Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen

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1 Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen 2 3. Vorgehensweisen Abschluss altes Abrechnungssystem Start mit Agenda LOHN Lohnkontovorträge 8 4. Details Zeitraum und Entgelt auf der SV-Meldung Lohnsteuer-Jahresausgleich Unterjährige Neueintritte vor Systemwechsel Wichtige Informationen 22

2 Seite 2 1. Ziel Das Info unterstützt Sie bei der Übernahme einer Lohnbuchführung bzw. dem Umstieg auf Agenda in der Anwendung LOHN. Im Detail wird gezeigt: die Übernahme der Stammdaten die Erfassung der Vortragswerte in den Personaldaten Nr Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen 2. Voraussetzungen Empfehlung Legen Sie den Start mit Agenda LOHN auf den Januar. Sie mindern Ihren Arbeitsaufwand und das Risiko von Übertragungsfehlern durch die Erfassung von Vortragswerten aus dem vorherigen Abrechnungssystem. Stammdaten in LOHN Erfassen oder importieren Sie die Stammdaten (Mandantendaten und Personaldaten). Nutzen Sie hierzu die Anleitungen entsprechend des vorherigen Abrechnungssystems: Nr DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Nr Lexware: Datenübernahme LOHN Nr Excel: Datenübernahme LOHN Nr Datenübernahme aus der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) Nr SelectLine Lohn: Datenübernahme nach Agenda LOHN Nr LOHN Import aus Fremdprogrammen (offene Schnittstelle) Achtung Erfassen Sie als Eintrittsdatum das Datum des ursprünglichen Ersteintritts.

3 Seite 3 3. Vorgehensweisen 3.1. Abschluss altes Abrechnungssystem Achtung Arbeiten Sie auf keinen Fall parallel mit zwei Software-Anwendungen. Schließen Sie die Lohn- und Gehaltsbuchführung im vorherigen Abrechnungssystem endgültig ab. Abmeldung Grund 36 Melden Sie alle beschäftigten Arbeitnehmer wegen Systemwechsel (Grund 36) ab. ELStAM Keine Abmeldungen erstellen: Die Arbeitnehmer werden in Agenda LOHN automatisch umgemeldet. Lohnsteuerbescheinigung Keine Lohnsteuerbescheinigungen erstellen: Agenda LOHN erzeugt automatisch die Lohnsteuerbescheinigungen am Jahresende mit den vorgetragenen Lohnkontowerten. Ausnahme: Letzter Abrechnungsmonat ist Dezember. Voraussichtliche Beitragsschuld Empfehlung Ermitteln Sie die Beitragsschuld mit den endgültigen Werten. Versenden Sie die Beitragsnachweise an die Krankenkassen. Somit entfällt die Erfassung der Vortragswerte für die Krankenkassen in LOHN. Im vorherigen Abrechnungssystem wurde die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten Abrechnungsmonat übermittelt Wenn im vorherigen Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten Abrechnungsmonat übermittelt wurde, müssen die versendeten Beitragsnachweise storniert werden. Nutzen Sie hierzu sv.net. Bei Fragen wenden Sie sich an die entsprechende Krankenkasse.

4 Seite Start mit Agenda LOHN Achtung Sie können den Start der Abrechnung in LOHN nachträglich nicht mehr ändern. Dazu müssen Sie den Mandanten löschen und neu anlegen. Nr Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen Anmeldung wegen Systemwechsel Der Wechsel des Abrechnungssystems muss den Krankenkassen gemeldet werden. Voraussetzungen Vorheriges Abrechnungssystem: Übermitteln Sie eine SV-Abmeldung mit Entgelt wegen Systemwechsel mit Grund 36 für alle beschäftigten Arbeitnehmer. Agenda LOHN: Erfassen Sie das tatsächliche Eintrittsdatum aller beschäftigten Arbeitnehmer. Agenda LOHN Die Anmeldungen wegen Systemwechsel mit Grund 13 werden bei der ersten Monatsberechnung in LOHN automatisch erzeugt und stehen anschließend unter»transfer DEÜV-Dateien senden«zur Übermittlung bereit. Hinweis Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum ab Abrechnungsbeginn mit Agenda werden mit einer Anmeldung Grund 10 erstellt.

