»Merkblatt Fahrtkostenerstattung / Kurskostenerstattung«

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1 Erzbischöfliches Generalvikariat Az.: SP 602/03»Merkblatt Fahrtkostenerstattung / Kurskostenerstattung«Regelung der Fahrtkostenerstattung und der Kurskostenerstattung für Gemeinde- und Pastoralassistenten/innen bei Teilnahme an den angeordneten Bildungsmaßnahmen (Stand: September 2003) I. Allgemeines 1. Gemeindeassistenten/innen im Berufspraktischen Jahr bzw. in der zweijährigen Berufseinführung, und Pastoralassistenten/innen in der Berufseinführung (einjähriger Vorbereitungsdienst und zwei Pastoraljahre) erhalten für den Besuch der vom Erzbistum Köln für sie angeordneten Bildungsmaßnahmen im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel - eine Fahrtkostenerstattung bzw. einen Fahrtkostenzuschuss und - eine Erstattung der entstehenden Kurskosten bzw. einen Zuschuss dazu. Erstattungen bzw. Zuschüsse werden ausschließlich für unmittelbar beruflich veranlasste, effektiv entstehende und nachweisbare Kosten gewährt. Die Leistungen sind freiwilliger Art. 2. Bei den bezuschussungs- bzw. erstattungsfähigen Bildungsmaßnahmen handelt es sich um a) Veranstaltungen im pastoralen Bereich: Pastoraltage, Studientage, Werkwochen, Praxisbegleitung; b) Veranstaltungen im schulpädagogischen Bereich: schulpädagogische Seminare, Gruppenhospitationen; c) Veranstaltungen im spirituellen Bereich: Exerzitien, geistliche Besinnungstage u.ä. II. Fahrtkostenerstattung bei nicht-kostenpflichtigen Veranstaltungen Das sind nahezu alle Veranstaltungen während der Berufseinführung, also Pastoraltage, von unserer Abteilung veranstaltete Werkwochen, Studientage und Exerzitien, die schulpädagogischen Veranstaltungen im 1. und die Praxisbegleitung im 2. Jahr. 1. Erstattet bzw. bezuschusst werden die nachgewiesenen Fahrtkosten zwischen Wohnort und Veranstaltungsort und zurück. Umwegfahrten zur Bildung von Fahrgemeinschaften werden ebenfalls erstattet bzw. bezuschusst. Die Fahrten zur eigenen Ausbildungsschule werden nicht erstattet. 2. Während des Berufspraktischen Jahres bzw. des Vorbereitungsdienstes werden 100 %, während der übrigen Zeit der Berufseinführung (2. und 3. Jahr) 50 % der nachgewiesenen Fahrtkosten im Rahmen der nachfolgend genannten (Höchst-)Sätze erstattet. 3.1 Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wird erstattet: Hin- und Rückfahrt, höchstens jedoch 100,00. - Während des 2. und 3. Jahres: einfache Fahrt (bzw. halbe Rückfahrkarte), höchstens jedoch 50,00. Bei DB-Benutzung: 2. Klasse, ohne Zuschläge.

2 Für Fahrten in den regionalen Verkehrsverbünden werden die Preise für Mehrfahrtenkarten zugrunde gelegt (nicht für Einzelfahrscheine). Spezielle Regelung bei Nutzung einer DB-Bahn-Card Die Kosten der BahnCard der Deutschen Bahn AG werden innerhalb der dreijährigen Assistenzzeit bis zu dreimal mit 10 % des Preises erstattet. 3.2 Für Fahrten mit dem eigenen Pkw wird erstattet: 0,26 pro gefahrenen Kilometer. - Während des 2. und 3. Jahres: 0,13 pro gefahrenen Kilometer. Höchstens werden jedoch 400 km angerechnet. 4. Bei Veranstaltungen im Maternushaus Köln werden bei Vorlage der Quittung 3,00 Parkgebühren erstattet. 5. Die Fahrtkosten werden auf besonderem Formblatt abgerechnet (s. Anlage). Auf die Einhaltung der Abgabefristen ist unbedingt zu achten (s. IV). III. Kurs- und Fahrtkostenerstattung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Falls mit Zustimmung der Ausbildungsleitung Exerzitien (oder andere Bildungsveranstaltungen) in fremder Trägerschaft besucht werden, müssen die dabei entstehenden Kurskosten zunächst selber entrichtet werden. Für diese Fälle ist dieser Abschnitt III vorgesehen. 1. Angeordnete kostenpflichtige Bildungsmaßnahmen werden erstattet bzw. bezuschusst. Als Kurskosten im Sinne dieser Regelung gelten ausschließlich: - Unterkunft und Verpflegung in der Tagungsstätte, - Kursgebühren, - Fahrt zu bzw. von der Tagungsstätte. 2. Erstattungssätze 2.1 Für Unterkunft/Verpflegung/Kursgebühr/Kursmaterial: bis zwei Drittel der nachgewiesenen Kosten, höchstens jedoch : 105,00/ 2.2 Für Fahrtkosten: (Regelung analog zu II.) Erstattet bzw. bezuschusst werden die nachgewiesenen Fahrtkosten zwischen Wohnort und Veranstaltungsort und zurück Während des Berufspraktischen Jahres bzw. des Vorbereitungsdienstes werden 100 %, während der übrigen Zeit der Berufseinführung (2. und 3. Jahr) 50 % der nachgewiesenen Fahrtkosten erstattet Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wird erstattet: Hin- und Rückfahrt, höchstens jedoch 100,00. - Während des 2. und 3. Jahres: einfache Fahrt (bzw. halbe Rückfahrkarte), höchstens jedoch 50,00. Bei DB-Benutzung: 2. Klasse, ohne Zuschläge. Für Fahrten in den regionalen Verkehrsverbünden werden die Preise für Mehrfahrtenkarten zugrunde gelegt (nicht für Einzelfahrscheine) Für Fahrten mit dem eigenen Pkw wird erstattet: 0,26 pro gefahrenen Kilometer. - Während des 2. und 3. Jahres: 0,13 pro gefahrenen Kilometer. Höchstens werden jedoch 400 km angerechnet. 3. Die Kurs- und Fahrtkosten werden auf besonderem Formblatt abgerechnet (s. Anlage). Die entstandenen Kosten sind durch Belege nachzuweisen. Auf die Einhaltung der Abgabefristen ist unbedingt zu achten (s. IV). IV. Fristen 2

