Workshop 2: Das neue Reisekostenrecht Referent: RA Stefan Sudmann 1

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1 Workshop 2: Das neue Reisekostenrecht Referent: RA Stefan Sudmann 1

2 Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht erste Tätigkeitsstätte im Sinne des steuerlichen Reisekostenrechts Verpflegungsmehraufwand Übernachtungskosten Referent: RA Stefan Sudmann 2

3 Neuer Anknüpfungspunkt: erste Tätigkeitsstätte statt regelmäßige Arbeitsstätte regelmäßige Arbeitsstätte (bis ) war der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers betriebliche Einrichtungen von Kunden des Arbeitgebers waren unabhängig von Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßigen Arbeitsstätten seiner Arbeitnehmer, wenn die Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses zu ihrem Arbeitgeber mit wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen mussten (vgl. R 9.4. Abs. 3 S. 5 der Lohnsteuerrichtlinie 2011) auch bei langfristigen Einsätzen konnte beim Kundenbetrieb keine regelmäßige Arbeitsstätte entstehen! Referent: RA Stefan Sudmann 3

4 Neuer Anknüpfungspunkt: erste Tätigkeitsstätte statt regelmäßige Arbeitsstätte erste Tätigkeitsstätte (ab ) ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (vgl. 9 Abs. 4 S. 1 Einkommenssteuergesetz) von der Neuregelung erfasst werden auch Sachverhalte, in denen der Arbeitnehmer statt beim eigenen Arbeitgeber in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung eines Dritten (z. B. eines Kunden) tätig werden soll (vgl. BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab , Rn. 5) Referent: RA Stefan Sudmann 4

5 Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte Festlegung durch den Arbeitgeber dauerhaft eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers, die nicht der Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf in Form eines einfachen Anschreibens oder eines Aushangs am Schwarzen Brett Aufnahme in den Arbeitsvertrag bei Neuabschlüssen Referent: RA Stefan Sudmann 5

6 Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte Dauerhaftigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte unbefristet oder für die Dauer des Dienstverhältnisses (Synchronisation) oder über 48 Monate tätig werden soll Referent: RA Stefan Sudmann 6

7 Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte keine Festlegung durch den Arbeitgeber dauerhaft typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit Referent: RA Stefan Sudmann 7

8 Zeitarbeitsunternehmen als erste Tätigkeitsstätte Niederlassung oder Sitz des Zeitarbeitsunternehmens? dem Zeitarbeitnehmer ist die Niederlassung des Zeitarbeitsunternehmens als erste Tätigkeitsstätte zuzuordnen, bei der das Arbeitsverhältnis tatsächlich durchgeführt und gelebt wird nicht zulässig ist die Bestimmung einer betrieblichen Einheit als erste Tätigkeitsstätte aus rein organisatorischen Gründen zur überörtlichen Zentrale, obwohl Bewerbungsgespräch und Einstellung in einer örtlichen Niederlassung erfolgte und sämtliche arbeitsvertragliche Haupt- und Nebenpflichten ebenfalls in der örtlichen Niederlassung erfüllt werden Referent: RA Stefan Sudmann 8

9 Zeitarbeitsunternehmen als erste Tätigkeitsstätte Körperliche Anwesenheit des Zeitarbeitnehmers? die Erbringung von Nebentätigkeiten reicht aus, um das Zeitarbeitsunternehmen als erste Tätigkeitsstätte festzulegen körperliche Anwesenheit des Arbeitnehmers in gewissem Umfang erforderlich Rechtsverbindlichkeit und Klarheit schafft eine Anrufungsauskunft gem. 42e EStG beim Betriebsstättenfinanzamt Referent: RA Stefan Sudmann 9

10 Zeitarbeitsunternehmen als erste Tätigkeitsstätte Reisekostenpauschalen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte kann lediglich die Entfernungspauschale gem. 9 Abs. 2 EStG zeitlich unbegrenzt gezahlt werden 30 Cent pro Kilometer einfache Strecke pauschal versteuert Fahrten zu weiteren Tätigkeitsstätten sind Auswärtstätigkeit, so dass hier zeitlich unbegrenzt vollständig Fahrtkostenzuschüsse gezahlt werden können 30 Cent pro Kilometer Hin- und Rückfahrt, von der Wohnung zum Kundenbetrieb steuer- und sozialversicherungsfrei Referent: RA Stefan Sudmann 10

