Herausgeberin: Norma Ebeling-Kapitz

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1 FORUM VERLAG HERKERT GMBH Mandichostraße Merching Telefon: 08233/ Das neue Reisekosten- und Bewirtungsrecht Herausgeberin: Norma Ebeling-Kapitz Liebe Besucherinnen und Besucher unserer Homepage, wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Produkte interessieren. Im Folgenden finden Sie eine Leseprobe aus unserem Loseblattwerk Das neue Reisekosten- und Bewirtungsrecht. Falls Sie noch nähere Informationen wünschen oder gleich über die Homepage bestellen möchten, klicken Sie einfach auf den Button Zur Bestellung oder wenden sich bitte direkt an: FORUM Verlag Herkert GmbH Mandichostr Merching Telefon: / Telefax: / service@forum-verlag.com Alle Rechte vorbehalten. Ausdruck, datentechnische Vervielfältigung (auch auszugsweise) oder Veränderung bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Verlages.

2 6.4 Betriebliche Bewirtung und deren steuerliche Behandlung Zu den betrieblich veranlassten Bewirtungskosten gehört insbesondere die Bewirtung von Arbeitnehmern des eigenen Unternehmens, des Weiteren die Bewirtung von Dritten, die nicht als Auftraggeber infrage kommen, z. B. die Bewirtung des Steuerberaters, Rechtsanwalts, Betriebsprüfers des Unternehmens. Die betrieblich veranlassten Bewirtungskosten sind in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Allerdings erfolgt auch hier eine Prüfung, ob die Bewirtung als angemessen zu beurteilen ist. Werden ausschließlich Arbeitnehmer des eigenen Unternehmens bewirtet, darf die Höhe der Bewirtung pro Person den Wert für eine übliche Mahlzeit in Höhe von 40,00 Euro nicht übersteigen. Wird der Wert überschritten, ist die gesamte Bewirtung für den Arbeitnehmer steuerpflichtig (Freigrenze). Des Weiteren darf es sich nicht um ein Belohnungsessen für besondere Verdienste handeln. Ein Essen mit Belohnungscharakter ist immer in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn für den Arbeitnehmer. Werden Arbeitnehmern unentgeltlich Getränke und Genussmittel am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, handelt es sich hierbei nicht um Arbeitslohn, sondern um eine lohnsteuerfreie Aufmerksamkeit. Hierbei handelt es sich nicht um eine Bewirtung. Es entsteht für den Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Aufwendungen hierfür können Arbeitnehmer des eigenen Unternehmens Freigrenze für Arbeitnehmer Getränke und Genussmittel am Arbeitsplatz

3 über das Konto Bewirtung intern oder über das Konto Soziale Aufwendungen lohnsteuerfrei verbucht werden. Beköstigungen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes Auch Speisen und Getränke, die der Arbeitgeber anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes zur Verfügung stellt, sind für den Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Dabei handelt es sich um eine betriebliche Bewirtung. Hierunter fallen Beköstigungen der Arbeitnehmer anlässlich einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z. B. Inventurarbeiten, Inhouse-Schulungen usw.), die im betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs gewährt werden (R.19.6 LStR 2008). Beachte: Bei einer üblichen Beköstigung von Arbeitnehmern anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes darf der Wert von 40,00 Euro pro Mahlzeit nicht überschritten werden. Sonst entsteht in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn. Regelmäßige Arbeitsessen Persönliche Ereignisse Bewirtungen, die hingegen anlässlich regelmäßiger Arbeitsessen z. B. Geschäftsleitungssitzungen oder Abteilungsleiterbesprechungen ausschließlich mit eigenen Arbeitnehmern in Restaurants durchgeführt werden, stellen in voller Höhe der Aufwendungen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Ebenso die Bewirtung anlässlich eines persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Beförderung des Arbeitnehmers).

4 Beachte: Bewirtungen, die ausschließlich mit eigenen Arbeitnehmern anlässlich von Arbeitsbesprechungen vorgenommen werden, sollten möglichst nicht in Restaurants vorgenommen werden. Insbesondere ist darauf zu achten, dass bei häufigem Auftreten dieser Bewirtungen damit zu rechnen ist, dass diese im Falle einer Betriebsprüfung vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen werden bzw. eine Nachversteuerung als Arbeitslohn der Arbeitnehmer erfolgen wird. Empfehlenswert ist es, derartige Arbeitsbesprechungen im Unternehmen abzuhalten und ggf. für eine Verpflegung während der Besprechung im Unternehmen zu sorgen. Sofern ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im Rahmen einer allgemeinen Veranstaltung, an der der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses teilnimmt (z. B. offizielle Empfänge, Betriebsbesichtigungen, Richtfeste, Eröffnung von Ausstellungen etc.) bewirtet, liegt diese im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Die Bewirtung ist damit nicht als geldwerter Vorteil zu versteuern. Bewirtung im Rahmen einer allgemeinen Veranstaltung Werden eigene Mitarbeiter bei einem Besuch von Mitarbeitern von Tochterunternehmen, Zweigniederlassungen etc. bewirtet, ist die Bewirtung bei den einzelnen Mitarbeitern unterschiedlich zu behandeln. Die Mitarbeiter der Zweigniederlassungen befinden sich im Regelfall im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit der Folge, dass für sie eine Gewährung kostenloser Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit vorliegt. Damit ist die Mahlzeitengestellung,

