Nachberechnung Bezüge

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1 Nachberechnung Bezüge Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Nachträgliche Anpassung von Festbezügen 3.2. Nachträgliche Korrektur von variablen Bezügen 3.3. Nachzahlung von steuer- und sozialversicherungsfreien Bezügen 3.4. Nachzahlung für im aktuellen Jahr ausgetretene Mitarbeiter 3.5. Nachzahlung für im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter 4. Details 4.1. Auswertungen 4.2. Zahlungsdifferenzen im Lohnkonto 4.3. Mögliche Zeiträume für die Nachberechnung der Bezüge 4.4. Ausweis der Lohnarten STCP und STEP 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie mit der Funktion»Nachberechnung Bezüge«abgeschlossene Abrechnungszeiträume in Agenda LOHN korrigieren. 2. Voraussetzungen Allgemein Führen Sie eine Nachberechnung durch, wenn Sie steuer- und sozialversicherungspflichtige Bezüge für Zeiträume korrigieren müssen, für die Sie den Monatsabschluss bereits durchgeführt haben. Erfassen der Bezüge»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«oder direkt in den Personaldaten. Nachberechnungen für steuerfreie bzw. sozialversicherungsfreie Bezüge können Sie über den Dialog erfassen. Nachberechnung in den Personaldaten»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Schaltfläche: Nachberechnung Bezüge«Änderungen im aktuellen Abrechnungsmonat Wenn sich im aktuellen Monat eine Änderung ergibt und die Übermittlungsfrist für die Beitragsnachweise noch nicht erreicht ist, gehen Sie wie folgt vor: 1. Nehmen Sie die Korrektur im aktuellen Monat vor. 2. Ermitteln Sie nochmals die voraussichtliche Beitragsschuld bzw. führen Sie die Monatsberechnung durch. 3. Versenden Sie die Storno- und Korrektur-Beitragsnachweise für den aktuellen Monat an die Krankenkassen. Empfehlung Ist die Übermittlungsfrist bereits erreicht, sollten Sie den Monat abschließen und die Bezüge über die Nachberechnung ändern. Nr Eintritt/Austritt ändern oder stornieren Nr Nachberechnung Personaldaten

3 Seite 3 3. Vorgehensweisen Müssen Sie die Höhe der Bezüge nachträglich korrigieren, erfassen Sie in der Nachberechnung als Betrag die Differenz zum bereits abgerechneten Bezug! 3.1. Nachträgliche Anpassung von Festbezügen Beispiel: Nachträgliche Gehaltserhöhung Im aktuellen Monat Mai erhält der Mitarbeiter rückwirkend ab März eine Gehaltserhöhung. Gehalt alt: Euro. Gehalt neu: Euro. 1. Festbezüge in den Personaldaten anpassen 1. Bestehenden Festbezug über Euro öffnen und im Feld»Ablauf MM/JJJJ«2/2016 erfassen. 2. Neues Gehalt mit Beginn 03/2016 erfassen. In der Übersicht der Festbezüge sehen Sie die Entwicklung des Gehalts:

4 Seite 4 2. Nachberechnung erfassen 1. <Nachberechnung Bezüge>. 2. In der Nachberechnung monatsweise die Differenz zum bereits gezahlten Gehalt erfassen (hier: für März und für April). Hinweis Wenn Sie einen Festbezug rückwirkend kürzen müssen, erfassen Sie den Differenzbetrag mit»-«.

5 Seite 5 3. Auswertungen Korrigierte Lohn- und Gehaltsabrechnung Mit der Vorab- oder Monatsberechnung erhalten Sie Korrekturabrechnungen für März und April, auf der Sie das ursprüngliche Gehalt und die in der Nachberechnung erfassten Differenzen sehen. Die Differenzen zu den ursprünglichen Auszahlungsbeträgen werden auf die Abrechnung des aktuellen Monats in den Bereich der Netto-Bezüge/Netto-Abzüge übertragen und mit dem aktuellen Auszahlungsbetrag verrechnet. Buchungsliste, Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise/Lohnjournal usw. Die Nachberechnung ist in den aktuellen Auswertungen enthalten. Es gibt keine Korrekturauswertungen für die Vormonate!

6 Seite Nachträgliche Korrektur von variablen Bezügen Beispiel: Überstunden Im aktuellen Monat Mai erhält der Mitarbeiter für März nachträglich eine Überstundenvergütung von 120 % für 10 Überstunden. Stundenlohn = 12 Euro 1. Überstunden in der Nachberechnung erfassen 1.»Bearbeitung I Nachberechnung Bezüge«oder Erfassung in den Personaldaten. 2. Für den Monat März die Überstundenvergütung für 10 Überstunden mit der entsprechenden Lohnart erfassen.

7 Seite 7 2. Auswertungen Korrigierte Lohn- und Gehaltsabrechnung Nach der Vorab- oder Monatsberechnung erhalten Sie die Korrekturabrechnungen für März, auf der Sie die ursprünglich erfassten Bezüge und die Überstundenvergütung sehen. Die Differenz zum ursprünglichen Auszahlungsbetrag wird auf der Abrechnung des aktuellen Monats in den Bereich der Netto-Bezüge/Netto-Abzüge übertragen und mit dem aktuellen Auszahlungsbetrag verrechnet. Buchungsliste, Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise, Lohnjournal usw. Die Nachberechnung ist in den Auswertungen des aktuellen Abrechnungsmonats enthalten. Es gibt keine Korrekturauswertungen für die Vormonate!

8 Seite Nachzahlung von steuer- und sozialversicherungsfreien Bezügen Beispiel Im aktuellen Monat Juni erhält der Mitarbeiter ab Januar nachträglich einen Kindergartenzuschuss von 50 Euro. Der Kindergartenzuschuss ist steuer- und sozialversicherungsfrei. 1. Kindergartenzuschuss in den Festbezügen hinterlegen 1.»Stammdaten I Personaldaten I Festbezüge«. 2. Kindergartenzuschuss in den Festbezügen mit Beginn-Datum 01/2017 hinterlegen. Achtung Das Beginn-Datum löst keine Nachberechnung aus, sondern hat rein informativen Charakter. 4. Der Festbezug wird für den aktuellen Monat für den Dialog bereitgestellt. 2. Kindergartenzuschuss für die vorhergehenden Monate erfassen 1.»Stammdaten I Personaldaten I Dialog«. 2. Für steuer- und sozialversicherungsfreie Bezüge ist keine Nachberechnung notwendig. Erfassen Sie den kumulierten Bezug (Januar bis Mai) im Dialog mit einem abweichenden Text:

9 Seite 9 3. Lohn- und Gehaltsabrechnung Juni

10 Seite Nachzahlung für im aktuellen Jahr ausgetretene Mitarbeiter Beispiel Der aktuelle Monat ist Juni. Der Mitarbeiter ist zum ausgetreten. Er soll für Mai nachträglich eine Urlaubsabgeltung von Euro erhalten. 1. Nachberechnung erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Schaltfläche: Nachberechnung Bezüge«. 2. Urlaubsabgeltung für den Monat Mai erfassen. 2. Auswertungen Lohn- und Gehaltsabrechnung Nach der Monatsberechnung erhalten Sie eine Korrekturabrechnung für Mai. Auf dieser sehen Sie die ursprünglich bezahlten Bezüge und die Urlaubsabgeltung. Zusätzlich erhalten Sie eine Juni-Abrechnung, auf der nur die Differenz zwischen dem altem und dem neuem Auszahlungsbetrag Mai ausgewiesen wird. Zahlungsverkehr»Transfer Zahlungen bereitstellen«buchungsliste, Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise, Lohnjournal usw. Die Nachberechnung ist in den Auswertungen des aktuellen Abrechnungsmonats enthalten. Es gibt keine Korrekturauswertungen für die Vormonate! Sozialversicherungsmeldung Nach der Monatsberechnung erhalten Sie eine Storno-Meldung mit dem bereits gemeldeten sozialversicherungspflichtigem Entgelt sowie eine neue Abmeldung mit dem neuen sozialversicherungspflichtigen Entgelt. Lohnsteuerbescheinigung Ab Bescheinigungszeitraum 2016 wird mit der Monatsberechnung die bisherige Lohnsteuerbescheinigung storniert und eine neue erstellt.

