Lohnsteuerbescheinigung ab

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1 Lohnsteuerbescheinigung ab Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1 Ziel 2 2 Voraussetzungen 2 3 Vorgehensweise LOHN: Lohnsteuerbescheinigung übermitteln Lohnsteuerbescheinigung rückübertragen und drucken 3 4 Details Korrektur des aktuellen Jahres Korrektur des Vorjahres Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung Großbuchstaben F, S, M, FR auf der Lohnsteuerbescheinigung Storno Lohnsteuerbescheinigung Ausgewiesene Sozialversicherungsbeiträge auf der Lohnsteuerbescheinigung Abweichungen vom Lohnkonto Lohnsteuerbescheinigung bei Mandatsübernahme Eintragungen in Zeile 25 der Lohnsteuerbescheinigung Eintragungen in Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung Eintragungen in Zeile 29 der Lohnsteuerbescheinigung 14 5 Wichtige Informationen 14

2 Seite 2 1 Ziel Das Info erklärt, wie Sie eine Lohnsteuerbescheinigung in Agenda LOHN 2 übermitteln rückübertragen und drucken. Voraussetzungen Authentifiziertes Übermittlungsverfahren bei Lohnsteuerbescheinigungen Nr Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten Folgende Lohnsteuerbescheinigungen sind zu übermitteln: Lohnsteuerbescheinigung bei Austritt Jahreslohnsteuerbescheinigungen Hinweis Lohnsteuerbescheinigungen können für das aktuelle Kalenderjahr und das Vorjahr an die Finanzverwaltung versendet werden. 3 Vorgehensweise 3.1 LOHN: Lohnsteuerbescheinigung übermitteln Für Austritte im aktuellen Jahr»LOHN Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen«und Austritt erfassen. 2. Monatsberechnung durchführen. 3.»Transfer Bereitstellen LSt-Bescheinigungen«. 4. Austrittsmonat wählen. 5. <LStB sofort versenden> oder <LStB bereitstellen für ZDÜ>.

3 Seite 3 Für Jahreslohnsteuerbescheinigungen Mit der Monatsberechnung Dezember werden die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen erzeugt.»lohn Transfer Bereitstellen LSt-Bescheinigungen«. 2. <LStB sofort versenden> oder <LStB bereitstellen für ZDÜ>. 3.2 Lohnsteuerbescheinigung rückübertragen und drucken ZDÜ: Lohnsteuerbescheinigung rückübertragen Nur rückübertragene Lohnsteuerbescheinigungen mit einer Transferticketnummer von der Finanzverwaltung dürfen an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden.»zdü Bearbeitung LSt-Bescheinigungen Register: Gesendete Lohnsteuerbescheinigungen«. 2. <Daten abholen>. 2. LOHN: Lohnsteuerbescheinigung drucken»lohn Allgemeine Auswertungen Monatsordner LSt-Bescheinigung«. 2. Lohnsteuerbescheinigung mit Doppelklick öffnen. 3.»Drucken«. 4. Lohnsteuerbescheinigung an Arbeitnehmer aushändigen.

4 Seite 4 4 Details 4.1 Korrektur des aktuellen Jahres Seit 2016 werden Lohnsteuerbescheinigungen bei Änderung der übermittelten Werte aufgrund einer Korrektur storniert und neu erstellt. Eine Meldung weist im Rahmen der Monatsberechnung darauf hin: 4.2 Korrektur des Vorjahres Über»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«können Sie Nachberechnungen rückwirkend bis Januar des Vorjahres vornehmen. Unterscheiden Sie zwei Fälle: Arbeitnehmer ist aktuell noch beschäftigt. Arbeitnehmer ist bereits ausgeschieden. Fall 1: Arbeitnehmer ist aktuell noch beschäftigt Vorgehensweise nach Zufluss-/Abflussprinzip»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«. 2. Erfassen Sie die Lohnbuchungen als Nachberechnung für das Vorjahr. Ergebnis Sie erhalten eine Korrektur-Abrechnung der im Vorjahr angesprochenen Monate. Die Berechnung der Sozialversicherung erfolgt nach dem Entstehungsprinzip. Auf der Abrechnung des aktuellen Monats wird die Lohnsteuer für die Bezüge des Vorjahres als Einmalbezug abgerechnet (Zufluss-/Abflussprinzip). Auf der Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Jahres werden auch die bezahlten Sozialversicherungsbeiträge für den Vorjahresbezug ausgewiesen.

