Die Abrechnung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber ist im ELStAM-Verfahren nicht zulässig.

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1 Die Abrechnung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber ist im ELStAM-Verfahren nicht zulässig. Die Prüfliste enthält ELStAM-Meldungen, die derzeit nicht gesendet werden können. Sie erhalten den Hinweis: 'Es ist bereits ein Mitarbeiter mit dieser Id.-Nr. unter dieser Arbeitgeber-Steuernummer im ELStAM-Verfahren angemeldet. Die Abrechnung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber ist im ELStAM-Verfahren nicht zulässig'. Ursachen: 1. Sie haben auf der Seite 'Steuerdaten' in den Mitarbeiterstammdaten bei zwei unterschiedlichen Personalnummern dieselbe Identifikationsnummer (Id.- Nr.) erfasst. Hintergrund: Jede Person erhält Besteuerungsverfahren eine Identifikationsnummer. Die Identifikationsnummer dient der eindeutigen Identifizierung. Ein Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Abhilfe: Prüfen Sie zunächst, ob Sie versehentlich eine identische ID-Nummer bei unterschiedlichen Personalnummern erfasst haben. Korrigieren Sie den Eingabefehler. Eine ausführliche Darstellung folgender Konstellationen finden Sie im angehängten PDFDokument: (Neben-) Beschäftigung während Elternzeit Weiterbeschäftigung nach Ausbildungsende Wechsel von geringfügiger zu sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung Abrechnung einer Betriebsrente bei bestehender Beschäftigung 2. Sie haben die Firma oder Mitarbeiter gelöscht, nachdem bereits am ELStAM Verfahren angemeldet wurde. Abhilfe: Wenden Sie sich direkt an unsere Hotline, z. B. an die Anwendungsberatung. Dort werden zunächst Ihre Kontaktdaten und Informationen zu dieser Meldung aufgenommen. support.lexware.de 1

2 Selbstverständlich erhalten Sie innerhalb der nächsten Tage einen Rückruf von einem Servicemitarbeiter. 3. Sie haben eine Firma, die bereits am ELStAM Verfahren teilnimmt und in Lexware lohn+gehalt abgerechnet wurde, mit identischen Mitarbeiterstammdaten (ID Nummern) neu angelegt. Abhilfe: Wechsel des Datenübermittlers Vorgehen: Wählen Sie über das Menü 'Extras - ELStAM - ELStAM Meldungen - Wechsel des Datenübermittlers'. Setzen Sie das Häkchen bei 'Wechsel des Datenübermittlers zum...' Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Weiter'. Sie sehen folgende Abfrage: Klicken Sie auf: "Ich verwende zukünftig die aktuelle Firma für die Abrechnung". Schließen Sie den Vorgang mit 'Senden' ab. support.lexware.de 2

3 Inhalt 1. Beschäftigung während Elternzeit Geringfügige Beschäftigung Teilzeitbeschäftigung Beendigung einer Ausbildung bei fortbestehender Beschäftigung Wechsel von geringfügiger zu sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung Statuswechsel Wechsel der Personengruppe zum Monatsersten Abrechnung einer Betriebsrente bei bestehendem Arbeitsverhältnis... 8 support.lexware.de 3