11 Seite Nachzahlung für im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter Personaldaten anpassen 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Register»Adresse«Falls notwendig das Austrittsdatum ändern. 3. Register»Steuer«Mitarbeiter auf Lohnsteuerklasse VI schlüsseln. 4. Schaltfläche <Nachberechnung Bezüge>. 5. Lohnbuchungen für das Vorjahr erfassen. Auswertungen Korrekturabrechnungen der im Vorjahr angesprochenen Monate: Die Berechnung der Sozialversicherung erfolgt nach dem Entstehungsprinzip. Sie erhalten eine Abrechnung für den aktuellen Monat: Die Lohnsteuer für die Bezüge des Vorjahres wird im aktuellen Monat als Einmalbezug abgerechnet (Zufluss- und Abflussprinzip). Sie erhalten eine Lohnsteuerbescheinigung für das aktuelle Jahr. Sie erhalten die Stornierung der bereits übermittelten und eine korrigierte Sozialversicherungsabmeldung. Der Arbeitnehmer wird nicht für ELStAM gemeldet, da das Eintritts-/Austrittsdatum in der Vergangenheit bleibt. Hinweis Rechtlich gesehen dürfen Lohnsteuer-Korrekturen für das Vorjahr durchgeführt werden, sofern die Lohnsteuerbescheinigungen für diesen Zeitraum noch nicht übermittelt wurden. Der Arbeitgeber ist dazu aber nicht verpflichtet. Korrekturen nach dem Entstehungsprinzip: Nr Lohnsteuerbescheinigung ab , Korrektur des Vorjahres

12 Seite Details Auswertungen»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Aktueller Monat«Die Zahlen aus der Nachberechnung sind in allen Listen des aktuellen Monats enthalten: Buchungsliste, Personalkosten-Chef, Lohnjournal usw. In einigen Auswertungen wird die Nachberechnung gesondert ausgewiesen: Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge Arbeitszeitkonto Beitragsabrechnung Lohnkonto Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge Sie erhalten eine Abrechnung für den Nachberechnungsmonat mit Hinweis auf den Korrekturmonat. Im Bereich der Bezüge wird der erfasste Differenzbetrag ausgegeben. Außerdem wird der Text»-- NACHBERECHNUNG--«mit angedruckt. Auf der Abrechnung des aktuellen Monats wird die Korrektur im Bereich der Netto-Bezüge/Netto-Abzüge ausgegeben. Beitragsabrechnung Die Beiträge aus der Nachberechnung werden für jeden Zeitraum, für den eine Nachberechnung erfasst wurde, ausgewiesen. Dies wird in der Spalte»Monat«durch das Kennzeichen»N«angezeigt.

13 Seite 13 Lohnkonto Auf dem Lohnkonto des Mitarbeiters wird für den Nachberechnungsmonat eine weitere Spalte mit der Gesamtsumme des Nachberechnungsmonats ausgegeben. Die Spalte ist mit dem Kennzeichen»SN«versehen Zahlungsdifferenzen im Lohnkonto Auszahlungsbetrag überprüfen Wenn nach der Nachberechnung der Auszahlungsbetrag auf der Brutto-Netto-Abrechnung z. B. wegen vorab geleisteter Vorschüsse korrigiert werden muss, erfassen Sie die Differenz wie folgt: 1.»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«: Auszahlungsdifferenz für den Vormonat mit der Lohnart 0203»Vorschuss«mit dem Vorzeichen Plus erfassen. 2. Vorab-Berechnung oder Monatsberechnung: Der Auszahlungsbetrag muss 0,00 Euro ergeben. Somit entsteht kein Übertrag in den aktuellen Abrechnungsmonat Mögliche Zeiträume für die Nachberechnung der Bezüge Die Nachberechnung ist generell bis Januar des Vorjahres möglich. Ausnahme: Eine Nachberechnung mit der Lohnart 8N01»Brutto aus Nettogehalt«kann nur für Zeiträume innerhalb des aktuellen Abrechnungsjahres angestoßen werden Ausweis der Lohnarten STCP und STEP Der Ausweis der Lohnarten STCP und STEP entsteht durch eine Nachberechnung ins Vorjahr: 1. Korrektur Abrechnung für das Vorjahr: Kein Ausweis der Steuer im Bereich der steuerlichen Abzüge. Lohnart STCP: Hinweis, dass die Steuer im Folgejahr berechnet wird. 2. Abrechnung aktueller Monat: Die steuerlichen Abzüge werden auf der Abrechnung des aktuellen Monats als sonstiger Bezug berücksichtigt. Lohnart STEP: Hinweis auf Besteuerung mit Jahrestabelle im aktuellen Jahr. 5. Wichtige Informationen Nr Nachberechnung Personaldaten Nr Eintritt/Austritt ändern oder stornieren