5 sofern es sich um eine übliche Beköstigung handelt (Wert der Mahlzeit bis maximal 40,00 Euro), mit dem amtlichen Sachbezugswert zu versteuern. Alternativ kann auch der tatsächliche Wert der Mahlzeit angesetzt werden. Dann kann die 44,00-Euro-Freigrenze für Sachbezüge zur Anwendung kommen (vgl. hierzu ausführlich Kap sowie ). Die eigenen, ortsansässigen Mitarbeiter befinden sich hingegen nicht auf einer Auswärtstätigkeit, sondern sind an ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig, an der die Mahlzeitengestellung stattfindet. Hier greift keine Sonderregelung. Der Wert der Mahlzeit ist somit als geldwerter Vorteil mit dem tatsächlichen Wert zu versteuern. Sofern es sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz handelt, wäre die Gewährung der Mahlzeit nach Richtlinie 19.6 Abs. 2 Satz 2 der LStR 2008 steuerfrei. Wichtig ist dabei, dass es sich um eine übliche Mahlzeitgestellung, die den Wert von 40,00 Euro nicht übersteigt, handelt. Beachte: Sofern der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer, die sich nicht auf einer Auswärtstätigkeit befinden, bewirtet, liegt insoweit in aller Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Von einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz ist laut BFH-Urteil vom (Bundessteuerblatt BStBl 1995 II S. 59) auszugehen, wenn ein unerwarteter Arbeitsanfall zu bewältigen ist bzw. innerhalb kurzer Zeit zu erledigende Arbeiten anfallen. Darüber hinaus darf das überlassene Essen eine gewöhnliche Mahlzeit mit dem Wert von maximal

6 40,00 Euro nicht übersteigen. Dagegen sind Arbeitsessen, welche mit einer wiederkehrenden Regelmäßigkeit durchgeführt werden, in aller Regel als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzunehmen. Dies gilt insbesondere, wenn eine Bewirtung außerhalb des eigenen Betriebs stattfindet. Hier ist die Vermutung naheliegend, dass die Beköstigung einen Belohnungscharakter für den Arbeitnehmer hat und damit steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn darstellt. Beachte: Eine Abgrenzung bezüglich der Abgabe von Mahlzeiten anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bzw. eines Arbeitsessens ist in der Praxis schwierig. Als gewisser Anhaltspunkt kann gelten, dass bei einem Belohnungsessen stets die Bewirtung des Arbeitsnehmers im Vordergrund steht. Dieses ist auch anzunehmen, wenn während des Essens betriebliche Angelegenheiten besprochen werden. Hingegen ist kein steuerpflichtiger Arbeitslohn anzunehmen, wenn während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes der Arbeitseinsatz zur Einnahme der Mahlzeit lediglich unterbrochen wird. Sofern eine Bewirtung des Arbeitnehmers einen Belohnungscharakter hat und damit steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn wird, ist eine Bewertung mit Sachbezugswerten für gestellte Mahlzeiten nicht möglich. Hingegen ist Arbeitslohn in Höhe auf den Arbeitnehmer entfallenden Anteil an der Bewirtung gemäß der Restaurantrechnung anzunehmen. Der Arbeitgeber kann die Bewirtungskosten für den Arbeitnehmer in voller Höhe als Be-

7 triebsausgabe absetzen. Die Mahlzeitengewährung an den Arbeitnehmer ist für den Arbeitgeber mit 19 % umsatzsteuerpflichtig. Im Gegenzug kann er aus der kompletten Bewirtungsrechnung die Vorsteuern ziehen. Für die Bewertung des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils bei einer Bewirtung mit Belohnungscharakter ist die Richtlinie 8.1 Abs. 2 Satz 9 der LStR 2008 relevant. Dabei erfolgt die Bewertung nach dem üblichen Preis am Abgabeort abzüglich 4 % Nachlass.