FH Zeiterfassung Genehmiger- und Mitarbeiterportal

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis: Anmeldung. 3 Erstmalige Anmeldung. 4 Hauptmenü. 5 Monatsübersicht: Standard.. 6 Monatsübersicht: Individuell 8 Monatsübersicht: Zeitbuchungen beantragen. 9 Monatsübersicht: Zeitbuchungen löschen 10 Jahresübersicht: allgemein. 12 Jahresübersicht: Beantragung 15 Jahresübersicht: löschen oder ändern einer geplanten Abwesenheit. 16 Jahresübersicht: Kommentare 17 Genehmigung: Anträge auswählen 18 Genehmigung: Anträge genehmigen. 19 Genehmigung: Anträge ablehnen.. 20 Übersicht Abteilung.. 21 Saldo Vormonat 23 2

3 Sie starten das Programm, indem Sie im Browser nachfolgende Adresse eingeben: Anmeldung Benutzername: Geben Sie hier Ihre Identifikationsnummer ein. Kennwort: Geben Sie hier Ihr Kennwort ein (aus Sicherheitsgründen wird das Kennwort verdeckt eingegeben) Bestätigen Sie die Eingabe mit dem Button OK Kennwort ändern: Hier können Sie Ihr Kennwort ändern. 3

4 Erstmalige Anmeldung Geben Sie unter Neues Kennwort, 1.Eingabe Ihr Kennwort ein und wiederholen Sie die Eingabe bei Neues Kennwort, 2.Eingabe. Mit dem Button OK wird die Eingabe bestätigt, danach sind Sie im Hauptmenü. Die Kennwortänderung ist nur bei der ersten Anmeldung notwendig. 4

5 Hauptmenü Menüleiste Die Dialoge Monatsübersicht, Jahresübersicht, Genehmigung, Übersicht Abteilung, Saldo Vormonat können Sie durch Anklicken in der Menüleiste öffnen. 5

6 Monatsübersicht: Standard Startdatum der Monatsübersicht festlegen: Beim ersten Aufruf dieses Dialogs nach der Anmeldung wird standardmäßig das aktuelle Datum abzüglich 32 Tage herangezogen, um Ihnen direkt eine Übersicht des vergangenen Monats anzuzeigen. Sie können das Datum für die Übersicht ändern: Geben Sie dazu das Startdatum in das links vom Kalender positionierte Feld ein, im Format TT.MM.JJ. Bei Mausklick in das Datumsfeld öffnet sich auch ein Kalenderfenster zur direkten Datumsauswahl. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Aktualisieren' zum Aktualisieren der Übersicht. Es wird nun die Monatsübersicht beginnend beim gewählten Datum bis zum heutigen Tag angezeigt. 6

7 Monatsübersicht: Standard Der Dialog 'Monatsübersicht' zeigt alle gebuchten Zeiten und Fehlgründe (z.b. Urlaub), die verwendeten Zeitmodelle sowie die Saldenstände eines Monats an. Tage, für die Sie Anträge für Zeitbuchungen gestellt haben, werden umrandet angezeigt. Abgelehnte und noch nicht genehmigte Anträge werden zusätzlich farbig unterlegt, wie im unteren Teil der Monatsübersicht beschrieben. Die angezeigten Zeitbuchungen sind in der Regel die aktuell gültigen Zeiten. Nur für Tage, zu denen ein Antrag gestellt wurde, handelt es sich um beantragte Zeiten, die erst nach der Genehmigung verrechnet werden. Wurde ein Antrag abgelehnt, ändert sich der Gleitzeitsaldo nicht. 7

8 Monatsübersicht: Individuell Sie können andere Salden statt der drei Standardsalden zur Anzeige auswählen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Auswahl'. Wählen Sie bis zu vier neue Salden, die Sie angezeigt bekommen möchten. Klicken Sie 'Aktualisieren', um zur Monatsübersicht zurückzukehren. 8

