Einzelabrechnung und Mitarbeiterassistent

Transkript

1 Einzelabrechnung und Mitarbeiterassistent In Lexware lohn+gehalt 2015 ist die Benutzeroberfläche der Einzelabrechnung und des Mitarbeiterassistenten überarbeitet. Die Daten werden übersichtlicher dargestellt. Die Benutzerführung bei der Eingabe ist verbessert. Folgende Seiten wurden neu gestaltet: Dienstwagen, Stundenerfassung, Fehlzeiten und die Mitarbeiterstammdaten innerhalb der Einzelabrechnung. Die Mitarbeiterstammdaten sind in die Navigation der Einzelabrechnung integriert. Der Mitarbeiterassistent enthält im Bereich 'Lohn+Gehalt' eine Übersicht der wichtigsten Mitarbeiterstammdaten. Die Eingaben des Ein- und Austritts auf der Seite Firma sowie die Eingaben auf den Seiten Tätigkeit und Kassen wurden neu gestaltet. Nach Installation der Jahresversion 2015 werden die vorhandenen Mitarbeiterstammdaten unverändert übernommen.

2 Inhalt 1 Einzelabrechnung Dienstwagen Stundenerfassung Fehlzeiten Mitarbeiterstammdaten innerhalb der Einzelabrechnung Mitarbeiterassistent Mitarbeiterstammdaten Lohn+Gehalt Seite Firma: Ein-/Austritt eingeben Seite Tätigkeit Seite Kassen... 12

3 1 Einzelabrechnung In der Einzelabrechnung wurden folgende Seiten neu gestaltet: Dienstwagen Stundenerfassung Fehlzeiten Mitarbeiterstammdaten innerhalb der Einzelabrechnung 1.1 Dienstwagen Die Seite Dienstwagen zeigt nur die Eingaben an, die benötigt werden. Drei Kontrollkästchen sind den eigentlichen Eingaben vorgeschaltet: Fahrten Wohnung Arbeitsstätte Familienheimfahrten Fahrten Home-Office Betrieb Wenn kein Dienstwagen eingegeben ist, sind nur die Kontrollkästchen und der Listenpreis sichtbar:

4 Wenn Sie eine der Optionen anhaken, werden die zum ausgewählten Sachverhalt benötigten Eingabefelder eingeblendet: Mit der neuen Schaltfläche 'Eingaben löschen' können Sie alle Eingaben auf der Seite Dienstwagen löschen. Berücksichtigt werden die Eingaben des aktuellen Abrechnungsmonats. Wenn Sie Angaben zum Dienstwagen rückwirkend löschen möchten, öffnen Sie den gewünschten Monat im Korrekturmodus.

5 1.2 Stundenerfassung Nach Installation der Jahresversion 2015 werden alle bisher erfassten Stunden und Einstellungen für die Stundenerfassung unverändert übernommen. Unterhalb der eigentlichen Stundenerfassung mit den täglichen Zeiten sind folgende Eingaben zusammengefasst: Lohnarten für Grundlohn und Zuschläge Lohnarten für Urlaub und Entgeltfortzahlung bei Krankheit Summe der Stunden je Stundentyp bzw. Lohnart So können Sie für den Grundlohn oder für Zuschläge eine andere Lohnart verwenden als vorgegeben: 1. Klicken Sie in das Feld Lohnart in der betreffenden Zeile. Das Feld erweitert sich in eine Auswahlliste. 2. Wählen Sie die gewünschte Lohnart aus. TIPP: Wenn Sie einzelne Zuschläge nicht gewähren, wählen Sie für diesen Stundentyp den Eintrag <keine Zuordnung>. Die betreffenden Stunden werden dann nicht auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

6 TIPP: Wenn Sie Urlaubs- oder Krankheitsstunden auf der Lohnabrechnung nicht in eigenen Lohnarten darstellen möchten, dann wählen Sie für diese Stundentypen die gleiche Lohnart wie für Grundlohn. 1.3 Fehlzeiten Tragen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter im Bereich 'Fehlzeiten' ein. Der aktuelle Abrechnungsmonat wird mit einem farbigen Hintergrund hervorgehoben. Verändern Sie die angezeigten Monate mit den Pfeilsymbolen rechts unter dem Kalender: Mit der Schaltfläche 'Aktueller Abrechnungsmonat' wird der Kalender auf den aktuellen Abrechnungsmonat zentriert. Um die Ansicht einen Monat in die Vergangenheit zu verschieben, klicken Sie auf den nach oben zeigenden Pfeil. Um die Ansicht einen Monat in die Zukunft zu verschieben, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil.

