BIBLIOTHECAplus. Automatischer Import von DiviBibdaten. 1. Allgemeines

Transkript

1 BIBLIOTHECAplus Automatischer Import von DiviBibdaten 1. Allgemeines Mit BIBLIOTHECAplus können Sie die DiviBib-Daten in einem Arbeitsgang vom DiviBib-Server herunterzuladen und diese direkt nach BIBLIOTHECAplus importieren. Der separate Download der Titeldaten vom Onleihe-Portal bei DiviBib entfällt. Wir empfehlen Ihnen, auf dem lokalen Laufwerk ein eigenes Verzeichnis für die DiviBib-Daten anzulegen, da die Dateien vom Importmodul temporär in einem Verzeichnis auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Die notwendigen Einstellungen in BIBLIOTHECAplus haben wir für Sie vorgenommen. 2. Einstellungen für den automatischer Import Öffnen Sie das Importmodul. Klicken Sie oben rechts auf den Menüpunkt Assistent starten. Es öffnet sich der Bildschirm Optionen / Reiter Format Aktivieren Sie unten in der Mitte die Option divibib Online und klicken dann auf das. Es öffnet sich der Bildschirm divibib Online Optionen : Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

2 Folgende Einstellungen sollten geprüft und gegebenenfalls angepasst werden: Im oberen Feld divibib-library Key wird der Public Key der Bibliothek angezeigt. Dieser wurde bereits von uns für Sie hinterlegt. Im Bereich Format wählen Sie das gewünschte Katalogformat aus, indem Sie die entsprechende Option anklicken: MARC oder MAB2. Im Bereich Zeitraum tragen Sie in den Feldern Von und Bis den gewünschten Zeitraum ein, für den Sie die Bestellungen herunterladen möchten. Im Bereich Temporärer Speicherort klicken Sie auf die -Schaltfläche. Es öffnet sich der Bildschirm Wählen Sie den Speicherort : Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

3 Wählen Sie das unter Punkt 1 eingerichtete Verzeichnis aus und klicken Sie auf OK. Der Speicherort wird dann im Feld unter Temporärer Speicherort angezeigt. Die beiden folgenden Optionen können bei Bedarf ausgewählt werden. Wenn Sie keine der beiden Optionen aktivieren, dann werden die Daten beim automatischen Import direkt importiert und lokal nicht gespeichert. Option Datei nach Import beibehalten : Aktivieren Sie die Option, wenn die temporär abgelegte Datei nach dem Import nicht gelöscht sondern im ausgewählten Ordner gespeichert werden soll. Option Datei nur downloaden, nicht importieren : Aktivieren Sie die Option, wenn Sie die Datei nur downloaden und nicht sofort importieren möchten. Das könnte z.b. dann der Fall sein, wenn Sie die Daten vor dem Import bearbeiten möchten. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die notwendigen Eintragungen vorgenommen haben. Klicken Sie auf Weiter. Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

4 Bildschirm Optionen: Datei/Anzahl: Die Schaltfläche Datei wählen ist ausgegraut, da Sie den Speicherort bereits auf dem Bildschirm divibib Online Optionen ausgewählt haben. Klicken Sie auf Weiter. Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

5 Bildschirm Optionen: Modus: Achten Sie darauf, dass die Optionen, wie unten abgebildet, aktiviert sind. Vermeidung von Dubletten: Option Vorhandene Medien ändern" aktivieren, Option nur für Medienstatus aktivieren und über die Dropdownbox DiViBib" auswählen. Klicken Sie auf Weiter. Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

