Leitfaden zur Reisekostenrechnung (Stand Oktober 2014)

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Käte Maier
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1 Leitfaden zur Reisekostenrechnung (Stand Oktober 2014) AnsprechpartnerInnen bei Rückfragen: Kristine Lenz Sven Heidel Dezernat IV Dezernat IV (0511) (0511) Wichtige grundsätzliche Informationen 1.1 Anspruch auf Reisekostenvergütung Das Reisekostenrecht ist ein Erstattungsrecht. Sofern eine Dienstreisegenehmigung vorliegt bzw. die Dienstreise ordnungsgemäß angezeigt worden ist, können auf Antrag die entstandenen notwendigen Kosten erstattet werden. Für eine Erstattung sind grundsätzlich Originalbelege und Zahlungsnachweise (z.b. Kopie des Kontoauszugs oder der Kreditkartenabrechnung) sowie Dienstreisegenehmigung oder anzeige im Original einzureichen. 1.2 Dienstreisegenehmigung Dienstreisen im In- und Ausland sind vor Reisebeginn zu genehmigen bzw. anzuzeigen. Hierzu ist das entsprechende Antragsformular vollständig auszufüllen und dem/der zuständigen Dekan/in bzw. Leitung der Organisationseinheit vorzulegen. Erforderlich ist eine schriftliche Dienstreisegenehmigung für folgenden Personenkreis: - Angestellte - Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Studentische Hilfskräfte im Rahmen Ihrer Tätigkeit - Lehrbeauftragte, z.b. für die Teilnahme an Exkursionen Professorinnen und Professoren sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben sind verpflichtet Dienstreisen im In- und Ausland mit einer Dauer von bis zu einer Woche der/dem zuständigen Dekan/in rechtzeitig anzuzeigen. Längere Dienstreisen sind zu genehmigen.

Sofern eine Dienstreisegenehmigung vorliegt bzw. die Dienstreise ordnungsgemäß angezeigt worden ist, können auf Antrag die entstandenen notwendigen Kosten erstattet werden.

2 2 Für Dienstgeschäfte innerhalb der Region Hannover und des Wohnorts ist keine schriftliche Genehmigung/Anzeige erforderlich. Es genügt die mündliche Zustimmung des/der Vorgesetzten. Bedienstete, die eine hohe Anzahl von auswärtigen Dienstgeschäften gleicher Art zu erledigen haben, können einen Antrag auf Erteilung einer Dauerdienstreisegenehmigung stellen. Die Entscheidung über eine Erteilung obliegt dem Dezernat IV. 2. Auschlussfrist Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn der Antrag nicht innerhalb einer Frist von sechs Monaten nach Beendigung der Reise eingereicht wird. Die zuständige Stelle kann bis zum Ablauf von sechs Monaten die Vorlage maßgeblicher Kostenbelege verlangen. Dem ist innerhalb von drei Monaten nachzukommen, damit der Anspruch bestehen bleibt. 3. Reisekostenrechnung 3.1 Tagegeld Für die Mehraufwendungen der Verpflegung wird steuerfrei ein Tagegeld gezahlt. Die Höhe bemisst sich nach der Abwesenheitszeit für jeden Tag der Dienstreise: Bis zu 8 Stunden EUR 0,00 08:01 23:59 Stunden EUR 12,00 24 Stunden EUR 24,00 Unabhängig von der Abwesenheitszeit wird bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung jeweils für den An- und Abreisetag pauschal ein Tagegeld in Höhe von EUR 12,00 gezahlt. Wird dem Dienstreisenden unentgeltlich eine vollwertige Mahlzeit angeboten, ist das Tagegeld um folgende Beträge zu kürzen: Frühstück 20% des vollen Tagegeldes EUR 4,80 Mittagessen 40% des vollen Tagegeldes EUR 9,60 Abendessen 40% des vollen Tagegeldes EUR 9,60 Auf der Reisekostenabrechnung ist zwingend anzugeben, ob und welche Mahlzeiten unentgeltlich bereitgestellt wurden.

Die Entscheidung über eine Erteilung obliegt dem Dezernat IV. 2.

