Gemeinsam. für Ihre Zukunft. Reisekosten ab 2014

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1 Reisekosten ab 2014 Im Bereich der Reisekosten sind zum 1. Januar 2014 verschiedene Änderungen in Kraft getreten. Wir geben Ihnen hier einen kurzen Überblick über die Änderungen im Reisekostenrecht, dieser ist aber nicht abschließend oder vollständig und kann die individuelle Beratung nicht ersetzen. Eine Geschäftsreise (beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit) liegt vor, wenn der Unternehmer außerhalb seiner Wohnung und außerhalb der Betriebsstätte, die den Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten Tätigkeit bildet, tätig wird. der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Foto PhotographyByMK/Fotolia.com 1. Erste Tätigkeitsstätte anstelle der regelmäßigen Arbeitsstätte Die Neuregelung bringt eine begriffliche Änderung mit sich: Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird durch die erste Tätigkeitsstätte abgelöst. Dreh- und Angelpunkt des steuerlichen Reisekostenrechts ist die Frage, ob sich ein Arbeitnehmer auf einer Auswärtstätigkeit befindet: Dafür musste er bisher (Ende 2013) aus beruflichen Gründen von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend sein. Ab 2014 gilt hier der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Ab 2014 ist die Frage nach der Regelmäßigkeit des Aufsuchens oder des qualitativen Arbeitsschwerpunktes nicht mehr von entscheidender Bedeutung. Mit der gesetzlichen Änderung wird primär die arbeits- bzw. vertragsrechtliche bzw. subsidiär die quantitative Festlegung des Arbeitgebers von Bedeutung sein. Foto bilderzwerg/fotolia.com copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Februar 2014 I Ausgabe 1 Seite 1

2 Ort Regelmäßige Arbeitsstätte (2013) Erste Tätigkeitsstätte (2014) Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines ausgegliederten Unternehmens (Outsourcing). Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet wird (Leiharbeitnehmer, Abordnung). Zeit Der Arbeitnehmer muss unbefristet oder länger als 48 Monate an dieser Tätigkeitsstätte tätig werden. Bildungseinrichtung Ist keine regelmäßige Arbeitsstätte kann eine erste Tätigkeitsstätte sein Mehrere oder keine Arbeitsstätte Sonderfälle Regelmäßige Arbeitsstätte ist die Stelle, die der Arbeitnehmer arbeitstäglich oder mind. einen vollen Arbeitstag pro Arbeitswoche oder zu mind. 20% seiner Arbeitszeit aufsucht. In Sonderfällen ist der qualitative Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Erste Tätigkeitsstätte ist die Stelle, die der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich aufsucht, 2 volle Arbeitstage die Woche aufsucht oder min. 1/3 seiner Arbeitszeit dort tätig wird. Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätte vor, so gilt per Gesetz folgende Regelung: Der Arbeitgeber bestimmt (möglichst) schriftlich den ersten Tätigkeitsort. Der Tätigkeitsort, welcher der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und Auswärtstätigkeit: Ob und wo ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, ist ab 2014 in zwei Schritten zu prüfen: 1. Hat der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte festgelegt (z. B. im Arbeitsvertrag) 2. Ohne Festlegung gilt das nachfolgende Prüfschema: Prüfung Der Arbeitnehmer wird täglich an derselben betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers tätig. Der Arbeitnehmer ist mind. 2 volle Tage pro Woche nur an einer Tätigkeitsstätte (Merkmal trifft nicht für 2 oder mehr Arbeitsstätten zu) Der Arbeitnehmer ist mind. 1/3 seiner Arbeitszeit an nur einer Tätigkeitsstätte (Merkmal trifft nicht für 2 oder mehr Arbeitsstätten zu) Hat der Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten, an welchen er 2 volle Tage/Woche oder 1/3 seiner Arbeitszeit tätig wird Arbeitgeber hat eine Zuordnung getroffen Arbeitgeber hat keine Zuordnung getroffen Auswirkung Wenn ja, Prüfung beendet. Dieser Ort ist die erste Tätigkeitsstätte Wenn ja, Prüfung beendet. Dieser Ort ist die erste Tätigkeitsstätte Wenn ja, Prüfung beendet. Dieser Ort ist die erste Tätigkeitsstätte Wenn ja, weiter nach dem Prüfschema Dieses ist die erste Tätigkeitsstätte Die Tätigkeitsstätte, welche näher zur Wohnung des Arbeitnehmers liegt, ist die erste Tätigkeitsstätte. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Februar 2014 I Ausgabe 1 Seite 2