6 Bildschirm Optionen: Wertevorgaben: Achtung: beim Feld Mediengruppe unbedingt E-Medium oder DiviBib bzw. die von Ihnen eingerichtete Mediengruppe für DiviBib-Medien auswählen! Falls gewünscht, werden über die Mediengruppe per Datenbanktrigger automatisch die noch fehlenden Werte (Standort, Standort 2, Systematik, Lieferant) ergänzt. Falls Sie den DiviBib-Datensätzen zusätzlich zur Mediengruppe auch noch ein Medienkennzeichen zuweisen, dann wählen Sie dieses im Feld Medienkennz. über das Register aus. Wichtig: beim Feld Exemplarstatus das leere Feld auswählen (Nicht die drei Striche ---) bzw. den von Ihnen vorgesehenen Exemplarstatus für DiviBib-Medien. Bei Status der veränderten TA muss unbedingt auch Divibib ausgewählt werden. Klicken Sie auf Weiter. Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

7 Bildschirm Optionen: Einstellungen Wenn Sie möchten, dass neue Werte automatisch in Ihre Register eingetragen werden, dann müssen Sie einen Haken bei der Option dabei auch neue Registerwerte anzeigen setzen. Klicken Sie auf Weiter Bildschirm Optionen: Experteneinstellungen Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

8 Bitte achten Sie darauf, dass die im Bildschirm abgebildeten Häkchen gesetzt sind und im Feld Commit alle 100 eingetragen ist. Klicken Sie auf OK. 3. Automatischen Import durchführen: Danach kann der Import rechts oben im Bildschirm durch einen Klick auf gestartet werden. Im linken Teil des Startbildschirms wird der Importprozess angezeigt und sobald dieser beendet ist erscheint die folgende Meldung: Wenn Sie die Dateien mit dem Downloadprozess importieren, dann ist der Vorgang damit abgeschlossen. 4. Abweichungen beim automatischen Import 4.1 Manueller Import der Dateien: Wenn Sie die Dateien vor dem Import bearbeiten möchten, dann müssen Sie im Bildschirm divibib Online Optionen die Option Datei nur downloaden nicht importieren aktivieren! Sie können die Bearbeitung der Dateien im ausgewählten Verzeichnis vornehmen. Danach können Sie den Import der Dateien manuell durchführen. Überprüfen Sie das Katalogformat der Dateien: MARC21 oder MAB2? Öffnen Sie das Importmodul. Klicken Sie oben rechts auf den Menüpunkt Assistent starten. Es öffnet sich der Bildschirm Optionen / Reiter Format Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

9 MAB2-Daten: Aktivieren Sie im Bereich MAB-Daten die Option EKZ. MARC21-Daten: Aktivieren Sie im Bereich MARC-Daten die Option MARC21 (DNB/ekz). Der Reiter Datei / Anzahl ist aktiviert und Sie können die gewünschte Import-Datei über die Schaltfläche Datei wählen auswählen: Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

10 Bei den folgenden Reitern verfahren Sie wie oben beschrieben! Danach können Sie den Import rechts oben im Bildschirm durch einen Klick auf starten. Im linken Teil des Startbildschirms wird der Importprozess angezeigt und wenn dieser beendet ist erscheint die folgende Meldung: 5. Fehlermeldungen beim Import Eine Fehlermeldung kann verschiedene Ursachen haben: Der Zeitraumwurde zu groß gewählt: Prüfen Sie bitte den eingetragenen Zeitraum. Sollten bei der DiviBib mehr als 500 Datensätze für den Download bereit stehen, dann werden die Daten von der DiviBib automatisch als zip-datei ausgeliefert. Eine zip-datei kann nicht importiert werden und muss vorab entpackt werden. Sie haben zwei Möglichkeiten: 1. Sie wählen einen kleineren Zeitraum aus. oder 2. Sie aktivieren die Option Datei nur Downloaden und nicht importieren aus. Die Datei wird im temporären Verzeichnis, welches Sie für den Download angegeben haben, abgelegt. Dort können Sie die zip-datei entpacken, die einzelnen Dateien speichern und dann manuell über das Import-Modul nach BIBLIOTHECAplus importieren. Automatischer Import von DiviBibdaten 3/

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