3 3 3.2 Übernachtungen Für Übernachtungen in einem Hotel werden bis zu EUR 60,00 pro Nacht erstattet. Darüber hinausgehende Rechnungsbeträge sind zu begründen. Die in der Hotelrechnung enthaltenen Frühstückskosten werden grundsätzlich nicht erstattet. Liegt keine ordnungsgemäße Hotelrechnung vor (z.b. Übernachtung bei Bekannten), wird für jede notwendige Übernachtung ein Übernachtungsgeld in Höhe von EUR 11,00 gezahlt. Bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft wird kein Übernachtungsgeld gewährt. 3.3 Fahrkosten Deutsche Bahn Grundsätzlich sind nur Fahrkarten der 2. Klasse erstattungsfähig. Bedienstete sind verpflichtet privat angeschaffte BahnCards beim dienstlich veranlassten Kauf von Fahrkarten einzusetzen. 3.4 Sonstige Fahrkosten Taxi und Leihwagen Die Taxi- und Leihwagennutzung muss in jedem Fall begründet werden Flugzeug Bei Flügen werden die Kosten der niedrigsten Reiseklasse erstattet. 3.5 Wegstreckenentschädigung bei Nutzung des eigenen Pkw Die Wegstreckenentschädigung beträgt EUR 0,20 je gefahrenen Kilometer, höchstens jedoch EUR 60,00 (kleine Wegstreckenentschädigung). Ein Sachschadenersatz wird nicht gewährt. Liegt ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung des eigenen Pkw vor, werden ohne Höchstgrenze EUR 0,30 je Kilometer erstattet (große Wegstreckenentschädigung). Das Vorliegen eines erheblichen dienstlichen Interesses ist bereits im Genehmigungsverfahren festzustellen. Hierzu ist das entsprechende Formblatt zu verwenden.

Übernachtung bei Bekannten), wird für jede notwendige Übernachtung ein Übernachtungsgeld in Höhe von EUR 11,00 gezahlt.

4 4 3.6 Nebenkosten Teilnahmegebühren Bei Vorlage der Rechnung (an die Hochschule adressiert), eines Rechnungsprüfbelegs und der Kopie der Dienstreisegenehmigung oder einer sonstigen Legitimation können Tagungs-, Seminar- o.ä. Gebühren als Vorschuss durch die Hochschule an den Veranstalter überwiesen werden. Frühestens jedoch vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn Parkgebühren Sofern kein besonderes dienstliches Interesse an der Pkw-Nutzung besteht, ist die Erstattung von Parkgebühren auf EUR 5,00/Tag begrenzt Weitere Nebenkosten Zu den übrigen erstattungsfähigen Nebenkosten gehören u.a. dienstlich veranlasste Telefonkosten, Auslandseinsatzentgelte bei Kreditkarteneinsatz und Visa. Kosten für Reiseversicherungen können nicht erstattet werden. 4. Auslandsdienstreisen 4.1 Auslandstagegeld Die Höhe des Tagegelds bemisst sich, neben der Aufenthaltsdauer und ggf. unentgeltlicher Verpflegung, nach dem Aufenthaltsort, der zuletzt vor Ablauf von 24 Uhr erreicht wurde. Bei Auslandsreisen an einem Geschäftsort, die ohne Hin- und Rückreisetage länger als 14 Tage dauern, wird ab dem 15. Tag das Tagegeld um 10% gekürzt. 4.2 Auslandsübernachtungsgeld Für jedes Land gelten bei der Erstattung der Übernachtungskosten sofern keine besondere Begründung vorliegt - unterschiedliche Höchstsätze. Diese können bei den zuständigen ReisekostensachbearbeiterInnen erfragt werden. Werden keine Übernachtungskosten nachgewiesen und wurde keine kostenfreie Unterkunft gestellt, kann ein Übernachtungsgeld in Höhe von EUR 21,00 je Übernachtung gezahlt werden.

1 Teilnahmegebühren Bei Vorlage der Rechnung (an die Hochschule adressiert), eines Rechnungsprüfbelegs und der Kopie der Dienstreisegenehmigung oder einer sonstigen Legitimation können Tagungs-,

5 5 5. Sonstiges 5.1 Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen Werden Dienstreisen mit einem privaten Aufenthalt von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Fahrtkosten erstattet. 5.2 Reisekostenabschlag Auf Antrag können bis zu 80% der voraussichtlichen Reisekosten als Abschlag gezahlt werden. Die Auszahlung erfolgt ca. zwei Wochen vor Beginn der Reise. Eine frühere Zahlung ist möglich, wenn bereits entstandene Kosten nachgewiesen werden. 5.3 Erstattung einer BahnCard Die Anschaffungskosten einer privat beschafften BahnCard können auf Antrag erstattet werden, sofern diese sich amortisiert hat. Für die Erstattung werden ein Rechnungsprüfbeleg, die Originalrechnung, eine Kopie des Zahlungsnachweises sowie eine Aufstellung der während der Laufzeit getätigten Fahrten benötigt. 5.4 Vergaberecht Die vergaberechtlichen Vorschriften gem. VOL sind auch bei der Erstattung von Reisekosten, z.b. Flug- oder Übernachtungskosten, zu berücksichtigen.

Dienstgeschäfts entstehenden Fahrtkosten erstattet. 5.2 Reisekostenabschlag Auf Antrag können bis zu 80% der voraussichtlichen Reisekosten als Abschlag gezahlt werden. Die Auszahlung erfolgt ca.

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