3 GHP-Tipp: Weist ein Arbeitgeber in seinen Arbeitsverträgen immer einheitlich den Firmensitz/Hauptsitz als Tätigkeitsstätte aus, so gilt diese dann auch für z. B. Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter in den Niederlassungen, die bisher keine bzw. eine andere regelmäßige Arbeitsstätte hatten. Dies hat nicht nur auf die Reisekosten große Auswirkungen. Davon ist auch die Entfernungspauschale betroffen. (Achtung bei Firmenwagen!) Somit haben ab 2014 folgende Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte mehr: Arbeitnehmer, die in verschiedenen Tätigkeitsstätten arbeiten und keine 2 vollen Tage die Woche oder 1/3 ihrer Arbeitszeit in einer Tätigkeitsstätte verbringen. Arbeitnehmer, die den Betriebssitz nur zu Kontrollzwecken, zur Übernahme von Firmenfahrzeugen etc. aufsuchen. Arbeitnehmer die nur gelegentlich den Firmensitz aufsuchen. Nach dem alten Recht konnte ein Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte bei verbundenen Unternehmen oder Dritten (Kunden des Arbeitgebers) haben. Ab 2014 ist dies nun möglich, wenn der Arbeitnehmer: länger als 48 Monate (4 Jahre) oder für die gesamte Beschäftigungsdauer oder unbefristet dort beschäftigt werden soll. Maßgebend ist die Prognose zu Beginn der zu beurteilenden Tätigkeit. 2. Fahrtkosten Entfernungspauschale Die steuerlichen Regelungen zur Entfernungspauschale bleiben grundsätzlich unverändert. Sie wurden nur an die Neudefinition der ersten Tätigkeitsstätte angepasst. Die Aufwendungen für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte sind mit dem Ansatz der Entfernungspauschale als Werbungskosten abgegolten. Durch die neue Definition der ersten Tätigkeitsstätte wird die Entfernungspauschale ab 2014 wieder mehr zur Anwendung kommen. Foto Anselm Baumgart/Fotolia.com Neuer Sonderfall für die Entfernungspauschale: Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern wird ein Ort für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte festgelegt, um die Entfernungspauschale zu berechnen. Hiermit soll eine Gleichbehandlung der Arbeitnehmer erreicht werden. Dieser fiktive Ort hat keinen Einfluss auf die weitere Beurteilung von Reisekostenbestandteilen. Der Arbeitgeber hat Sammelpunkte, an welchen sich die Arbeitnehmer treffen und von dort zum Einsatz fahren. Diese Arbeitnehmer haben keine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des EStG. Es wird jedoch nur für die Entfernungspauschale dieser Ort festgelegt und hat keine Auswirkungen auf die Verpflegungspauschalen oder die Übernachtungskosten. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Februar 2014 I Ausgabe 1 Seite 3

4 Bei einem weiträumigen Arbeitsgebiet (Forstbezirk, Zustellbezirk, Fahrer im öffentl. Nahverkehr etc.) wird der nächstgelegene Zugang zu diesem Gebiet für die Berechnung der Entfernungspauschale herangezogen. Auch hier hat die Fiktion keine Auswirkungen auf die Verpflegungspauschalen usw. Fahrtkosten Um Fahrtkosten geltend machen zu können, müssen einige Aufzeichnungen geführt werden. Hierzu gehört Anlass und Art der betrieblichen Veranlassung, das Reiseziel, der Reisezeitpunkt und ggf. der Reiseweg (insbesondere bei Umwegen durch Stau etc.). Ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten können folgende Pauschalen angesetzt werden: Fahrzeug PKW andere motorbetriebene Fahrzeuge km-pauschale 0,30 Euro 0,20 Euro Die Mitfahrentschädigung i. H. v. 0,02 Euro entfällt ab Für nicht motorbetrieben Fahrzeuge (Fahrrad) sind ab 2014 die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Die bisherige Pauschale von 0,05 Euro/km bei der Nutzung eines Fahrrades entfällt. Für die Geltendmachung von höheren Kosten müssen die tatsächlichen Kosten von 12 Monaten zusammengestellt werden und die Kilometerstände am Anfang und am Ende des Zeitraumes festgehalten werden. In den Kosten sind Abschreibungen bzw. Leasingkosten mit zu berücksichtigen. Sollten sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern, kann der ermittelte Kilometersatz für mehrere Jahre angesetzt werden (Unterlagen für eine evtl. Prüfung zusammenstellen). Kosten für andere Beförderungsmittel können nach wie vor dem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Besonderheiten gelten bei einer Bahncard. Wird diese ausschließlich betrieblich genutzt, ist dies unstrittig lohnsteuerfrei. Wird die Bahncard auch privat genutzt, ist ein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die betriebliche Kostenersparnis nicht mind. die Kosten der Bahncard decken. 3. Verpflegungsmehraufwand im Inland Bei den Verpflegungsmehraufwendungen im Inland kommt es zu einer deutlichen Vereinfachung. Seit Januar 2014 gibt es nur noch eine zweistufige Staffelung. Abwesenheit Pauschale Eintägige Reise Abwesenheit kürzer/gleich als 8 Stunden 0,00 Euro Eintägige Reise Abwesenheit länger als 8 Stunden 12,00 Euro Reise über 2 Tage ohne Übernachtung, jedoch insgesamt länger als 12,00 Euro 8 Stunden (Pauschale wird dem Tag zugerechnet, an welchem der überwiegende Teil der Abwesenheit vorlag) Mehrtägige Reisen: Anreisetag (ohne Zeitvorgabe) Abreisetag (ohne Zeitvorgabe) Volle Abwesenheitstage (sog. Zwischentage bei mehrtägigen Reisen) 12,00 Euro 12,00 Euro 24,00 Euro copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Februar 2014 I Ausgabe 1 Seite 4

