Neues Reisekostenrecht 2008

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1 Neues Reisekostenrecht 2008

2 Inhalt Neuregelung Reisekosten 1. Der neue Reisekostenbegriff 2. Was kann steuerfrei erstattet werden? 2

3 Reisearten? Bis 2007 einschließlich drei Reisearten: 1. Dienstreisen 2. Einsatzwechseltätigkeit 3. Fahrtätigkeit Ab 2008 einheitliche Reiseart: 1. Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit 1.1 auch Fahrtätigkeit 1.2 auch Einsatzwechseltätigkeit 3

4 Vereinfachung ab 2008 Für alle dienstlichen Reisetätigkeiten gelten künftig dieselben Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschalen (Tagesspesen) durch einheitliche Definition der Auswärtstätigkeiten, Wegfall der Dreimonatsfrist für Übernachtung und Fahrtkosten und Wegfall der 30-km-Zone für Fahrtkosten bei Einsatzwechseltätigkeit. 4

5 Beispiel: Streichung der Dreimonatsfrist Versicherungsvertreter: Beschäftigt im Hauptsitz Stuttgart Vom bis : Vorübergehende Abordnung nach Böblingen in eine Filiale. 5

6 Lösung: Streichung der Dreimonatsfrist Bis : Drei-Monats-Frist gilt für Fahrtkosten und VPMA = ab wird Böblingen wie eine regelmäßige Arbeitsstätte behandelt. Ab : Kein steuerfreier Fahrtkostenersatz Keine VPMA (Tagesspesen) Ab : Drei-Monats-Frist gilt nur noch für VPMA (Tagesspesen) Böblingen wird nicht mehr wie eine regelmäßige Arbeitsstätte behandelt. Ab : Steuerfreier Fahrtkostenersatz 6

7 Beispiel: Wegfall 30 km-zone Arbeitnehmer E (z.b. Bauarbeiter) = Einsatzwechsler 80 AT Einsatzort A (Entfernung 15 km zur Wohnung) 60 AT Einsatzort B (Entfernung 24 km zur Wohnung) 40 AT Einsatzort C (Entfernung 40 km zur Wohnung) 40 AT Einsatzort D (Entfernung 55 km zur Wohnung) 7

8 Lösung: 30 km-zone bis 2007 D C A B Einsatzort A+B: Liegen innerhalb der 30-km-Zone = Fahrten Wohnung Arbeitsstätte Kein steuerfreier Fahrtkostenersatz möglich Einsatzort C+D: steuerfreier Fahrtkostenersatz möglich 8

9 Lösung: 30 km-zone ab 2008 D A B Für alle Fahrten von der Wohnung zu den Einsatzstellen: steuerfreier Fahrtkostenersatz möglich C 9

10 Übernachtungspauschale Entgeltabrechnung: Inland: Übernachtungspauschale von 20 EUR, wenn sicher ist, dass der Arbeitnehmer übernachtet hat (und keine Unterkunft gestellt wurde) Ausland: Länderspezifische Übernachtungspauschale Werbungskosten: Kein Ansatz der Übernachtungspauschale als Werbungskosten, Einzelnachweis notwendig! 10

11 Frühstückspreis in Übernachtungskosten Sofern Frühstück nicht mit Wert ausgewiesen Bis 2007: Kürzung Inland: 4,50 EUR/Nacht + Frühstück Kürzung Ausland: 20 % des (vollen) ausländischen Tagessatzes Ab 2008: Kürzung In- und Ausland: um 20 % des (vollen) Tagessatzes (= Inland 20 % aus 24 EUR = 4,80 EUR) Sachbezugswert, wenn vorab vom AG gebucht! 11

12 Beispiel: Kürzung um Frühstückskosten Geschäftstermin Hamburg Rechnung Hotel: Übernachtung mit Frühstück: 110 EUR Bis 2007: Ab 2008: Erstattung: EUR Rechnungsbetrag 110,00 Kürzung Frühstück -4,50 Erstattung: 105,50 Erstattung: EUR Rechnungsbetrag 110,00 Kürzung Frühstück -4,80 Erstattung: 105,20 12

13 Neuer Reisekostenbegriff R 9.4 Abs. 1 LStR 2008: Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. 13

14 Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Berufliche Auswärtstätigkeit Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte Vorübergehende Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte wechselnden Einsatzstellen Tätigkeit auf einem Fahrzeug Lohnsteuerliche Reisekosten: Fahrtkosten/VerpflegungsPB/Übernachtung/Nebenkosten 14

