TPW Todt & Partner GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Reisekostenfrühstück 30. Januar 2014

Transkript

1 TPW Todt & Partner GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Reisekostenfrühstück 30. Januar 2014

2 Agenda 1. Definition 2. Erste Tätigkeitsstätte 3. Fahrtkosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit 4. Verpflegungsmehraufwendungen 5. Unterkunftskosten 6. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen einer Dienstreise 7. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen eines Arbeitseinsatzes 8. Arbeitgeberbewirtung 9. Doppelte Haushaltsführung TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 2

3 1. Definition Unter Reisekosten versteht man alle Aufwendungen, die auf eine nahezu ausschließlich betrieblich bzw. beruflich veranlasste, vorübergehende Tätigkeit außerhalb der Wohnung und Betriebs- bzw. Arbeitsstätte des Arbeitnehmers zurückzuführen sind (wie z.b. Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und Reisenebenkosten). Steuerlich richtet sich der Betriebsausgabenabzug nach 4 Abs. 4 und 5 EStG. Eine steuerfreie Erstattung an Arbeitnehmer kann gem. 3 Nr. 16 EStG erfolgen. Handelsrechtlich stellen Reisekosten üblicherweise laufenden Aufwand des Wirtschaftsjahres dar TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 3

4 1.1 Arbeitslohn Zuwendungen des Arbeitgebers kein Arbeitslohn Arbeitslohn Aufmerksamkeiten z.b. Geburtstagsgeschenk (bis EUR 40,00 (Freigrenze) einschl. USt) Zuwendungen im überwiegenden Interesse des AG (z.b. Getränke) steuerfrei, aufgrund gesetzlicher Regelung; z.b. Reisekosten steuerpflichtig TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 4

5 1.2 Reformen Zum wurde das steuerliche Reisekostenrecht grundlegend reformiert. Die bisherigen Begriffe " Dienstreise ", "Einsatzwechseltätigkeit" und "Fahrtätigkeit" wurden durch den neuen Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit " zusammengefasst worden. An die Stelle des bisherigen Begriffs der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt ab dem der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. ACHTUNG: Begriff der ersten Tätigkeitsstätte gilt nicht für die Gewinneinkunftsarten (Gewerbebetrieb, selbständige Arbeit) TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 5

7 2. Erste Tätigkeitsstätte I. Prüfungsstufe 1. Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung ( 9 Abs. 4 Satz 1 EStG) des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten der der Arbeitnehmer dauerhaft, d.h. insbesondere 9 Abs. 4 Satz 3 EStG unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus zugeordnet ist ( 9 Abs. 4 Satz 2 EStG) durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 7

8 2. Erste Tätigkeitsstätte Allgemeines zur 1. Prüfungsstufe: in einem Dienstverhältnis kann es maximal eine erste Tätigkeitsstätte geben ( im Arbeitsvertrag geregelt!). der Tätigkeitsumfang ist unerheblich (es muss keine Haupttätigkeit erbracht werden) TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 8

9 2. Erste Tätigkeitsstätte 1. Ortsfeste betriebliche Einrichtung Häusliches Arbeitszimmer ist keine betriebliche Einrichtung Es muss eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu der ortsfesten betrieblichen Einrichtung vorliegen. Flugzeuge, Schiffe, LKW s oder Fahrräder sind keine ortsfesten Einrichtungen (Achtung: Einrichtungen des AG oder eines Dritten, bei vorbereitenden Tätigkeiten beachten!) 2. Dauerhafte Zuordnung Unbefristete Zuordnung (z.b. bei Formulierung:.bis auf weiteres ) Zuordnung für die Dauer des Dienstverhältnisses oder Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 9

10 2. Erste Tätigkeitsstätte Befristete Dienstverhältnisse nur für die Dauer des jeweiligen Dienstverhältnisses Zuordnung beim Kunden gilt in diesen Fällen als dauerhaft z.b. Leiharbeitnehmer : Folge: nur Entfernungspauschale, keine Verpflegungsmehraufwendungen in den ersten drei Monaten Kettenabordnungen jede einzelne Abordnung umfasst jeweils nur einen Zeitraum von bis zu 48 Monaten = 1. Prüfungsstufe = keine erste Tätigkeitsstätte AN soll im Zeitpunkt der Verlängerung nicht länger als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden ( Prognose-Betrachtung) Folge: Reisekosten (Fahrt- und Unterkunftskosten unbegrenzt und Verpflegungsmehraufwendungen für drei Monate) z.b. beim Bau Elbphilharmonie TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 10