5 Seite ELStAM-Ummeldungen Wenn Sie das tatsächliche Eintrittsdatum für alle Arbeitnehmer erfasst haben, erstellt LOHN automatisch eine ELStAM-Ummeldung für die Arbeitnehmer. Versenden Sie die ELStAM-Ummeldungen über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Für Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum ab Abrechnungsbeginn mit Agenda erstellt LOHN eine ELStAM-Anmeldung.

6 Seite 6 Vortragswerte Krankenkassen Tatsächliche Beitragsschuld Wenn im vorherigen Abrechnungssystem die tatsächlichen SV-Beiträge zum Abgabetermin ermittelt wurden (kein Schätzverfahren), besteht keine Abrechnungsdifferenz hinsichtlich der Krankenkassen. Es sind keine weiteren Schritte notwendig. Voraussichtliche Beitragsschuld (Schätzverfahren) Wenn im vorhergehenden Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt wurde, ist die Differenz zwischen der voraussichtlichen und endgültigen Beitragsschuld des Vormonats noch nicht an die Krankenkasse übermittelt. Die Differenz muss bei den einzelnen Krankenkassen in LOHN vorgetragen werden. Beispiel Start mit Agenda LOHN Start der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der 01. Januar. Vorberater mit Fremdsoftware Im vorhergehenden Abrechnungssystem wurde zum 20. Dezember eine voraussichtliche Beitragsschuld von 500 Euro übermittelt. Die tatsächliche, nicht übermittelte Beitragsschuld beläuft sich zum 31. Dezember auf 600 Euro. Differenzbetrag Die Differenz zwischen der voraussichtlichen und tatsächlichen Beitragsschuld beträgt 100 Euro. Erfassen Sie in LOHN die Differenz als Vortragswert bei der Krankenkasse.

7 Seite 7 Vortragswerte erfassen 1.»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen«. 2. Betreffende Krankenkasse öffnen. 3. Im Register»Vortragswerte«die offene Beitragsschuld erfassen. Im alten Abrechnungssystem wurde die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten Abrechnungsmonat übermittelt Wenn im alten Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten Abrechnungsmonat übermittelt wurde, müssen die versendeten Beitragsnachweise storniert werden. Nutzen Sie hierzu sv.net ( Bei Fragen wenden Sie sich an die entsprechende Krankenkasse Digitaler Lohnnachweis Nr Digitaler Lohnnachweis Der elektronische Lohnnachweis muss zum Systemwechseldatum mit dem entsprechenden Meldegrund (UV06) aus dem vorherigen Abrechnungssystem erstellt und versendet werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Systemwechsel unterjährig oder zum erfolgt.

8 Seite Lohnkontovorträge Achtung Lohnkontovortragswerte können nur im Kalenderjahr der Mandatsübernahme erfasst und korrigiert werden. Erfassen Sie zur korrekten Berechnung der Lohnsteuer die Lohnkontovortragswerte, wenn Sie im laufenden Kalenderjahr eine bestehende Lohnabrechnung anlegen. Die Erfassung von Lohnkontovortragswerten ermöglicht: Das Erstellen eines vollständigen Lohnkontos am Jahresende. Das Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerkarte) bei Austritt bzw. am Jahresende mit den Ganzjahreswerten. Die Versteuerung von sonstigen Bezügen über die Jahrestabelle. Die Abrechnung von einmalig gezahltem Entgelt in der Sozialversicherung. Den korrekten Ausweis der aufgelaufenen Werte im Bereich der Verdienstbescheinigung auf der Brutto-Netto-Abrechnung. Lohnsteuerjahresausgleich im Monat Dezember. Lohnkontovorträge erfassen 1.»Stammdaten I Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog«. 2. Schaltfläche <Lohnkontovorträge> klicken. 3. Für die Lohnkontovortragswerte folgende Register erfassen: Register»Steuer«Register»SV«Register»BG«Register»Sonstige«Register»SV-Vorjahreswerte«(Anzeige nur bei Mandantenanlage in den Abrechnungsmonaten Januar bis März) 3. Die kumulierten (d. h. zusammengerechneten) Werte aus dem Lohnkonto der Fremdsoftware übernehmen.