3 Fahrt- (und evtl. Kurs-)Kosten sind zu folgenden Fristen einzureichen: bis zum *) für den Abrechnungszeitraum bis zum " " " bis zum " " " bis zum " " " ( Beträge unter 10 und verspätet eingehende Abrechnungen werden erst zum nächsten Abrechnungstermin berücksichtigt. ( Ansprüche aus dem vorletzten oder noch früheren Abrechnungszeiträumen verfallen. *) Eingang GV Köln!! V. Weitere Hinweise 1. Im Zusammenhang mit der in diesem Merkblatt erläuterten Fahrtkostenerstattung bei Teilnahme an den angeordneten Bildungsmaßnahmen können Fahrten aus folgenden Anlässen nicht abgerechnet werden: - Einsatzgespräche in der Abt. 502 Personaleinsatz der, - Verleihung der missio canonica, - Beauftragungsfeier (und damit zusammenhängende Vorbesprechungen), - Gespräch mit dem Bischof ( Skrutinium ). 2. Im Zusammenhang mit der Erstattung von Umzugskosten können folgende Fahrten abgerechnet werden ( 0,30 bzw. öffentliche Verkehrsmittel): - Fahrt zum Vorstellungsgespräch beim zukünftigen unmittelbaren Dienstvorgesetzten (= Pfarrer), - Fahrt zur Ausarbeitung der Arbeitsplatzbeschreibung mit dem zukünftigen unmittelbaren Dienstvorgesetzten, - Fahrt beim Umzug zum neuen Einsatzort. Diese Kosten sind der, Abt Einsatz - einzureichen. Bescheinigungen über beantragte und erstattete Fahrt- oder Kurskosten, z.b. für steuerliche Zwecke, stellen wir nicht aus. Darum ist es ratsam, von den Anträgen Kopien anzufertigen und die Kontoauszüge mit den Erstattungsbeträgen aufzubewahren. Bearbeitung der Kostenerstattungen aus den in diesem Merkblatt aufgeführten Anlässen durch: Erzbischöfliches Generalvikariat Hauptabteilung Seelsorge-Personal Abt. (Frau Fackenthal) Marzellenstraße 32, Köln Tel / Anlagen (als Kopiervorlagen): 1 Formblatt "Fahrtkostenabrechnung" (zu II. des Merkblatts) 1 Formblatt "Kurskostenabrechnung" (zu III. des Merkblatts) (bitte Formblätter selber kopieren!) 3

4 KURSKOSTENABRECHNUNG VON GA UND PA SP 691 (vgl. Punkt III. des Merkblatts Fahrtkosten-/Kurskostenerstattung) Bitte einsenden an: Erzbischöfliches Generalvikariat Name, Anschrift Einsatzpfarrei Bank, BLZ, Konto-Nr. Angeordnete Bildungsmaßnahme (genaue Bezeichnung) Termin Ort Fahrtkostenerstattung 100% (1. Jahr) oder 50 % (2. u. 3. Jahr)? (Nichtzutreffendes bitte streichen!) Fahrtkosten Hin- und Rückfahrt (!!) - eigener PKW: km x 0,26 1) = bzw. km x 0,13 2) - Öffentliche Verkehrsmittel (Preis für Hin- und Rückfahrt eintragen!!) Nicht ausfüllen Erstattungsbeträge: max. 100,-/50,- max. 100,-/50,- Unterkunft/Verpflegung: Kursgebühren: ( bzw. max.105,- Vorgeschriebenes Kursmaterial: SUMME: max.205,-/155,- 1) gilt im 1. Jahr 2) gilt im 2. und 3. Jahr Anlage(n): Originalbelege (Fahrkarten, Quittungen über Unterbringungskosten / Kursgebühr) Datum: Unterschrift 4

5 FAHRTKOSTENABRECHNUNG VON GA UND PA SP 691 (vgl. Punkt II. des Merkblatts Fahrtkosten-/Kurskostenerstattung) Abgabetermine: bis zum für den Abrechnungszeitraum bis zum ( ( ( bis zum ( ( ( bis zum ( ( ( bis zum ( ( ( Name, Anschrift, Tel. Bitte einsenden an: Erzbischöfliches Generalvikariat Einsatzpfarrei Bank, BLZ, Konto-Nr. Termin Ort Fahrtkosten Anlass der Fahrt km hin und rück! x 0,26 1) bzw. x 0,13 2) = Öffentl. Verkehrsmittel hin und rück 1) bzw. einfach 2) (Pastoraltag, Werkwoche, Exerzitien, Projekt, Rel-päd. Veranstaltung, Praxisbegleitung) Achtung: Für Kurse, bei denen Gebühren entstanden, Formular Kurskostenabrechnng benutzen! 1) gilt im 1. Jahr Gesamtbetrag: 2) gilt im 2. und 3. Jahr Datum Unterschrift 5