11 2. Erste Tätigkeitsstätte Folgen, sofern keine ortsfeste betriebliche Einrichtung vorliegt: Reisekosten als Werbungskosten bzw. ein steuerfreier Arbeitgeberersatz von Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie Fahrtkosten 0,30 EUR pro gefahrenen KM ist möglich Folgen, sofern eine ortsfeste betriebliche Einrichtung vorliegt: Reisekosten als Werbungskosten bzw. ein steuerfreier Arbeitgeberersatz nur in Höhe der Entfernungspauschale 0,30 EUR (pro Entfernungskilometer) möglich TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 11

12 2. Erste Tätigkeitsstätte II. Prüfungsstufe kommt nur zum Tragen, wenn in der I. Prüfungsstufe keine 1. Tätigkeitsstätte ermittelt werden konnte eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte fehlt oder sie nicht eindeutig ist. 1. Tätigkeitsstätte ist dann die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer 1. typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder 2. je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mind. 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll ( 40 Std./pro Woche = 13,34 Std / pro Woche) TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 12

13 2. Erste Tätigkeitsstätte Praxistipp: Eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers ist nur dann erforderlich, wenn die 1. Tätigkeitsstätte abweichend von quantitativen Zuordnungskriterien festgelegt werden soll. Beispiel: Frau M. ist zweimal die Woche in Norderstedt in der dortigen Filiale und dreimal die Woche in Hamburg-Blankenese tätig. Die Zuordnung kann zur Filiale Norderstedt erfolgen TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 13

14 2. Erste Tätigkeitsstätte Mögliche Zuordnungsentscheidungen des Arbeitgebers AG kann keine Negativfeststellung treffen, dass der AN keine erste Tätigkeitsstätte habe. Erklärung des AG möglich, dass die organisatorische Zuordnung keine erste Tätigkeitsstätte begründen soll TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 14

15 2. Erste Tätigkeitsstätte Beispiel: Außendienstmitarbeiter A ist für die Region Schleswig-Holstein zuständig. Er hat ein Home Office. Einmal die Woche muss er die Niederlassung in Lübeck aufsuchen, um übliche Nebentätigkeiten zu erledigen (Aufträge abgeben, Muster mitnehmen). Für die Fahrten zum Firmensitz steht ihm ein Firmenwagen zur Verfügung. Es besteht eine Ergänzung zu seinem Arbeitsvertrag, dass A der Niederlassung Lübeck organisatorisch zugewiesen ist mit dem Zusatz, dass hierdurch keine erste Tätigkeitsstätte begründet werden soll TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 15

16 2. Erste Tätigkeitsstätte Lösung: Keine Zuordnung getroffen 2. Prüfungsschritt: quantitative Merkmale nicht erfüllt!; Lübeck ist keine erste Tätigkeitsstätte, Home-Office ist auch keine Tätigkeitsstätte Nutzung Firmenfahrzeug für Fahrten zur Niederlassung unterliegt nicht der Lohnversteuerung Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden bei Aufsuchen der Niederlassung Achtung: Indiz für die Zuordnungsentscheidung, sofern die Lohnversteuerung für die bisherigen Fahrten zwischen Whg- Arbeitsstätte weiterhin erfolgt TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 16

17 2. Erste Tätigkeitsstätte Mehrere Tätigkeitsstätten Grundsatz: je Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte Ausnahme: mehrere Dienstverhältnisse = mehrere erste Tätigkeitsstätten Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die Voraussetzungen zur Annahme einer 1. Tätigkeitsstätte, kann der AG die erste Tätigkeitsstätte festlegen. es muss sich bei der Festlegung nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der der AN den zeitlich überwiegenden Teil seiner beruflichen Tätigkeit verrichtet Umfang ist unerheblich (1x im Monat wäre ausreichend), auf die Regelmäßigkeit kommt es nicht an TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 17

