2 Arbeitgeberbewirtung bei Auswärtstätigkeit. Wichtig HI

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1 TK Lexikon Steuern Bewirtung 2 Arbeitgeberbewirtung bei Auswärtstätigkeit HI Bewirtet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit [ 2 ], ergibt sich durch das Reisekostenrecht 2014 eine bedeutsame Rechtsänderung. An der bisherigen Systematik, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehmer ungeachtet der unentgeltlichen Verpflegung ungekürzt in Anspruch genommen werden können, wird nur noch eingeschränkt in bestimmten Fällen festgehalten. Der praktische Hauptanwendungsfall folgt seit 2014 einer anderen steuerlichen Behandlung. Es gilt das umgekehrte Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Einerseits wird auf eine Besteuerung der während einer beruflichen Reisetätigkeit gewährten Mahlzeiten verzichtet, anderseits muss der Arbeitnehmer dafür eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in Kauf nehmen. [ 3 ] Dadurch wird im Ergebnis eine Saldierung vorgenommen. Steuerfreie Bewirtung Die Bewirtung des Arbeitnehmers ist weiterhin steuerfrei, wenn sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse erfolgt, z. B. bei einer Betriebsveranstaltung bzw. einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz [ 4 ], oder falls der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung betriebsfremder Personen teilnimmt. Zudem können Bewirtungskosten, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ersetzt, als Auslagenersatz steuerfrei sein. Für die Steuerfreiheit ist der Anlass der Bewirtung entscheidend. Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist auch in diesen Fällen der Arbeitgeberbewirtung zu beachten. Nach der gesetzlichen Neuregelung seit 2014 ist es insoweit ohne Bedeutung, ob der geldwerte Vorteil aus der arbeitgeberseitigen Gestellung von Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählt. Die folgende Übersicht veranschaulicht die für Arbeitgeberbewirtung seit 2014 geltende Rechtslage mit ihren zahlreichen Fallvarianten.

2 Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem Belohnungsessen zu unterscheiden. Bei einer üblichen Mahlzeit gilt eine Üblichkeitsgrenze von 60 EUR (bis 2013: 40 EUR). Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst. Zuzahlungen des Arbeitnehmers bleiben bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze außer Ansatz. Die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung sind nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an denen der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, die Mahlzeit aber auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten abgegeben wird. Die bisherigen Abgrenzungskriterien der Lohnsteuer-Richtlinien [ 5 ] finden sich in dem zum Reisekostenrecht 2014 ergangenen Anwendungsschreiben und haben insoweit auch für Zeiträume ab 2014 weiterhin Gültigkeit. [ 6 ] 2.1 Mahlzeiten bis 60 EUR HI Kürzung der Verpflegungspauschale HI Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. [ 7 ] Gleichzeitig gilt eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

3 Die Kürzung erfolgt in Höhe von 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw. 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen. Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. [ 8 ] Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR, je nach nachdem, ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Nach dem neu gefassten Anwendungsschreiben kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Die volle Kürzung (im Inland von 4,80 EUR für ein Frühstück bzw. 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) ist im Übrigen auch dann vorzunehmen, wenn der Wert der Mahlzeit niedriger ist. [ 9 ] Mahlzeiten im Flugzeug Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, wenn die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und aufgrund des gewählten Beförderungstarifs nicht eine ausschließliche Beförderungsleistung feststeht. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich bei der Verpflegung im Flugzeug um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Keine Kürzung der steuerlichen Verpflegungsspesen wird durch das bei Kurzstreckenflügen gewährte Knabberzeug bewirkt, da Chips, Salzstangen, Müsli- oder Schokoriegel keine Mahlzeit darstellen. Wer für seine Reise einen Billigflugtarif wählt, ist ohne weitere Prüfung auch künftig auf der sicheren Seite und braucht keine Kürzung vorzunehmen. [ 10 ] Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte HI Stehen dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zu, weil er die 8-Stundengrenze nicht erreicht oder bei längerfristigen Einsätzen die 3-Monatsfrist überschritten ist, und scheidet damit eine Kürzung des Werbungskostenabzugs beim Arbeitnehmer aus, erfolgt wie bisher die Besteuerung der vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt gewährten Verpflegung bis zu einem Gesamtwert von 60 EUR. Dasselbe gilt, wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Reisekosten seiner Arbeitnehmer führt. Der geldwerte Vorteil der üblichen Mahlzeit ist zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert (2016: 1,67 EUR für das Frühstück bzw. 3,10 EUR jeweils für Mittag- und Abendessen) anzusetzen. Die nach dem alten Reisekostenrecht alternative Bewertung mit den tatsächlichen Kosten ist nicht mehr zulässig. Das vom BFH entschiedene Bewertungswahlrecht [ 11 ] ist durch die neuen Reisekostenbestimmungen überholt. Damit entfällt auch die bisher mögliche Anwendung der 44-EUR-Freigrenze.

4 Praxis-Tipp Pauschalierungsvorschrift für Sachbezugswertbesteuerung Obwohl dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für Arbeitgeberbewirtungen bis zu 60 EUR wegen der im Normalfall vorrangig zu beachtenden Kürzung des Werbungskostenabzugs bei Auswärtstätigkeiten in der Praxis keine allzu große Bedeutung zukommen dürfte, wurde eigens hierfür eine neue Pauschalierungsvorschrift eingeführt. [ 12 ] Der Arbeitgeber kann im Fall der Besteuerung mit den amtlichen Sachbezugswerten (Mahlzeiten bis 60 EUR) die Lohnsteuer mit dem festen Pauschsteuersatz von 25% sozialabgabenfrei übernehmen. Unverändert bestehen bleibt die Pauschalierungsmöglichkeit für steuerpflichtige Verpflegungszuschüsse. [ 13 ] Bei der Berechnung des möglichen Pauschalierungsbetrags bleibt die Kürzung für unentgeltlich gewährte Mahlzeiten durch den Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen außer Ansatz Bescheinigung des Großbuchstabens M HI Damit das Finanzamt eine evtl. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, gilt seit 2014 eine neue Bescheinigungspflicht. [ 14 ] Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Großbuchstaben M aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten im Rahmen der 60-EUR-Grenze unentgeltlich bzw. verbilligt verpflegt worden ist. Diese Bescheinigungspflicht knüpft ausschließlich an den Sachverhalt der üblichen Arbeitgeberbewirtung (60-EUR-Grenze) an, unabhängig davon, ob hierfür im Einzelfall die Vorteilsbesteuerung oder Werbungskostenkürzung zum Tragen kommt. Die Bescheinigung ist deshalb auch in den Fällen vorzunehmen, in denen der geldwerte Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts pauschal oder individuell versteuert worden ist. Der Großbuchstabe M umfasst also auch Sachverhalte, bei denen eine Verpflegungspauschale von vornherein nicht gewährt werden kann und somit ihre Kürzung ausscheidet. Die neue Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der vom Arbeitgeber unentgeltlich bzw. verbilligt an den Arbeitnehmer gewährten (üblichen) Mahlzeiten im Kalenderjahr. Neben der Bescheinigung des Großbuchstabens M ist weder die Anzahl der gewährten Mahlzeiten noch sind sonstige die Mahlzeitengestellung erläuternde Arbeitgeberbescheinigungen neben den Reisekostenabrechnungen durch den Arbeitgeber auszustellen. Befreiung von der Bescheinigung des Großbuchstabens M Für eine Übergangszeit gilt eine Befreiung von der Bescheinigungspflicht des Großbuchstabens M, wenn das Betriebsstättenfinanzamt die gesonderte Aufzeichnung von steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen hat. Die für die Bescheinigung von steuerfreien Verpflegungszuschüssen in der Lohnsteuerbescheinigung bestehende Befreiung gilt entsprechend. Die Übergangsregelung für den Verzicht auf die Bescheinigung des Großbuchstabens M wurde in Ergänzung des Anwendungsschreibens [ 15 ] bis zum verlängert. [ 16 ] Voraussetzung ist, dass die Reisekostenabrechnung nicht Gegenstand der Entgeltabrechnung ist, sondern separat außerhalb des Lohnkontos vorgenommen wird und das Finanzamt diesem Verfahren ausdrücklich zugestimmt hat. Insbesondere Arbeitgeber mit separater Reisekostenabrechnungsstelle sind von der Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ausgenommen und brauchen bei entsprechender Befreiung den Großbuchstaben M nur freiwillig zu bescheinigen.

5 2.2 Belohnungsessen über 60 EUR HI Bei unüblichen Mahlzeiten über 60 EUR wird unterstellt, dass es sich um Belohnungsessen handelt. Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ist ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil muss in Höhe der tatsächlichen Kosten der gewährten Speisen und Getränke lohnsteuerlich erfasst und nach den ELStAM versteuert werden. Die neue Pauschalierungsvorschrift findet für Belohnungsessen keine Anwendung. Auch die seit 2014 vorzunehmende Kürzung der Verpflegungspauschale beschränkt sich in ihrer praktischen Wirkung auf die Fälle der üblichen Arbeitgeberbewirtung. Die vom Arbeitgeber mit einem Gesamtpreis von mehr als 60 EUR gewährte Verpflegung ist zwar auch von der Kürzungsvorschrift betroffen, durch die gleichzeitig vorzunehmende individuelle Besteuerung in Höhe der tatsächlichen Kosten, muss aber von einer Entgeltszahlung des Arbeitnehmers ausgegangen werden. Im Ergebnis macht dies die Kürzung in vollem Umfang wieder rückgängig. Praxis-Tipp Keine Bescheinigung des Großbuchstabens M Im Fall der Gewährung von Mahlzeiten, deren Preis 60 EUR übersteigt, die nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben M aufzuzeichnen und zu bescheinigen. [ 2 ] S. Dienstreise, s. Einsatzwechseltätigkeit. [ 3 ] 9 Abs. 4a Satz 8 EStG. [ 4 ] S. Annehmlichkeiten. [ 5 ] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 8 LStR. [ 6 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, Rz. 64. [ 7 ] 8 Abs. 2 Satz 9 EStG. [ 8 ] Ab 2014: BMF, Schreiben v , IV C. -a 2353/08/10006:004, BStBl 2013 I S [ 9 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, Rz. 74, 75. [ 10 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, Rz. 65. [ 11 ] BFH, Beschluss v , BI R 80/06, BStBl 2009 II S [ 12 ] 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG. [ 13 ] 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG. [ 14 ] 41b Abs. 2 Satz 2 Nr. 8 EStG. [ 15 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 S 2353/14/10002, BStBl 2014 I S. 1412, Rz. 92. [ 16 ] BMF, Schreiben v , IV C 5 S 2378/15/10001, BStBl 2015 I S. 614.