4 1. Beschäftigung während Elternzeit Wenn ein (e) Mitarbeiter (in) während der Elternzeit eine Nebenbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber aufnimmt, prüfen Sie zunächst, wie diese Nebenbeschäftigung sozialversicherungsrechtlich zu beurteilen ist. 1.1 Geringfügige Beschäftigung (bis 450 EUR monatlich): Das Arbeitsverhältnis ist für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Deshalb kann die Nebenbeschäftigung nicht unter der sozialversicherungspflichtigen, wegen Elternzeit ruhenden, Hauptbeschäftigung abgerechnet werden. Die Hauptbeschäftigung besteht fort. Sie müssen weder im ELStAM Verfahren noch sozialversicherungsrechtlich eine Abmeldung erstellen. Beenden Sie die Fehlzeit Elternzeit nicht. Die geringfügige Beschäftigung muss unter einer neu angelegten Personalnummer abgerechnet werden. Bei der pauschal versteuerten geringfügigen Beschäftigung müssen keine persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden. Entfernen Sie, sofern vorhanden, die ID.-Nr. auf der Seite Steuerdaten. Damit verhindern Sie, dass neben der gemeldeten Hauptbeschäftigung eine weitere Anmeldung erzeugt wird (Keine Abrechnung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber). Verknüpfung der ruhenden Hauptbeschäftigung mit der geringfügigen Beschäftigung: Die Verbindung zu der zeitgleich bestehenden Hauptbeschäftigung muss in den Lohnunterlagen ersichtlich sein. Setzen Sie dazu in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite 'Sonstiges' das Häkchen unter 'weitere Personalnummer'. Die Verbindung wird automatisch auf dem Lohnkonto und im Personalstammblatt der vorhandenen Personalnummer dokumentiert. support.lexware.de 4

5 1.2 Teilzeitbeschäftigung, ist keine geringfügige Beschäftigung: Wenn die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit während der Elternzeit 30 Stunden nicht übersteigt, ist eine Erwerbstätigkeit zulässig. Dabei wird auf den monatlichen Durchschnitt der Wochenarbeitszeit abgestellt. Diese Teilzeitbeschäftigungen in mehr als geringfügigem Umfang werden für die Sozialversicherung wie jede andere Beschäftigung auch beurteilt. Aus diesem Grund endet die Unterbrechung der Hauptbeschäftigung wegen Elternzeit mit Aufnahme der sozialversicherungspflichtigen 'Teilzeitbeschäftigung'. Hinweis: Arbeitsrechtlich besteht die Elternzeit weiter. Vorgehen: Keine neue Personalnummer: Beenden Sie die Fehlzeit 'Elternzeit' mit Beginn der Teilzeitbeschäftigung. Eine Neuanlage des Mitarbeiters mit zweiter Personalnummer ist in diesem Fall nicht erforderlich. Sollten Sie bereits eine zweite Personalnummer angelegt haben, löschen Sie den Mitarbeiter im Personalmanager bzw. wählen als Austrittsgrund 'Komplettstorno'. Erfassen Sie in den Mitarbeiterstammdaten die neue Arbeitszeit. Wählen Sie auf der Seite 'Tätigkeit' die Vertragsform 'Teilzeit' aus. Hinweis: Wenn die Firma Mitglied in der Berufsgenossenschaft Verkehr Fahrzeughaltungen ist, ist diese Einstellung zwingend erforderlich. 2. Beendigung einer Ausbildung bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis Sachverhalt: Prüfen Sie, ob folgender Sachverhalt vorliegt: Sie haben für das endende Ausbildungsverhältnis ein Austrittsdatum erfasst. Für das beginnende Arbeitsverhältnis haben Sie eine neue Personalnummer erfasst. Prüfliste: Auf der ELStAM-Prüfliste sind folgende Meldungen aufgeführt: Abmeldung des Ausbildungsverhältnisses Anmeldung des beginnenden Arbeitsverhältnisses. support.lexware.de 5

6 Die Anmeldung des nach der Ausbildung beginnenden Arbeitsverhältnisses kann nicht versendet werden. Lösung Senden Sie zuerst die Abmeldung. Rufen Sie die Änderungslisten ab. Danach können Sie die Anmeldung des nach der Ausbildung beginnenden Arbeitsverhältnisses versenden. Wenn Sie künftig so vorgehen, können Sie diese Konstellation vermeiden: Vereinfachungsregel: Beendet ein Mitarbeiter seine Ausbildung vor dem letzten Tag des Monats, können Sie die Vereinfachungsregel ( 12 DEÜV) anwenden. Der Mitarbeiter kann bis zum Monatsletzten seiner Ausbildung noch als Auszubildender abgerechnet werden. Wenn Sie die Vereinfachungsregel anwenden, ändern Sie im Folgemonat unter der bestehenden Personalnummer die Personengruppe auf 101. Legen Sie keine neue Personalnummer an. Statuswechsel: Endet das Ausbildungsverhältnis innerhalb eines Monats und möchten Sie die Vereinfachungsregel nicht anwenden, führen Sie einen Statuswechsel durch. Öffnen Sie das Abrechnungsfenster des Mitarbeiters über die Jahresübersicht. Erfassen Sie die Daten über den 'Statuswechsel-Assistent' im Menü 'Bearbeiten - Statuswechsel vornehmen'. TIPP: Weitere Informationen zum Statuswechsel finden Sie auf unserer Lexware Supportseite support.lexware.de 6