18 2. Erste Tätigkeitsstätte Mehrere Tätigkeitsstätten Beispiel: Frau M. ist Filialleiterin einer Bäckereikette. Sie wohnt in Hamburg. An drei Tagen in der Woche ist Frau M. in einer Filiale des AG in Hamburg. An zwei Tagen in der Woche in einer Filiale in Hannover. Der AG bestimmt die Filiale in Hannover zur 1. Tätigkeitsstätte. Lösung: Durch die Festlegung des AG hat Frau M. in der Filiale in Hannover ihre 1. Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass sie dort zeitlich nur 2 Tage die Woche tätig wird. Konsequenz: Fahrten Filiale HH : Reisekosten; Fahrten Filiale Hannover: Entfernungspauschale Abwandlung: AG legt hier die erste Tätigkeitsstätte nicht fest! Lösung: Die der Wohnung des AN örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte ist die erste Tätigkeitsstätte TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 18

19 2. Erste Tätigkeitsstätte Gestaltungen: Dokumentation der Zuordnung sollte schriftlich (als Nachweis) erfolgen In welcher Form? in Arbeitsverträgen oder bei bereits bestehenden Verträgen in schriftlichen Ergänzungen Achtung: Gestaltungen bei GmbH-Geschäftsführern, Arbeitnehmer- Ehegatten, mitarbeitenden Familienangehörigen Fremdvergleich standhalten TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 19

20 2. Erste Tätigkeitsstätte Bildungseinrichtung = 1. Tätigkeitsstätte Ab 2014 gilt auch eine Bildungseinrichtung als 1. Tätigkeitstätte, sofern diese außerhalb eines Arbeitsverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Voraussetzung: Studium an der Uni/FH ist nicht durch ein bestehendes Dienstverhältnis veranlasst. Anders: Duales Studium, Fahrtkosten zur FH/Uni sind als Reisekosten zu berücksichtigen!!! TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 20

21 2. Erste Tätigkeitsstätte Grenzüberschreitende Arbeitnehmerentsendung 1. Entsendendes Unternehmen ( Mutter-UN) 2. Aufnehmendes Unternehmen (Tochter-UN) Frage: Wird beim aufnehmenden Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte begründet? zu 1.: Sofern ein eigener Arbeitsvertrag mit dem aufnehmenden Unternehmen (T) abgeschlossen wird = erste Tätigkeitsstätte liegt vor zu 2.: Es wird kein eigenständiger Arbeitsvertrag mit dem aufnehmenden Unternehmen (T) abgeschlossen = keine dauerhafte Zuordnung, es können Reisekosten geltend gemacht werden TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 21

22 2. Erste Tätigkeitsstätte Weiträumiges Tätigkeitsgebiet/Sammelpunkt sofern der AN keine erste Tätigkeitsstätte i.s.d. 9 Abs. 4 EStG hat, ist ab dem die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen der Wohnung des AN und zu einem vom AG dauerhaft festgelegten Ort, an dem sich der AN zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich einfindet (Sammelpunkt) oder in dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet, welches typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen ist ACHTUNG: Treffen sich AN arbeitstäglich an einem bestimmten arbeitstäglich an einem best. Ort (private Fahrgemeinschaft) liegt kein Sammelpunkt vor TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 22

23 2. Erste Tätigkeitsstätte Definition: Sammelpunkt Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport Busdepot Fährhafen Betriebssitz bei Kundendienstmonteuren Weiträumiges Tätigkeitsgebiet ein AN hat ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet, wenn er seine vertraglich vereinbarten Arbeitsleistungen auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des AG ausüben soll Liegt vor bei : 1. Postzusteller, Forstarbeiter und Hafenarbeiter Die kürzeste Entfernung zwischen der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang ist mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen! TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 23

24 2. Erste Tätigkeitsstätte Weiträumiges Tätigkeitsgebiet wer in mehreren ortsfesten Einrichtungen des AG oder eines Dritten, die innerhalb eines best. Bezirks gelegen sind, arbeiten soll, wird nicht in einem weiträumigen Tätigkeitsbereich, sondern an verschiedenen, ggf. sogar ständig wechselnden Tätigkeitstätten tätig Beispiele: Bezirksleiter Schornsteinfeger Mobile Pflegekräfte Vertriebsmitarbeiter TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 24