15 Zentral: regelmäßige Arbeitsstätte Ab hängt von der regelmäßigen Arbeitsstätte ab: 1. ob der berufliche Einsatz eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit darstellt dann steuerfreier Reisekostenersatz, 2. ob der berufliche Einsatz unter die Regelung der Entfernungspauschale fällt (= Fahrten Wohnung Arbeitstätte) kein steuerfreier Fahrtkostenersatz geldwerter Vorteil Dienstwagen 15

16 Auswirkung regelmäßige Arbeitsstätte Keine regelmäßige Auswärtsort Arbeitsstätte? = regelmäßige Arbeitsstätte? = Erstattung! Keine steuerfreie Erstattung Dienstwagennutzung = geldw. Vorteil Keine Reisekostenerstattung 16

17 Regelmäßige Arbeitsstätte R 9.4 LStR Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht maßgebend sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. 17

18 Neuabgrenzung: Regelmäßige Arbeitsstätte 1. Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit - Aufsuchen mit gewisser Nachhaltigkeit - eine wöchentliche Arbeitgeberfahrt 2. Ortsfeste Einrichtung 3. Nicht arbeitgebereigene Einrichtung - häusliches Arbeitszimmer 18

19 Aufsuchen mit gewisser Nachhaltigkeit Aufsuchen mit gewisser Nachhaltigkeit Zeitlicher Umfang: Wesentlicher Teil der Arbeitsleistung wird in einer betrieblichen Einrichtung erbracht: Regelmäßigkeit: Betriebliche Einrichtung wird immer wieder aufgesucht 19

20 Beispiel: 1-Tageregelung Pharmareferent: Freitags: Im Büro in der Firma, übliche Schreibtischarbeit, 2 Stunden/Woche Ansonsten: unterwegs bei Kunden, Arbeitszeit 43 Stunden Büro in der Firma: = regelmäßige Arbeitsstätte, obwohl er dort nur einen unwesentlichen Teil der Arbeitszeit verbringt 40 km Dienstwagen: 0,03% x 40 km x BLP 20

21 Wichtig: Faustformel: an 46 Arbeitstagen/Jahr keine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Mitarbeiter weniger als 46 mal ins Büro kommt Jahresbezogene Betrachtung: durchschnittlich im Kalenderjahr an einen Arbeitstag/Arbeitswoche Ausreichend: pro Jahr 12 mal, dann aber immer 4 Tage Gestaltung: vorübergehende Abordnung! 21

22 Beispiel: Vorübergehende Abordnung Versicherungsangestellter Beschäftigt am Hauptsitz in Stuttgart Abordnung für 1 Jahr nach Freiburg (=Filiale) Die Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, da der Arbeitnehmer in den Hauptsitz nach Stuttgart zurückkehren soll. R 9.4 Abs. 3 Satz 5 LStR 2008: Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z. B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. 22

23 Regelmäßige Arbeitsstätte 1. Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit - nachhaltiges Aufsuchen - eine wöchentliche Arbeitgeberfahrt 2. Ortsfeste Einrichtung 3. Nicht arbeitgebereigene Einrichtung - häusliches Arbeitszimmer 23

24 Beispiel: Ortsfeste Arbeitgebereinrichtung Lkw-Fahrer: Montag bis Freitag: unterwegs mit Tankzug Montagmorgen: Übernahme des LKW auf Betriebshof Freitagnachmittag: Wartung und Reparaturen am LKW beim Arbeitgeber Betriebshof: = regelmäßige Arbeitsstätte, da der Fahrer diese ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers durchschnittlich einmal pro Arbeitswoche aufsucht 24

25 Lösung: Ortsfeste Arbeitgebereinrichtung Fahrt Wohnung Arbeitsstätte: Steuerl. nachteilig Erst ab hier berufliche Auswärtstätigkeit 25

26 Keine regelmäßige Arbeitsstätte Öffentliche Bushaltestellen Schiffsanlageplätze ohne weitere Arbeitgebereinrichtung Aber keine baulichen Anforderungen Müssen nicht den steuerlichen Begriff des Gebäudes erfüllen Problemfälle: Baucontainer, Verkaufsbuden 26

27 Beispiel: Ortsfeste Einrichtung Baucontainer Baufirma Verwaltungsgebäude in der Innenstadt Fuhr- und Materialpark außerhalb Dort: Baucontainer, in dem Lagerist tätig ist Baucontainer = regelmäßige Arbeitsstätte, da für den Lagerist dort der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit liegt 27