9 Monatsübersicht: Zeitbuchungen beantragen 1. Im unteren Dialogbereich können Sie Zeitbuchungen beantragen und so beispielsweise vergessene Buchungen nachtragen. Oder Sie ergänzen Zeiten zu den folgenden Abwesenheitsgründen: Weiterbildung, Dienstreise, Berufsschule nicht ganzer Tag, Telearbeit nicht ganzer Tag, Arztbesuch, Erläuterung Zeitbuchung. Zur Antragsstellung gehen Sie wie folgt vor: Betätigen Sie zuerst die Schaltfläche 'Aktualisieren'. Wählen Sie einen Tag, an dem Sie Zeitbuchungen beantragen möchten. Sie haben dazu zwei Möglichkeiten: a) Klicken Sie in der Monatsübersicht auf den gewünschten Tag. Die Spalte spielt dabei keine Rolle. -oderb) Geben Sie das Datum des gewünschten Tages im Feld 'Beantragung für Zeitpaare am' ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Tagesdaten laden'. 2. In den Eingabefeldern 'Zeitpaare werden die bereits vorhandenen Buchungsinformationen des gewählten Tages angezeigt und können jetzt von Ihnen geändert und ergänzt werden. Sie können beantragte oder bereits genehmigte Zeiten überschreiben. Mit einem Rechtsklick in den Eingabefeldern 'Zeitpaare können Sie auch zusätzliche leere Zeilen für weitere Zeitbuchungen einfügen. Das Datum des gewählten Tages wird im Feld 'Beantragung für Zeitpaare am' angezeigt. Achtung: Solange kein Tag (Schritt 1. a oder b) gewählt wurde, sind die Felder der Zeitbuchungstabelle für Eingaben gesperrt. 3. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben und die Eingabefelder 'Zeitpaare alle gewünschten Buchungen des gewählten Tages enthalten, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Beantragen'. 9

10 Monatsübersicht: Zeitbuchungen löschen Sie können Anträge, die vom Genehmiger noch nicht bearbeitet worden sind, löschen (Status 'Zeitpaar beantragt'), z.b. wenn Sie einen fehlerhaften Antrag abgeschickt haben. Nicht bearbeitete Anträge löschen: 1. Wählen Sie den entsprechenden Tag aus: Dazu klicken Sie auf den gewünschten Tag oder setzen Sie das entsprechende Datum in das Feld 'Beantragung von Zeitpaaren am ein. Danach wählen Sie die Schaltfläche 'Tagesdaten laden' an. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Löschen'. Der Antrag wird automatisch gelöscht und Sie können nun einen neuen Antrag für diesen Tag stellen. Bereits genehmigte Anträge können allerdings nicht mehr gelöscht werden. 10

11 Monatsübersicht: Zeitbuchungen löschen Am Zeitterminal gebuchte Zeitbuchungen löschen: a) Eine Kommt- oder Geht- Buchung kann in den Eingabefeld 'Zeitpaare auch überschrieben werden. Danach muss mit der Schaltfläche 'Beantragen die neue Zeitbuchung beantragt werden. oder b) Ist nur eine Kommt- und Geht- Buchung (Zeitpaare / 1.Zeile) am Tag vorhanden, kann diese durch Betätigen der rechten Maustaste in dem Eingabefeld 'Zeitpaare und der Anwahl 'Zeile löschen gelöscht werden. Es muss aber direkt eine neue Kommt- und / oder Geht- Buchung eingegeben werden und mit der Schaltfläche 'Beantragen' beantragt werden. oder c) Sind mehrere Kommt- und Geht- Buchungen (Zeitpaare / mehrere Zeilen) am Tag vorhanden, können diese durch Betätigen der rechten Maustaste in dem Eingabefeld 'Zeitpaare und der Anwahl 'Zeile löschen auf der Zeile mit der Kommt- und Geht- Buchung, die Sie löschen möchten, gelöscht werden. Die Löschung muss mit der Schaltfläche 'Beantragen beantragt werden. 11

12 Jahresübersicht: allgemein Der Dialog 'Jahresübersicht' ist ein Abwesenheitskalender mit integrierter Möglichkeit zur Beantragung von verschiedenen Abwesenheiten wie zum Beispiel Urlaub. In diesem Dialog können Sie: zukünftige Abwesenheiten beantragen; beantragte Abwesenheiten zurücknehmen; ergänzende Kommentare zu Anträgen verfassen; Kommentare zu genehmigten Anträgen lesen. Symbollegende: U = genehmigter Urlaub; U% = genehmigter Urlaub, dessen Löschung beantragt, aber noch nicht genehmigt ist; U+ = beantragter Urlaub, der noch nicht genehmigt ist. Das Gleiche gilt für alle anderen Abwesenheitsgründe. 12

13 Jahresübersicht: allgemein Bereich 'Urlaub' Im Bereich Urlaub werden folgende Informationen angezeigt: *Anspruch:* Urlaubsanspruch aus dem laufenden Jahr. *Übertrag:* Resturlaubsanspruch aus dem Vorjahr. *Genommen:* Im laufenden Jahr bis heute bereits genommener Urlaub. *Geplant:* Im laufenden Jahr bereits geplanter, genehmigter sowie noch nicht genehmigter Urlaub. *Zu planen:* Im laufenden Jahr noch zur Planung verfügbarer Urlaub. Bereich 'Salden' Der Stichtag für die Salden ist im Allgemeinen der gestrige Tag als letzter abgeschlossener Tag. Im Bereich 'Salden' werden in der Grundeinstellung folgende Informationen angezeigt: *Saldenstände zum:* In diesem Feld wird voreingestellt das heutige Datum im Format TT.MM.JJ angezeigt. *Gleitzeit:* Gleitzeitsaldo zum Stichtag in Stunden / Minuten. 13