25 2. Erste Tätigkeitsstätte Konsequenz für diese Zuordnung : Es wird durch die Zuordnung keine 1. Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zu diesem Ort festgelegt. Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder den steuerfreien Arbeitgeberersatz ist weiter möglich Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sind mit den tatsächlichen Aufwendungen oder den Kilometerpauschalen zu berücksichtigen TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 25

27 3. Fahrtkosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit Nutzung eines eigenen Fahrzeuges 1. Pauschalmethode bei Dienstreisen 0,30 EUR pro gefahrenen km mit dem PKW 0,20 EUR pro gefahrenen km mit dem Motorrad km-sätze richten sich nach dem Bundesreisekostengesetz Keine Erhöhung der km-sätze bei Mitnahme von weiteren Reisenden 2. Weitere Erstattungen Parkgebühren Fährkosten Maut/Brückengebühren/Tunnelgebühren Unfallkosten Über den vom Arbeitgeber erstatteten Betrag hinaus kann der Arbeitnehmer Werbungskosten in Höhe der tatsächlichen Kfz-Kosten abzüglich erstatteter Kosten geltend machen TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 27

28 3. Fahrtkosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit Auswirkungen bei Firmenfahrzeugen Nutzungserlaubnis > arbeitsvertragliche Vereinbarung! Privatfahrten: Versteuerung (i.d.r. 1% Regelung) Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte: Versteuerung nur wenn diese vorliegt Dienstreisen, Keine Versteuerung TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 28

30 4. Verpflegungsmehraufwendungen Neu: ab dem gibt es nur noch eine zweistufige Staffelung (gilt auch für die Auslandspauschalen) EUR 24,00 je Kalendertag bei einer Abwesenheit von 24 Std und EUR 12,00 für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen EUR 12,00 bei mehr 8 Stunden (ohne Übernachtung) Prüfung von Abwesenheitszeiten bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten für den An- und Abreisetag entfällt TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 30

31 4. Verpflegungsmehraufwendungen Eintägige auswärtige Tätigkeit mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung EUR 12,00 als Werbungskosten oder steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber Mitternachtsregelung: EUR 12,00 gilt auch dann, wenn AN seine berufliche Tätigkeit ohne Übernachtung ausübt und dadurch insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung abwesend ist ist der AN an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht ( 2 Kalendertage ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen Eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 31

32 4. Verpflegungsmehraufwendungen Mehrtägige auswärtige Tätigkeit An- und Abreisetag bei einer auswärtigen mehrtägigen Tätigkeit mit Übernachtung jeweils EUR 12,00 Mindestabwesenheitszeit ist nicht mehr erforderlich, Aufzeichnungen sind nicht mehr zu führen bei Auslandsreisen gelten ab 2014 auch nur noch zwei anstatt drei Pauschalen Reisen vom Inland ins Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Stpfl. vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 32

33 4. Verpflegungsaufwendungen Dreimonatsfrist Unverändert gilt die Dreimonatsfrist bei derselben Tätigkeitsstätte Neu : Unterbrechungsregelung ab 2014 Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für einen Zeitraum von mind. vier Wochen führt stets zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist (Unerheblich, aus welchem Grund : Krankheit, Urlaub oder Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen, wie z.b. Fahrzeugen, Flugzeugen Schiffen findet die Dreimonatsfrist ebenso wie bei einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet keine Anwendung TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 33

35 5. Unterkunftskosten Berufliche Veranlassung > Weisung des Arbeitgebers Abgrenzung zur doppelten Haushaltsführung => kein eigener Haushalt, nicht die einige Wohnung!!!!!!!!!! So gut wie ausschließlich betrieblich >??? > 10 %? Trennung berufliches von privatem => ggf. schätzen Zu erstattende Kosten Hotel, Zimmer/(Ferien-)Wohnung Hotel vom Arbeitgeber buchen! Rechnung auf Arbeitgeber ausstellen! => Vorsteuerabzug Regionale Abgaben Kreditkartengebühren Nicht dazu zählen Verpflegungskosten Frühstück, Mittag, Abendessen, Minibar Abgegolten durch Verpflegungsmehraufwendungen TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 35