7 3. Wechsel von geringfügiger zu sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung - Wechsel der Personengruppe Sachverhalt: Sie haben für die endende geringfügige Beschäftigung ein Austrittsdatum erfasst. Der Mitarbeiter arbeitete nach 'Lohnsteuerabzug nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen'. Für die beginnende sozialversicherungspflichtige Beschäftigung haben Sie eine neue Personalnummer erfasst. Prüfliste: Auf der ELStAM- Prüfliste sind folgende Meldungen aufgeführt: Abmeldung der geringfügigen Beschäftigung Anmeldung der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung Die Anmeldung des sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses kann nicht gesendet werden. Lösung Senden Sie zuerst die ELStAM Abmeldung der geringfügigen Beschäftigung (alte Personalnummer). Rufen Sie die Änderungslisten ab. Danach können Sie die ELStAM Anmeldung des sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses versenden (neue Personalnummer). Wenn Sie künftig so vorgehen, können Sie diese Konstellation vermeiden: 3.1 Statuswechsel (Wechsel der Personengruppe 109 auf 101): Wenn Sie den Wechsel zur sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung tagesgenau innerhalb eines Monats durchführen möchten, wählen Sie die Option Statuswechsel. Öffnen Sie das Abrechnungsfenster des Mitarbeiters über die Jahresübersicht. Erfassen Sie die Daten über den 'Statuswechsel-Assistenten' im Menü 'Bearbeiten Statuswechsel vornehmen'. 3.2 Wechsel der Personengruppe zum Monatsersten Für den Wechsel der Personengruppe ist keine Neuanlage des Mitarbeiters unter einer neuen Personalnummer erforderlich. Wenn der Wechsel zum Monatsersten stattfindet, ändern Sie die Stammdaten im entsprechenden Abrechnungsmonat. support.lexware.de 7

8 4. Abrechnung einer Betriebsrente bei bestehendem Arbeitsverhältnis Sachverhalt: Ein Mitarbeiter erhält neben seiner Beschäftigung eine Betriebsrente. Sie rechnen die Betriebsrente unter einer zweiten Personalnummer ab. Prüfliste: Auf der ELStAM-Prüfliste sind folgende Meldungen aufgeführt: Anmeldung der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung Anmeldung der Personalnummer unter der die Betriebsrente abgerechnet wird. Diese Anmeldung kann nicht gesendet werden. Lösung Rechnen Sie die Betriebsrente unter der Personalnummer ab, unter der auch die anderen Bezüge des Mitarbeiters abgerechnet werden. Erfassen Sie in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite 'Sonstiges' alle notwendigen Angaben im Bereich 'Versorgungsbezüge'. Zur Abrechnung von Versorgungsbezügen stehen Ihnen die folgenden Lohnarten zur Verfügung: 0904 Versorgungsbezüge für laufende Bezüge und 1901 Versorgungsbezug als Sonstiger Bezug 1902 Versorgungsbezug für mehrere Kalenderjahre 1904 Kapitalabfindung Versorgungsbezug Hinweis: Lexware lohn+gehalt kann nur den steuerlichen Teil der Lohnabrechnung abbilden. Für Versorgungsbezüge gilt ein besonderes Verfahren zur Beitragsberechnung und Meldung (Zahlstellenverfahren). TIPP: Weitere Informationen zur Abrechnung von Versorgungsbezügen finden Sie auf unserer Lexware Supportseite support.lexware.de 8