in Wuppertal Abrechnungsverfahren

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1 Abrechnungsverfahren Grundlage ist in der Regel der Mittelabruf auf dem Excel-Formular. In der Regel Erstattung von Ausgaben. Neben dem Formular (sowohl auf dem Postweg als auch per Mail) werden die Original-Belege evtl. mit ergänzenden Unterlagen und bei unbaren Zahlungen die Kopie der Konto-Auszüge benötigt. Falls notwendig, können auch vorab Abschlagszahlungen angefordert werden. Dann aber bitte mit einer nachvollziehbaren Begründung und einer Auflistung der in Kürze zu erwartenden Kosten. Die Zuschüsse müssen kurzfristig nach Erhalt auch ausgegeben werden (allerspätestens acht Wochen danach) ansonsten müssen Zinsen gezahlt werden!

2 Bitte darauf achten: Die Belegnummern auf den Belegen müssen mit den Nummern auf den Beleglisten übereinstimmen. Zahlungsbegründende Unterlagen müssen vorliegen z.b. Aufträge, Verträge, Vergabevermerke, Stundennachweise und Rechnungen von Honorarkräften. Die Belege sollen den Vermerk Sachlich richtig und Rechnerisch richtig tragen.

3 Mitteilungspflichten: Falls sich der Zuwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände ändern, muss die Lokale Koordinierungsstelle unverzüglich benachrichtigt werden. Dazu zählen z.b.: Wesentliche Änderungen im Finanzplan Träger- und Personalwechsel Änderung der Kontaktdaten Änderung der Bankverbindung Laufzeit des Mikroprojekts

4 Ausgaben zum Projektende: Ausgaben der Mikroprojekte müssen innerhalb des Bewilligungszeitraums entstanden und Rechnungen kassenwirksam bezahlt worden sein. In Ausnahmefällen können auch noch Ausgaben nach Ende des Bewilligungszeitraum erstattet werden (bitte vorher mit der Lokalen Koordinierungsstelle klären). Sie müssen jedoch immer innerhalb des Bewilligungszeitraum ausgelöst worden sein. (Z.B. Rechnung für erbrachte Leistung wird erst nach Ende gestellt). Diese Frist endet nach maximal zwei Monaten!

5 Zu den Kosten im Einzelnen Personalkosten: Alle Kosten für Personen, die im Projekt beschäftigt sind und die einen Arbeitsvertrag haben. Honorarverträge sind keine Arbeitsverträge! Wenn ein Träger seine Gesamtausgaben zu mehr als 50% aus öffentlichen Zuwendungen bestreitet, gilt das Besserstellungsverbot = aus Fördermitteln bezahltes Personal darf nicht besser bezahlt werden als vergleichbare Arbeitnehmer/innen des öffentlichen Dienstes. Dazu werden die Träger ggf. befragt. Im übrigen gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

6 Personalkosten: Entweder ist Personal zu 100% im Projekt beschäftigt, z.b. Mini-Job, dann muss der Arbeitsvertrag vorgelegt werden, aus dem der Einsatz für das Projekt hervorgeht. Oder beschäftigtes Personal wird anteilig im Projekt eingesetzt. Dann muss eine schriftliche Anordnung des Arbeitgebers dazu vorgelegt werden. Im übrigen erfolgt ein Stundennachweis und eine Berechnung der anteiligen AG-Brutto Personalkosten. Hierfür ist in der Regel eine Abstimmung mit der Lokalen Koordinierungsstelle zum Verfahren notwendig.

7 Auftragsvergabe und Vergabevermerke Im Jahr 2010 werden Mikroprojekte in der Regel nicht den Auftragswert erreichen, ab dem eine Ausschreibung erforderlich ist. Aber auch bei freien Auftragsvergaben sind Regeln einzuhalten: Bei allen Aufträgen über 500 sind vor der Auftragsvergabe grundsätzlich drei nachvollziehbare, formlose Vergleichsangebote einzuholen. Die Entscheidung ist in einem kurzem Vergabevermerk festzuhalten. Grundsätzlich gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

8 Honorarkosten: Honorarkosten sind Sachkosten. Auch für sie gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Grundsätzlich sind auch hier drei Vergleichsangebote einzuholen. Falls dies nicht erfolgt, bitte im Vergabevermerk begründen. Auch die Höhe der Honorare ist zu begründen z.b. durch den Vergleich mit entsprechenden Honorarordnungen der Stadt Wuppertal oder der Bergischen VHS. Im Zweifelsfall bitte vor Abschluss des Honorarvertrages bei der Lokalen Koordinierungsstelle nachfragen!.