36 5. Unterkunftskosten Pauschalpreise im Hotel (z.b.: incl. Frühstück, Tagungspauschale) Verpflegungskosten sind herauszurechnen von der vollen Verpflegungspauschale zu berechnen: 20 % Frühstück (EUR 24,00 x 20 % = EUR 4,80) 40 % Mittag (EUR 24,00 x 40 % = EUR 9,60) 40 % Abendessen (EUR 24,00 x 40 % = EUR 9,60) TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 36

37 5. Unterkunftskosten; Beispiel 1 2-tägige Dienstreise, 1 Übernachtung Rg.a/AG Rg. a/an EUR EUR Hotelrechnung pauschal Ü/F 70,00 70,00 Verpflegungspauschale Anreisetag 12,00 12,00 Abreisetag 12,00 12,00 Kürzung Frühstück 20 % von EUR 24,00 4,80 4,80 Reisekostenabrechnung Hotelkosten 70,00 65,20 Verpflegungspauschalen 19,20 24,00 Gesamterstattung 89,20 89,20 Vorsteuer!! TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 37

38 5. Unterkunftskosten; Beispiel 2 2-tägige Dienstreise, 1 Übernachtung Rg. a/ag Rg a/ag Rg. a/an Alternative 1 2 EUR EUR EUR Hotelrechnung 60,00 60,00 60,00 Frühstück offen ausgewiesen- 10,00 10,00 10,00 Verpflegungspauschale Anreisetag 12,00 12,00 12,00 Abreisetag 12,00 12,00 12,00 Reisekostenabrechnung Hotelkosten 60,00 60,00 60,00 Frühstück 10,00 Verpflegungspauschalen 24,00 19,20 24,00 Gesamterstattung 84,00 89,20 84,00 Vorsteuer!! TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 38

39 5. Unterkunftskosten; Beispiel 3 3-tägige Dienstreise, 2 Übernachtung; Hotel direkt vom AG gezahlt incl. 2 x Frühstück, 2 x Abendessen, 1 x Mittag Alt 1 Alt. 2 Alt. 3 Reisekostenabrechnung Verpflegungspauschale Anreisetag 12,00 Zwischentag 24,00 Abreisetag 12,00 48,00 Kürzungen für Frühstück 4,80 x 2 9,60 Mittag, Abend 9,60 x 3 28,80 Gesamterstattung 9,60 St-frei TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 39

40 5. Unterkunftskosten; Beispiel 3 3-tägige Dienstreise, 2 Übernachtung; Hotel direkt vom AG gezahlt incl. 2 x Frühstück, 2 x Abendessen, 1 x Mittag Alt 1 Alt. 2 Alt.3 Verpflegungspauschale Anreisetag 12,00 Zwischentag 24,00 Abreisetag 12,00 48,00 Nur die amtlichen Sachbezugswerte werden abgezogen: Frühstück 2 x 1,63 3,26 Mittag und Abend 3 x 3,00 9,00 Auszahlung 38,74 davon steuerfrei 9,26 davon steuerpflichtig mit 25 % + Soli 29,48 oder individuell TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 40

41 5. Unterkunftskosten; Beispiel 3 Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Verpflegungskosten kürzen jeweils den Kürzungsbetrag: Beispiel: 3-tägige Dienstreise, 2 Übernachtung; Hotel direkt vom AG gezahlt incl. 2 x Frühstück, 2 x Abendessen, 1 x Mittag Verpflegungspauschale Alt. 3 Anreisetag 12,00 Zwischentag 24,00 Abreisetag 12,00 48,00 Kürzungen für Frühstück 4,80 x 2 9,60 Mittag, Abend 9,60 x 3 28,80 Gesamterstattung 38,40 Zuzahlung AN: Mittag, Abend je 15,00 28,80 9,60 Auszahlung 38, TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 41

42 5. Unterkunftskosten Erstattungsfähig nur Kosten für Arbeitnehmer Kosten für Begleitpersonen sind abzuziehen Ggf. sachgerecht schätzen Besser: getrennte Rechnungen Keine Prüfung der Angemessenheit mehr Nur berufliche Veranlassung wird hinterfragt > Dokumentation!!! Abwesenheit mehr als 48 Monate Beginn: ab 3 Tagen wöchentlich Maximale Erstattung EUR 1.000,00 pro Monat Neubeginn bei Unterbrechung vom mindestens 6 Monaten Auslandsübernachtungen Pauschalen möglich gem. BMF > jährlich neu! Nur für Erstattungen, nicht für Werbungskosten! TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 42

