Reform des Reisekostenrechts

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1 Reform des Reisekostenrechts Mit Wirkung zum wird das Reisekostenrecht abgeändert. Die Neuregelung bringt zahlreiche Änderungen mit sich. Die wesentlichen Änderungen betreffen die Abzugsfähigkeit von Fahrtkosten. Bei mehreren und weiträumigen Tätigkeitsgebieten wird in Folge der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes festgeschrieben, dass es nur eine regelmäßige Arbeitsstätte gibt. Daneben ergeben sich Änderungen bei der Ermittlung der für eine doppelte Haushaltsführung abzugsfähigen Kosten. 1. Erste Tätigkeitsstätte Künftig wird von einer legal definierten ersten Tätigkeitsstätte gesprochen. Reisekostenabrechnungen sind regelmäßig nur mehr dann möglich, wenn sich der Mitarbeiter nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Zuordnung wird durch die dienstoder arbeitsrechtliche Festlegung sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Gilt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte nicht oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischer Weise arbeiten soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Liegen die vorgenannten Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt. Fehlt es an einer Bestimmung oder ist diese nicht eindeutig, ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Empfehlung: Im Arbeitsvertrag sollte der Tätigkeitsort festgelegt werden. Entsprechende Anpassungen bestehender Arbeitsverträge sind sinnvoll. Als Tätigkeitsort sollte bei mehreren Einsatzorten derjenige Tätigkeitsort gewählt werden, der vom Wohnort des Mitarbeiters am wenigsten weit entfernt ist, da eine solche Regelung für den Arbeitnehmer die meisten Vorteile bringt.

2 2. Tätigkeitsstätte bei Kunden Ab 2014 kann eine Tätigkeitsstätte auch bei verbundenen Unternehmen oder z. B. vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. Kunden) bei dauerhafter Zuordnung vorliegen. Nach bisherigem Recht konnte ein langfristiger Einsatz bei einem Kunden nur dann eine regelmäßige Arbeitsstätte begründen, wenn der Arbeitgeber dort selbst über eine eigene Betriebsstätte verfügte. Der Arbeitnehmer konnte also bisher die Fahrtkosten zwischen seiner regelmäßigen Arbeitstätte und dem Einsatzort beim Kunden nach Reisekostengrundsätzen abrechnen. Durch die Neuregelung wird diese für den Steuerzahler günstige Rechtslage ab dem Jahre 2014 ausgehebelt. 3. Bildungseinrichtungen Auch außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesuchten Bildungseinrichtungen gelten nach künftigem Recht als erste Tätigkeitsstätte, so dass ein Reisekostenersatz bei regelmäßiger Anfahrt vom Wohnort zum Ort der Bildungseinrichtung nicht mehr möglich ist. 4. Sammelpunkt und weiträumiges Arbeitsgebiet Selbst wenn ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte unterhält, aber dauerhaft denselben Ort (z. B. ein Busdepot) oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet (z. B. der Kehrbezirk eines Schornsteinfegers) typischerweise arbeitstäglich aufsucht, ist die Fahrt dorthin nach den gesetzlichen Neuregelungen nur nach der Entfernungspauschale abzurechnen. Auch dies stellt eine klare Verschärfung dar. Beispiel 1: Ein Servicetechniker hat arbeitstäglich zunächst den Betriebssitz in Augsburg aufzusuchen, ohne dass dort eine erste Tätigkeitsstätte begründet wird. Für diese Fahrt nutzt er seinen privaten Pkw. Anschließend fährt er mit dem betrieblichen Pkw weiter zu den verschiedenen Einsatzorten. Die Fahrten von der Wohnung zum Betriebssitz in Augsburg werden wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte erfasst und der Arbeitnehmer kann die Entfernungspauschale 0,30 je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte, jedoch keine Verpflegungspauschale (Ausnahme: doppelte Haushaltsführung) abrechnen. Beispiel 2: Der angestellte Monteur erhält ab 2014 ein Werkstattfahrzeug zur Verfügung gestellt, dass er regelmäßig mit nach Hause nehmen, aber ansonsten nicht privat nutzen darf. Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt ,00. Morgens fährt der Monteur jeweils zum Betrieb des Arbeitgebers, um dort Aufträge entgegenzunehmen und das erforderliche Material und Werkzeug einzuladen. Ein Fahrtenbuch wird nicht geführt. Der Monteur ist dem Betriebssitz nicht arbeitsrechtlich zugeordnet.