14 Jahresübersicht: allgemein Bereich 'Statistik' Der Bereich 'Statistik' zeigt eine Statistik der auftretenden Abwesenheitsarten an. Die Spalte 'Kürzel' listet die im Jahreskalender verwendeten Abkürzungen für Abwesenheitsarten auf, die in der Spalte 'Beschreibung' erläutert werden. Die Spalte 'Anzahl' zeigt die Statistik für die Abwesenheiten in Tagen an. Die Sortierung der Abwesenheitsarten beginnt mit dem häufigsten Fehlgrund und wird dann absteigend fortgesetzt. Bereich 'Beantragung' In diesem Bereich werden Anträge ausgefüllt und abgesendet. Aus dem Auswahlfeld 'Antrag auf' wählen Sie die Art der Abwesenheit aus. In den Feldern 'Von' bzw. 'Bis' tragen Sie das Beginn- bzw. das Enddatum der Abwesenheit im Format TT.MM.JJ ein. Bei Mausklick in das Eingabefeld öffnet sich auch ein Kalendermenü zur direkten Datumseingabe. Wenn Sie keinen Kommentar verfassen wollen, senden Sie den Antrag mit der Schaltfläche 'Hinzufügen' ab. Bereich Kommentare In diesem Bereich können Sie Kommentare zu Anträgen verfassen, bevor Sie diese über 'Hinzufügen' absenden. Alle folgenden Bearbeiter des Antrags können diese Kommentare einsehen. Wenn ein Bearbeiter eines Antrags einen Kommentar hinzufügt, z.b. um eine Ablehnung zu begründen, und Sie auf den entsprechenden Antrag im Kalender klicken, wird dieser Kommentar hier angezeigt. 14

15 Jahresübersicht: Beantragung Um eine Abwesenheit zu beantragen, führen Sie folgende Schritte im Bereich 'Beantragung' durch: Wählen Sie im Auswahlfeld 'Antrag auf' die Art der Abwesenheit aus. Geben Sie nun den Zeitraum der Abwesenheit in den Feldern 'Von' und 'Bis' an. Für einen einzelnen Abwesenheitstag brauchen Sie lediglich das Feld 'Von' auszufüllen. Für den Antrag können Sie nun im Bereich 'Kommentar' einen Kommentar zu Ihrem Antrag eintragen. Dieser Kommentar ist für weitere Bearbeiter Ihres Antrags sichtbar. Zum Absenden des Antrags klicken Sie auf die Schaltfläche 'Hinzufügen'. Die Jahresübersicht und die sonstigen Informationen werden daraufhin aktualisiert. Zusammenhängende, mehrtägige Abwesenheiten, die in einem Antrag beantragt wurden, werden mit einem Rahmen gekennzeichnet. So können Sie nachvollziehen, welche zusammenhängenden Tage Sie mit einem Antrag beantragt haben. Beantragt werden können: Urlaub, Gleittag, Berufsschule ganzer Tag, Telearbeit ganzer Tag, Betriebsfest freier Freitag. Für die Abwesenheitsgründe, die nicht automatisch mit der Regelarbeitszeit verrechnet werden, müssen in der Monatsübersicht zusätzlich die tatsächlichen Abwesenheitszeiten (Uhrzeiten) beantragt werden. Beantragt werden können: Weiterbildung, Dienstreise, Berufsschule nicht ganzer Tag, Telearbeit nicht ganzer Tag, Arztbesuch, Erläuterung Zeitbuchung. 15

16 Jahresübersicht: löschen oder ändern einer geplanten Abwesenheit Sowohl nicht genehmigte als auch genehmigte Anträge auf Abwesenheit können gelöscht werden. Führen Sie dazu folgende Schritte durch: Markieren Sie in der Jahresübersicht einen beliebigen Tag innerhalb des beantragten Abwesenheitszeitraums, den Sie komplett löschen möchten. Die komplette Abwesenheit, die im Antrag angegeben wurde, wird automatisch in die Felder 'Von' und 'Bis' im Bereich 'Beantragung' übernommen. Als Bearbeitungsaktion wird automatisch 'Löschen' vorselektiert. Gegebenenfalls können Sie nun im Bereich 'Kommentar' einen Kommentar eintragen. Bestätigen Sie die Löschung mit der Schaltfläche 'Hinzufügen'. Die Jahresübersicht und die sonstigen Informationen werden daraufhin aktualisiert. Um eine beantragte Abwesenheit zu ändern, müssen Sie den Antrag zunächst komplett löschen und dann die neue Abwesenheit beantragen. War Ihr Antrag noch nicht genehmigt, wird er sofort gelöscht. War Ihr Antrag aber bereits vom Vorgesetzten genehmigt, muss dieser auch die Löschung genehmigen. Erst im Anschluss daran können Sie die Abwesenheit beantragen. 16

17 Jahresübersicht: Kommentare Wenn ein Bearbeiter beim Genehmigen eines Antrags einen Kommentar hinzugefügt hat, können Sie diesen Kommentar einsehen, indem Sie im Kalender auf den entsprechenden Antrag klicken. Im Kommentarfeld werden danach alle Kommentare zu diesem Antrag angezeigt. Es sind jeweils die Kommentare zu dem aktuellen Antrag sichtbar. Kommentare zu früheren Anträgen, die den gleichen Zeitraum betreffen, können Sie nicht mehr einsehen. 17

18 Genehmigung: Anträge auswählen Im Dialog 'Genehmigung' können Sie folgende Arten von Anträgen genehmigen oder ablehnen: Urlaub, Gleittag, Berufsschule ganzer Tag, Telearbeit ganzer Tag, Betriebsfest freier Freitag Weiterbildung, Dienstreise, Berufsschule nicht ganzer Tag, Telearbeit nicht ganzer Tag, Arztbesuch, Erläuterung Zeitbuchung, Zeitpaarbuchung. Wenn Sie eine Liste der zu bearbeitenden Anträge anzeigen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie den gewünschten Status (z.b. zu bearbeiten') aus. Wählen Sie die Wirksamkeit aus: Alle = Wirksame = Es werden alle Anträge angezeigt (empfohlene Standarteinstellung). Es werden alle Anträge angezeigt, die an jedem Tag des Antragszeitraumes wirksam sind (In dem Zeitraum liegt keine andere Abwesenheit vor). Teilweise wirksame = Es werden alle Anträge angezeigt, die an mindestens einen Tag des Antragszeitraumes nicht wirksam sind. (In dem Zeitraum liegt eine andere Abwesenheit vor). Geben Sie an, wie die Liste der Einträge sortiert werden soll. Nachdem Sie alle Auswahlkriterien bestimmt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Aktualisieren'. 18

19 Genehmigung: Anträge genehmigen Klicken Sie in der Liste der Anträge auf den Antrag, den Sie genehmigen wollen. Der ausgewählte Antrag wird farbig hervorgehoben. Hat der Antragsteller einen Kommentar eingegeben, wird dieser angezeigt und kann ergänzt werden. Der Antragsteller bekommt die Ergänzung angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Genehmigen', um den Antrag zu genehmigen. Beantragte Zeitbuchungen zum Status 'Zeitpaar beantragt' werden angezeigt, wenn man den Mauszeiger über die Status Spalte bewegt. 19

20 Genehmigung: Anträge ablehnen Klicken Sie in der Liste der Anträge auf den Antrag, den Sie ablehnen wollen. Der ausgewählte Antrag wird farbig hervorgehoben. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Ablehnen', um den Antrag abzulehnen. 20

21 Übersicht Abteilung Auswahl 'Übersicht Abteilung' Wenn Sie keinerlei Einschränkungen treffen, werden Ihnen hier alle Mitarbeiter angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Um eine angepasste Anzeige im Abteilungskalender zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie den gewünschten Starttermin aus, ab dem der Kalender angezeigt werden soll (z.b. ' '). Geben Sie die Anzahl der Tage ein (max.31), die angezeigt werden sollen. Wenn Sie keine Angabe machen, zeigt der Kalender immer einen Zeitraum von 31 Tagen an. Sie können im Kalender außerdem monatsweise weiter- oder zurückblättern. Wenn Sie den Wert 'folgende' aus der Listbox 'Fehlgründe auswählen und dahinter einen oder mehrere Fehlgründe angeben, wird die Anzeige des Kalenders auf Mitarbeiter mit den ausgewählten Fehlgründen eingeschränkt. Nachdem Sie alle Auswahlkriterien bestimmt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Aktualisieren'. Die Jahresübersicht wird mit den von Ihnen gewählten Auswahlkriterien nun geladen. 21

22 Übersicht Abteilung Die Übersicht Abteilung zeigt Ihnen entsprechend Ihrer Auswahl Informationen zu Abwesenheiten von Mitarbeitern an. In den untersten beiden Zeilen sehen Sie die Summen der jeweils anwesenden Mitarbeiter. Mit Hilfe der Auf- und Abwärtspfeile neben dem Startdatum können Sie monatsweise vor- und zurückblättern. 22

23 Saldo Vormonat Beim Aufrufen des Dialoges Saldo Vormonat wird während der Bearbeitungszeit ein Hinweisfenster eingeblendet. 23

24 Saldo Vormonat Es wird der Gleitzeitsaldo (GLZ) mit dem Saldostand letzter Tag des Vormonats auf dem Bildschirm angezeigt. 24