9 Seite Register»Steuer«Kumulierte Vortragswerte erfassen»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog Schaltfläche: Lohnkontovorträge Register: Steuer«. Erfassen Sie die aufgelaufen Werte aus der Vorgängersoftware in den einzelnen Feldern:

10 Seite 10 Register»SV«Kumulierte Vortragswerte erfassen»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog Schaltfläche: Lohnkontovorträge Register: SV«. Erfassen Sie das SV-Brutto und SV-Tage für alle Arbeitnehmer mit den aufgelaufenen Werten aus der Vorgängersoftware.

11 Seite 11 Gesetzlich versicherter Arbeitnehmer Erfassen Sie die aufgelaufenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur KV-RV-AV-PV. Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherter Arbeitnehmer (Firmenzahler) Erfassen Sie die aufgelaufenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur KV-RV-AV-PV.

12 Seite 12 Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherter Arbeitnehmer (Selbstzahler) Erfassen Sie die aufgelaufenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur RV-AV.

13 Seite 13 Privat versicherter Arbeitnehmer Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte: Hinweis Erfassen Sie im Feld»SV-Beiträge Arbeitgeber«bei»KV- bzw. PV-Beitrag AG«die aufgelaufenen Arbeitgeberzuschüsse.

14 Seite 14 Versorgungswerke (Firmenzahler) Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte: Versorgungswerke (Selbstzahler) Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte:

15 Seite 15 Register»BG«Kumulierte Vortragswerte erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog Schaltfläche: Lohnkontovorträge Register: BG«. 2. BG-Werte je Gefahrentarifstelle vortragen. Die Werte erhalten Sie aus den Auswertungen (z. B. Lohnkonto oder BG-Liste) des vorhergehenden Abrechnungssystems. UV-Jahresmeldung mit Grund 92 Wenn Sie ein Mandat unterjährig übernehmen, müssen Sie die UV-Jahresmeldungen für das komplette Meldejahr erstellen. LOHN erstellt die UV-Jahresmeldung mit Grund 92 automatisch im Berechnungsmonat Dezember. BG-Brutto und -Stunden Erfassen Sie bei einer unterjährigen Mandatsübernahme die BG-Vorträge zur Erstellung der Meldungen mit Grund 92! Digitaler Lohnnachweis Der Digitale Lohnnachweis wird im Abrechnungsmonat Januar mit den tatsächlich abgerechneten Werten des Abrechnungssystems erstellt. Die Vorträge der BG-Brutto und BG-Stundenwerte dienen der Ermittlung der korrekten Höchst-Jahresentgeltgrenze (Höchst-JAE) und dem Vollarbeiterrichtwert (VollARW) Wurde das Mandat unterjährig übernommen, z.b. im Mai, wird der Digitale Lohnnachweis mit den Werten von Mai-Dezember erstellt und übermittelt. Für die zu meldenden Werte Januar-April muss der Vorberater einen Teil-Lohnnachweis erstellen und an die Berufsgenossenschaft übermitteln.