3 Lösung: Bei einem Werkstattwagen, der wegen seiner optischen Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise ausschließlich zur Beförderung von Gütern bestimmt ist, kann nicht von einer Privatnutzung ausgegangen werden. Ein geldwerter Vorteil für die Privatnutzung mit 1 % des inländischen Listenpreises scheidet damit aus. Der Arbeitnehmer unterhält im Betrieb keine erste Tätigkeitsstätte wegen der typischerweise jedoch täglich durchzuführenden Fahrten in den Betrieb liegen Fahrten vor, die wie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfasst werden. Für das Werkstattfahrzeug ist ab 2014 somit ein geldwerter Vorteil nach der 0,03 %-Regelung zu erfassen. Bei einer Entfernung von 10 km hat der Arbeitnehmer somit 90 (0,03 % von pro km Entfernung zur Arbeit (hier 10 km) monatlich als geldwerten Vorteil zu versteuern. Diese Besteuerung kann durch eine Lohnsteuerpauschalierung wie folgt verhindert werden: Berechnung Betrag (Euro) Listenpreis des Fahrzeugs ,00 davon 0,03 % pro km Entfernung zur Arbeit (hier 10 km) 90,00 = geldwerter Vorteil 90,00 - pauschal versteuerte Fahrtkosten (10 km 0,30 EUR 15 Arbeitstage) - 45,00 = zu versteuernder geldwerter Vorteil pro Monat 45,00 II. Verpflegungspauschale Im Gegensatz zum bisher geltenden Reisekostenrecht werden künftig Tagegelder bei eintätigen Reisen ohne Übernachtung ab einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden gewährt, während bisher auf eine Abwesenheitszeit von mindestens 8 Stunden abgestellt wurde. Der Abzug der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten bzw. alternativ die steuerfreie Gewährung durch den Arbeitgeber ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Dabei ist es unerheblich, aus welchem Grund (z. B. Krankheit, Urlaub, zwischenzeitliche Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird. Die bisherige Differenzierung zwischen beruflichen und privaten Unterbrechungen wird aufgegeben. III. Mahlzeitengestellung Im Rahmen der Reisekostenreform wurde die Bewertung des amtlichen Sachbezugswert bei einer Mahlzeitengestellung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nun gesetzlich festgelegt. Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist diese Mahlzeit nach 8 Abs. 2 Satz 8 EStG n. F. mit dem Sachbezugswert anzusetzen, sofern es sich um eine angemessene Mahlzeit handelt. Angemessen ist eine Mahlzeit, deren Wert 60 nicht übersteigt. Der

4 Ansatz des Sachbezugswertes unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer einen Werbungskostenabzug nach 9 IVa EStG n. F. (Verpflegungspauschale) geltend machen kann. In diesem Fall hat der Arbeitgeber zukünftig die an den Arbeitnehmer zu zahlende Verpflegungspauschale wie folgt zu kürzen: Für ein Frühstück 20 % der Verpflegungspauschale (4,80 ) und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 % (9,60 ). Auf die Kürzungen sind eigene Zuzahlungen des Arbeitnehmers anzurechnen. Ob darin wirklich eine Vereinfachung liegt, mag bezweifelt werden. Die folgenden Beispiele sollen dies illustrieren: Fall 3: Der Arbeitnehmer A ist von seinem Arbeitgeber in Augsburg für drei Tage zu einer Tätigkeit nach München geschickt worden. Der Arbeitgeber hat in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Wert je Mahlzeit liegt unter 60. Weitere Reisekosten erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nicht erstattet. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen: Anreisetag 12,00 Abreisetag 12,00 Zwischentag 24,00 insgesamt 48,00 Kürzung (2 x 4,80 Frühstück; 2 x 9,60 Mittag- und Abendessen) -28,80 verbleibende Werbungskosten 19,20 Fall 4: Im Gegensatz zu Fall 3 muss der Arbeitnehmer für das Mittag und Abendessen jeweils 5 zuzahlen. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen: Anreisetag 12,00 Abreisetag 12,00 Zwischentag 24,00 insgesamt 48,00 Kürzung (2x4,80 Frühstück; 2x9,60-5,00 Mittag- u. Abendessen) -18,80 verbleibende Werbungskosten 29,20