7 Unterhalb des Kalenders finden Sie Schaltflächen zum Buchen, Bearbeiten und Löschen einer Fehlzeit. Die Schaltflächen bieten Ihnen direkten Zugriff auf diese Funktionen. Mit der Schaltfläche 'Neue Fehlzeit erfassen' öffnen Sie den Buchungsdialog für eine neue Fehlzeit: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neue Fehlzeit erfassen' unterhalb des Kalenders. Der Buchungsdialog wird geöffnet. Voreingestellt ist die letzte Fehlzeitenart, die Sie gebucht haben, und das aktuelle Systemdatum als Beginn und Ende. 2. Wählen Sie die gewünschte Fehlzeit aus. 3. Geben Sie Beginn und Ende der Fehlzeit ein. 4. Speichern Sie Ihre Eingaben. Sie sehen die Fehlzeit im Kalender. Hinweis: Sie können eine Fehlzeit auch wie bisher im Kalender buchen. Bei der Fehlzeit 'Krankheit, mit Entgeltfortzahlung' gibt es die Varianten mit oder ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Wählen Sie im Buchungsdialog unter Status 'mit AU' oder 'ohne AU' aus. Über 'Berichte - Fehlzeiten - Fehlzeitenübersicht' werden Ihnen alle Fehlzeiten aufgelistet. Hinweis: Fehlzeiten mit dem Status 'ohne AU' werden bei der Anfrage von Vorerkrankungen nicht berücksichtigt, da die Krankenkasse keine Kenntnis dieser Fehlzeiten hat.

8 1.4 Mitarbeiterstammdaten innerhalb der Einzelabrechnung Die Seiten des Mitarbeiterassistenten sind in die Navigation der Einzelabrechnung integriert. Um die Seiten des Mitarbeiterassistenten ein- oder auszublenden, klicken Sie auf den Eintrag 'Stammdaten' in der Navigation. Sie können die Mitarbeiterstammdaten in Vormonaten ohne den Korrekturmodus ansehen. Wenn Sie einen Vormonat zur Ansicht öffnen, sind die Stammdaten in der Navigation aufrufbar. Die Felder auf den Seiten sind dabei inaktiv. Sie können nicht bearbeitet werden. Um die Stammdaten eines Vormonats zu korrigieren, öffnen Sie den Vormonat im Korrekturmodus. Sie können die Mitarbeiterstammdaten gleichzeitig mit den Lohnangaben korrigieren. Die Reihenfolge der Bearbeitung ist nicht relevant.

9 2 Mitarbeiterassistent 2.1 Mitarbeiterstammdaten Der Mitarbeiterassistent enthält eine Übersicht der wichtigsten Mitarbeiterstammdaten. Um die Mitarbeiterstammdaten zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Stammdaten bearbeiten'.

10 2.2 Seite Firma: Ein-/Austritt eingeben Wenn Sie Daten erfassen oder bearbeiten möchten, öffnen Sie den jeweiligen Dialog über die Schaltflächen. Wenn Sie ein Eintrittsdatum eingeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Eintritt erfassen' unterhalb der Tabelle: Geben Sie das Eintrittsdatum ein. Speichern Sie Ihre Eingabe. Der Dialog 'Ein- und Austritt bearbeiten' wird geöffnet:

11 Nach der Erfassung eines Eintrittsdatums wird die Tabelle um die Schaltfläche 'Bearbeiten' erweitert: Wenn Sie einen Austritt eingeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Bearbeiten'. Geben Sie das Austrittsdatum ein. Geben Sie den Austrittsgrund ein. Speichern Sie Ihre Eingabe. Nach der Erfassung des Austrittsdatums, wird die Seite um die Schaltfläche 'Wiedereintritt' erweitert. Austritt bearbeiten Über die Schaltfläche 'Bearbeiten' können Sie das Ein- und Austrittsdatum bearbeiten oder das Austrittsdatum löschen. Wenn es bereits Wiedereintritte gibt, können Sie nur den Ein- und Austritt des letzten Beschäftigungszeitraums bearbeiten. Wiedereintritt eingeben Über die Schaltfläche 'Wiedereintritt' unterhalb der Tabelle können Sie einen Wiedereintritt eingeben. Ein Wiedereintritt ist frühestens im Folgemonat nach dem letzten Austritt möglich.

12 2.3 Seite Tätigkeit Die Seite Tätigkeit enthält die Personengruppe und darunter den Tätigkeitsschlüssel. Um die Personengruppe zu erfassen, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Erfassen Sie die Eingaben manuell: Klicken Sie in das Feld. Geben Sie den Personengruppenschlüssel (z. B. 101) direkt ein. Die Bezeichnung der Personengruppe wird ergänzt. 2. Erfassen Sie die Eingaben über eine Auswahlliste: Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Feld. Wählen Sie die Personengruppe aus der Liste aus. Die Eingabe des Tätigkeitsschlüssels verhält sich identisch. 2.4 Seite Kassen Auf der Seite Kassen finden Sie folgende Eingabefelder: