Besonderheiten der Geschäftsfreunde- und Arbeitnehmerbewirtung

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1 Eine Dienstleistung Ihres steuerlichen Beraters Mandanten-Info Besonderheiten der Geschäftsfreunde- und Arbeitnehmerbewirtung Aktuelle Hinweise über Steuerfolgen, einzuhaltende Formalien und Gestaltungsmöglichkeiten In enger Zusammenarbeit mit

2 DATEV eg, Nürnberg Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist die Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Redaktion und Herstellung: DATEV eg Printed in Germany Angaben ohne Gewähr Stand: Februar 2008 DATEV-Artikelnummer:

3 Editorial Betrieblich bedingte Bewirtungen finden in der Praxis häufig in recht unterschiedlichen Konstellationen statt. Die nach wie vor klassischen Varianten sind: Auf Kosten des Betriebs werden andere Unternehmer, wie etwa Kunden zum Geschäftsessen eingeladen. Oder der Betrieb übernimmt die Kosten für reguläre Mahlzeiten seiner Mitarbeiter, so etwa in der Mittagspause, und/oder bewirtet seine Arbeitnehmer aus besonderen Anlässen, so z. B. anlässlich eines besonderen Arbeitseinsatzes oder einer betrieblichen Veranstaltung. Daneben kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitnehmer meist leitende Angestellte mit erfolgsabhängigen Bezügen ihre Kollegen auf eigene Kosten bewirten, um den Teamgeist zu fördern und Motivationsanreize für die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen. Solche Bewirtungen werden, wenn die gesamte Belegschaft oder die Untergebenen einer bestimmten Abteilung eingeladen werden, oft einen konkreten dienstlichen Hintergrund haben, sei es, dass das Berufsjubiläum des bewirtenden Arbeitnehmers, sei es, dass auf Kosten des Vorgesetzten die erfolgreiche Zusammenarbeit in einer bestimmten Abteilung gefeiert werden soll. An einer solchen Feier kann der Arbeitgeber ein so großes Interesse haben, so dass sie als Betriebsveranstaltung konzipiert und dem bewirtenden Arbeitnehmer seine Kosten ganz oder teilweise erstattet werden. Unternehmen verfügen zunehmend über einen ständig wachsenden Anteil an freien Mitarbeitern, die beispielsweise im Rahmen spezieller Personalschulungen zusammen mit der festen Belegschaft bewirtet werden. Nachfolgend werden die wichtigsten Fälle von Bewirtungen entweder durch den Betrieb/Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer auf ihre Steuerfolgen auch unter Berücksichtigung der neuen Lohnsteuer-Richtlinien näher beleuchtet. Nürnberg, im Februar 2008 Die Redaktion

4 Der Inhalt im Überblick 1 Mitarbeiter-Bewirtungen durch den Arbeitgeber Motive, Hintergründe, Checkliste Lohnsteuer- Privilegien Wichtige lohnsteuerfreie/begünstigte Bewirtungen Betriebliche Bewirtung von Unternehmen und freien Mitarbeitern Bewirtungen durch Arbeitnehmer/Führungskräfte Bewirtung von Arbeitskollegen/Untergebenen auf eigene Kosten Kollegen-Bewirtung im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen Bewirtung (auch) von Kunden oder Geschäftspartnern des Arbeitgebers Exkurs: Auswärtstätigkeiten, neues Reisekostenrecht...10