5 Seite 5 Vorgehensweise mit Korrektur der Lohnsteuer ins Vorjahr (Entstehungsprinzip)»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«. 2. Erfassen Sie die Lohnbuchungen als Nachberechnung für das Vorjahr. 3.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Steuer«. 4. Aktivieren Sie bei der Nachberechnung ins Vorjahr die Option <Für die Steuerberechnung das Entstehungsprinzip anwenden>. Ergebnis Sie erhalten eine Korrektur-Abrechnung der im Vorjahr angesprochenen Monate. Die Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherung erfolgt nach dem Entstehungsprinzip. Auf der Abrechnung des aktuellen Monats wird der im Vorjahr versteuerte und verbeitragte Betrag als Nettoauszahlung dargestellt (Entstehungsprinzip). Auf der Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres werden die bezahlten Sozialversicherungsbeiträge und die abgeführte Lohnsteuer für den Vorjahresbezug ausgewiesen. In diesem Fall wird die bereits ursprünglich versendete Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr storniert und mit neuen Werten für den Versand bereitgestellt. Die Option <Für die Steuerberechnung das Entstehungsprinzip anwenden> wird nach dem Monatsabschluss automatisch deaktiviert. Fall 2: Arbeitnehmer ist bereits ausgeschieden Vorgehensweise nach Zufluss-/Abschlussprinzip»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Steuer«. 2. Schlüsseln Sie den Mitarbeiter auf Lohnsteuerklasse VI. Erfassen Sie den voraussichtlichen Jahresverdienst, falls dieser bekannt ist. 3.»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«. 4. Erfassen Sie die Lohnbuchungen als Nachberechnung für das Vorjahr.

6 Seite 6 Ergebnis Sie erhalten Korrektur-Abrechnungen der im Vorjahr angesprochenen Monate. Die Berechnung der Sozialversicherung erfolgt nach dem Entstehungsprinzip. Sie erhalten eine Abrechnung für den aktuellen Monat. Die Lohnsteuer für die Bezüge des Vorjahres wird im aktuellen Monat als Einmalbezug abgerechnet (Zufluss-/Abflussprinzip). Sie erhalten eine Lohnsteuerbescheinigung für das aktuelle Jahr. Sie erhalten die Stornierung der bereits übermittelten Sozialversicherungsabmeldung und eine korrigierte Sozialversicherungsabmeldung. Der Arbeitnehmer wird nicht für ELStAM gemeldet, da das Eintritts-/Austrittsdatum in der Vergangenheit bleibt. Vorgehensweise mit Korrektur der Lohnsteuer ins Vorjahr (Entstehungsprinzip)»Bearbeitung Nachberechnung Bezüge«. 2. Erfassen Sie die Lohnbuchungen als Nachberechnung für das Vorjahr. 3.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Steuer«. 4. Aktivieren Sie die Option <Für die Steuerberechnung das Entstehungsprinzip anwenden>. Ergebnis Sie erhalten eine Korrektur-Abrechnung der im Vorjahr angesprochenen Monate. Die Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherung erfolgt nach dem Entstehungsprinzip. Auf der Abrechnung des aktuellen Monats wird der im Vorjahr versteuerte und verbeitragte Betrag als Nettoauszahlung dargestellt (Entstehungsprinzip). Auf der Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres werden die bezahlten Sozialversicherungsbeiträge und die abgeführte Lohnsteuer für den Vorjahresbezug ausgewiesen. In diesem Fall wird die bereits ursprünglich versendete Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr storniert und mit neuen Werten für den Versand bereitgestellt. Die Option <Für die Steuerberechnung das Entstehungsprinzip anwenden> wird nach dem Monatsabschluss automatisch geleert. Hinweis Rechtlich gesehen dürfen Lohnsteuer-Korrekturen für das Vorjahr durchgeführt werden, sofern die Lohnsteuerbescheinigungen für diesen Zeitraum noch nicht übermittelt wurden. Der Arbeitgeber ist dazu aber nicht verpflichtet. 41c Abs. 1 EStG 41c Abs. 3 EStG und R 41c.1 Abs. 6 LStR 41c Abs. 1 Satz 2 EStG 4.3 Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung Entfällt der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage, wird die Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung analog zum Eintrag im Jahreslohnkonto angedruckt. Beispiele: Unbezahlter Urlaub Elternzeit Bezug von Krankengeld Pflegezeit Bezug von Insolvenzgeld

7 Seite Großbuchstaben F, S, M, FR auf der Lohnsteuerbescheinigung F steuerfreie Sammelbeförderung Wohnung/Arbeitsstätte Aktivierung in den Personaldaten:»Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Steuer Option: steuerfreie Sammelbeförderung Wohnung/Arbeit«. S Sonstiger Bezug ohne Vorverdienst Wurde bei der Besteuerung eines sonstigen Bezugs der Arbeitslohn aus einem früheren Dienstverhältnis nicht in die Ermittlung des voraussichtlichen Jahresarbeitslohns einbezogen, ist dieser Sachverhalt in der Lohnsteuerbescheinigung durch die Eintragung des Buchstabens S zu vermerken. M Verpflegungsmehraufwendungen Großbuchstabe M auf der Lohnsteuerbescheinigung Für Mahlzeiten, die einem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit (Dienstreise) oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung zur Verfügung gestellt werden und mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung ab 2014 der Großbuchstabe M einzutragen. Die Eintragung hat unabhängig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach 8 Absatz 2 Satz 9 EStG (44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge pro Monat) unterbleibt oder ob der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal (25 %) besteuert hat. Der Großbuchstabe M entsteht durch die Verwendung der Agenda Lohnarten 0113 bis 0116 oder durch die manuelle Schlüsselung einer Lohnart bei der Option <LSt-Karte> mit dem Eintrag <Großbuchstabe M (LStB)>. Folgendes bleibt von dieser Regelung unberührt: Nichts ändert sich bei der Gewährung von pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen für Einsatzstellenwechseltätigkeit oder durchgeführten Dienstreisen, ohne dass Mahlzeiten gewährt werden. Es ist kein Großbuchstabe M erforderlich. Die gewährten steuerfreien Verpflegungspauschalen werden weiterhin in der Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Sie verwenden dafür auch weiterhin die gewohnten Lohnarten: Lohnart Lohnart Feld»LSt-Karte«Ausweis LSt-Bescheinigung 0065 Verpflegungsmehraufaufwand Steuerfreie Verpflegungszuschüsse (LSt-Karte) Zeile 20 (Verpflegung) 0110 Verpflegungsmehraufwand 6 Steuerfreie Verpflegungszuschüsse (LSt-Karte) Zeile 20 (Verpflegung) 0111 Verpflegungsmehrauf. 12 Steuerfreie Verpflegungszuschüsse (LSt-Karte) Zeile 20 (Verpflegung) 0112 Verpflegungsmehrauf. 24 Steuerfreie Verpflegungszuschüsse (LSt-Karte) Zeile 20 (Verpflegung) Werden Mahlzeiten während einer Dienstreise gewährt, ändert sich ab 2014 Folgendes: Die Verpflegungspauschalen sind nur noch gekürzt in Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen. Für ein gewährtes Frühstück ist die Verpflegungspauschale um 4,80 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 9,60 Euro zu kürzen. Es ist der Großbuchstabe M auf der Lohnsteuerbescheinigung und dem Lohnkonto auszuweisen.

8 Seite 8 Folgende Konstellationen sind dabei zu unterscheiden: Konstellation Art der Mahlzeit Steuerliche Auswirkung Lohnart Dienstreise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit Frühstück, Mittag-/Abendessen Der Arbeitgeber trägt die Kosten der Mahlzeit. (Auch im Rahmen einer Kundenbewirtung oder eines Arbeitsessens!) Kürzung der 0115 Verpfl.(Rest) m. Mahlzeit1 (Die gekürzten Verpflegungspauschalen sind NUR mit dieser Lohnart zu erfassen!) Kundenbewirtung, der Kunde trägt die Kosten Keine Kürzung der Frühstück, Mittag-/Abendessen Geldwerter Vorteil in Kundenbewirtung/Ar beitsessen Steuer-/sv-frei (kein Dienstreise mit nicht mehr als 8 Stunden Abwesenheit Verpflegungspausch ale (4,80 /9,60 ), die gekürzt in die Zeile 20 der LStB einzutragen ist Großbuchstabe M auf der LStB/Lohnkonto Verpflegungspausch ale Kein Großbuchstabe M auf der LStB/Lohnkonto Eintrag in Zeile 20 der LStB Höhe des Sachbezugswerts (1,70 /3,17 ) Großbuchstabe M auf der LStB/Lohnkonto Kein Eintrag in Zeile 20 der LStB 0111 Verpflegungsmehraufw Verpflegungsmehraufw Geldw. Vorteil Mahlzeit 25%2 (= pauschal mit 25 % versteuert) oder 0114 Geldwerter Vorteil Mahlzeit st/sv (= individuell versteuert und verbeitragt) geldwerter Vorteil) Kein Ausweis auf der LStB/Lohnkonto Dienstreise mit mehr als 8 Stunden aber ohne Reisekostenabrechnung oder Inanspruchnahme 8 Absatz 2 Satz 9 EStG (44 Euro-Grenze pro Monat) Frühstück, Mittag-/Abendessen Großbuchstabe M auf der LStB/Lohnkonto Kein Eintrag in Zeile 20 der LStB 0116 Mahlz.Dienstr.o. RK-Abr. Hinweis Erfassen Sie die Lohnart mit»wert/menge«0,00 im aktuellen Monat. Erfassen Sie die Lohnart nicht über die Funktion»Nachberechnung Bezüge«.

9 Seite 9 1Reduziert sich der Betrag der Verpflegungspauschalen durch Kürzungen aufgrund von Bewirtungen auf 0 Euro oder weniger, erfassen Sie die entsprechende Lohnart mit einem Betrag von 0,00 Euro. Somit wird der Großbuchstabe M korrekt ausgewiesen. 2Neue Pauschalbesteuerungsmöglichkeit üblicher Mahlzeiten. Siehe 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG. Wenn Sie zur Abrechnung dieser Tatbestände die Agenda-Lohnarten (alle Lohnartennummern unter 1000) wie oben beschrieben verwenden, wird der Ausweis des Großbuchstabens M und der Betrag in Zeile 20 automatisch auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen. Wichtiger Hinweis: Individuelle Lohnarten Überprüfen Sie bei selbst angelegten Lohnarten (alle Lohnartennummern ab 1000) die Schlüsselung im Feld»LSt-Karte«.»Stammdaten Lohnarten Register: Steuer/SV Feld: LSt-Bescheinigung«. FR Steuerfreie Grenzgänger Frankreich Der Großbuchstabe FR betrifft französische Grenzgänger mit Beschäftigungsort in den Bundesländern»Baden-Württemberg«,»Rheinland-Pfalz«oder»Saarland«und Wohnsitz bzw. überwiegendem Aufenthaltsort in Frankreich. Diese Regelung gilt ab dem Bescheinigungszeitraum Je nach Bundesland des letzten Beschäftigungsorts wird die Buchstabenkombination um die Ziffern 1-3 erweitert: Baden-Württemberg: = FR1 Rheinland-Pfalz: = FR2 Saarland: = FR3»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«

10 Seite 10 Für den Ausweis des Großbuchstabens mit jeweiligem Bundesland auf der LStB und zur steuerfreien Abrechnung der Bezüge aktivieren Sie <Steuerbefreiung DBA> und <Grenzgänger Frankreich> in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Steuer«Beispiel für Baden Württemberg»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Monat wählen LSt-Bescheinigungen«Die Lohnsteuerbescheinigung weist abhängig vom hinterlegten Bundesland automatisch die Buchstabenkombination mit der jeweiligen Ziffer aus:

11 Seite Storno Lohnsteuerbescheinigung Aktuelles Jahr Lohnsteuerbescheinigungen für das aktuelle Jahr werden durch nachträgliche Änderungen in der Lohnabrechnung automatisch von LOHN korrigiert, bereits versendete Lohnsteuerbescheinigungen storniert und neu erstellt. Die Lohnsteuerbescheinigungen können anschließend übermittelt werden 2. Beispiel Der Arbeitnehmer erhält im Januar 2017 ursprünglich ein Gehalt in Höhe von 3500 Euro brutto und tritt zum aus dem Unternehmen aus. Die Lohnsteuerbescheinigung wurde bereits mit dem Bruttoarbeitslohn von 3500 Euro an das Finanzamt versendet. Durch die Änderung der aktuellen Lohnabrechnung wird zusätzlich 7500 Euro Provision abgerechnet. Es werden folgende Lohnsteuerbescheinigungen für den Monat Januar 2017 erzeugt und stehen zum Versand bereit: Lohnsteuerbescheinigung stornieren und eine neue erstellen»allgemeine Auswertung 2017 Januar LSt-Bescheinigungen«. 2. Ursprünglich versendete Lohnsteuerbescheinigung: Blättern Sie mit dem Pfeil-Symbol auf die nächste Seite.

12 Seite Stornierung der ursprünglich versendeten Lohnsteuerbescheinigung: Blättern Sie mit dem Pfeil-Symbol auf die nächste Seite. 4. Neue Lohnsteuerbescheinigungen mit den aktuell abgerechneten Werten: Korrekturen Vorjahr/Vor-Vorjahre Korrektur des Vorjahres 4. Hinweis Lohnsteuerbescheinigungen für noch weiter zurückliegende Zeiträume (Vor-Vorjahre) können weder in Agenda LOHN noch in Mein ELSTER erstellt werden. Ggf. muss ein Formular in Papierform ausgefüllt und beim Finanzamt eingereicht werden.

13 Seite Ausgewiesene Sozialversicherungsbeiträge auf der Lohnsteuerbescheinigung Abweichungen vom Lohnkonto Die Sozialversicherungsbeiträge werden korrekt von LOHN auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Beachten Sie folgende Besonderheiten: Nachberechnung Vorjahr/Märzklauselfall: Sozialversicherungsbeiträge werden gemäß Zufluss-/Abflussprinzip im Jahr der Zahlung auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Gilt für den betroffenen Arbeitnehmer ein Doppelbesteuerungsabkommen, dürfen keine Sozialversicherungsbeiträge bescheinigt werden. Arbeitgeberbeiträge, die für fiktive Bezüge berechnet wurden (Kug-fiktiv, Höherversicherungsbeiträge bei Altersteilzeit usw.), dürfen nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden. Die hälftigen Arbeitgeberbeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung für weiter arbeitende Rentner sind auf der Lohnsteuerbescheinigung nicht auszuweisen. Auf steuerfreien Arbeitslohn entfallene Sozialversicherungsbeiträge werden auf der Lohnsteuerbescheinigung nicht berücksichtigt, z. B. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach 3b EStG * soweit steuerfrei, Grundlohn bis 25 EUR/Std.(SV) bzw. 50 EUR/Std. (LSt). 4.7 Lohnsteuerbescheinigung bei Mandatsübernahme Falls Sie ein Mandat unterjährig übernommen haben und die Lohnkontovorträge eines Arbeitnehmers in Agenda LOHN eingetragen wurden, erhalten Sie bei Austritt oder zum Jahresende eine vollständige Lohnsteuerbescheinigung für diesen Arbeitnehmer. Der Andruck der Daten auf der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt auf folgende Weise: Dauer des Bescheinigungszeitraums = Beschäftigungszeitraum in dieser Firma.

14 Seite Eintragungen in Zeile 25 der Lohnsteuerbescheinigung Pflichtversicherte Arbeitnehmer Bei pflichtversicherten Arbeitnehmern wird der Arbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen inländischen Krankenversicherung (ggf. einschließlich den Beitragsanteilen für Krankengeld) eingetragen. Freiwillig versicherte Arbeitnehmer Bei Firmenzahler wird der Gesamtbeitrag (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag) eingetragen. Die Arbeitgeberzuschüsse sind zusätzlich in Zeile 24 auszuweisen. Bei Selbstzahlern werden in der Zeile 25 keine Eintragungen vorgenommen. 4.9 Eintragungen in Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung Die Vorsorgepauschale ist in Zeile 28»Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung«bei Arbeitnehmern auszuweisen: die in der Krankenversicherung beitragsfrei (darunter fallen auch geringfügig Beschäftigte mit Beitragsgruppe 6 in der Krankenversicherung) und lohnsteuerbescheinigungspflichtig (Steuerklasse I bis IV) abgerechnet werden. Agenda LOHN berücksichtigt diesen Sachverhalt automatisch und steuert die Beträge in die Lohnsteuerbescheinigung ein Eintragungen in Zeile 29 der Lohnsteuerbescheinigung In der Zeile 29 der Lohnsteuerbescheinigung ist die nach 19 Abs. 2 Satz 4 bis 11 EStG ermittelte Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu bescheinigen. Die Bemessungsgrundlage ist das Zwölffache des Versorgungsbezugs für den ersten vollen Monat zuzüglich voraussichtlicher Sonderzahlungen. Die Beträge sind für das ganze Kalenderjahr zu bescheinigen. Das gilt auch bei früherem Ausscheiden des Arbeitnehmers. 5 Wichtige Informationen Nr Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten