MANDANTENINFORMATION. zu Tätigkeitsstätten und Reisekosten ab I. Erste Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern. Erste Tätigkeitsstätte

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1 Brückner. Beier. Socher. Ritter. Steuerberater Seeshaupt Seeshaupt Penzberger Straße 2 bbsr-stb@datevnet.de Telefon: 08801/ Telefax: 08801/2465 Stephan Brückner Dipl. Betriebswirt (FH) Steuerberater Marco Beier Dipl. Betriebswirt (FH) Steuerberater Fachberater für Internationales Steuerrecht Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e. V.) Reiner Socher Dipl. Betriebswirt (FH) Steuerberater Thomas Ritter Dipl. Betriebswirt (FH) Steuerberater MANDANTENINFORMATION zu Tätigkeitsstätten und Reisekosten ab I. Erste Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern Erste Tätigkeitsstätte ersetzt ab 1. Januar 2014 die regelmäßige Arbeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens *neu* oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten *neu*, z.b. beim Kunden, bei Outsourcing oder Leiharbeit, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Wie bisher kann es Arbeitnehmer geben ohne erste Tätigkeitsstätte. Beruflicher Einsatz außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist Auswärtstätigkeit = Reisekosten. A u s w ä r t i g e B e r a t u ngsstelle: Penzberg, Im Thal 1, Deichmann Gebäude, rechter Eingang, III. OG - Telefon 08856/ , Telefax: 08856/ Bürozeiten: Montag bis Donnerstag: 7.30 Uhr Uhr und Uhr bis Uhr Freitag: 7.30 Uhr Uhr Bankverbindung: Raiffeisenbank südöstlicher Starnberger See eg, Kto-Nr , BLZ , BIC: GENODEF1SSB, IBAN: DE Kreissparkasse München Starnberg Ebersberg, Kto.-Nr , BLZ , BIC: BYLADEM1KMS, IBAN: DE Vereinigte Sparkassen im Ldkr. Weilheim i. OB, Kto.-Nr , BLZ , BIC: BYLADEM1WHM, IBAN: DE

2 Bedeutung Falls erste Tätigkeitsstätte Werbungskosten für Fahrten Wohnung- erste Tätigkeitsstätte 0,30 je Entfernungskilometer und Fahrtag = Entfernungspauschale. Kein steuerfreier Werbungskostenersatz, aber Lohnsteuerpauschalierung 15 v.h. möglich. Bei Pkw-Gestellung geldwerter Vorteil, z.b. 0,03 v.h. des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer je Monat. Keine Verpflegungspauschalen. Falls keine erste Tätigkeitsstätte Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe oder pauschal 0,30 je gefahrenem Kilometer als Werbungskosten. Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber möglich. Bei Pkw-Gestellung kein geldwerter Vorteil. Steuerfreie Verpflegungspauschalen. Abwesenheit beginnt mit Verlassen der Wohnung. Keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Häusliches Arbeitszimmer = Home-Office, auch nicht, wenn vom Arbeitgeber gemietet, Fahrzeuge, Flugzeuge oder Schiffe. Bus- oder Straßenbahndepot kann jedoch erste Tätigkeitsstätte oder Sammelpunkt sein. Prüfungsreihenfolge dauerhafte Zuordnung 1. Zuordnung nach arbeitsrechtlicher Festlegung. 2. Ohne eindeutige arbeitsrechtliche Festlegung Zuordnung nach der Arbeitszeit. 3. Hat der Arbeitnehmer danach mehrere Tätigkeitsstätten, bestimmt der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte, z.b. durch Reisekostenabrechnungen. 4. Ohne Bestimmung durch den Arbeitgeber ist erste Tätigkeitsstätte die mit der geringsten Entfernung zur Wohnung. Nachweis eines abweichenden qualitativen Schwerpunkts ist nicht mehr möglich

3 Vorrang der arbeitsrechtlichen Festlegung Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer laut arbeitsrechtlicher Festlegung = schriftlich oder mündlich dauerhaft zugeordnet ist: Arbeitnehmer muss dort zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden. Qualität der dort ausgeübten Tätigkeit ist unbedeutend. Arbeitsvertragliche Zuordnung ist zu dokumentieren, z.b. im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen oder in der Reisekostenvergütungsordnung. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern und bei Angehörigen Fremdvergleich beachten. Erkenntnis Arbeitgeber ist weitgehend frei in der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte. Ausnahmen: Angehörige und Gesellschafter-Geschäftsführer. Beispiel 1 Vertriebsmitarbeiter Gregor ist zuständig für die Vertriebsregion Baden. Arbeitsvertraglich ist er dauerhaft dem Firmensitz in Köln zugeordnet. Dort soll er einmal wöchentlich an Dienstbesprechungen teilnehmen. Erste Tätigkeitsstätte ist Köln = unerheblich, dass Schwerpunkt der Tätigkeit das Vertriebsgebiet ist. Dauerhaft Arbeitsrechtliche Zuordnung unbefristet = bis auf weiteres, über 48 Monate oder für die Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses = auch unter 48 Monate. Zuordnung im Vorhinein = Prognoseentscheidung. Ändern sich die Verhältnisse, keine Rückwirkung, sondern nur neue Prognose für die Zukunft

4 Beispiel 2 Manager Walter ist unbefristet bei der X-GmbH in München angestellt. Walter wird für 3 Jahre nach Hamburg geschickt, um die dortige Betriebsstätte der GmbH zu sanieren. Laut Arbeitsvertrag soll Walters erste Tätigkeitsstätte in dieser Zeit in Hamburg sein. Nach 3 Jahren ist die Sanierung noch nicht abgeschlossen. Die Abordnung wird um 2 Jahre verlängert. Keine erste Tätigkeitsstätte in Hamburg trotz Vereinbarung im Arbeitsvertrag, denn Walter ist nur vorübergehend= nicht über 48 Monate der Betriebsstätte Hamburg zugeordnet. Beispiel 3 Petra ist bei einer Reinigungsfirma unbefristet angestellt und soll bis auf weiteres ausschließlich beim Kunden Bruno arbeiten. Petra hat ihre erste Tätigkeitsstätte ab 2014 beim Kunden Bruno, da sie ohne Befristung = dauerhaft ausschließlich bei Bruno arbeiten soll. Ohne arbeitsrechtliche Festlegung Zuordnung nach der Arbeitszeit Erste Tätigkeitsstätte = arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder 1/3 der Arbeitszeit. Fallgruppen des BMF Arbeitnehmer soll dauerhaft arbeitstäglich und mindestens 1/3 der Arbeitszeit in einer Tätigkeitsstätte arbeiten, wöchentlich 2 volle Arbeitstage oder 1/3 der Arbeitszeit in einer Tätigkeitsstätte arbeiten oder arbeitstäglich weniger als 1/3 der Arbeitszeit in einer Tätigkeitsstätte arbeiten, aber dafür dort seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben = nicht nur Vorbereitungs-, Hilfs- oder Nebentätigkeiten

5 Beispiel 4 Der unbefristet eingestellte EDV-Systemberater Dieter soll 30 Monate in der Filiale Mannheim arbeiten. In der Filiale Karlsruhe ist er nur zu Teambesprechungen voraussichtlich 2 x im Monat. Der Arbeitsvertrag legt keine erste Tätigkeitsstätte fest. Dieter hat keine erste Tätigkeitsstätte, denn er soll weder in der Filiale Mannheim = nicht über 48 Monate noch in der Filiale Karlsruhe = nicht 2 volle Arbeitstage je Arbeitswoche usw. dauerhaft arbeiten. Beispiel 5 Wie Beispiel 4, Arbeitsvertrag legt keine erste Tätigkeitsstätte fest und Dieter soll unbefristet jeweils 2 Tage in Mannheim und 3 Tage in Karlsruhe arbeiten. Dieter ist dauerhaft beiden Filialen zugeordnet = mindestens 2 Tage = Arbeitgeber entscheidet, z.b. über Reisekostenabrechnung, oder erste Tätigkeitsstätte ist die näher zur Wohnung gelegene Filiale. Sonderfälle Dauerhafter Sammelpunkt, weiträumiges Tätigkeitsgebiet und Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zu einem dauerhaften Sammelpunkt z.b. Lkw-, Bus- oder Straßenbahndepot oder Treffpunkt für betriebliche Sammeltransporte sind ab 2014 zu behandeln wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte = Entfernungspauschale, z.b. bei Bauarbeitern, die von einem dauerhaften Sammelpunkt zur Baustelle befördert werden

6 Beispiel 6 Lkw-Fahrer holt arbeitstäglich am Betriebssitz des Arbeitgebers den Lkw ab und führt Wartungs- und Pflegearbeiten durch = weniger als 1/3 der Arbeitszeit. Ohne arbeitsvertragliche Zuordnung macht allein das Abholen sowie die Wartungs- und Pflegearbeiten = Hilfs- und Nebentätigkeiten den Betriebssitz nicht zur ersten Tätigkeitsstätte. Er ist jedoch ein dauerhafter Sammelpunkt, deshalb für Fahrten zum Sammelpunkt nur Entfernungspauschale. Da keine erste Tätigkeitsstätte, Verpflegungspauschale ab Verlassen der Wohnung. Weiträumiges Tätigkeitsgebiet z.b. Zusteller, Hafen- oder Forstarbeiter, aber nicht Vertriebsmitarbeiter, Schornsteinfeger oder mobile Pflegekräfte. Entfernungspauschale für kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet. Fahrten innerhalb des Tätigkeitsgebiets oder Mehrkilometer zu entfernteren Zugängen mit 0,30 je gefahrenem Kilometer. Verpflegungspauschalen = Reisekosten, da keine erste Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte bei Vollzeitstudium oder vollzeitiger Bildungsmaßnahme außerhalb eines Dienstverhältnisses. Bildungseinrichtung ist ab 2014 erste Tätigkeitsstätte = nur Entfernungspauschale als Werbungskosten bei Zweitstudium oder als Sonderausgabe bei Erststudium. Vollzeitstudium = keine Erwerbstätigkeit über durchschnittlich 20 Wochenstunden. Keine erste Tätigkeitsstätte haben wie bisher Auszubildende in ihrer Berufsschule, auch nicht bei Blockunterricht, und Studenten an der dualen Hochschule während ihrer Zeit an der Hochschule

7 II. Reisekosten Abzugsfähige Kosten bei Auswärtstätigkeit Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn beruflich veranlasst. Verpflegungspauschalen bis 2013 Dreistufige Staffelung: 6 ab 8 Stunden Abwesenheit, 12 ab 14 Stunden Abwesenheit, 24 bei ganztägiger Abwesenheit. Verpflegungspauschalen ab 2014 Zweistufige Staffelung: 12 - bei eintägiger Auswärtstätigkeit mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, - am An- und Abreisetag bei Auswärtstätigkeit mit Übernachtung ohne Mindestabwesenheit, 24 - bei ganztägiger Abwesenheit. Dreimonatsfrist bei längerfristiger Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschale wird nur gewährt für die ersten 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte, wenn mindestens 3 Tage je Woche dort tätig. Beispiel Bauarbeiter Heinz soll ab 1. März 2014 täglich für 5 Monate auf einer Baustelle in München tätig werden. Ab 2. Mai 2014 wird er jedoch 1 Tag pro Woche auf einer Baustelle in Starnberg eingesetzt. Baustelle München Verpflegungspauschale für 3 Monate= 1. März bis 31. Mai Baustelle Starnberg Keine Dreimonatsfrist, denn Heinz wird dort lediglich 1 Tag je Woche tätig = Verpflegungspauschale unbefristet

