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1 Mandanten-Info Eine Dienstleistung Ihres steuerlichen Beraters Vorsteuerabzug sichern Voraussetzungen Prüfpflichten Fehler vermeiden In enger Zusammenarbeit mit

2 Mandanten-Info Vorsteuerabzug sichern

3 Inhalt 1. Einführung Wie eine Rechnung aussehen muss, damit Ihnen der Vorsteuerabzug sicher ist Kleinbetragsrechnungen an Ort und Stelle prüfen Vereinfachter Vorsteuerabzug aus Fahrausweisen Vorsteuerabzug bei Hotelübernachtungen ab dem Wann das Finanzamt elektronische Rechnungen anerkennt Zu welchem Zeitpunkt der Vorsteuerabzug beansprucht werden kann Vorsteuerabzug bei steuerfreien Umsätzen Einschränkung des Vorsteuerabzugs bei Repräsentationsaufwand Was der Unternehmer tun muss, wenn er eine nicht ordnungsgemäße Rechnung erhält... 19

4 Vorsteuerabzug sichern 1. Einführung Unternehmer können die Umsatzsteuer, die ihnen in Rechnung gestellt wird, nur dann als Vorsteuer geltend machen, wenn die Rechnungen alle Angaben enthalten, die nach 14 Abs. 4 UStG erforderlich sind. Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro sind die Rechnungsanforderungen geringer. Wichtig ist in jedem Fall, keine Vorsteuer zu verschenken. Die Vorsteuer ist bares Geld für jeden Unternehmer! Bei einer Kleinbetragsrechnung von z. B. 120 Euro, die nicht ordnungsgemäß ist, verliert der Unternehmer einen Vorsteuerabzug von (120 Euro : 119 x 19 =) 19,16 Euro. Jede Eingangsrechnung sollte daraufhin geprüft werden, ob sie alle erforderlichen Angaben enthält. Ist die Rechnung fehlerhaft, sollte kurzfristig eine neue Rechnung oder eine Ergänzung der fehlerhaften Rechnung angefordert werden. Je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger wird das. Wichtig: Wenn der Unternehmer seine Rechnungen nicht kontrolliert, wird es der Betriebsprüfer für ihn tun. Die Erfahrung zeigt, dass bereits kleine Fehler dazu führen, dass der Vorsteuerabzug insgesamt gestrichen wird. 1

5 Vorsteuerabzug sichern 2. Wie eine Rechnung aussehen muss, damit Ihnen der Vorsteuerabzug sicher ist Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Jedes Dokument, das die in 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält, kann eine Rechnung sein. Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, ist der folgenden tabellarischen Übersicht zu entnehmen. Diese Übersicht hat zwei Funktionen: Sie nennt alle Angaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen und kann als Checkliste zur Kontrolle von Rechnungen eingesetzt werden (werden alle Kästchen mit ja angekreuzt, ist die Rechnung in Ordnung). Jeder einzelne Punkt ist wichtig. Ein kleiner Fehler reicht bereits aus, um den Vorsteuerabzug zu verlieren, z. B. eine ungenaue bzw. zu allgemein gehaltene Beschreibung der ausgeführten Leistung oder eine ungenaue Firmenbezeichnung (Fehlen des Zusatzes GmbH). Checkliste für Rechnungen mit Brutto-Beträgen von über 150 Euro lfd. Nr. für den Vorsteuerabzug erforderliche Angaben Angaben sind in der Rechnung enthalten ja nein 1. vollständiger Name des Unternehmers, der die Leistung ausgeführt hat 2. vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt 3. Name des Leistungsempfängers 4. Anschrift des Leistungsempfängers (betriebliche Anschrift) 2

6 Vorsteuerabzug sichern 5. Wahlweise die Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden ist, oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 6. das Ausstellungsdatum der Rechnung 7. fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer 8. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (konkrete Bezeichnung erforderlich) 9. Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der sonstigen Leistung (Angabe des Monats, in dem die Leistung abgeschlossen wurde, reicht aus) Immer erforderlich, auch wenn Leistungsund Rechnungsdatum übereinstimmen 10. Entgelt (Netto-Betrag); ggf. die Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen 11. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde 12. Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung (z. B. eine Rabatt- oder Bonusvereinbarung) 13. anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt 14. Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt, oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt 3

7 Vorsteuerabzug sichern Zu 1. und 2.: Es reicht nicht aus, sich die Unternehmereigenschaft bestätigen zu lassen. Der Leistungsempfänger muss auch kontrollieren, ob die in der Rechnung angegebene Adresse im Leistungszeitpunkt zutreffend ist. Der BFH hatte in seinem Urteil vom (Az. V R 15/07) den Vorsteuerabzug verneint, weil der Gebrauchtwagenhändler im Zeitpunkt der Lieferung eines hochwertigen Fahrzeugs nicht mehr unter der Adresse erreichbar war, die er in der Rechnung angegeben hatte. Zu 7.: Es steht jedem Unternehmer frei, wie er seine Rechnungsnummern aufbaut. Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, z. B. in Kombination einer laufenden Nummer mit der Jahreszahl (z. B ). Auch eine Differenzierung nach Sachbereichen in Kombination mit Buchstaben ist möglich (z. B. 2010S012). Für den Leistungsempfänger, der den Vorsteuerabzug beanspruchen will, kommt es darauf an, dass eine Rechnungsnummer vorhanden ist. Die Rechnungsnummer muss plausibel sein. Ob es sich aber um eine fortlaufende Rechnungsnummer handelt, kann er nicht kontrollieren. Zu 8.: Die Lieferung muss nach Menge und Art genau bezeichnet werden. Es ist die handelsübliche Bezeichnung zu verwenden. Haben Geräte eine Identifikationsnummer, muss diese nicht zwingend angegeben werden, wenn die Bezeichnung im Übrigen genau genug ist. Dennoch ist es sinnvoll, wenn der Lieferant die Gerätenummern angibt, auch wenn das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht allein deshalb streichen darf, weil in der Rechnung keine Geräte-Identifikationsnummer angegeben ist. Allgemeine Leistungsbeschreibungen, wie z. B. technische Beratung und Kontrolle, reichen nicht aus. Bei Kontroll- und Beratungsleistungen sollte konkret aufgeführt werden, was kontrolliert wurde bzw. Gegenstand der Beratungsleistung war. 4

8 DATEV eg, Nürnberg (Verlag) Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Printed in Germany Fahner GmbH, Nürnberg (Druck) Angaben ohne Gewähr Stand: November 2010 DATEV-Artikelnummer:

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