28 Regelmäßige Arbeitsstätte 1. Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit - nachhaltiges Aufsuchen - eine wöchentliche Arbeitgeberfahrt 2. Ortsfeste Einrichtung 3. Nicht arbeitgebereigene Einrichtung - häusliches Arbeitszimmer 28

29 Einrichtung außerhalb des AG Entscheidend ist, dass es sich um dauerhafte TätigkeitenT auf dem betriebsfremden Gelände handelt. H 9.4 LStH 2008: Als regelmäßige Arbeitsstätte kommen auch in Betracht: außerbetriebliche Einrichtungen (z.b. der Betrieb des Entleihers/Kunden, wenn die Tätigkeit dort auf Dauer angelegt ist). 29

30 Regelmäßige Arbeitsstätte 1. Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit - nachhaltiges Aufsuchen - eine wöchentliche Arbeitgeberfahrt 2. Ortsfeste Einrichtung 3. Nicht arbeitgebereigene Einrichtung - häusliches Arbeitszimmer 30

31 Beispiel: Häusliches Arbeitszimmer Mandant A 20 km Mandant B 1 x Woche Sitzung beim Arbeitgeber Problem: Wenn er 1x/Woche beim Arbeitgeber erscheinen muss, wird AG zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Folge: Fahrt Wohnung Arbeitgeber gilt als Fahrt Wohnung Arbeitsstätte. Dienstwagen: geldwerter Vorteil 31

32 Anrufungsauskunft einholen! Wichtig: Wegen weitreichender finanzieller Auswirkungen empfiehlt sich im Einzelfall die rechtzeitige Klärung über eine haftungsbefreiende Anrufungsauskunft ( 42e EStG). Diese bleibt auch 2008 kostenfrei! 32

33 Was kann steuerfrei erstattet werden? Auswirkung auf Reisekosten- Erstattungen 1. Fahrtkosten 2. Verpflegungsmehraufwand 3. Übernachtungskosten 33

34 Beispiel: Steuerfreie Bahncard Die BahnCard kostet 420 EUR und wird vom Arbeitgeber angeschafft. Bahnkosten dienstlich: 800 EUR, Preisermäßigung durch BahnCard: 625 EUR. BahnCard = steuerfreien Reisekosten, Ersparnis: 625 EUR > Kosten 420 EUR Bereits eine Preisermäßigung von 420 EUR hätte ausgereicht. 34

35 Was kann steuerfrei erstattet werden? Auswirkung auf Reisekosten- Erstattungen 1. Fahrtkosten 2. Verpflegungsmehraufwand 3. Übernachtungskosten 35

36 Tagesspesen (VPMA) Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte Abwesenheit ausschließlich von der Wohnung Zeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte geht verloren Sogar die Zeit beim AG zählt für die Abwesenheit 36

37 2008: Wegfall der Dreimonatsfrist Beispiel: Mitarbeiter geht ab für 5 Monate auf Lehrgang Fahrtkosten Tagesspesen Übernachtung 37

38 Beispiel: Berechnung der Dreimonatsfrist EDV-Systemprogrammierer stellt bei einem Großunternehmen das bisherige Betriebssysteme um. Auftrag: vom bis zum Arbeitseinsatz in München: eine berufliche Auswärtstätigkeit Fahrtkostenersatz: Vom bis Tagesspesen: bis (Dreimonatsfrist) Übernachtung: Wäre zeitlich unbegrenzt möglich 38

39 Beispiel: Berechnung der Dreimonatsfrist Wie Beispiel vorher, EDV-Systemprogrammierer Konzerngesellschaft A: vom bis Konzerngesellschaft B: vom bis Nicht dieselbe, nämliche Auswärtstätigkeit. Jeder Auftrag ist für sich zu betrachten und begründet eine neue Dreimonatsfrist. Konzerngesellsch. A: Tagesspesen vom bis Konzerngesellsch. B: Tagesspesen vom bis

40 Neubeginn Dreimonatsfrist Eine neue Monatsfrist beginnt dagegen, wenn Unterbrechung der Tätigkeit um mindestens 4 Wochen AN wird in der Zwischenzeit an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig Urlaubszeit zählt laut Finanzverwaltung nicht mit Fehlzeiten wegen Krankheit werden nicht berücksichtigt Wechsel von mindestens 4 Wochen zu einer anderen, zweiten auswärtigen Tätigkeitsstätte z. B. von Einsatzstelle A für 4 Wochen zur Einsatzstelle B 40

41 Geschafft!! Reisekostenrecht 2008 Vielen Dank für Ihre lohnsteuerliche Aufmerksamkeit! 41