8 Neubeginn bei Unterbrechung von mindestens 4 Wochen unabhängig vom Grund der Unterbrechung, z.b. Krankheit oder Urlaub. Bis 2013 sind nur berufliche Unterbrechungen anzurechnen. Neuregelung gilt auch für Auswärtstätigkeiten, die vor dem 1. Januar 2014 begonnen haben. Beispiel Anton ist seit 1. Oktober 2013 an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschäftigt. Ab 15. Dezember 2013 hat er Weihnachtsurlaub. Vom 2. Januar bis 19. Januar 2014 ist er erkrankt. Am 20. Januar 2014 nimmt er die Tätigkeit wieder auf. Die Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte wurde für mehr als 4 Wochen unterbrochen. Deshalb Neubeginn der Dreimonatsfrist = Verpflegungspauschale für höchstens 3 Monate ab 20. Januar Lohnsteuerpauschalierung für Verpflegungspauschalen Erstattet der Arbeitgeber mehr als die steuerfreien Verpflegungspauschalen, kann er den Mehrbetrag bis zur Höhe der Pauschalen wie bisher mit 25 v.h. Lohnsteuer pauschalieren. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist gezahlte Verpflegungspauschalen können nicht pauschaliert werden, da kein Abzug als Werbungskosten möglich. Übernachtungskosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben Nur tatsächliche Aufwendungen sind abzugsfähig ohne Angemessenheitsprüfung. Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber Tatsächliche Aufwendungen oder Pauschbeträge - Inland 20 - Ausland nach Land, z.b. Tschechische Republik

9 Übernachtungskosten im Inland Bis 48 Monate ist voller Abzug oder steuerfreie Erstattung der Übernachtungskosten möglich. Ab dem 49. Monat der Auswärtstätigkeit Begrenzung auf monatlich wie bei doppelter Haushaltsführung, wenn an derselben Tätigkeitsstätte ab 3 Tage wöchentlich tätig = keine Begrenzung für Auslandstätigkeit und bei wechselnden Tätigkeitsstätten. Neubeginn der 48-Monatsfrist bei Unterbrechung der Auswärtstätigkeit ab 6 Monate, unabhängig vom Unterbrechungsgrund. Beispiel Arbeitnehmer Hans ist ab April 2013 in der Niederlassung Berlin tätig, ohne dass sie erste Tätigkeitsstätte wird. Ab November 2014 arbeitet er wöchentlich 2 Tage in Hamburg. Für Berlin beginnt die 48-Monatsfrist im April

10 III. Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit Gestellung von Mahlzeiten bis 2013 Ansatz üblicher Mahlzeiten = bis 40, die der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit gewährt, mit dem Sachbezugswert = 1,60 für Frühstück und jeweils 2,93 für Mittag- und Abendessen. Der Sachbezugswert ist als geldwerter Vorteil zu versteuern. Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale als Werbungskosten abziehen, jedoch gekürzt um steuerfreie Arbeitgebererstattungen. Wahlrecht Ansatz des tatsächlichen Werts statt der Sachbezugswerte = Mahlzeitengestellung ist steuerfrei in Höhe der Verpflegungspauschale, übersteigender Betrag ist in die 44- -Freigrenze einzubeziehen. Kein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer. Gestellung von Mahlzeiten ab 2014 Ansatz üblicher Mahlzeiten = bis 60 mit Getränken, die der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit gewährt, mit dem Sachbezugswert = 1,63 für Frühstück und jeweils 3,00 für Mittag- und Abendessen. Sachbezugswert wird nicht mehr besteuert, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte, z.b. bei eintägiger Dienstreise über 8 Stunden. Jedoch Kürzung der Verpflegungspauschale um 4,80 für Frühstück, 9,60 für Mittagessen und 9,60 für Abendessen. Der Arbeitnehmer kann nur die restliche Pauschale als Werbungskosten abziehen oder sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen = keine Verpflegungspauschale bei Gestellung aller drei Mahlzeiten. Unübliche Mahlzeiten = über 60 sind stets mit dem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn zu erfassen