11 Verpflegungsmehraufwand steuerfreie Pauschalen ergeben sich aus 4 Nr. 5 EStG nicht nur für Arbeitstage, sondern auch für Kalendertage, da die Abwesenheit von der Wohnung entscheidend ist nur für 3 Monate an derselben Einsatzstätte kein Nachweis über den tatsächlichen Aufwand für Verpflegung notwendig Referent: RA Stefan Sudmann 11

12 Verpflegungsmehraufwand steuerfreie Pauschalen ergeben sich aus 4 Nr. 5 EStG Quelle: Deloitte, Merkblatt Reisekostenrecht Änderungen zum Referent: RA Stefan Sudmann 12

13 Verpflegungsmehraufwand steuerfreie Pauschalen ergeben sich aus 4 Nr. 5 EStG nicht nur für Arbeitstage, sondern auch für Kalendertage, da die Abwesenheit von der Wohnung entscheidend ist nur für 3 Monate an derselben Einsatzstätte kein Nachweis über den tatsächlichen Aufwand für Verpflegung notwendig Referent: RA Stefan Sudmann 13

14 Verpflegungsmehraufwand 3 Monate an derselben Einsatzstätte anderer Kunde an selber Einsatzstätte: Dreimonatsfrist beginnt neu, keine Unterbrechung nötig mindestens 4-wöchige Unterbrechung (seit auch Urlaub und Krankheit) führt zu Neubeginn der Dreimonatsfrist Einsatzstätte ist räumlich-örtlich zu verstehen andere Anschrift bedeutet andere Einsatzstätte politische Gemeinde ist nicht gleiche Einsatzstätte Hafengelände ist nicht gleiche Einsatzstätte Zusammenhängendes Werksgelände ist gleiche Einsatzstätte Referent: RA Stefan Sudmann 14

15 Übernachtungskosten pro Übernachtung können pauschal 20,00 steuerfrei seitens des Arbeitgeber gezahlt werden (kein Einzelnachweis nötig) seit jedenfalls für 48 Monate, ab dem 49. Monat max ,00 pro Monat, nach sechs Monaten Unterbrechung beginnen die 48 Monate von Neuem Praxisrelevante Alternativen: Ersatz der tatsächlichen Kosten gegen Beleg oder Stellung der Unterkunft durch Arbeitgeber oder Kunden Referent: RA Stefan Sudmann 15

16 VMA und Übernachtungspauschalen bei Auslandsentsendung es gelten die vom Bundesfinanzministerium für alle Länder festgelegten Werte (vgl. Register 2 im Seminarordner); neue Tabelle seit für Deutschland geltende Reisekosten-Regelungen gelten nur soweit und solange deutsches Steuerrecht überhaupt anwendbar ist (183-Tage- Regelung bzw. DBA-Regelung zu grenzüberschreitender Arbeitnehmerüberlassung) auch die länderspezifischen Spesensätze des BMF gelten nur soweit und solange deutsches Steuerrecht anwendbar ist! Referent: RA Stefan Sudmann 16

17 Geschenk- und Tankgutscheine als weitere steuerfreie Leistung kommen Sachzuwendungen wie Tankgutscheine in Betracht bis 44 pro Monat steuerfrei Betrag ist eine Freigrenze: d.h.: Überschreitung um 1 Cent macht Steuerfreiheit zunichte Arbeitgeber ist für die Gewährung der Sachzuwendung gegenüber dem Finanzamt darlegungspflichtig Referent: RA Stefan Sudmann 17

18 Spesen für ausländische Arbeitnehmer Folgende Fälle sind zu unterscheiden: Alleiniger Wohnsitz in Deutschland: unbeschränkte Steuerpflicht in D Wohnung in Deutschland und Hauptwohnung im Ausland: bei mehr als 90% des Jahreseinkommens in D: unbeschränkte Steuerpflicht auf Antrag; ansonsten beschränkte Steuerpflicht Alleiniger Wohnsitz im Ausland (Grenzpendler) -> Das bedeutet für die Spesen: Reisekostenart Auswärtstätigkeit wie für deutsche Arbeitnehmer Fahrtkosten und VMA bei Grenzpendlern bzw. bei Familienheimfahrten ab der Wohnung bzw. bei zwei Wohnungen ab der Hauptwohnung (Lebensmittelpunkt, Familie) Referent: RA Stefan Sudmann 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Referent: RA Stefan Sudmann 19