16 Seite 16 Mandatsübernahme zum Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte zum des Vorjahrs aus dem alten Abrechnungssystem. Berücksichtigen Sie alle Arbeitnehmer, die im Vorjahr beschäftigt waren bzw. sind. Legen Sie die im Vorjahr ausgetretenen Arbeitnehmer in den Personaldaten ebenfalls an. Erfassen Sie bei den Lohnkontovorträgen nur die BG-Werte. Mandatsübernahme unterjährig Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte bis zum ersten Abrechnungsmonat mit Agenda aus dem alten Abrechnungssystem. Berücksichtigen Sie alle Arbeitnehmer, die im aktuellen Jahr beschäftigt sind bzw. waren. Legen Sie die im aktuellen Jahr ausgetretenen Arbeitnehmer in den Personaldaten ebenfalls an. Erfassen Sie bei den Lohnkontovorträgen nur die BG-Werte. Gefahrentarife In der Auswahl werden nur die Gefahrentarife der Berufsgenossenschaft angezeigt, die in den Mandanten-Programmdaten hinterlegt ist. Wenn Sie davon abweichen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Abweichender Gefahrentarif zur Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten Abweichende Berufsgenossenschaft zu den Mandanten-Programmdaten»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: BG«Abweichender Gefahrentarif Die Option <Abweichender Gefahrentarif zur Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten> ermöglicht es, die BG-Vorträge einem Gefahrentarif zuzuordnen, der von der Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten abweicht. Diese Option aktivieren Sie, wenn sich z. B eine Berufsgenossenschaft einen Gefahrentarif bei einer anderen Berufsgenossenschaft»ausleiht«. Abweichende Berufsgenossenschaft Die Option <Abweichende Berufsgenossenschaft zu den Mandanten-Programmdaten> ermöglicht es, die BG-Vorträge einer anderen Berufsgenossenschaft zuzuordnen, als in den Mandanten-Programmdaten hinterlegt ist. In einzelnen Fällen können Arbeitgeber mit sehr unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen mehreren Berufsgenossenschaften zugeordnet sein.

17 Seite Sonstige Vortragswerte Kumulierte Vortragswerte erfassen»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog Schaltfläche: Lohnkontovorträge Register: Sonstige«. Erfassen Sie die aufgelaufen Werte aus der Vorgängersoftware in den einzelnen Feldern: Erfassungsfelder Kurzarbeitergeld Winterbauumlage AN (nur Baugewerbe) Aufstockung ATZ VWL Verdienstbescheinigung Zuschuss Mutterschaftsgeld DirV Verdienstbescheinigung Steuerfreie Fahrtk.Wohnung/Arbeit Zukunftssicherung SV-frei Fahrt Wo./Arb. Pauschal AG Zukunftssicherung steuerfrei Fahrt Wo./Arb. Pauschal AN Insolvenzgeld-Brutto Steuerfreie Verpflegungs-Zuschüsse Steuerfreie Doppelte Haushaltsführung Kindergeld Freibetrag DBA-Türkei Kammerbeitrag

18 Seite SV-Vorjahreswerte Erfassen Sie zur korrekten Abrechnung von Märzklausel-Fällen die SV-Vorjahreswerte, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Arbeitnehmer war im Vorjahr bei der Firma beschäftigt. Abrechnungsbeginn in den Monaten Januar bis März. Abrechnung von Einmalbezügen in den Monaten Januar bis März. SV-Vorjahreswerte erfassen»stammdaten I Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog Schaltfläche: Lohnkontovorträge Register: Sonstige«. Erfassen Sie das kumulierte SV-Brutto und die kumulierten SV-Tage des Vorjahres anhand des Lohnkontos des vorherigen Abrechnungssystems.