9 Honorarkosten: Notwendige Unterlagen sind: Nachweis der Eignung der Honorarkräfte (z.b. durch Zertifikate, Diplome, Vorerfahrungen etc. Honorarvertrag (Muster kann zugesandt werden.) Regelung für Steuerzahlungen aufnehmen Vergabevermerk (Muster kann zugesandt werden.) für Auszahlung: Stundennachweis Rechnung der Honorarkräfte (ggf. auf 14 UStG achten) Barquittung oder Kopie Kontoauszug

10 Fahrt-/Reisekosten Alle Fahrten - Reisekosten im Rahmen der Projekte werden nach dem Bundesreisekostengesetz erstattet. (Dienstreisen) Dienstreisen außerhalb von Wuppertal müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet bzw. genehmigt sein. Abrechnung von Tankquittungen nur bei Vorliegen eines Fahrtenbuches möglich!

11 Reisekosten Ansonsten gilt: Bei Abrechnungen immer die Namen der Reisenden, den Anlass, Start- und Ziel angeben. Erstattung von Fahrtkosten von öffentlichen Verkehrsmitteln (2. Klasse bzw. günstigste Beförderungsmöglichkeit) mit Belegen Kleine Wegstreckenentschädigung von 0,20 pro gefahrenen Kilometer (Höchstbetrag 130 pro Fahrt) große Wegstreckenentschädigung von 0,30 pro gefahrenen Kilometer bei erheblichen dienstlichem Interesse (muss vor Antritt der Reise im Einzelfall festgestellt worden sein)

12 Lebensmittel/Bewirtung Sind nur anerkennungsfähig, wenn sie im Rahmen einer Ganztagsveranstaltung (mindestens 6 Stunden) zur Umsetzung des Projektes notwendig sind. Es ist immer eine Liste mit den Teilnehmer/innen zu führen. Sollten darüber hinaus zwingend Bewirtungskosten entstehen, bitte vorher mit der Lokalen Koordinierungsstelle in Verbindung setzen.

13 Anschaffungen von Gegenständen über 150 bzw. über 410 Seit diesem Jahr sind zwei Varianten möglich. Variante 1: Anschaffungskosten bis 150 : GWG Sofortabschreibung Anschaffungskosten über 150 bis : GWG-Sammelposten mit Abschreibung über 5 Jahre Über Euro: lineare Abschreibung Variante 2: Anschaffungskosten bis 410 : GWG-Sofortabschreibung Anschaffungskosten über 410 : Lineare Abschreibung

14 Umlagen von Pauschalen und Abrechnung von Pauschalierungen Seit diesem Jahr möglich: Neben den direkten Projektkosten durch Belege und eindeutige Zuordnungen und Umrechnungsschlüsseln sind auch indirekte Kosten von 7% der direkten Projektkosten erstattungsfähig. Dazu können z.b. Personalkosten der Geschäftsführung, Verwaltung etc. gehören aber auch Sachkosten wie Mietausgaben für Verkehrsflächen, allgemeine Telefonkosten etc.

15 Umlagen von Pauschalen und Abrechnung von Pauschalierungen Vorteile der Pauschalen: Erheblich geringer Aufwand beim Nachweis der Kosten Nachteil der Pauschalen: Die Pauschale beträgt immer 7% der tatsächlich entstandenen Projektkosten. Waren z.b. ursprünglich direkte Projektkosten kalkuliert, würden 350 als Pauschale anerkannt. Sinken die direkten Projektkosten auf beträgt die Pauschale nur noch 210.

16 Umlagen von Pauschalen und Abrechnung von Pauschalierungen Wenn Pauschalen geltend gemacht werden, können Kosten, die grundsätzlich über Pauschalen erstattet werden, nicht noch zusätzlich als Einzelnachweis anerkannt werden. Die Abrechnung der 7% kann entweder als 7% jeweils zu den direkten Kosten bei jedem Mittelabruf erfolgen oder zum Ende des Mikroprojektes zu 7% aller direkten Kosten erfolgen.

17 Formulare und Listen Excel-Tabelle zum Mittelabruf für jedes Mikroprojekt Auf Anfrage: Muster Reisekostenabrechnung Muster Stundennachweise (Personal und Honorar) Muster TN-Liste Muster Vergabevermerk

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