11 Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind vom Kürzungsbetrag abzuziehen. Zuzahlungen über den Kürzungsbetrag hinaus können nicht mit anderen Kürzungsbeträgen verrechnet oder als Werbungskosten abgezogen werden. Bescheinigungspflicht "M" auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, sofern das Finanzamt für Reisekosten keine anderen Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat. Beispiel 1 Arbeitnehmer Anton ist von Montag, 18 Uhr, bis Mittwoch, 19 Uhr, auf einer Dienstreise. Der Arbeitgeber hat für Anton in einem Hotel zwei Übernachtungen mit Frühstück, sowie für den Dienstag Mittag- und Abendessen gebucht und bezahlt Bei Ansatz der Sachbezugswerte = Regelfall geldwerter Vorteil (2 x 1, x 2,93 =) Verpflegungspauschalen Anton = Werbungskosten Montag = 6 Stunden 0 Dienstag = 24 Stunden 24 Mittwoch = 19 Stunden Kein geldwerter Vorteil. Verpflegungspauschalen Anton = Werbungskosten Montag = Anreisetag 12,00 Dienstag keine Verpflegungspauschale, da Kürzung um 100 v.h. Mittwoch =Abreisetag 12./. Frühstück 4,80 = 7,20 19,

12 Beispiel 2 wie Beispiel 1, jedoch zahlt Anton für das Mittag- und Abendessen jeweils 5 zu Bei Ansatz der Sachbezugswerte kein geldwerter Vorteil, denn die Zuzahlung 10 übersteigt die Sachbezugswerte 9,06. Verpflegungspauschalen Anton (wie Beispiel1) Die Zuzahlungen mindern den Kürzungsbetrag für Mittag- und Abendessen von jeweils 9,60. Verpflegungspauschalen Anton = Werbungskosten Montag = Anreisetag 12,00 Dienstag = Zwischentag 24,00 Kürzung Frühstück./. 4,80 Mittagessen (9,60./. 5,00 =)./. 4,60 Abendessen (9,60./. 5,00 =)./. 4,60 Verbleiben für den Zwischentag 10,00 Mittwoch= Abreisetag 12./.Frühstück 4,80 = 7, Beispiel 3 wie Beispiel 1, jedoch erhält Anton zusätzlich zur Mahlzeitengestellung eine steuerfreie Reisekostenerstattung für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 19, Geldwerter Vorteil bei Ansatz der Sachbezugswerte 9,06. Verpflegungspauschalen Anton (wie Beispiel 1) 36,00./. steuerfreie Arbeitgebererstattung./. 19,20 = Werbungskostenabzug 16, Kein geldwerter Vorteil Verpflegungspauschalen Anton (wie Beispiel 1) 19,20./. steuerfreie Arbeitgebererstattung./. 19,20 = Werbungskostenabzug 0,

13 Teilnahme von Arbeitnehmern an Bewirtungen ist weiterhin kein geldwerter Vorteil, jedoch Kürzung der Verpflegungspauschalen ab 2014, wenn der Arbeitgeber bewirtet, z. B. Geschäfts- oder Arbeitsessen. Keine Kürzung, wenn der Arbeitnehmer von einem Kunden eingeladen wird. Auswärtstätigkeit mit Privatanteil Aufteilung der Verpflegungspauschale, soweit die Reise der privaten Lebensführung zuzurechnen ist und Kürzung bei Mahlzeitengestellung. Beispiel Anton nimmt von Montag bis Mittwoch an einer vom Arbeitgeber finanzierten Fortbildung mit Halbpension in Garmisch teil. Vormittags erfolgt eine Fortbildung, nachmittags finden touristische Aktivitäten statt. Reisekosten sind zu 50 v.h. beruflich veranlasst = Abzug nur 50 v.h. Verpflegungspauschalen Anton =Werbungskosten Montag = Anreisetag 12 x 50 v. H. = 6,00./. Kürzung Abendessen./. 9,60 0,00 Dienstag = Zwischentag 24 x 50 v.h. = 12,00./. Kürzung Frühstück./. 4,80./. Kürzung Abendessen./. 9,60 0,00 Mittwoch = Abreisetag 12 x 50 v.h. = 6,00./. Kürzung Frühstück./. 4,80 1,20 1,

14 Lohnsteuerpauschalierung ab 2014 Übliche Mahlzeiten = bis 60, die der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit gewährt und bei denen der Sachbezugswert besteuert wird wegen eintägiger Dienstreise bis 8 Stunden oder mangels Aufzeichnungen des Arbeitgebers über die Abwesenheit, können pauschal mit 25 v.h. lohnversteuert werden