Reise- und Bewirtungskosten richtig abrechnen

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Dorothea Kirchner
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1 A. Überblick über die gesetzlichen Regelungen B. Auswärtstätigkeit I. Grundsätzliches II. Beruflich veranlasste Reisen C. Nachweis von Reisekosten D. Betriebliche Reisekostenregelung: Verhältnis zum steuerlichen Reisekostenrecht I. Grundsätzliches II. Verhältnis Steuerfreie Reisekostenerstattung und Werbungskostenabzug III. Betriebliche Reisekostenordnung und steuerfreie Arbeitgebererstattung IV. Steuerfreie Reisekostenerstattung und Zusammenrechnungsmethode V. Steuerfreie Reisekostenerstattung und Aufzeichnungspflichten VI. Steuerfreie Reisekostenerstattung und Umwandlung VII. Reisekostenvorschuss E. Erste Tätigkeitsstätte I. Grundsätzliches II. Höchstens eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis Grundsätzliches Mehrere Dienstverhältnisse Mehrere Tätigkeitsstätten in einem Dienstverhältnis und Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte III. Ortsfeste Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte IV. Ortsfeste betriebliche Einrichtung Grundsätzliches Wo kann eine erste Tätigkeitsstätte unterhalten werden? Dauerhafte Zuordnung an eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Besonderheit: Streifenpolizist Dauerhafte Tätigkeitsstätte an einer betrieblichen Einrichtung eines Dritten V. Dauerhafte Zuordnung Grundsätzliches Beispiele Besonderheit: Leiharbeitnehmer Weitere Einzelfälle Einzelfragen zur 48-Monatsfrist

2 6. Tätigkeitsänderungen im Dienstverhältnis VI. Erste Tätigkeitsstätte ohne arbeits-/dienstrechtliche Festlegung (Quantitative zeitliche Zuordnungskriterien) Allgemeine Grundsätze Zeitliche Kriterien: Ausübung einer beruflichen Haupttätigkeit notwendig Zeitliche Kriterien und Zukunftsprognose VII. Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätte F. Fahrtkosten als Reisekosten I. Allgemein II. Tatsächliche Kosten Grundsätzliches Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Exkurs: Bonuspunkte und Auswärtstätigkeit III. Umgekehrte Heimfahrten IV. Individueller Kilometersatz Grundsätzliches V. Pauschale Kilometersätze Pauschale Kilometersätze Pauschale Kilometersätze und Nutzung eines privaten Fahrrads Erhöhung der pauschalen Kilometersätze um eine Mitnahmeentschädigung? Beförderungskosten und pauschale Kilometersätze Dienstwagen und pauschale Kilometersätze VI. Besonderheit: Mietwagengestellung während einer Auswärtstätigkeit VII. Dreiecksfahrten und Reisekostenrecht VIII. Betriebsveranstaltung und Fahrtkosten (Reisekosten) IX. Besonderheit: Arbeitgeber-Sammelpunkt / weiträumiges Tätigkeitsgebiet Gesetzeswortlaut Fahrten zu einem Arbeitgeber-Sammelpunkt Weiträumiges Tätigkeitsgebiet G. Mehraufwendungen für Verpflegung als Reisekosten.. 90 I. Grundsätzliches II. Aufzeichnungspflichten von Tagegeldzahlungen auf der Lohnsteuerbescheinigung III. Auswärtstätigkeiten im Inland Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung Auswärtstätigkeit mit Übernachtung Unangemessene Verpflegungskosten Beispielsfälle zur neuen Rechtslage IV. Auswärtstätigkeiten im Ausland Grundsätzliches Reisen vom Inland ins Ausland

3 3. Reisen von einem ausländischen Staat in einen anderen ausländischen Staat Reisen vom Ausland ins Inland Mahlzeitengestellungen während einer Auslandsauswärtstätigkeit Beispielsfälle V. Dreimonatsfrist Gesetzliche Grundlage Vierwöchige Unterbrechungszeit Ortsfeste Einrichtung und Anwendung der Dreimonatsfrist Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte Dreimonatsfrist und neuer Auftraggeber Dreitageregelung VI. Lohnsteuerpauschalierung von Mehraufwendungen für Verpflegung Grundsätzliches Pauschalierung und doppelte Haushaltsführung Pauschalierungshöhe Aufzeichnung auf der Lohnsteuerbescheinigung H. Mahlzeitengestellungen durch den Arbeitgeber während einer Auswärtstätigkeit und Folgewirkung auf die Tagegeldsatzhöhe I. Bewertungsvorschrift II. Einführungsbeispiele III. Großbuchstabe M IV. Mahlzeitengestellung durch einen vom Arbeitgeber beauftragten Dritten V. Steuerfreie Mahlzeitengestellung während der Auswärtstätigkeit und Folgewirkung auf die Tagegeldsatzhöhe Beispiel Mehrtägige Auswärtstätigkeit mit arbeitgeberseitiger Mahlzeitengestellung (Inland) Exkurs: Wann ist in einer Hotelrechnung überhaupt ein Frühstück enthalten? VI. Gestaltungsmöglichkeit aus der gesetzlichen Neuregelung VII. Geschäftsfreundebewirtung VIII. Unübliche Mahlzeitengestellungen IX. Behandlung des Arbeitnehmerentgelts für eine Mahlzeitengestellung I. Neue Lohnsteuerpauschalierungsmöglichkeit bei üblichen steuerpflichtigen Mahlzeitengestellungen 134 J. Übernachtungskosten I. Grundsätzliches II. Übernachtungskosten: Einzelnachweis Übernachtungspauschalen

4 III. 1. Allgemein Grundsatz: Einzelnachweis Ausnahme: Arbeitgebererstattung nach Übernachtungspauschalen Begrenzte Berücksichtigung von Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland Gesetzliche Neuregelung Anwendung der 48-Monatsfrist K. Reisenebenkosten I. Grundsätzliches II. Einzelfragen zu den Reisenebenkosten Hotelkosten inklusive Saunakosten Hotelkosten und Parkplatzgestellung Übernachtungsnebenkosten L. Doppelte Haushaltsführung I. Wann liegt eine doppelte Haushaltsführung vor? Gesetzliche Regelung Grundsätzliches Beruflich begründete Zweitwohnung (Entfernung zum Tätigkeitsort) II. Kostenabzug bei einer beruflich begründeten doppelten Haushaltsführung III. Fahrtkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Kosten für die erste und letzte Fahrt Wöchentliche Familienheimfahrt Fahrten von der Zweitwohnung zum Beschäftigungsort IV. Verpflegungspauschalen Grundsätzliches Verdoppelte Auszahlung von Verpflegungspauschalen Kürzung der Verpflegungspauschalen Besonderheiten bei der Dreimonatsfrist V. Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung VI. Vorfälligkeitsentschädigung wegen Auflösung der doppelten Haushaltsführung M. Umzugskosten I. Grundsätzliches II. Zeitersparnis von einer Stunde und Ausnahmen III. Umzug in Etappen IV. Umzugskosten und Vorsteuerabzug N. Bewirtungskosten

5 I. Aktuelles: Anhebung der Kleinbetragsrechnungsgrenze beschlossen II. Auswirkungen aus der Anhebung der Kleinbetragsrechnungsgrenze III. Bewirtungskosten: Abgrenzungsfragen IV. Nachweis der geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten V. Aufzeichnungspflichten ( 4 Abs. 7 EStG) Anhang

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