19 Seite Geringfügig bzw. kurzfristig Beschäftigte Die Erfassung der Lohnkontovortragswerte bei Minijobbern ermöglicht einen vollständigen Ausweis auf dem Lohnkonto und auf der Verdienstbescheinigung (Brutto-Netto-Abrechnung). Lohnkontovortragswerte können für folgende Beschäftigungen erfasst werden: Geringfügige Beschäftigung mit 2 % Pauschsteuer Kurzfristige Beschäftigung mit Pauschalversteuerung Geringfügige Beschäftigung mit 2 % Pauschsteuer (Beitragsgruppe 6500) Register Wert erfassen für Steuer Gesamtbrutto SV KV-Brutto RV-Brutto KV-Tage RV-Tage KV-Beitrag AG RV-Beitrag AG Gemeldetes SV-Brutto BG BG-Brutto BG-Stunden Sonstige Insolvenzgeld-Brutto Geringfügige Beschäftigung mit 2 % Pauschsteuer (Beitragsgruppe 6100) Erfassen Sie die gleichen Werte wie für Beitragsgruppe 6500 und zusätzlich den Aufstockungsbetrag im Register»SV«im Feld»RV-Beitrag AN«. Kurzfristige Beschäftigung mit Pauschalversteuerung (Beitragsgruppe 0000) Register Wert erfassen für Steuer Gesamtbrutto SV Weitere SV-Werte: Gemeldetes SV-Brutto BG BG-Brutto BG-Stunden Sonstige Insolvenzgeld-Brutto

20 Seite Details 4.1. Zeitraum und Entgelt auf der SV-Meldung Auf der Sozialversicherungsmeldung (Jahresmeldung, Ab- oder Unterbrechungsmeldung) ist das SVBrutto ab Systemwechsel angegeben. Das SV-Brutto aus dem alten Abrechnungssystem wurde bereits mit der Abmeldung wegen Systemwechsel (Grund 36) an die zuständige Krankenkasse gemeldet Lohnsteuer-Jahresausgleich Lohnsteuerjahresausgleich bei unterjährigem Abrechnungsbeginn Prüfen Sie die Lohnkonten des vorherigen Abrechnungssystems auf Ausschlussgründe zur Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs. In diesem Fall darf LOHN keinen Jahresausgleich durchführen. Ändern Sie die Personaldaten wie folgt: 1.»Stammdaten I Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Steuer«. 2. Kontrollkästchen <Jahresausgleich nicht durchführen> aktivieren. Hinweis Die einzelnen Ausschlussgründe für die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs finden Sie in der Kapitelhilfe unter dem Stichwort»Lohnsteuer-Jahresausgleich«:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. Lohnsteuerjahresausgleich bei ganzjähriger Abrechnung mit Agenda LOHN Der Lohnsteuerjahresausgleich wird automatisch mit der Monatsberechnung Dezember für alle Arbeitnehmer durchgeführt, die das komplette Jahr in der Firma beschäftigt waren. LOHN erkennt Ausschlussgründe automatisch und führt bei den betreffenden Arbeitnehmern keinen Jahresausgleich durch.

21 Seite Unterjährige Neueintritte vor Systemwechsel Vorverdienst bei Neueintritt bzw. voraussichtlicher Jahresverdienst und Systemwechsel Allgemein Die Erfassung im Feld»Vorverdienst bei Neueintritt«bzw.»voraussichtlicher Jahresverdienst«ermöglicht die korrekte Berechnung von sonstigen Bezügen nach der Jahrestabelle, wenn der Arbeitnehmer während des laufenden Jahres in das Unternehmen eingetreten ist. Beispiel mit Systemwechsel Der Arbeitnehmer tritt am ein. Der Wechsel des Abrechnungssystems (Softwarewechsel) erfolgt zum Erfassen Sie für den Arbeitnehmer die Lohnkontovorträge von bis Wenn Ihnen die Werte aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers vorliegen, erfassen Sie den»vorverdienst bei Neueintritt«unter»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Adresse«. Wenn Ihnen keine Werte aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis vorliegen, erfassen Sie den»voraussichtlichen Jahresverdienst«, indem Sie den laufenden Monatslohn auf 12 Monate hochrechnen:»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Steuer«.

22 Seite Wichtige Informationen Nr DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Nr Lexware: Datenübernahme LOHN Nr Excel: Datenübernahme LOHN Nr Pensionskasse Nr Direktversicherung Nr Märzklausel Nr LOHN Import aus Fremdprogrammen (offene Schnittstelle) Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD) Beachten Sie die Randziffern im Kapitel 9.4»Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«. Nr GoBD - BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/10003.