5 Besonderheiten der Geschäftsfreunde- und Arbeitnehmerbewirtung Checkliste: Steuer-Privilegien bei Arbeitnehmer-Bewirtungen g Niedrige Bewertung von Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert, wenn die Mahlzeiten zur üblichen Beköstigung des Arbeitnehmers auf einer Dienstreise zählen (ír 8 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008), oder der Arbeitgeber den Arbeitnehmer arbeitstäglich in einer eigenen Kantine oder Gaststätte verpflegt bzw. sich über Essens- oder Restaurantgutscheine an der täglichen Verpflegung des Mitarbeiters beteiligt (R 8 Abs. 7 LStR 2008), g Generell, also auch für Arbeitnehmer-Bewirtungen durch den Arbeitgeber, gilt die sog. Sachbezugs-Freigrenze von 44 Euro, welche auch aus Vereinfachungsgründen eine gewisse monatliche Minimalleistung des Arbeitgebers lohnsteuerfrei lässt (die aber mit allen Sachbezügen noch nicht einmal bloß um einen Euro überschritten werden darf!) íhinweis auf der Seite 1). g Generelle Steuerfreistellung von Sachbezügen (kein Arbeitslohn in Form eines geldwerten Vorteils) bei Arbeitnehmer-Bewirtungen, wenn die Mahlzeiten aus ganz überwiegendem betrieblichem Anlass gewährt werden (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2008). g Lohnsteuerliche Freistellung für die im Rahmen sog. üblicher Betriebsveranstaltungen, d. h. die überwiegend zur Kontaktpflege dienen, vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten und/oder Getränke (R 19.5 LStR 2008); zu solchen Betriebsveranstaltungen zählen beispielsweise vom Arbeitgeber veranstaltete Betriebsfeiern wie z. B.: betriebliche Gartenfeste mit der Belegschaft im Sommer, Tagesausflüge oder gemeinsame Kurz-Urlaubsreisen der Belegschaft (mit maximal einer Übernachtung), Geburtstags- und Jubiläumsfeiern zu Ehren des Chefs, von Vorgesetzten oder von verdienten Mitarbeitern, die als betriebliche Veranstaltungen konzipiert sind íkapitel 3.3, 3

6 Besonderheiten der Geschäftsfreunde- und Arbeitnehmerbewirtung 3.1 Bewirtung von Arbeitskollegen/Untergebenen auf eigene Kosten Wenn der bewirtende Arbeitnehmer (teilweise) erfolgsabhängige Bezüge erhält, ist die steuerliche Anerkennung seines Bewirtungsaufwands nach der langjährigen höchstrichterlichen Rechtsprechung kein Problem. Beispiel 1: Ein leitender Angestellter, für den Vertriebsbereich zuständig und zu 50 % erfolgsabhängig bezahlt, veranstaltet anlässlich seines 20- jährigen Dienstjubiläums eine Party für die gesamte Belegschaft im Garten seines Eigenheims. Sein Arbeitgeber übernimmt für die als Betriebsveranstaltung konzipierte Feier íkapitel 3.2) vereinbarungsgemäß zunächst die Kosten, stellt sie dem Mitarbeiter dann aber durch die spätere Verrechnung mit seiner fälligen Tantieme in Rechnung. Noch nicht bis ins Detail geklärt ist beim Bundesfinanzhof, ob und in welcher Form Arbeitnehmer erfolgsabhängig tätig bzw. bezahlt sein müssen, um ihren eigenen Bewirtungsaufwand genauso wie Unternehmer íkapitel 2) steuerlich geltend machen zu können. Doch dürfte auf Grund neuerer Finanzrechtsprechung einigermaßen sicher feststehen, dass ein Arbeitnehmer nicht unbedingt erfolgsabhängig bezahlt sein muss. Entscheidend dürfte vielmehr sein, dass der Arbeitnehmer auf Grund der besonderen Art seiner Tätigkeit aus beruflichen Gründen an einem bestimmten Werbeaufwand und dazu zählt auch Bewirtungsaufwand nicht vorbeikommt. Mit anderen Worten: Der Arbeitnehmer ist beruflich gezwungen, derartigen eigenen Aufwand zu treiben, um sich (weiter) erfolgreich auf seinem Arbeitsplatz zu behaupten und/oder sich gegebenenfalls weiter beruflich zu qualifizieren bzw. für sein berufliches Fortkommen zu sorgen. Beispiel 2: Der Arbeitnehmer ist als Führungskraft oder als Außendienstbeschäftigter auf das Wohlwollen im geschäftlichen Umfeld wie auch im Kollegenkreis besonders angewiesen. Er lädt ab und zu beruflich für ihn wichtige Personen ein. 8