2.3 Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben

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1 2.3 Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben Gerade wenn Sie einen neuen Pkw kaufen, liegen die tatsächlichen Kilometerkosten in aller Regel über der Kilometerpauschale von 0,30 je Kilometer. Selbst wenn Sie während des Jahres die Betriebsausgabenpauschale für die Nutzung des Privat-Pkw für betriebliche Fahrten abgezogen haben, können Sie sich noch bei der Ermittlung des Gewinns für den Abzug der tatsächlichen Kosten entscheiden gesetzt den Fall, dass das steuerlich günstiger für Sie ist Schema zur Ermittlung der tatsächlichen Kilometerkosten Gesamtfahrleistung Kilometerstd am Jahresende - Kilometerstd am Jahresfg = Gesamtfahrleistung des Privat-Pkw Gesamtkosten Abschreibung (Nutzungsdauer 6 Jahre, lineare Abschreibung) Finzierungskosten (Schuldzinsen, Disagio) Leasingraten Kfz-Versicherung (Haftpflicht, Kasko, Rechtschutz etc.) Kfz-Steuer Benzin, Diesel Inspektion, Wartung, Reparatur Wertminderung, falls Pkw nach Unfall auf Geschäftsfahrt nicht repariert wird Sonstige Pkw-Kosten (TÜV, ASU, Garage, Öl etc.) = Gesamtkosten Tatsächlicher Kilometer-Kostensatz: Gesamtkosten : Gesamtfahrleistung = Kosten je Kilometer : = /km Beispiel: Sie erwerben ein Fahrzeug für , zzgl , Umsatzsteuer. Die laufenden Pkw-Kosten ohne Abschreibung betragen 7.000,. Die Gesamtfahrleistung des als Privatvermögen behdelten Pkw haben Sie mit Kilometer ermittelt. Sie haben Kilometer davon für betriebliche Zwecke zurückgelegt. 20 Koestler.indb 20

2 2.3 Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten Abschreibung (30.000, : 6 Jahre) 5.000, Sonstige Pkw-Kosten 7.000, Gesamtkosten , Schritt 2: Ermittlung der Kosten je Kilometer Gesamtkosten : Gesamtfahrleistung = Kosten je Kilometer , : km = 0,80 /km Schritt 3: Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben Kosten je Kilometer x betrieblich gefahrene Kilometer = Betriebsausgaben 0,80 /km km = 4.000, Fazit: Hätten Sie die Betriebsausgaben für die betriebliche Nutzung des Privat-Pkw nach der Betriebsausgabenpauschale ermittelt, wären nur 1.500, Betriebsausgaben gefallen (5.000 km 0,30 /km) Kosten je Kilometer müssen nicht jedes Jahr nachgewiesen werden Sie müssen die Pkw-Kosten je Kilometer übrigens nicht jedes Jahr aufs Neue nachweisen. Das Sammeln von Belegen und hd der Gesamtfahrleistung den Kilometersatz ausrechnen, müssen Sie nur einmal vornehmen und zwar für einen Zeitraum von zwölf Monaten. Eine Neuberechnung des Kilometersatzes ist nur dn notwendig, wenn sich die Verhältnisse wesentlich verändern. Eine wesentliche Veränderung läge beispielsweise in folgenden Fällen vor: Die Abschreibung des Fahrzeugs endet. Der Pkw wird verkauft. Die Gesamtfahrleistung hat sich deutlich erhöht dadurch sinken die Kosten je Fahrtkilometer. Bewahren Sie sämtliche Rechnungen sorgfältig auf! Es ist trotz dieser Vereinfachungsregelung unbedingt empfehlenswert, sämtliche Rechnungen im Zusammenhg mit dem Pkw aufzubewahren. Legen Sie sich dazu einfach einen Ordner und heften 21 Koestler.indb 21

3 Sie die Tkbelege oder die Werkstattrechnungen während des Jahres ab. Das Sammeln lohnt sich für Sie, wenn Sie die Vorsteuer aus Ihren Pkw-Kosten geltend machen möchten (wie das für den Privat-Pkw funktioniert siehe Abschnitt 2.6), wenn beispielsweise wegen einer hohen Werkstattrechnung zum Jahresende der Kilometersatz deutlich steigt oder wenn das Finzamt die Pkw-Kosten schätzt Belege verloren so retten Sie den Betriebsausgabenabzug Sind Rechnungen über gefallene Kosten für Ihren Pkw bei der Ermittlung des Gewinns nicht mehr auffindbar und können Sie auch kein Duplikat mehr beschaffen, weisen Sie die Pkw-Kosten ohne Beleg folgendermaßen nach: Erstellen Sie einen Eigenbeleg, indem Sie auf einem Blatt Papier festhalten, wn Sie welche Ausgaben aus welchem Grund hatten. Glaubhaft werden Ihre Aufzeichnungen, wenn Sie Ihren Eigenbelegen Kopien der auszüge fügen, aus denen die Zahlung ersichtlich ist. Muster für einen Eigenbeleg Eigenbeleg Am hatte ich meinen Pkw in der Werkstatt zur Reparatur und musste hierfür 624, bezahlen. Die Rechnung ist leider nicht mehr auffindbar. Ein Duplikat konnte nicht mehr gefordert werden, weil die Werkstatt wegen Betriebsaufgabe nicht mehr existiert. Die Zahlung kn jedoch dem beigefügten auszug entnommen werden. Auf Eigenbelege so gut wie möglich verzichten! Eigenbelege, mit denen Sie Ihren Betriebsausgabenabzug erhöhen möchten, kn das Finzamt steuerlich erkennen, muss es aber nicht! Auf je mehr Eigenbelege der Bearbeiter oder Prüfer des Finzamts stößt, desto unglaubwürdiger werden Sie. Durchschnittliche Pkw-Kosten des ADAC Haben Sie keinen einzigen Beleg mehr, weil Sie die Belege für Ihre gefallenen Pkw-Kosten verloren haben (z. B. bei Umzug versehentlich entsorgt) oder weil diese zerstört wurden (Hochwasser, Feuer), können Sie möglicherweise auf die von der Mineralölindustrie oder vom ADAC veröffentlichten Pkw-Kosten je Kilometer zurückgreifen. 22 Koestler.indb 22

4 2.3 Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben So buchen oder erklären Sie die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben Beispiel: Sie legen mit Ihrem privaten Pkw Kilometer für betriebliche Zwecke zurück. Die Gesamtfahrleistung beträgt Kilometer. Sie kommen für diesen Pkw auf Gesamtkosten von ,. Die Kosten je Kilometer betrugen also 1,20, die Betriebsausgaben für die betrieblichen Fahrten somit. Sie fuhren außerdem 240 Tagen 30 Kilometer einfach von der Wohnung zu Ihrer Betriebsstätte. Die Entfernungspauschale beträgt somit. a) Buchungssatz für die Geschäftsfahrten bei Bilzierung Kontenrahmen: SKR Kfz privat 1880 Kontenrahmen: SKR Kfz privat 2180 b) Buchungssatz für die Entfernungspauschale bei Bilzierung Trotz Ermittlung der Kilometerkosten für den privaten Pkw ändert sich der Ermittlung der Entfernungspauschale nichts. Diese orientiert sich nicht den tatsächlichen Kosten, sondern nur nach dem Pauschbetrag je Kilometer von 0,30. Kontenrahmen: SKR Fahrten Wohnung und Betrieb Koestler.indb :49:28

5 Kontenrahmen: SKR Fahrten Wohnung und Betrieb 2180 c) Aufzeichnungen bei Einnahmen-Überschussrechnung Bei der Einnahmen-Überschussrechnung nach 4 Abs. 3 EStG erfassen Sie die Betriebsausgaben in der Anlage EÜR auf Seite 2 in der Rubrik Kraftfahrzeugkosten und dere Fahrtkosten. Tatsächliche Kraftfahrzeugkosten und dere Fahrtkosten (laufende und feste Kosten ohne AfA und Zinsen) Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte; Familienheimfahrten (pauschaliert oder tatsächlich) 2.4 Für welche Methode sollten Sie sich entscheiden? Sie können bis zur Abgabe Ihrer Einkommensteuererklärung wählen, nach welcher Methode Sie die Betriebsausgaben für die betrieblichen Fahrten Ihres Privat-Pkw ermitteln möchten nach der Betriebsausgabenpauschale oder nach den tatsächlichen Kosten für die betrieblich gefahrenen Kilometer. Aufgepasst Nur eine Methode pro Fahrzeug und Jahr! Sie können für jedes Fahrzeug in Ihrem Betrieb individuell entscheiden, nach welcher Methode die Betriebsausgaben ermittelt werden sollen. Jedoch müssen Sie sich für ein Fahrzeug für das gesamte Kalenderjahr auf eine einzige Methode festlegen. Sie können also nicht monatsweise die Methoden steueroptimal wechseln. Welche Methode zur Ermittlung der Betriebsausgaben für Sie optimal ist, hängt von Ihren persönlichen Zielsetzungen ab. Sie können sich für die Methode entscheiden, bei der für Sie der zeitliche Aufwd am geringsten ist und bei der lästiger Papierkram aufs Notwendigste reduziert ist oder Sie wollen ihren Gewinn so weit wie möglich nach unten drücken, um Steuern zu sparen. 24 Koestler.indb :49:28