5 Durch die Reform wird es den Arbeitgebern nun auch ermöglicht, die Besteuerung von üblichen Mahlzeiten, die anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden, deren Besteuerung nicht unterbleiben kann, weil z. B. die Mindestabwesenheitszeit bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber nicht eingehalten wird, pauschal mit 25 % durchzuführen. Der Nachweis der mehr als 8-stündigen Auswärtstätigkeit kann auch aufgrund von Bahntickets geführt werden. Sofern bei einer mehr als 8-stündigen auswärtigen Tätigkeit Verpflegungskosten vom Arbeitgeber bezahlt und pauschal besteuert werden, ist die Verpflegungspauschale, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann, entsprechend zu kürzen. Dazu Fall 5: Eintägige Tätigkeit 12,00 Kürzung für vom Arbeitgeber gebuchtes Mittagessen -9,60 verbleibende Werbungskosten 2,40 IV. Unterkunftskosten Beruflich veranlasste Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte im Zeitraum von 48 Monaten sind unbeschränkt als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden die Aufwendungen nur noch bis zu monatlich anerkannt. Die Begrenzung gilt aber nur für die Unterkunftskosten und nicht für mögliche Fahrtkosten. Die Frist von 48 Monaten findet jedoch nicht nur dann Anwendung, wenn die Arbeitsstätte arbeitstäglich aufgesucht wird. Es genügt vielmehr, wenn an der Arbeitsstätte in Folge einer beruflichen Tätigkeit über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus regelmäßig (z. B. einmal oder mehrmals wöchentlich) übernachtet wird. Auch hier führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn des 48-Monats-Zeitraums, allerdings muss die Unterbrechung 6 Monate mindestens betragen. Aus welchem Grund die Auswärtstätigkeit unterbrochen wird, ist unerheblich. Es können allerdings nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden. V. Doppelte Haushaltsführung Notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen, können als Werbungskosten abgezogen werden. In Folge der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hat dabei der Gesetzgeber die Anforderungen an die Abzugsfähigkeit der Kosten einer doppelten Haushaltsführung verschärft. Eine doppelte Haushaltsführung setzt nunmehr das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus. Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Innland können dabei nur

6 die tatsächlichen Aufwendungen für eine Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, jedoch höchstens im Monat. Aufwendungen für die Wege vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte zum Ort des eigenen Hausstandes und zurück (Familienheimfahrt) können jeweils nur für eine Familienheimfahrt wöchentlich abgezogen werden. Dabei ist eine Entfernungspauschale von 0,30 für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen. Die Nutzung einer Zweitwohnung muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Aus Vereinfachungsgründen wird dabei vom Gesetzgeber eine berufliche Veranlassung unterstellt, wenn der Weg von der Zweitunterkunft oder wohnung zur neuen Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der neuen Tätigkeitsstätte beträgt. Fall 6: Der Arbeitnehmer hat seinen Hausstand in Augsburg und in Frankfurt a. Main seine erste neue Tätigkeitsstätte. Die Entfernung von Augsburg (Mittelpunkt der Lebensinteressen) nach Frankfurt beträgt 350 km. Der Arbeitnehmer findet in Mannheim eine Zweitwohnung. Die Entfernung von Mannheim nach Frankfurt beträgt 80 km. Auch wenn die Zweitwohnung 80 km von Frankfurt entfernt liegt, gilt sie als Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, da sie weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung in Augsburg zur neuen Tätigkeitsstätte in Frankfurt entfernt liegt. Die Nutzung einer Zweitwohnung oder unterkunft muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Dabei unterstellt der Gesetzgeber, dass von einer beruflichen Veranlassung auszugehen ist, wenn der Weg von der Zweitunterkunft oder wohnung zur neuen Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der neuen Tätigkeitsstätte beträgt. Fall 7: Wie Fall 6, nur nimmt der Arbeitnehmer eine Zweitwohnung in Stuttgart (Entfernung nach Frankfurt 250 km). In diesem Fall kann nicht ohne weiteres von einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden. Es kommt zu einer Einzelfallprüfung. Dabei sind die durch die BFH-Rechtsprechung aufgestellten Grundsätzen zu beachten (vgl. hierzu grundlegend BFH vom 19. April 2012, VI R 59/11, BStBl. II S. 833). Durch die gesetzliche Neuregelung entfällt die bisherige Angemessenheitsprüfung. Die als Werbungskosten abziehbaren Unterkunftskosten sind tatsächlich auf im Monat beschränkt. Dieser Betrag umfasst nach der Gesetzesbegründung alle für die Unterkunft und Wohnung entstehenden Aufwendungen einschließlich Betriebskosten und der Miet- und Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze oder Tiefgaragenplätze.

7 Wenn der Arbeitgeber aber z. B. die Miete übernimmt, dann ist dieser Betrag beim Ansatz der Werbungskosten nicht zu berücksichtigen. Nur die restlichen Aufwendungen der doppelten Haushaltsführung sind dann noch abzugsfähig. Bei Auslandssachverhalten werden die tatsächlichen Mietkosten weiterhin berücksichtigt, soweit sie notwendig und angemessen sind. Dies beurteilt sich jeweils nach den Verhältnissen vor Ort. Für Rückfragen zu diesem Thema stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung: Dr. Theodor Seitz Rechtsanwalt und Steuerberater Tel.: 0821 / Andrea Feuchtgruber Steuerberaterin afeuchtgruber@seitz-partner.de Tel.: 0821 / Schießgrabenstr Augsburg Telefon /