5 Dreimonatsfrist Die Dreimonatsfrist bleibt erhalten. Diese besagt, dass Arbeitnehmer, welche länger als 3 Monate am selben Ort auswärts tätig sind, erhalten keine Verpflegungsmehraufwendungen mehr steuer- und sozialversicherungsfrei bzw. können keinen Werbungskostenabzug mehr ansetzen. Vereinfacht wurde jedoch, dass der Anlass der Unterbrechung der Dreimonatsfrist unerheblich ist. Wenn eine zeitlich zusammenhängende Unterbrechung mind. 4 Wochen beträgt, beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Pauschalierung mit 25% Lohnsteuer Es besteht weiterhin die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen, welche die steuerfreien Beträge um nicht mehr als 100% übersteigen, mit 25 % Lohnsteuer zu pauschalieren. Beispiel Ein Arbeitnehmer ist auf einer 3-tägigen Dienstreise. Hierfür kann er 48,00 Euro Verpflegungsmehraufwand erhalten. Der Arbeitgeber erstattet ihm 96,00 Euro. Hiervon sind 48,00 Euro steuerfrei, die weiteren 48,00 Euro können mit 25% Lohnsteuer pauschaliert werden. Sollte ein Betrag über 96,00 Euro gezahlt werde, geht dies nur steuer- und sozialversicherungspflichtig. 4. Mahlzeitengestellung während Auswärtstätigkeit Werden einem Arbeitnehmer Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit gestellt, ist zu prüfen, ob ein geldwerter Vorteil zu versteuern und zu verbeitragen ist. Auch hier gibt es eine Neuregelung. Die Bewertung der Mahlzeit erfolgt ab 2014 generell mit dem Sachbezugswert. Wenn es sich um eine übliche Mahlzeit handelt, das heißt eine Mahlzeit von max. 60,00 Euro, erfolgt kein Ansatz eines geldwerten Vorteils, wenn im Gegenzug eine Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes entsteht. Hierbei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber oder ein Dritter (Kunde, Geschäftsfreund etc.) das Essen veranlasst bzw. bezahlt. Foto goodluz_fotolia.com Häufigster Fall: das Frühstück in der Übernachtungsrechnung und Mahlzeiten auf ganztägigen Schulungen! Der Verpflegungsmehraufwand ist in diesen Fällen für ein Frühstück um 20% der Verpflegungspauschale (bei 24 stündiger Abwesenheit) zu kürzen. Also 20% von 24,00 Euro entspricht einer Kürzung von 4,80 Euro. Für ein Mittag und/oder Abendessen sind 40% zu kürzen, derzeit 9,60 Euro. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Februar 2014 I Ausgabe 1 Seite 5

6 GHP-Tipp: Gegebenenfalls müssen die Reisekostenrichtlinien in Ihrem Betrieb angepasst werden. Reisekosten stellen in manchen Unternehmen einen großen finanziellen Belastungsfaktor dar. Lassen Sie sich im Einzelfall von uns beraten! Ein aktuelles Formular für Ihre Reisekostenabrechnung steht Ihnen auf unserer Homepage unter zur Verfügung. Bei Fragen sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne! Ihr Beratungsteam Diese fachliche Information ist der Verständlichkeit halber kurz gehalten und kann somit die individuelle Beratung nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr. Grüter Hamich & Partner Steuerberater Duisburg mbb I Beethovenstraße 21 I Duisburg Telefon I Telefax I info@g-h-p.de copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Februar 2014 I Ausgabe 1 Seite 6