44 6. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen einer Dienstreise Beispiel: Geschäftspartner lädt einfach so zum Essen ein. Geschäftlicher Zusammenhang ist gegeben Steuerliche Behandlung: Unabhängig von der Dauer der Abwesenheit Unabhängig von der Höhe der Bewirtungskosten Kein Arbeitslohn Keine Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungspauschalen nicht durch den Arbeitgeber veranlasst TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 44

45 6. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen einer Dienstreise Beispiel: Eigener Mitarbeiter lädt Geschäftspartner einfach so zum Essen ein. Geschäftlicher Zusammenhang ist gegeben Steuerliche Behandlung: Auf Veranlassung des Arbeitgebers Eine übliche Mahlzeit (bis 60,00 EUR) Abwesenheit weniger als 8 Stunden => keine Verpflegungspauschale Lohnsteuerlicher Vorteil ist der Sachbezugswert => 3,00 EUR Versteuerung pauschal mit 25 % nach 40 (2) S.1 Nr.1 EStG + Soli keine SV-Pflicht Oder Individualversteuerung + SV TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 45

46 6. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen einer Dienstreise Beispiel: Eigener Mitarbeiter lädt Geschäftspartner einfach so zum Essen ein. Geschäftlicher Zusammenhang ist gegeben während einer Auswärtstätigkeit über 8 Stunden Steuerliche Behandlung: auf Veranlassung des Arbeitgebers eine übliche Mahlzeit (bis 60,00 EUR) Abwesenheit mehr als 8 Stunden => Verpflegungspauschale EUR 12,00/24,00 Kürzung Verpflegungspauschale um die erhaltene Mahlzeit Mittag/Abend je EUR 9,60 Frühstück EUR 4, TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 46

47 6. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen einer Dienstreise Beispiel: Der Mitarbeiter bekommt ein Mittagessen bei einem auswärtigem Seminar vom Arbeitgeber bezahlt. Steuerliche Behandlung: auf Veranlassung des Arbeitgebers eine übliche Mahlzeit (bis 60,00 EUR) Abwesenheit weniger als 8 Stunden => keine Verpflegungspauschale Lohnsteuerlicher Vorteil ist der Sachbezugswert => 3,00 EUR Versteuerung Pauschal mit 25 % nach 40 (2) S.1 Nr.1 EStG + Soli keine SV-Pflicht oder Individualversteuerung + SV TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 47

49 7. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen eines Arbeitseinsatzes Beispiel: Arbeitgeber bewirtet den Arbeitnehmer anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes Außergewöhnliche Besprechung Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz ( Nachtschicht ) Steuerliche Behandlung: auf Veranlassung des Arbeitgebers eine übliche Mahlzeit (bis 40,00 EUR) sog. Arbeitsessen im ganz überwiegend eigenem Interesse Kein Arbeitslohn, keine Versteuerung, keine SV-Pflicht TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 49

50 7. Bewirtungsaufwendungen im Rahmen eines Arbeitseinsatzes Beispiel: Das Brötchen im Rahmen einer längeren Besprechung Abgrenzung Annehmlichkeit Kein Arbeitslohn Keine Pauschalversteuerung Keine Kürzung der Verpflegungspauschalen Bewirtung Durch Geschäftspartner = nein Durch Arbeitgeber/auf Veranlassung des Arbeitsgebers Außergewöhnliche Besprechung = nein Als Mittagersatz Versteuerung Sachbezug Kürzung Verpflegungspauschalen Die Grenze ist fließend!! TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 50

52 8. Arbeitgeberbewirtung Der Großbuchstabe M TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 52

53 8. Arbeitgeberbewirtung Der Großbuchstabe M TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 53

54 8. Arbeitgeberbewirtung Arbeitgeberbewirtung liegt vor, wenn die Bewirtungen des Arbeitnehmers durch Arbeitgeber selber im Auftrage des Arbeitgebers ein Fremder Dritter z.b. Teilnahme am heutigen Reisekostenfrühstück Reise durch den Arbeitgeber veranlasst Kosten durch den Arbeitgeber ersetzt werden Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt werden (Vorsteuer!) nicht bei geschäftlicher Bewirtung und/oder Arbeitsessen Veranlassung eines Dritten (z.b. Geschäftspartner) auf Außergewöhnlichem Arbeitsessen/Belohnungsessen => dann steuerfrei TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 54

