbuch für Daylite 4-30

31 Fragen, Probleme, oder Bedarf an weiteren Informationen Bei Fragen, Problemen, oder Bedarf an weiteren Informationen stehen wir Ihnen gerne telefonisch oder schriftlich zur Verfügung! Limited Niederlassung Deutschland Folgen Sie uns auf twitter Business auf Mac und iphone Sitz: Weiser Straße 32, Bendorf (bei Koblenz) Büro: Engerser Straße 59, Bendorf Fon: Fax: Webseiten: - B2B-Lösungen OS X & ios - CRM für OS X & ios Geschäftsführer/Director: Alf Ruppert UST-ID: DE (Finanzamt Koblenz), HRB Zuständiges Registergericht: Koblenz AGBs: WufooConnector Handbuch für Daylite 4-31