55 8. Arbeitgeberbewirtung Übliche Mahlzeit Keine Reisekosten, da z.b. keine 8 Stunden Abwesenheit Über 3 Monate Reisetätigkeit Vom Arbeitgeber oder Dritten veranlasst max. EUR 60,00 all In Versteuerung Sachbezugswerte: (Frühstück 1,63 EUR/Mittag/Abend je 3,00 EUR) Pauschalsteuersatz 25 % + Soli oder individueller Lohnsteuerabzug TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 55

56 8. Arbeitgeberbewirtung Arbeitsvertragliche Regelungen Tagegeld ist höher als die Verpflegungspauschale Es muss der steuerliche Anspruch bestehen Bei einer Überschreitung bis 100 % Pauschalsteuersatz 25 % + Soli Tagegeld übersteigt 100 % der Verpflegungspauschale und/oder es besteht kein steuerliche Anspruch Individuelle Versteuerung TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 56

57 8. Arbeitgeberbewirtung Hinweis: Reisetage, bei denen Anspruch auf Verpflegungspauschale besteht Keine Reisekostenaufzeichnungen gefertigt keine Verpflegungspauschale gezahlt Verpflegungs-Rechnung auf den Arbeitgeber ausstellen Voller Betriebsausgabenabzug beim Unternehmen Versteuerung mit 25 % + Soli TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 57

58 8. Arbeitgeberbewirtung Neue Bescheinigungspflicht Großbuchstabe M : Verpflegung des Arbeitnehmers bei Auswärtstätigkeit Durch Arbeitgeber oder auf Veranlassung durch Dritte Gewöhnliche Verpflegung bis max. 60,00 EUR Kürzung der Verpflegungspauschale Versteuerung der Verpflegung mit Sachbezugswert Auf der Lohnsteuerbescheinigung und Lohnkonto M Beachte Übergangsregelung: 2 Jahre bis 2015 > ab 2016 Pflicht Zustimmung des Betriebsstättenfinanzamtes Führung der Lohnkontos Reisekostenerstattung außerhalb des TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 58

59 8. Arbeitgeberbewirtung Belohnungsessen Unmittelbar oder mittelbar im Zusammenhang einer Auswärtstätigkeit Sonstige Anlässe z.b. Tagungen Eisbeinessen aber nicht Betriebsfeier Über EUR 60,00 all In Individuelle Besteuerung mit den tatsächlichen Kosten Aber: Bei entsprechenden Voraussetzungen Verpflegungsmehraufwand möglich Kein Buchstabe M TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 59

61 9. Doppelte Haushaltsführung Voraussetzungen: Mehr als ein Haushalt außerhalb des Wohnortes/erste Tätigkeitsstätte Innehaben von mind. 2 Wohnungen Finanzielle Beteiligung an der Wohnung und Lebensführung Werbungskosten/Erstattungen durch den Arbeitgeber: Tatsächliche Kosten der Unterkunft einschl. PKW-Stellplatz Kann auch Hotel oder Arbeiter-Unterkunft sein Größe ist nicht mehr entscheidend max ,00 EUR pro Monat Bei Ehegatten jeder für sich doppelte Haushaltsführung Verrechnung mit übersteigenden Kosten Wöchentliche Familienheimfahrt mit 0,30 EUR/gefahrener km Achtung bei Erstattung durch Arbeitgeber: Nachweispflicht des eigenen Hausstandes des Arbeitnehmers Durch Eigenerklärung des Arbeitnehmers Nicht bei Steuerklasse III; IV; V TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 61

62 Fragen TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 62

63 Kontaktdaten Christiane Spittler Steuerberaterin, Dipl. Finanzwirtin (FH) Ralf Moser Steuerberater Fachberaterin für Unternehmensnachfolge(DStV e.v.) Tel Tel TPW Todt & Partner GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Valentinskamp Hamburg Tel.: Fax: TPW Todt & Partner GmbH Co. KG Valentinskamp Hamburg 63